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EL CONCEPTO DE DOCUMENTO
Los documentos están indisolublemente ligados a la historia del hombre y según las épocas son apreciados y valorados por alguna de sus características. La palabra documento deriva de la raíz latina “docere”, que significa enseñar o mostrar algo. Con carácter amplio es todo testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información, es decir: toda información registrada en un soporte mediante un medio de fijación.
La Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León en su artículo 2 define documento como “… toda expresión en lenguaje natural o convencional, incluidas las de carácter gráficos, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluido el informático, que constituya testimonio de los hechos que afectan a los individuos o a los grupos sociales”.
Primer ámbito: el documento de archivo.
Pero no todos los documentos son documentos de archivo, es necesario restringir esta definición teniendo en cuenta el ámbito institucional en el que nos movemos.
Documento de archivo, según el Diccionario de Terminología Archivística es “El testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal“. Las características del documento de archivo son:
- Su origen o génesis derivado de un proceso natural: los documentos de archivo surgen en el marco del proceso natural de una actividad. Son producidos por una persona o institución en el curso de su gestión para el cumplimiento de unos fines. Reflejan las relaciones y actividades de la sociedad y de los hombres. No son producto de la imaginación o creación literaria. Esto diferencia las fuentes documentales de los archivos de otras fuentes narrativas.
- Su carácter seriado. Los documentos de archivo rara vez aparecen sueltos. Generalmente se integran en agrupaciones documentales mayores fruto de la actividad para las que han sido creados. Como veremos, los documentos forman parte de los expedientes administrativos y estos dan origen a las series documentales: _- Expedientes de contratación
- Expedientes de licencias de obras
- Expedientes de subvenciones, etc._
- Su exclusividad. La información que contiene un documento rara vez se encuentra en otro documento con la misma extensión e identidad. Es una información exclusiva.
- Su interrelación. Viene marcada por el carácter seriado del que ya hemos hablado. Como principio general, los documentos aislados tienen escaso o nulo sentido, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un expediente o agrupación documental superior.
- Su unicidad. Los documentos de archivo no tienen sólo valor informativo sino que también tienen un valor probatorio frente a tercero. Para justificar este valor probatorio tiene que tener signos de validación (sellos, firmas etc.) que diferencian unos documentos de otros. No es lo mismo una copia simple que una compulsada ni que el documento original.
Segundo ámbito: el documento administrativo.
Y se restringe aún más el concepto si hablamos sólo de las actividades que realizan las
Administraciones Públicas, así el Manual de Documentos Administrativos del MAP define así su objeto de estudio: “El documento de Archivo administrativo es el soporte en el que se materializan los actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos”. De esta forma llegamos al concepto algo más restrictivo de documento administrativo para quedarnos sólo con aquellos que son válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas en cualquier soporte. En definitiva, todos los documentos administrativos son, en principio y salvo que se trate de documentación de apoyo, documentos de archivo.
Sus características diferenciadoras son:
- Produce efectos. Las actuaciones de la administración que se plasman en estos documentos siempre producen efectos, no sólo frente a terceros sino también en la propia organización administrativa. Estos efectos son de carácter jurídico, pero también pueden ser informativos o de comunicación.
- Son emitidos por un órgano administrativo. Aunque la autoría sea de una persona física, siempre se actúa en representación de un órgano administrativo. El Autor del documento no es la persona sino el cargo.
- Su emisión es válida. Tiene que cumplir con unos requisitos formales y sustantivos exigidos por las normas del procedimiento administrativo. Por ejemplo, un Acuerdo sólo podrá ser emitido por un órgano determinado o un contrato sólo puede estar firmado por las partes autorizadas, etc.
Los documentos administrativos cumplen dos funciones: función de constancia en tanto que asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material; y función de comunicación, ya que sirve como medio de comunicación de los actos de la Administración.
2. ANÁLISIS DOCUMENTAL: LOS DOCUMENTOS OFICIALES
LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS.
En un archivo podemos encontrar gran variedad de documentos: textos manuscritos, impresos, mapas, dibujos, fotografías, discos… El teórico de la Archivística T. H. Shellemberg estableció en su obra Técnicas descriptivas de Archivos que los caracteres de los documentos pueden ser de dos tipos: internos, aquellos que se refieren a su contenido y externos, los que se refieren a la estructura física.
Los caracteres internos son:
- La entidad productora. Es el autor del documento. En el caso de los documentos administrativos siempre hablaremos de documentos producidos por Organismos públicos.
- Los orígenes funcionales. Son las razones por las que se ha producido un documento, tomando en consideración la función, la actividad y el trámite.
- Fecha y lugar de producción. Sitúan a los documentos en el tiempo y en el espacio.
- El contenido. Asunto o tema que trata el documento.
Los caracteres externos son:
- La clase: Viene determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información.
- Documentos de decisión. Contienen una declaración de voluntad de un Órgano Administrativo sobre materias de su competencia *Acuerdo: recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con carácter previo a la resolución del mismo. *Resolución: recoge las decisiones del órgano competente que ponen fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas por éste. *Puede ser positiva o negativa.
- Documentos de transmisión. Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. Pueden ser internos o externos. Comunicaciones internas: cuando el emisor y el receptor tienen la condición de órgano o unidad administrativa (aunque sean de Administraciones Públicas diferentes)
*Oficio: entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, entidades, departamentos o diferentes órganos superiores.
*Nota interior: entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior o entidad.
Comunicaciones externas: documentos administrativos dirigidos a ciudadanos o entidades privadas.
*Notificación: es el trámite por el que el órgano competente comunica al interesado o interesados una resolución o acuerdo. Se puede hacer efectiva a través del correo postal, fax, correo electrónico, etc.
*Publicación: es una actuación material consistente en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación con el fin de comunicarlo. Se puede hacer efectiva a través del Boletín Oficial, de un anuncio en un periódico, etc.
- Documentos de constancia. Contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos.
*Acta: documento que acredita hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.
*Certificación: acredita actos o situaciones de carácter administrativo cuyo destinatario es una persona, órgano o entidad que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo o en el marco de las relaciones jurídicas privadas.
- Documentos de juicio. Contienen una declaración de juicio de un Órgano Administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.
*Informe (otras denominaciones: dictamen, análisis, estudio, nota informativa, etc.): la finalidad de estos documentos es proporcionar a los órganos competentes, valoraciones y opiniones necesarios para la formación de su voluntad y la adopción de las correspondientes decisiones (acuerdos y resoluciones). Pueden ser: preceptivos, facultativos, vinculantes, no vinculantes, internos, externos, etc.
- Documentos de los ciudadanos. Se definen como el instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la actividad de las Administraciones Públicas.
*Solicitud: documento que contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige.
*Denuncia: documento por el que cualquier ciudadano, en cumplimiento o no de una obligación legal, pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo.
Alegación: documento por el que el interesado en un procedimiento administrativo aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su consideración.
*Recurso: documento por el que el ciudadano impugna un administrativo que afecta a sus derechos o intereses, demandando su anulación por incurrir en alguna de las causas de invalidez previstas en el ordenamiento jurídico. Puede ser: recurso ordinario, recurso de revisión o recurso contencioso administrativo.
*Carta: - Carta. En ocasiones existen comunicaciones de personas particulares recibidas por las Administraciones Públicas sin vínculo preciso a trámite administrativo alguno. Es habitual que los Presidentes, Consejeros, Alcaldes, Concejales, etc. reciban documentos de este tipo junto con invitaciones, “saludas” y otros escritos que podríamos agrupar en esta categoría de carta o misiva particular.
