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CAPÍTULO 3: EL MÉTODO CONTABLE
3.1. Hechos económicos y hechos contables.
La contabilidad es un sistema de información que registra acontecimientos de naturaleza económica que tienen lugar en el ámbito de la empresa. Pero no todos lo acontecimientos o hechos a los que se enfrente la entidad económica son objeto de registro contable.
Para ello utilizaremos una serie de ejemplos que permitan distinguir entre los conceptos de Hecho económico y hecho contable.
- Hecho económico: acontecimiento de naturaleza económica.
- Hecho contable: acontecimiento económico o jurídico susceptible de valoración que afecta significativa y directamente al patrimonio empresarial, en su cuantía o composición. PGC: para incorporar un elemento patrimonial a las Cuentas Anuales se deberá cumplir con los criterios de registro o reconocimiento contable (generales y particulares). 3.2. La cuenta como instrumento de representación y medida. La contabilidad es un sistema de tratamiento de la información que permite registrar todos los acontecimientos que afectan al patrimonio de la empresa, ya sea en su elementos activos o pasivos y en el neto.
El Balance de situación presenta una visión estática del patrimonio empresarial a una fecha determinada.
Al comparar dos Balances podríamos detectar todas las variaciones que hubiera sufrido el patrimonio. Sin embargo, no es operativo elaborar tantos balances como hechos contables que afectan al patrimonio. Es necesario un método de registrar los hechos contables, de forma que afecte al patrimonio de la empresa.
El dispositivo que se usa con este fin son las cuentas , se define como instrumento de registro usado para anotar las variaciones que experimenta un determinado elemento patrimonial a lo largo del tiempo y que permite calcular su importe en cualquier momento.
Las cuentas se representan de forma esquemática como una T.
- En el centro superior se escribe el nombre de elemento patrimonial al que representan.
- En la parte izq – Debe- se inscriben las anotaciones que sumen
- (^) Y en la parte de la dcha –Haber- se anotan aquellas que resten.
Estas cuentas han de incluirse en un libro denominado Libro Mayor. Dos hojas de este libro abierto se dedican a un elemento patrimonial. Los movimientos al Deber se anotarían en la hoja de la izquierda, mientras que las anotaciones al Haber se ubican en la hoja de la izquierda.
3.2.1. Terminología de las cuentas.
Se debe de conocer y manejar ciertos conceptos en el ámbito contable y que son de aplicación, independientemente del elemento patrimonial que representen.
- Abrir una cuenta: realizar un registro por primera vez en una cuenta un determinado periodo de tiempo.
- Cargar, debitar o adecuar una cuanta: registrar una anotación en el Debe de la misma.
- Abonar, datar, acreditar o descargar una cuenta: registrar un registro en el Haber de la cuenta.
- Suma deudora: resultado de la adición de todas las partidas anotadas en El Debe.
- Suma acreedora: resultado de la suma de todas las partidas anotadas en el Haber.
- Saldo de una cuenta: diferencia entre las sumas deudoras y acreedoras de una cuenta. Informa del valor del elemento patrimonial en el momento en que se calcula el saldo. Dependiendo del valor que adquieran las sumas deudoras y acreedoras, el saldo puede ser de tres tipos:
- Saldo deudor: si las sumas deudoras son superiores a las acreedoras, es decir, el Debe es mayor al Haber. Se representa como SD.
- Saldo acreedor: si las sumas acreedoras son superiores a las deudoras, es decir, el Debe es menor al Haber. Se puede representar como Sa.
- Saldo nulo o cero: si ambas sumas, Debe y Haber, son idénticas. Podemos identificarlo como So.
- Liquidar una cuenta: realizar todas las operaciones encaminadas a determinar el saldo de una cuenta.
- Saldar una cuenta: anotar su saldo en el lado cuya suma haya sido inferior, con el fin de que ambas sumas coincidan.
- Cerrar una cuenta: sumar las dos partes de la misma, tras saldarla. Retomemos el ejemplo anterior para aclarar estos conceptos:
la hora de determinar qué hechos se pueden considerar contables y parte del análisis de la realidad desde una doble perspectiva.
Considerando hechos contables como a aquellos en que se veían afectados al menos dos elementos de la ecuación fundamental contable. Se provoca en ellos movimientos de igual cuantía pero de signo distinto.
Todo hecho contable consta de dos partes que se pueden interpretar como un origen y aplicación. El Ppio de dualidad, establece que todo hecho contable acaecido en una entidad da lugar a una relación de causa y efecto en dos de sus elementos patrimoniales que determinan movimientos de igual importe pero de sentido contrario.
3.2. La Partida doble. El Ppio de dualidad incide en el registro de los hechos contables, ya que exige que una misma operación contable se anote dos veces, de manera que se mantenga la igualdad fundamental de la contabilidad. A este método se le conoce como Partida Doble.
La partida doble o anfisografía se basa en que en todo hecho contable intervienen al menos dos grupos de elemento patrimoniales, y en consecuencia, al menos dos cuentas. Una de ellas se cargará y la otra se abonará, cumpliéndose que la suma de las cantidades anotadas en el Debe de las cuentas cargadas será igual a la suma de las cantidades anotadas en el Haber de las cuentas abonadas.
Cuando se contabiliza un hecho contable tb se debe reflejar su contrapartida.
Los fundamentos de la Partida doble se pueden agrupar como sigue:
- Toda cuenta consta de dos partes, de distinto signo.
- En todo sistema de cuentas que se considere existe, al menor, dos series de cuentas de tipo opuesto.
- Como consecuencia de lo anterior, en toda operación susceptible de anotación contable hay dos cuentas de signo contrario.
- De igual manera, las expresiones monetarias de dichas cuentas de signo opuesto son iguales, siempre y cuando se utilice la misma unidad de cuenta.
- Clasificación y funcionamiento de las cuentas. 3.3. Clasificación de las cuentas. La cuenta representa un elemento primordial de la unidad económica. Podemos deducir que pueden existir Cuentas de Activos, Cuentas de Pasivo y Cuentas de Patrimonio neto. Esta es una de las clasificaciones, si bien debemos ampliarla de alguna manera para incluir aquellas cuentas que permiten calcular el resultado de la gestión empresarial. Obteniendo de esta manera la siguiente clasificación:
- Cuentas de patrimonio, de situación o de inventario: son aquellas que representa elementos patrimoniales de Actico, Pasivo o Patrimonio neto y que se incluyen en el Balance de situación.
- Cuentas de resultados, diferenciales o de gestión: son aquellas que reflejan los conceptos de ingresos y gastos, y posibilitan el cálculo del resultado.
Los elementos patrimoniales y las cuentas que los representan van experimentando variaciones en su valor. Dependiendo si se usa un criterio de manera consciente para medir los aumentos y disminuciones que experimentan o no, se puede encontrar otros tipos de cuentas:
- Cuentas administrativas, estadísticas o netas: estas cuentas se caracterizan por medir en un elemento patrimonial las variaciones que se producen utilizando el mismo criterio de valoración para las entradas y salidas. Es decir, existe persistencia de valores. Este procedimiento se aplica a las cuentas patrimoniales de Activo, Pasivo y Neto.
- Cuentas especulativas, mixtas o complejas: aquellas que no mantienen el mismo criterio para medir los incrementos y disminuciones que se produzcan en el elemento patrimonial que representan. El procedimiento especulativo puede desarrollarse en cualquier tipo de cuenta, si bien realmente sólo s e aplica en las de Activo.
Aplicando el método de la Partida doble, cada vez que se produce una operación económica que incida en el patrimonio empresarial, se ven afectados dos o más elementos.
El método contable basado en la Partida doble exige identificar para cada hecho contable lo siguiente:
- Elementos patrimoniales que intervienen en la transacción.
- Valoración de cada elemento en unidades monetarias de curso oficial.
- (^) Registro de las variaciones usando para ello un convenio de cargo y abono. Este convenio determina
- Carácter inicial (fondo): al tratarse de una cuenta de Activo, las entradas o incrementos que se produzcan en él se han de anotar al Debe.
- Carácter funcional (flujos): las cuentas de Activo pueden recibir tanto cargo como abonos, ya que estos elementos patrimoniales varían en ambos sentidos.
- Carácter final (fondo): las cuentas administrativas de Activo nunca podrán tener saldo acreedor, es decir, su saldo será siempre deudor o cero. Elsaldo informará acerca del valor del elemento patrimonial representado en el momento en que se calcule, por lo que se considera que estas cuentas son de inventario permanente o perpetuo.
- No informan de resultados, sólo de valores patrimoniales delos elementos que representan.
3.4.2. Cuentas de Activo especulativas. Las cuentas de Activo especulativas permiten la utilización de criterios diferentes en las anotaciones al Debe y al Haber. Para los cargo se utiliza el Precios de adquisición (Pa) mientras que para los abonos se usa el Precio de venta (Pv). Es decir, no existe persistencia de valores.
Las características que presentan estas cuentas especulativas son las siguientes:
- Carácter inicial (fondo): al tratarse de una cuenta de Activo, las entradas o incrementos que se produzcan en él se han de anotar al Debe al Precio de adquisición.
- (^) Carácter funcional (flujos): las cuentas de Activo pueden recibir tanto cargos como abonos, ya que pueden producirse variaciones en estos elementos patrimoniales en ambos sentidos.
- Carácter final (fondo): las cuentas especulativas de Activo pueden tener cualquier tipo de saldo – deudor, acreedor o cero- debido a la no persistencia de valores que las carcateriza.
- No informan acerca de los valores patrimoniales de los elementos que representan: este importe deberá obtenerse extracontablemente, es decir, mediante el recuento físico de las mismas y su valoración posterior.
- Permite conocer el resultado de las operaciones siempre y cuando se disponga del valor de las existencias a comienzo y final del periodo: para calcular el resultado que se ha producido tenemos que aplicar la siguiente fórmula:
3.5. Funcionamiento de las cuentes patrimoniales de Pasivo. Las cuentas patrimoniales de Pasivo representan obligaciones para la empresa, esto es fuentes de financiación u orígenes de recursos que la entidad materializará en inversiones. La variación en un elemento patrimonial que represente un recurso o un origen se deberá anotar en el Haber, mientras que su disminución se registrará en el Debe.
Las características que presetnan estas ceutnas de Pasivo son las siguientes:
- Carácter inicial (fondo): al tratarse de una cuenta de Pasivo, cuando se produzca un origen de fondos, se anotarán al Haber al Precio de adquisición.
- Carácter funcional (flujos): las cuentas de Pasivo pueden recibir tanto cargos como abonos, ya que pueden producirse variaciones en estos elementos patrimoniales en ambos sentidos.
- (^) Carácter final (fondo): las cuentas de Pasivo tendrán saldo acreedor o cero ya que se llevan de manera administrativa. Este saldo informa acerca del valor de la obligación que mantiene la entidad en el momento en que se ha calculado.
3.6. Funcionamiento de las cuentas patrimoniales de patrimonio neto. Podemos usar un razonamiento idéntico al de las cuentas de Pasivo exigible para explicar el convenio de cargo y abono en las cuentas patrimoniales de Patrimonio neto.
El proceso de registro de los hechos contables en los libros se conoce como Teneduría de libros. El Código de Comercio indica respecto a ellos que: “ Tomo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin prejuicio de lo establecido en leyes o disposiciones especiales, un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.”
3.7. El Libro Diario. Todos los hechos contables deben ser registrados por la Contabilidad mediante un Asiento contable que se realiza en el Libro Diario. Por tanto, en este libro se registrarán diariamente todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Existen varios modelos de Libro Diario, si bien el más utilizado en España es el siguiente:
Para facilitar su ordenación a cada asiento se le asigna un número de orden correlativo que sirve como referencia de la operación que se ha contabilizado. Por su registro cronológico, decimo que el libro ofrece una visión dinámica.
3.8. El libro mayor. Los asientos del Libro Diario se transcriben al Libro Mayor por orden cronológico. En él se relacionan todas las cuentas que han tenido movimiento durante el ejercicio. El formato del Libro Mayor es idéntico al de un libro común.
