El tractament documental, Apuntes de Comunicación

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TRATAMIENTO Y GESTIÓN DOCUMENTAL:

UN PUENTE PARA LA RECUPERACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

Dra. Ángeles Jiménez [email protected]

Presentación

En el primer tema de la asignatura has visto la importancia de la información en la sociedad actual, así como la significación de la Documentación en dicho contexto. Ahora vamos a seguir avanzando. Como sabes, hoy en día se generan cantidades ingentes de documentos que contienen conocimiento valioso para el desarrollo de múltiples actividades profesionales. Sin embargo, la simple producción y existencia de los mismos no es suficiente. De poco sirve disponer de mucha información si ésta no está organizada convenientemente para que pueda ser recuperada cuando se la necesita. En definitiva: encontrar los datos que requerimos en un momento dado y hacerlo lo más rápidamente posible, exige tratar previamente los documentos para posibilitar la posterior localización de la información magnitud ya que uno de sus objetivos principales es precisamente construir herramientas que nos que contienen. En este sentido, la disciplina documental juega un papel de primera faciliten dicha labor (por ejemplo, catálogos de biblioteca, repertorios bibliográficos, bases de datos especializadas,, etc.). Estudiar cómo se lleva a cabo ese tratamiento documental, te ayudará a entender mejor las fuentes que deberás utilizar para el ejercicio de la Publicidad y las Relaciones Públicas, así como a consultarlas de forma más eficiente. Eso es justamente lo que tendrás oportunidad de aprender en este tema.

LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN

BIBLIOTECAS: Objetivo: difusión

Xarxa de Biblioteques municipals de la Diputació de Barcelona^ GENERALES

Biblioteques especialitzades de la Generalitat de Catalunya^ ESPECIALIZADAS

Biblioteca de Catalunya^ NACIONALES:^ Objetivo:^ Difusión y preservación Biblioteca Nacional de España

LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN

CENTROS DE DOCUMENTACION: Objetivo: producción y Centre de Documentació de la Fundació Mapfre^ difusión Centre de Documentació del F.C. Barcelona Centre d’Estudis i Documentació de les dones

ARCHIVOS: Objetivo: preservación y conservación. DOCUMENTALES Archivo General de Indias FÍLMICOS Filmoteca de RTVE HEMEROGRÁFICOS (publicaciones periódicas) Hemeroteca UAB

LA CADENA DOCUMENTAL

Se denomina con el fin de Cadena Documental identificarlos para (^) hacerlosal conjunto de operaciones que se aplica a los documentos accesibles y poder recuperar posteriormente la información operaciones que se llevan a cabo de forma sucesiva (encadenada). que contienen. Utilizamos el término “cadena” porque se trata de una serie de La operaciones distintas: Cadena Documental consta de 3 fases principales y cada en una de ellas se realizan

FASE 1. fondo o ENTRADA colección. : conlleva la selección y adquisición de los documentos que integrarán elEsto se lleva a cabo a partir de unos criterios y de acuerdo con las necesidades informativas de las personas que serán usuarias de ese fondo. Por ejemplo, el Centro de Documentación de un medio de comunicación desarrollará una colección que sea de utilidad documentos que respondan a las necesidades de los estudiantes, profesores, etc. A través de las para los periodistas que trabajan en el mismo. Una biblioteca escolar seleccionará operaciones de entrada, los documentos llegan a la Unidad de Información (biblioteca, centro de documentación o archivo).

FASE Documental. 2. TRATAMIENTO Y Se analiza para ANÀLISIS: poder organizar en esta fase se lleva a cabo el denominado Análisis y recuperar los documentos. Se realiza una descripción formal y temática normalizada de cada documento. Estas descripciones dan lugar a fichas o registros catalográficos que permitirán crear herramientas de recuperación como, por ejemplo, catálogos, bibliografías, etc. Una vez realizada la descripción, se pasa al procesamiento técnico (ordenación, almacenamiento, etc. de los documentos). Esta fase, será para nosotros la más documental. Por eso, la veremos en detalle más adelante. importante porque guarda una estrecha relación con la búsqueda y recuperación En la fase 2 también se lleva a cabo el tratamiento técnico (ordenación y almacenamiento de los documentos una vez analizados).

FASE 3. SALIDA: diseminación de (^) laesta fase incluye aquellas operaciones que tienen que ver con la difusión y información contenida en las colecciones documentales. Para ellos se

“ información”.Tener mucha información pero desorganizada resulta tan inútil como carecer de

Como recuperación de la información. En ella se lleva a cabo una descripción única y precisa de cada documento ya se ha comentado, la fase de Tratamiento y Análisis es clave para garantizar una óptima para individualizarlo y diferenciarlo de los demás. El análisis se hace a dos niveles, formal (o físico) y de contenido (o temático). El producto resultante del análisis será un metadocumento (ficha, registro) que contiene todos los datos relativos al documento descrito. El conjunto de metadocumentos o descripciones servirá para generar herramientas de recuperación (catálogos, bibliografías, etc.) la consulta de las cuáles nos permitirá “llegar” a los documentos originales que se encontrarán dispuestos en las estanterías de la biblioteca o centro de documentación.

ANÁLISIS DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN FORMAL DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO

Metadocumento

FASE DE TRATAMIENTO Y ANÁLISIS

Ejemplo de catálogo automatizado

(los metadocumentos se encuentran almacenados en una base de datos, siendo ésta la herramienta creada para la recuperación de los documentos dispuestos en las

estanterías)

El análisis formal consiste en la descripción bibliográfica del documento. El catalogador, mediante la observación directa del documento original, extrae y consigna los datos identificativos del mismo (autor, título, lugar de edición, editorial, año de publicación, colección, número normalitzat, etc.). El análisis formal suministra una representación del documento que lo describe de forma única, sin ambigüedades, y que permitirá identificarlo y localizarlo. Este tipo de descripción se realiza siguiendo reglas que permiten estandarizar y dar uniformidad a todas las descripciones (independientemente del catalogador que las haya realizado). Entre las reglas más utilizadas se encuentran las ISBD, que son un conjunto de normas para la Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada. Son internacionalmente admitidas y permiten la descripción formal de monografías, revistas, recursos electrónicos y cualquier clase de documento.

Autor Títol : Fundamentos de la información periodística especializada / Javier Fernández del Moral: Fernández del Moral, Javier Publicació Descripció : Madrid : Síntesis, 1993:199 p.; 26 cm Col·lecció ISBN : 8477382123: Ciencias de la información (Síntesis). Periodismo

Los elementos o zonas de la descripción se adaptan a la tipología del documento descrito, esto es así porque no serán exactamente los mismos los datos necesarios para identificar un libro que los que se requieren para identificar una película, una fotografía, una revista, una tesis doctoral, una noticia de periódico, etc.

DESCRIPCIÓN FORMAL

FASE DE TRATAMIENTO Y ANÁLISIS:

Ejemplo de datos consignados para la descripción formal de un libro

La búsqueda de información a partir de materias es de las más habituales. Con frecuencia, lo que desea el usuario es encontrar documentos que traten sobre alguna temática específica. Para que este tipo de búsquedas sea posible es necesario que alguien (el catalogador) haya analizado y descrito previamente sobre qué temas o aspectos versa el documento. Si esta operación no se lleva a cabo, la búsqueda por materia resultaría prácticamente imposible. La descripción del contenido conlleva 3 operaciones: CLASIFICACIÓN, INDIZACIÓN Y RESUMEN. LA base a las creencias o religiones profesadas podemos hablar de católicos, musulmanes, budistas, etc.). Si nos centramos en el ámbito de los documentos, clasificar es agruparlos en clases a partir de la temática principal que tratan (filosofía, medicina, derecho, física, química, CLASIFICACIÓN : en un sentido genérico, clasificar es agrupar elementos por clases a partir de características comunes (por ejemplo, en psicología…). La operación de clasificar se realiza con la finalidad de almacenar los documentos en un espacio físico de forma ordenada por materias (en las estanterías de una biblioteca, por ejemplo), permitiendo así que cuando un libro, revista, cd, etc. “sale” de su ubicación habitual por alguna razón (préstamo, consulta en la sala, etc.) pueda ser devuelto a la misma de forma fácil y rápida. Para clasificar un documento, el catalogador lo revisa y determina su temática. Hecho esto pasará a representar dicha temática mediante un código (numérico o alfanumérico) denominado notación o signatura topográfica. Esa representación se lleva a cabo mediante el uso de alguno de los denominados Lenguajes Documentales de Clasificación. En nuestro entorno, el más utilizado es la CDU (Clasificación Decimal Universal). temática es representada por un código, existiendo también códigos para representar aspectos geográficos, cronológicos, etc. Observa el siguiente ejemplo: Más adelante, hablaremos en detalle de los Lenguajes Documentales. Por ahora, basta entender que en la CDU cada Imagina que un libro trata sobre la “minería y metalurgia en Suecia”. Este tema, según la CDU, quedaría representado así: [622 + 699] (485) 622 es el código que le corresponde en la CDU al tema minería 699 es el código de la metalurgia (485) es el código que le corresponde al país Suecia

DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO

FASE DE TRATAMIENTO Y ANÁLISIS:

Signatura topográfica

Vista de las estanterías de una biblioteca con los documentos clasificados por materia siguiendo

la CDU

Las palabras clave o descriptores con los que se indiza un documento pueden hacer referencia a:

Personas o entidades (onomásticos): Castro, Fidel Fútbol Club Barcelona (entidad)

Tokyo Hotel (grupo musical) Partit Socialista de Catalunya

Lugares (geográficos/toponímicos): Ásia Francia

Barcelona Pl. Catalunya

Parc de Collserola

Tiempo (conológicos): 1969 Edad Media

Segle XX

Temas (temáticos): Pobreza Periodismo digital

Trabajo infantil Educación social

DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO

FASE DE TRATAMIENTO Y ANÁLISIS:

ACTIVIDAD 2 Entra en la base de datos ALPE que recoge descripciones de noticias sobre América Latina aparecidas en la prensaespañola. Vamos a observar como se lleva a cabo la indización en estas descripciones:

1. Haz una búsqueda escribiendo simplemente el término “globalización”. Observa los resultados y responde: a) Puedes leer el texto completo de las noticias descritas? b) Qué apartado/s de la ficha muestra/n la indización de las noticias?

AUTOR TÍTULO : Rodríguez, Blanca: La contaminación del agua reduce las colonias de delfines de río en Asia. PROCEDENCIA FECHA : 22-03-2005: El Mundo TIPO DE DOCUMENTO :Noticia DESCRIPTORES mundial del agua, especies amenazadas, fauna. TEMÁTICOS : aguas contaminadas, delfines de río, Día DESCRIPTORES ONOMÁSTICOS DESCRIPTORES GEOGRÁFICOS : Asia: Adena DESCRIPTORES CRONOLÓGICOS: 2005 RESUMEN la celebración del Día Mundial del Agua, según el cual las poblaciones: Se informa sobre un comunicado hecho por Adena, con motivo de asiáticas de delfines de río están sufriendo un severo descenso debido a la contaminación. Se señala que la organización ha realizado un llamamiento a los gobiernos, comunidades locales e instituciones gestoras del agua para que se protejan las áreas de diversidad elevada y se proporcione agua limpia a los ecosistemas naturales y poblaciones humanas.

Ejemplo de ficha descriptiva completa (análisis formal y de contenido) de un artículo de prensa

AUTOR : DESCRIPCIÓN FORMAL

PROD/DISTRIB TÍTULO : :

SOPORTE DIMENSIONES : :

ORIGINAL/COPIA CONSERVACIÓN ::

LUGAR FECHA FOTO : :

PIE FOTO :

MORFOLÓGICA^ DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO

• • (^) DÍA/NOCHE:INTERIOR/EXTERIOR:
• • (^) PLANO:ÁNGULO:
• • (^) COLOR/BN:MOTIVO:

TEMÁTICA • DESCRIPTORES ONOMÁSTICOS

• • DESCRIPTORES GEOGRÁFICOSDESCRIPTORES CRONOLÓGICOS
• (^) DESCRIPTORES TEMÁTICOS
• (^) RESUMEN

Ejemplo de ficha completa para la descripción de imágenes.

Observa como, por ejemplo, las fotografías, es necesario que, para cierto tipo de documentos consignar descripción y posterior recuperación. En el caso datos específicos para su correcta de análisis las imágenesde contenido, conviene incluir,una dentrodescripción del morfológica. relativos a la captación de la misma, es decir, a En ésta se consignan aspectos las condiciones en que fue tomada la fotografía. Esto muestra cómo los elementos que integran las tipologías documentales descritas. descripciones, deben adecuarse a las