¡Descarga Evidencia de auditoria y más Tesinas en PDF de Auditoría solo en Docsity!
PAPELES DE TRABAJO
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
Los papeles de trabajo están constituidos por la documentación en la cual el auditor asienta la información obtenida en la revisión, así como por la que le fue proporcionada por el sujeto fiscalizado (fotocopias o copias certificadas), que en conjunto proporcionan la evidencia de los resultados obtenidos en la auditoría.
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios.
La preparación adecuada de las cédulas acumuladas para documentar las evidencias de auditoría, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cédula y el diseño adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseño depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:
- Cada papel de trabajo debe de estar identificado con información tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de quien lo preparó, la fecha de preparación y el código de índice.
- Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y organización.
- Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoría realizado.
- Cada papel de trabajo incluye suficiente información para cumplir los objetivos para los cuales fue diseñado.
- Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoría que se está considerando también se expresan en forma clara.
LOS PAPELES DE NO DEBEN CONTENER:
- no ser copia de la contabilidad de la empresa
- no ser copia de los estados financieros
- no ser copia de la auditoria del año pasado.
CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso
- Papeles de uso continuo.
- Papeles de uso temporal.
Por su contenido
- Hoja de trabajo.
- Cédulas sumarias o de Resumen.
- Cédulas de detalle o descriptivas.
- Cédulas analíticas o de comprobación.
POR SU USO:
Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.
POR SU CONTENIDO:
Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido está más o menos definido.
Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del trabajo. Entre estos están:
- Planificación de auditoria
- Hojas de trabajo
- Cédulas sumarias o de resumen
- Cédulas de detalle
- Cédulas narrativas
- Cédulas de hallazgos
- Cédulas de notas
- Cédulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran:
CEDULAS DE AUDITORIA
Las cédulas de auditoría son documentos en los que se describen los procedimientos y técnicas utilizadas durante la ejecución de la auditoría, así como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinión del auditor.
Tipos de cédulas de auditoría
Por su contenido, las cédulas de auditoría se clasifican de la siguiente manera:
1. Cédulas sumarias o de resumen
En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subsunción sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias.
Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento de auditoría, antes de concluir la revisión.
2. Cédula analítica
En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo, concepto o partida) o subsunción por revisar, mediante la aplicación de uno o varios procedimientos de auditoría, se detallan la información con la que se contó, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas.
Es conveniente que la información y documentación recabada se clasifique de tal forma que permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.
Las pruebas que se consignen en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la optimización del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y demás obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria.
En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas específicas de detalle o de análisis. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción per cápita, determinación del costo- beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cédulas se incluyen las observaciones o irregularidades.
3. Cédulas sub analíticas
Por medio de las cédulas sub analíticas, se efectúa la desagregación, detalle o análisis a profundidad de los datos contenidos en una cédula analítica, mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas cédulas, consiste en el examen específico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cédula sub analítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión de dicha cuenta.
4. Cédulas maestras
Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se presenten las conclusiones, se deberá integrar al inicio del legajo de los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan brevemente los antecedentes de éste y se resuman los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.
a) Archivo general
Agrupa toda información referente a la organización de la auditoría, al mismo tiempo recogerá la documentación en la que se han ido reflejando los principales
problemas que se han planteado en la ejecución de la auditoría y las conclusiones a las que ha ido llegando el auditor. De esta forma, podríamos destacar como
apartados importantes de la sección general del expediente del ejercicio:
- Estados financieros a auditar
- Proceso de planificación y programas de auditoría
- Informe sobre el sistema de control interno contable
- Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron realizados
- Constancia de que el trabajo realizado por colaboradores ha sido supervisado y revisado
- Puntos de informe
- Correspondencia con el cliente y resumen de las conversaciones mantenidas
- Hechos posteriores
- Terminación de la auditoría
b) Archivo por áreas de trabajo
En este segundo apartado se agruparán todos los papeles de trabajo que recogen la información relativa a cada una de las áreas en que se ha dividido la empresa a efectos de la realización del mismo. Los puntos en que se ha de dividir esta sección serán:
- Resumen de las partidas de los estados financieros:
- Accionistas por desembolsos no exigidos
- Inmovilizado
- Gastos a distribuir en varios ejercicios
- Circulante
- Fondos propios
- Ingresos a distribuir en varios ejercicios
- Provisiones para riesgos y gastos
- Acreedores a largo plazo
- Acreedores a corto plazo
- Provisiones para riesgos y gastos a corto plazo
- Gastos e ingresos de explotación
- Gastos e ingresos extraordinarios
Programas de auditoría para cada área
Pruebas de cumplimiento sobre saldos
Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, inventarios, etc.
c) El archivo permanente
Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que se cuente con la información necesaria en cualquier momento sobre la empresa auditada.
Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa, debe poner al día los datos, recogiendo los cambios que se produzcan y agregando los nuevos que sean de interés.
Entre otros datos, el archivo permanente deberá contener:
- Copia de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurídica, referidos a la vida social
- Otros documentos legales y contratos importantes
- La descripción de la empresa y de su actividad
- Un organigrama con la estructura de la dirección y la distribución de las principales funciones
- La descripción del sistema contable, incluyendo, en su caso, el tratamiento mediante ordenador
- Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita apreciar la fiabilidad
- Una carta-propuesta, que exponga la manera en que el auditor conciba el trabajo a ejecutar y las responsabilidades que asumirá
- La respuesta del cliente, en que se recoja su conformidad a la propuesta
- La correspondencia o notas de las entrevistas con el cliente relacionadas con los problemas de control interno
Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:
Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de
Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas
de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.
Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra
mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.
Índice Alfabético Doble Numérico : Es una combinación de los sistemas
Numérico Alfabético y Alfabético Doble. Pues se le asigna una letra mayúscula a
las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las sumarias de Pasivo
y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva
sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan
con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el
sistema de mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel
nacional e internacional.
Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados
se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números
fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como índice numérico el
código asignado a las cuentas por el Plan Único de Cuentas PUC
Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se
le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas
números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.
Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice
el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan
Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito: Activo 1;
Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de
Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría dos
dígitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las cédulas
analíticas puede tener de 4 a 6 dígitos: Caja 110505, Bancos 111005,
Inversiones en Acciones 120505 etc.
Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el
significado del índice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la
gran desventaja de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas
analíticas y sub analíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.
ÍNDICE ÍNDICE
NOMBRE DE LA CÉDULA TIPO DE
CÉDULA
ALFABETICO
DOBLE
NUMERICO
NUMERICO
PUC
Balance General Activo Hoja de
Trabajo
BG/1 1
Balance General Pasivo Hoja de
Trabajo
BG/2 2
Balance General Patrimonio Hoja de
Trabajo
BG/3 3
Estado de Resultados Ingresos Hoja de
Trabajo
PyG/1 4
Estado de Resultados Egresos Hoja de
Trabajo
PyG/2 5
Estado de Resultados Costo de
Ventas
Hoja de Trabajo
PyG/3 6
DISPONIBLE Sumaria A 11
CAJA GENERAL Analítica A1 110505
Caja General Oficina Principal Sub-analítica A1/1 110505-
Caja General Sucursal A Sub-analítica A1/2 110505-
CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analítica A2 110510
Caja Menor Oficina Principal Sub-analítica A2/1 110510-
Caja Menor Sucursal A Sub-analítica A2/2 110510-
BANCOS Analítica A3 111005
Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analítica A3/1-1 11100501-
Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analítica A3/1-2 11100501-
Banco Y Sub-analítica A3/2-1 11100502-
INVERSIONES Sumaria B 12
ACCIONES Analítica B1 120505
Acciones Z Sub-analítica B1/1 12050501
DEUDORES Sumaria C 13
CLIENTES Analítica C1 130505
Cliente A Sub-analítica C1/1 130505-
Cliente B Sub-analítica C1/2 130505-
INVENTARIOS Sumaria D 14
MERCANCIAS NO FABRICADAS
POR LA E.
Analítica D1 1435
Articulo M Sub-analítica D1/1 143505-
Articulo N Sub-analítica D1/2 143505-
COSTOS Y GASTOS POR
PAGAR
CC/1 2335
RETENCION EN LA FUENTE CC/2 2365
IVA RETENIDO CC/3 2367
RETENCIONES Y APORTES DE
NOMINA
CC/4 2370
ACREEDORES VARIOS CC/5 2380
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y
TASAS
DD 24
DE RENTA Y
COMPLEMENTARIOS VFC
DD/1 240405
IMPUESTO A LAS VENTAS POR
PAGAR
DD/2 2408
DE INDUSTRIA Y COMERCIO DD/3 2412
OBLIGACIONES LABORALES EE 25
SALARIOS POR PAGAR EE/1 2505
CESANTÍAS CONSOLIDADAS EE/2 2510
INTERESES SOBRE CESANTÍAS EE/3 2515
PRIMA DE SERVICIOS EE/4 2520
VACACIONES CONSOLIDADAS EE/5 2525
INDEMNIZACIONES
LABORALES
EE/6 2540
PASIVOS ESTIMADOS Y
PROVISIONES
FF 26
CESANTÍAS FF1 201005
INTERESES SOBRE CESANTÍAS FF2 201010
VACACIONES FF3 201015
PRIMA DE SERVICIOS FF4 201020
CAPITAL SOCIAL GG 31
SUPERAVIT DE CAPITAL GG1 32
RESERVAS GG2 33
REVALORIZACIÓN DEL
PATRIMONIO
GG3 34
RESULTADOS DEL EJERCICIO GG4 36
RESULTADOS DE EJERCICIOS
ANT.
GG5 37
SUPERAVIT POR
VALORIZACIONES
GG6 38
MARCAS DE AUDITORIA
Las marcas de auditoría se deberán escribir con color rojo y explicar su significado al pie o calce de las cédulas. El uso de tales marcas debe corresponder con las establecidas en la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría emitido por la Firma, no obstante su uso es enunciativo más no limitativo, y el personal auditor podrá crear algunas más de conformidad con el tipo de auditoría y rubro revisado.
Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del
examen debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o sub analítica
generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma haciéndola
prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el mismo Auditor.
Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en
las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de
Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una
significación especial.
Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del
texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser
sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del
Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de las Marcas de Auditoría.
ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA
AUDITORES ANDINOS LTDA.
CLIENTE: AUDITORIA A:
MARCA SIGNIFICADO
¥ Confrontado con libros § Cotejado con documento μ Corrección realizada ¢ Comparado en auxiliar
GUIAS DE AUDITORIA
El auditor tiene como principal actividad la auditoría de estados financieros, la cual
tiene por objetivo final el emitir una opinión que haga constar que dichos estados
financieros presentan la situación financiera, los resultados de operación, las
variaciones del capital contable y los flujos de efectivo de una empresa a una
fecha, es por tanto responsabilidad del propio auditor determinarla naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar, para obtener la
evidencia suficiente y así fundamentar su opinión. Los procedimientos de auditoría
son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo
de hechos sujetos a examen. El auditor aplicará la mejor técnica según su criterio
profesional, y seleccionará el alcance, mediante una muestra representativa, en
caso de que las cuentas se muestren repetitivas o sean similares.
CONCEPTO DE TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS
Las Técnicas de Auditoría, son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.
Los Procedimientos de Auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros, u operaciones que realiza la empresa.
Es decir, las Técnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio en particular.
