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LECCION 3
FORMATO
INTRODUCCION
El formato se aplica para mejorar la legibilidad de un documento, para disponer adecuadamente los datos según sus características o para mejorar el aspecto estético. Excel dispone de una importante cantidad de herramientas para aplicar formatos. Hay varias maneras de acceder a estas herramientas:
La ficha Inicio permite acceso rápido a un grupo de comandos para aplicar operaciones de formato. En esta ficha se encuentran los de uso más frecuente como se muestran en la siguiente figura:
Copiar formato : sin copiar el contenido, se puede copiar sólo el formato de una celda hacia otras. Se deben seguir los siguientes pasos:
- Ubicar el cursor en la celda que contiene el formato a copiar
- Picar en el botón Copiar formato
- Picar en la celda destino o celdas destino, esto último seleccionando un rango de celdas.
En caso de querer copiar el formato en varias celdas no contiguas, se debe hacer un
doble clic sobre el botón copiar formato. Luego de aplicar el formato a las todas las celdas se debe oprimir la tecla Esc para deshabilitar la opción.
Esta lista desplegable permite elegir el tipo de fuente o tipografía.
Se puede elegir el tamaño de fuente o tipografía usando esta lista.
Botones para aumentar o disminuir fuente o tipografía.
Botones para aplicar formatos negrita, cursiva y subrayado. Este último puede ser subrayado simple o doble.
Lista para aplicar bordes a las celdas. Si se pica la flecha hacia abajo, se desplegará una lista de opciones de bordes como la siguiente:
En esta lista, en la sección Bordes , se pueden elegir entre distintas opciones de borde para las celdas, El grupo Dibujar bordes dispone de comandos para dibujar bordes directamente con el mouse utilizando la herramienta lápiz y goma como si fuese a mano alzada. Esta opción puede ser de utilidad cuando los bordes tienen una distribución irregular, la cual llevaría mucho tiempo con las opciones anteriores.
La última opción, Más bordes… , abre el cuadro de diálogos Formato de celdas y dentro de él en la ficha Bordes como se muestra en la siguiente figura:
El cuadro Formato de celdas se abre en la ficha Fuente como muestra la figura siguiente:
Desde este cuadro se puede elegir el tipo de fuente o tipografía, el estilo, el tamaño, algún tipo de subrayado, color y algunos efectos. Asimismo dispone de una vista previa para que el usuario pueda verificar los resultados.
El cuadro de verificación Fuente normal permite restablecer la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal o predeterminado.
GRUPO ALINEACIÓN
Alineación vertical: estos íconos sirven para alineación vertical del contenido de las celdas. Se puede elegir entre alineación superior, central o inferior.
Orientación: gira el texto vertical o diagonalmente. Se utiliza principalmente para etiquetar columnas angostas. Al picar en este ícono se despliega una lista como se muestra en la siguiente figura:
Alineación horizontal: se utilizan para alinear el texto horizontalmente: se puede elegir entre alineación a la izquierda, al centro o a la derecha.
Si se abre el cuadro de diálogos Formato de celda desde la flecha que se encuentra a la derecha del nombre del grupo se abre la ficha alineación :
Alineación del texto permite alinear el texto horizontal y verticalmente. La alineación horizontal contiene, entre otras, opciones de alineación izquierda, derecha, centro y justificada. La alineación vertical tiene opciones como alineación superior, inferior, centro.
Como se observa en la siguiente figura, Excel contiene numerosos formatos de número. Los formatos aparecen en la lista que se despliega al picar en el botón de formatos. Incluyen General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha corta y larga, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica y Texto.
Picando en la opción Más formatos de número…, se accede al cuadro de diálogos Formato de celdas en la ficha Número , como se muestra en la siguiente figura:
También se puede acceder a este cuadro de diálogos picando el la flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha del nombre del grupo.
El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes.
Uno de los formatos más utilizados es Número el cual permite establecer la cantidad de decimales, el separador de miles y el formato de los números negativos. Otro formato muy utilizado es Moneda. Permite establecer los mismos parámetros que Número y además el símbolo monetario. El formato Contabilidad es similar al formato Moneda con la diferencia que el signo $ lo coloca alineado en la columna de más a la izquierda en lugar de anteponerlo inmediatamente a la izquierda de la cifra. También se puede aplicar el formato Contabilidad desde el botón de la ficha Inicio de la Cinta de Opciones.
FORMATO DE TEXTOS
En Excel se puede ingresar textos en cualquier celda simplemente escribiendolo. En caso de no caber en el ancho de la celda, a diferencia de los números, el texto se extenderá más allá del ancho de la celda, siempre que no hubiesen datos en celdas contiguas que lo impidan. Se pueden aplicar diversos formatos como sangrías,
FICHA RELLENO
Esta ficha permite establecer el color de fondo de la celda. Se puede combinar con efectos de relleno y distintos etilos de trama.
En la figura siguiente se muestra el cuadro de diálogos para los efectos de relleno :
La siguiente figura muestra una lista desplegable con los estilos de trama :
PROTEGER UN DOCUMENTO
Excel 2007 dispone de varias capas de seguridad y protección para controlar el acceso y modificación de datos. Para máxima seguridad se puede proteger todo el archivo de libro mediante una contraseña. De esta forma sólo los usuarios autorizados que conozcan la contraseña podrán ver o modificar los datos.
Otra forma de protección es sobre datos específicos y elementos de una hoja de cálculo o de un libro, con o sin contraseña. Se utiliza cuando se quiere que ciertos elementos de la hoja de cálculo o del libro sean modificados, movidos o eliminados accidentalmente por los usuarios.
Oprimiendo el botón derecho del mouse y eligiendo la opción formato de celdas , se desplegará el cuadro de diálogos Formato de celdas. Se debe seleccionar a ficha Proteger y se mostrará tal como la siguiente figura:
La ficha Proteger contiene dos casillas de verificación:
TEMAS
En un esfuerzo por proporcionar al usuario herramientas para el diseño de los documentos, en la versión 2007 de Office se incluyen los temas. Se trata de una opción para dar formato rápidamente a todo el documento. Un tema es un conjunto de opciones de formato que incluyen colores, fuentes y efectos.
El diseño de los temas es realizado por especialista y partiendo de la base que la mayoría de los usuarios no es experta en el diseño, esta opción intenta acercar combinaciones de colores, fuentes y efectos con buenas características de diseño.
Office 2007 incluye un grupo de temas predefinidos listos para usar. También se pueden obtener, fundamentalmente a través de Internet temas adicionales. Asimismo, el usuario puede crear temas propios. Los temas se comparten por Word, Excel y PowerPoint, de manera de poder realizar presentaciones con la mayor consistencia posible en el aspecto del diseño.
Para elegir y aplicar un tema, en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones se debe oprimir el botón Temas. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogos:
Se observa que se dispone de un grupo de temas predeterminados que se incluyen en Office. Con sólo pasar el puntero del mouse sobre los íconos de los temas, se podrán apreciar los resultados en la hoja.
La opción Más temas en Microsoft Office Online permite obtener temas adicionales para agregarlos a los predeterminados.
La opción Buscar temas se utiliza para buscar archivos en discos del equipo de otros equipos que se encuentren en la red local.
Guardar tema actual guarda un archivo de tema con extensión thmx que podrá ser utilizado posteriormente.
EDICION DE UN TEMA
La ficha Diseño de Página , en el grupo Temas tiene tres botones: Colores , Fuentes y Efectos.
Se puede utilizar cualquiera de estos comandos para modificar alguno de estos tres componentes de un tema. Cada tema utiliza dos fuentes, una para encabezados y otra para el cuerpo.
Utilizando la opción Colores es posible cambiar los colores de un tema mediante el siguiente cuadro de diálogos:
Utilizando los botones Fuentes y Efectos se pueden cambiar estas características de manera similar.
En forma predeterminada, las celdas tienen aplicado el estilo Normal. Con sólo pasar con el mouse por encima de los estilos en la lista, los cambios se reflejan inmediatamente en la celda o el rango de celdas seleccionado.
Una vez aplicado un estilo, es posible modificar algunas propiedades del formato de las celdas involucradas, sin que el mismo estilo aplicado a otras celdas cambie.
La opción Nuevo estilo de celda… , permite crear un nuevo estilo, el cual aparecerá en la lista en el grupo de estilos Personalizados. El cuadro de diálogos que se presenta es el siguiente:
Como se ve en esta figura, el usuario puede elegir los atributos que se incluirán en el estilo, con sólo tildar o destildar la casilla de verificación correspondiente. Luego, mediante la opción Aplicar formato se accederá al cuadro de diálogos para aplicar formatos ya visto en secciones anteriores.
La opción Combinar estilos… , permite incorporar estilos ya creados por el usuario en otros libros. Dado que en Excel, los estilos personalizados se guardan en el libro, el usuario puede disponer de estos estilos en un nuevo libro mediante este método. Una buena idea es crear un libro maestro de estilos, de donde copiar siempre los estilos definidos por el usuario.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional se utiliza para resaltar celdas, enfatizar valores y visualizar datos usando formatos de celdas, barras de datos, escalas de color y conjuntos de íconos basados en criterios.
Un formato condicional cambia el aspecto de una celda o un rango de celdas en función de una condición o criterio. Si la condición es verdadera, el rango de celdas cambia el formato, si la condición es falsa el formato no será alterado.
Para aplicar un formato condicional a una celda o a un rango de celdas, se debe elegir la opción Formato condicional del grupo Estilos de la ficha Inicio de Cinta de opciones. Se despliega una lista desplegable como la siguiente:
La opción Resaltar reglas abre una segunda lista desplegable:
que acabamos de utilizar y se abre al picar el botón Formato condicional. El Administrador de formatos condicionales tiene el siguiente aspecto:
En la figura del administrador se ve la regla que se aplicó con el método anterior. Para aplicar otra regla, se debe oprimir el botón Nueva regla… , que desplegará el siguiente cuadro de diálogos:
En este cuadro, se han elegido las siguientes opciones:
Tipo de regla; Aplicar formato únicamente a las celdas que contenga
Tipo de dato: Valor en la celda
Operador de comparación: menor o igual que
Valor de comparación: 10
En la vista previa, se ve que el formato elegido es un fondo rosado con letras rojas. Estos colores se han establecido oprimiendo el botón Formato… que permite utilizar
el cuadro de diálogos Formato de celda para establecer el relleno y el color de la fuente.
Oprimiendo el botón Aceptar , se vuelve al cuadro de diálogos anterior en donde se ve que hay dos reglas aplicadas:
El botón Editar regla… se utiliza para modificar una regla. El botón Eliminar regla se utiliza para suprimir una regla. Los botones con una flecha hacia arriba y una flecha hacia abajo se utilizan para cambiar el orden de las reglas.
Las casillas de verificación Detener si es verdad se utilizan para que en caso de encontrar una regla que se cumpla, no se sigan aplicando las siguientes reglas. Esto puede ser útil cuando la aplicación de varias reglas que se cumplan simultáneamente puedan generar conflictos.
Oprimiendo aceptar, se aplica la regla a las celdas seleccionadas, quedando las celdas como se muestra a continuación:
Es importante destacar que si el valor de una celda cambia en determinada proporción, cambiará el formato condicional. Por ejemplo si el valor de la segunda celda pasa de -6,4 a 22 , el formato de esa celda cambiará automáticamente al formato con fondo verde claro y letras verde oscuras.
