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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022
1. Identificación FUNDAMENTACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA: OBJETIVO Socializar a los participantes los conceptos básicos de la gestión documental, la Administración de Archivos y los instrumentos archivísticos, con el fin de promover el posicionamiento de la la gestión documental, compromiso institucional en la política de Gestión Documental REFERENCIA: Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos Versiones 1 y 2 Archivo General de la Nación. 2 INTRODUCCIÓN El Modelo de Gestión, - MGDA- de la función archivística, publicado por el AGN, en dos versiones (2018 y el 2020), está elaborado para responder a los lineamientos y políticas establecidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG- El MGDA, es el referente estratégico, realizado con una visión integral, con un enfoque articulador para facilitar el desarrollo de la función archivística; además, brinda la posibilidad de medir el grado de avance del cumplimiento de la normatividad, en un espectro que abarca desde la ausencia hasta la mejora continua de los resultados asociados a los componentes del modelo. El propósito de esta guía es brindar información general sobre los fundamentos conceptuales y técnicos con los cuales se han diseñado los instrumentos archivísticos en la ESPY SA. ESP, que faciliten su comprensión, importancia, y responsables en la formulación, aprobación e implementación de los mismos. La guía consta de tres sesiones: inicialmente, un apartado en el cual se brinda información general sobre los dos pilares de la función archivística (gestión documental y administración de archivo); una segunda parte se proponen ejercicios sobre la asimilación de procesos de la gestión documental, la Administración de archivos, e instrumentos archivísticos. y finalmente, ejercicios sobre la implementación de los instrumentos archivísticos en relación con los procesos archivísticos y responsables de su formulación, elaboración, implementación y seguimiento. CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG- es un marco de referencia para la gestión y el desempeño institucional, con el fin de generar resultados, con valores en torno a todas las actuaciones y decisiones, el cual se desarrolla mediante tres componentes: institucionalidad, operación y medición, a través de la puesta en marcha de siete dimensiones articuladas e intercomunicadas que agrupan diecinueve (19) políticas. La política de Gestión Documental y la administración de Archivos, está inscrita en - MIPG- en la dimensión: Comunicación e Información. Es la política articuladora de las demás políticas que se implementa mediante un esquema gerencial y operacional, a través de planes, programas, proyectos, con base en el Modelo de Gestión - MGDA- del AGN, cuyo propósito es capturar, procesar, generar datos que garanticen el registro y divulgación oportuna, exacta y confiable de información en diversos soportes, en procura de la efectividad y eficiencia de las operaciones, que soporten la toma de decisiones y el conocimiento exacto de la entidad.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 La función archivística conforme a los Lineamientos del AGN, cuenta con dos Pilares: Administración de Archivos y Gestión Documental,
- La administración de archivos hace referencia a estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos y tecnológicos financieros y del talento humano necesarios para la realización de los proceso de la gestión. Documental. Esta línea de acción busca:
- centralizar la administración de la información en soportes físicos y electrónicos desde su producción o recepción hasta su disposición final.
- gestionar los recursos materiales y garantizar la infraestructura para el funcionamiento del archivo y desempeño de sus áreas, así como las actividades y la prestación de los servicios
- que el personal que tenga la función de Archivo Central, cuente con aptitudes, actitudes y competencias para llevar a cabo las labores propias del cargo y brinde medios y contenidos para lograr que las personas relacionadas con los procesos de la gestión documental adquieran valores, conocimientos, destrezas y habilidades para desempeñar labores específicas en desarrollo de actividades de la función archivística.
- que la entidad integre los riesgos de seguridad en el entorno de trabajo y la salud ocupacional derivados de la realización de actividades de los procesos de la gestión documental y la administración de archivos.
- La Gestión Documental comprende el diseño e implementación de actividades relacionadas con la información en diferentes soportes mediante ocho procesos archivísticos: planeación (técnica), producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, y valoración. La Gestión documental busca que: 1 se ejecuten actividades de planeación técnica de los documentos (se creen, se valoren), se controlen versiones, mediante esquemas e instrumentos archivísticos normalizados
- se controle la producción o ingreso de los documentos en cumplimiento de funciones
- se ejecuten actividades de radicación, registro, distribución, trámite, acceso, consulta, seguimiento y control de la información en diferentes soportes, hasta la resolución de los asuntos.
- se realicen las actividades de clasificación, ordenación y descripción, de las unidades documentales en archivo de gestión.
- se remitan, los documentos de archivo de gestión al central, y de éste al histórico conforme el cronograma y lo dispuestos en las TRD y TVD.
- se seleccionen los documentos aplicando técnicas de muestreo y criterios de valoración establecidos en las TRD y TVD, así como procedimientos que garanticen la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 1 EJERCICIOS DE APROPIACIÓN DE CONOCIMIENTOS A continuación, se proponen una serie de ejercicios relacionados con los procesos de Gestión Documental, la Administración de Archivos y los instrumentos Archivísticos. El desarrollo de esta actividad permitirá recordar conceptos descritos en el apartado anterior. La Gestión Documental se desarrolla mediante ocho procesos archivísticos: Planeación técnica de documentos; producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración documental. Actividad 1. En el recuadro que se presenta a continuación, aparecen ocho imágenes que representan los ochos procesos archivísticos. Registre en la columna “denominación” a que proceso corresponde cada imagen. No. IMAGEN DEL PROCESO PROCESO ARCHIVISTICO 1 2 3 4 5 6 7 8
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 Actividad 2 : en los recuadros vacíos registre el nombre del proceso al que corresponde la imagen
3 4 5 6 7 8 Una vez culmine levante la mano.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 El desarrollo de los dos pilares de la función archivística se llevan cabo mediante ocho instrumentos archivísticos: Programa de Gestión Documental; Plan Institucional de Archivos, Cuadro de Clasificación Documental; Tabla de Retención Documental; Inventario Documental; Modelo de Requisitos para la Gestión Documental Electrónica; Tablas de Control de Acceso y Restricciones (índice de información clasificada y reservada e inventario de activos de información) y Banco Terminológico. Las actividades que se proponen a continuación, están relacionadas con los instrumentos archivísticos, con los cuales se desarrolla la Gestión Documental y Administración de Archivos. Actividad 4 : La siguiente tabla presenta se presenta el nombre abreviado de los ocho instrumentos archivísticos, con los que se desarrolla la gestión documental y la administración de archivos. Escriba en la columna en blanco, el número del instrumento archivístico abreviado, al que corresponde la definición- Instrumento abreviado Definición del instrumento archivístico 1 Instrumento de planeación, en el que se formulan requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos. 2 Instrumento de recuperación de la Información que establece de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. 3 Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos. (Índice de información clasificada y reservada e inventario de activos de información) 4 Instrumento que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la entidad. 5 Instrumento para la planeación de la función archivística, articulado con los demás planes y proyectos estratégicos de la entidad 6 formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión documental y la Administración de archivos, con el objeto de facilitar su utilización y conservación de la información en diversos soportes. 7 listado de series con sus correspondientes tipos documentales con tiempos de permanencia en cada etapa del ciclo de vital del documentos (Archivo de Gestión, Central e Histórico) 8 Instrumento que permite la normalización de las series y subseries a través de un lenguaje controlado y estructura terminológica.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 Actividad 5 : En la gráfica siguiente, se presenta la abreviatura de los ochos instrumentos archivísticos. 5.1 Escriba en la columna en blanco, el nombre del instrumento (herramienta) archivístico al que corresponde la imagen y en la columna 4 marque con una X los instrumentos archivísticos relacionado con su desempeño laboral. Instrumento abreviado Procesos archivístico Herramienta que aplica 1 2 3 4 5 6 7 8
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 El siguiente ejercicio tiene relación con los instrumentos archivísticos, requisitos para su elaboración y responsables Actividad 5.3 En la tabla siguiente se presentan los ocho instrumentos archivísticos y seis columnas para que se diligencien de acuerdo a los responsables en términos de: Requisitos básicos y responsables de su elaboración, aprobación, aplicación control y seguimiento INSTRUMENTO ARCHIVISTICOS REQUISITOS ELABORACIÓN RESPONSABLES ELABORACIÓN APROBACIÓN APLICACIÓN CONTROL SEGUIMIENTO 1 TABLA DE CONTROL DE ACCESO Y RESTRICCIÓN DE ACCESO 2 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3 MODELO DE REQUISITO PARA LA GESTIIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 4 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5 BANCO TERMINOLOGICO 6 INVENTARIO DOCUMENTAL 7 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 8 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS El Modelo de Gestión - MGDA- estructurado sobre el marco conceptual de la gestión documental y la administración de archivos, orienta la ruta del quehacer en esta materia. Los instrumentos archivísticos de la ESPY SA ESP, se formularon, se elaboraron y se están implementando con base las dos versiones del MGDA (2018 y 2020). Actividad 5.4 identifique los ochos procesos archivísticos y los ochos instrumentos archivísticos en la sopa de letras P L A N I N S T I T U C I O N A L A R P R E S E R V A C I O N A L A R G O P I D O P G D T R D P I N A R M R P G D P G D G E S T I O N Y T R A M I T E H C U A D R O C L A S I F I C A C I O N P T A B L A D E R E T E N C I O N H C R P G D I D M C C D P I N A R C C D C O P H T A B L A C O N T R O L D O C D D L I D B T M E G P I N A R P G D B T U A H B A N C O T E R M I N O L O G I C N P I N A R P G D S P I N A R H P P C E P G D P I N A R H T C A I D H G I I A H H I N V E N T A R I O D O C D N O C P I N A R P G D T R D O P G D H A N I H H T R A N S F E N R E N C I A R H O R G A N I Z A C I O N H H D H H C H N V A L O R A C I O N D T R D O C D I S P O S I C I O N D E D O C H C D M O D E L O R E Q U I S I T O D E L E
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 5 .6 El siguiente cronograma está relacionado con conceptos de los instrumentos archivísticos. 2 5 3 4 2 4 5 6 1 1 6 5 3 HORIZONTALES VERTICALES 1 Es sinónimo de articulación de la gestión y directrices conjuntas 1 Documento que denota compromiso de la Gerencia frente a la Gestión Documental 2 Acciones que quedan planteadas en el PGD y en el PINAR 2 Sinónimo de diseño de instrumentos de planeación documental y procesos y procedimientos. 3 Insumo para el diseño de lineamientos de la Gestión Documental 3 Diagnóstico, política PGD, PINAR programas específicos 4 Indicadores de gestión, plan de mejoramiento e informes 4 Indicador de gestión 5 Documento que aporta, en la planeación documental desde la creación 5 Documento que contiene el estado actual de la gestión documental 6 Lineamientos marco de la gestión documental y administración de archivos. abreviado 6 Orienta planes, programas y proyectos articulado con los planes estratégicos. Abreviado
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022
- 7 El siguiente cronograma está relacionado con actividades que se realizan en los procesos archivísticos. 1 2 3 7 3 4 4 6 5 7 5 6 HORIZONTALES VERTICALES 1 requiere instrucciones para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios. 1 aporta a la simplificación de trámites. 2 identifica mapa de procesos y procedimientos 2 garantiza la preservación en el tiempo 3 determina metodología y plan de trabajo 3 mantiene el vínculo con el trámite y el proceso que lo originó 4 verifica trazabilidad de la gestión 4 garantiza el control unificado de registro 5 revisa la producción en términos cualitativos y cuantitativos 5 ubica cada documento respetando el orden, 6 adecuada reproducción de documentos 6 verifica la organización de los documentos 7 garantiza la integridad, confidencialidad y conservación 7 analiza la frecuencia de uso y consulta
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO PRIMERA GUIA CONCEPTUAL SOBRE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Agosto 2022 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Manual para implementación de un Programa de Gestión Documental PGD. Archivo General de la Nación. Manual Formulación del Plan Institucional de Archivo PINAR Modelo de gestión Documental y Archivo MGDA Versión 2 noviembre de 2020
