Archivística: Identificación y Tratamiento de Documentos No Cumplidores del Proceso, Diapositivas de Métodos de Investigación para Administradores

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GESTIÓN

ARCHIVÍSTICA

POLICÍA NACIONAL DEL ECUADOR

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

 (^) Concepto de Archivística.  (^) Identificación de documentos de archivo.  (^) Documentos que no cumplen el proceso archivístico.  (^) Instrumentos Archivísticos Básicos.  (^) Integración de Expedientes.  (^) Descripción Archivística.  (^) Transferencias Documentales.  (^) Bajas Documentales.

IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Documento de archivo es el registro creado o recibido como resultado del ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de la gestión realizada en las dependencias policiales, dichas atribuciones están descritas en el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la PPNN, los documentos pueden estar en cualquier soporte físico o electrónico u otra tecnología que sea reproducible por medios de acceso público. Ejemplos: documentos de Quipux, telegramas, actas, resoluciones, ordenes generales, ordenes de operaciones, ordenes de servicio, cadenas de custodia, partes policiales, informes investigativos, informes periciales, ordenes del cuerpo, entre otros.

DOCUMENTOS QUE NO CUMPLEN EL PROCESO ARCHIVÍSTICO

Documentos de cualquier tipo (memorandos, oficios, telegramas u otros) o soporte (físicos, electrónicos o digitales), tramitados en las unidades productoras, que no son parte de un expediente , es decir, no se vinculan con las series o subseries de las unidades productoras que crean o reciben dichos documentos, por lo cual no son considerados en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, en este contexto cada unidad productora decidirá la forma y el tiempo para su eliminación, sin la necesidad de pasar por un proceso archivístico, procurando que el período de uso y custodia de dichos documentos, no rebase en lo posible un año. Los documentos que no cumplen el proceso archivístico son pueden ser: DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA; DOCUMENTOS USADOS COMO APOYO INFORMATIVO; y DOCUMENTOS DE CARÁCTER PERSONAL.

• (^) Documentos para seguimiento : como el término refiere son oficios, memos, telegramas u otros que se conservan en las unidades productoras con el único fin de dar seguimiento a los trámites, ejemplo: la sección talento humano elabora un oficio solicitando insumos de oficina, entrega el documento en la sección despacho y conserva el recibido para dar seguimiento al trámite.
• (^) Documentos de respaldo (duplicidad de documentos): cuando las unidades productoras al interior de la misma dependencia policial, generan duplicados de documentos con el único propósito de mantener un respaldo de la entrega “el recibido”, sin que dichos documentos integren un expediente, según sus atribuciones y responsabilidades.

DOCUMENTOS QUE NO CUMPLEN EL PROCESO ARCHIVÍSTICO

Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata

Información de cualquier tipo o soporte utilizada como apoyo o guía para las tareas administrativas de las unidades productoras, ejemplos: instructivos, manuales, copias de documentos, impresiones de documentos electrónicos, comunicaciones, disposiciones recibidas u otros. Estos documentos no requieren un proceso archivístico y deben ser eliminados cuando se generan actualizaciones o al término de su utilidad.

DOCUMENTOS QUE NO CUMPLEN EL PROCESO ARCHIVÍSTICO

Documentos de Apoyo Informativo

La gestión archivística de los documentos institucionales se fundamenta en dos instrumentos básicos: el Cuadro General de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación Documental.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS

El Cuadro General de Clasificación Documental (CGCD), es el instrumento archivístico utilizado para clasificar la documentación recibida y/o generada de las dependencias policiales y base para la conformación de expedientes. El CGCD está elaborado acorde a lo descrito en los Art. 28 y 29 de la RTNOMAP.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS

Cuadro General de Clasificación Documental (CGCD)

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS

Tabla de Plazos de Conservación Documental Art. 46 RTNOMAP.

La Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD), conocida también como tabla de retención documental, es el instrumento archivístico donde se especifica el tiempo que deben permanecer los expedientes en las diferentes categorías de archivo, así como la disposición final de los mismos, acorde a las series y subseries del CGCD.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS

Formato Tabla de Plazos de Conservación Documental DATOS ACORDE AL CGCD TIEMPO DE PERMANENCIA DEL EXPEDIENTE EN EL ARCHIVO GESTIÓN. TIEMPO DE PERMANENCIA DEL EXPEDIENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL SIN DATOS VALOR PRIMARIO, EXPEDIENTES QUE EVENTUALMENTE SERÁN ELIMINADOS. VALOR SECUNDARIO, EXPEDIENTES QUE SERÁN CONSERVADOS PERMANENTEMENTE.

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

 (^) Los expedientes serán integrados en las unidades productoras de las dependencias policiales (Art. 14 RTNOMAP), preferencialmente por los mismos funcionarios que realizaron el trámite.  (^) Para la integración de expedientes se cumplirá con los parámetros descritos en Art. 24 del Reglamento para la Gestión Documental y Archivo de la Policía Nacional.  (^) Todo documento recibido o creado, en cualquier soporte o formato, debe ser clasificado según el CGCD e integrado al expediente según corresponda.

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

Ordenación Documental

• (^) Se agregarán los documentos al expediente en forma secuencial conforme se crean o reciben.
• (^) Se observará lo descrito en el Art. 32 de la RTNOMAP.

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

Expurgo

• (^) El expurgo consiste en retirar los duplicados de documentos que conforman el expediente, procurando según la disponibilidad, incluir los documentos originales, copias certificadas o compulsa.
• (^) Retirar material que pueda producir daño a los documentos como elementos de sujeción metálica (grapas, clips) o elementos adhesivos (señaladores).

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

Foliación

Consiste en numerar las fojas del expediente.

• (^) Se realizará acorde a lo descrito en el Art. 28 del Reglamento para la Gestión Documental y archivo de la Policía Nacional y Art. 35 de la RTNOMAP.
• (^) Se realiza en el sentido (dirección) de lectura del documento.
• (^) Se realiza de forma ascendente o descendente según uso de la unidad, (del mas antiguo al más reciente o viceversa).
• (^) Evitar la refoliación, cuando exista errores, preferiblemente sentar documentadamente una razón que se anexará al expediente.