Gestión Integrada de Proyectos: Planificación y Control de la Integración, Diapositivas de Fundamentos de Administración y Gestión

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Actualizado al

Peter M. Yamakawa T.

Ph.D., MBA, Msc. Ing., PMP, PgMP [email protected] Gestión de la Integración Gerencia de Proyectos 05/10/

La Gestión de la Integración es Clave para el Éxito del Proyecto Muchos jefes de proyectos no están acostumbrados a mirar «todo el panorama», y se enfocan en demasiados detalles perdiendo de vista el objetivo. Los jefes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Agenda Recursos Procesos de la Gestión de la Integración Importancia de la Gestión de la Integración Aspectos Clave

Importancia de la Gestión de la Integración

• (^) Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección del proyecto.
• (^) Permite desarrollar acciones integradoras para llevar a cabo el proyecto de manera controlada.
• (^) Asegura de que todos los elementos de un proyecto se reúnan en el momento adecuado.
• (^) Una buena gestión de la integración del proyecto es fundamental para cumplir con las expectativas de los interesados.

Gestión de la Integración del Proyecto

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Acta de Constitución del Proyecto pág. 1 de 2 Nombre del Proyecto Siglas Descripción del Proyecto Director del proyecto y nivel de autoridad Objetivos y criterios de éxito Caso de Negocio Lista de Interesados Requisitos de alto nivel Principales entregables Acta de Constitución Descripción de ¿qué, quién, cuándo, cómo y dónde? del proyecto. Metas medibles y verificables. Explicación del propósito y justificación del proyecto. Nombre del director asignado, responsabilidades y nivel de autoridad. ¿A quiénes involucra, afecta o influencian el proyecto?. Descripción de los requisitos relacionados con el alcance del proyecto y producto. Descripción de los entregables específicos del producto y del proyecto.

Supuestos Limites y Restricciones Resumen del cronograma de hitos Resumen del presupuesto Riesgos Amenazas (^) Oportunidades Patrocinadores del proyecto que autorizan Aspectos que se consideran verdaderos o confiables de la situación Factores que pueden limitar el cumplimiento o los parámetros del proyecto. Fechas clave o críticas del proyecto. Amenazas y oportunidades potenciales del proyecto. Nombre y nivel de autoridad de quienes autorizan el acta de constitución. Descripción de los ítems financieros más importantes del proyecto respecto a la inversión Acta de Constitución (2)

Demanda del mercado (Ej.: Una compañía automotriz autoriza un proyecto

para construir un modelo ecológico debido las tendencias medioambientales)

Necesidades de la organización (Ej.: Una empresa presenta elevados costos

para la administración de la información, por lo cual se sugiere un proyecto de

tecnología de información que integre los procesos de la compañía)

Solicitud de un cliente (Ej.: Una empresa autoriza el desarrollo de un programa

de capacitación in-house)

Avances tecnológicos (Ej.: Una empresa autoriza la integración de un nuevo

sistema de conectividad satelital de rastreo en la compañía)

Requisitos legales (Ej.: Una empresa de pinturas autoriza un proyecto para el

manejo de materiales inflamables)

Impactos ambientales (Ej.: Una empresa autoriza el desarrollo de un proyecto

que disminuya los indicadores de contaminación emitidos)

Razones de la creación de casos de negocio

Caso de Negocio 1:

El proyecto surge como respuesta a las necesidades de mayor cubrimiento en

los servicios de rastreo ofrecidos, para las fases de descargue, acopio y

despacho en los canales de distribución. De lo cual se espera un incremento en

las ganancias de la empresa de por lo menos de S./180.000, para el primer año

debido a un aumento de la demanda del nuevo servicio. Como ventaja

adicional, se espera generar mejoras tecnológicas para lograr mayor

diferenciación del portafolio de servicios respecto a la competencia.

Caso de Negocio 2:

Administrar los proyectos cuesta anualmente más de S./1.200.000 que

representan el 25% del presupuesto. Este monto se considera excesivo

comparado con empresas de la competencia que presentan costos de gestión

del 10% del presupuesto. Además, la falta de información actualizada para

conocer el estado de los proyectos en el momento oportuno, no permite tomar

decisiones acertadas respecto del gasto.

La integración de los distintos ámbitos de las consultorías en un sistema de

información integral permitiría mejorar el rendimiento de los costos con

reducciones significativas en mas del 40% respecto a los valores actuales.

Ejemplo: Caso de Negocio

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Plan para la Dirección del Proyecto El plan para la Dirección del Proyecto tiene como objetivo principal integrar los planes de gestión individuales, creando un documento centralizado que detalla lo que implica el proyecto. Las líneas base del proyecto

• (^) Línea base del alcance
• (^) Línea base del cronograma
• (^) Línea base de costos Los planes subsidiarios
  • (^) Plan de gestión del alcance
  • Plan de gestión de requisitos
  • (^) Plan de gestión del cronograma
  • (^) Plan de gestión de costos
  • (^) Plan de gestión de calidad
  • (^) Plan de mejoras del proceso
  • Plan de gestión de recursos humanos
  • (^) Plan de gestión de las comunicaciones
  • (^) Plan de gestión de riesgos
  • (^) Plan de gestión de las adquisiciones
  • (^) Plan de gestión del los interesados Principales Componentes

Ejemplo: Gestionando el plan para la dirección del proyecto El plan para la dirección del proyecto es variable en función del área de aplicación y complejidad, por lo que su elaboración es progresiva por medio de actualizaciones. Además, es controlado y aprobado a través del proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto