Gestión de Proyectos User Experience, Apuntes de Diseño

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MUX 2016-

Módulo 1: Gestión de proyectos UX

• MUX Máster en User eXperience 2 /
• 1 Presentación
• 2 Proyecto UX
• 2.1 Definición
• 2.2 Etapas
• 3 Preparación
• 3.1 Definición y propuesta
• 3.2 Contenido de una propuesta
• 3.2.1 Objetivos
• 3.2.2 Enfoque y Metodologías
• 3.2.3 Entregables........................................................................................................................
• 3.2.4 Planificación
• 3.2.5 Equipo y perfiles
• 3.2.6 Recursos
• 3.2.7 Costes
• 3.2.8 Referencias y Currículums
• 3.3 Defensa y presentación
• 4 Ejecución
• 4.1 Definición
• 4.2 Fases
• 4.2.1 Descubrir – Kick Off
• 4.2.2 Analizar............................................................................................................................
• 4.2.3 Diseñar
• 4.2.4 Validar
• 4.2.5 Apoyo a desarrollo
• 4.3 Seguimiento del proyecto
• 5 Cierre

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2 Proyecto UX

2.1 Definición

Existen muchas definiciones sobre qué es un proyecto. De hecho, si lo buscamos en Google en Castellano, nos daremos cuenta que nos aparecen 24 millones de resultados en 2 segundos. Pero todas y cada una de ellas, están constituidas con los mismos conceptos. Tiempo, recursos, esfuerzo, resultados, ideas, objetivos, presupuesto, propósitos, actividades, metodologías...

Todas ellas son bien ciertas, y todas se tienen que tener en cuenta, aunque intentando unificarlas y resumirlas, podríamos concluir que un proyecto es:

"Un proyecto es estructurar una idea en una serie de tareas , planificadas en un segmento de tiempo , para alcanzar un objetivo mediante una serie de recursos "

Durante los siguientes apartados iremos desglosando cada uno de estos conceptos de cara a adaptarlos al mundo de la Experiencia de Usuario.

2.2 Etapas

Todo proyecto puede ser dividido en varias fases, dependiendo del nivel de especificación que le queramos dar. Desde nuestro punto de vista, el ciclo de vida de un proyecto UX consta de tres fases principales:

 Preparación : Es la fase en la que planificamos y definimos todos los aspectos que intervendrán durante la ejecución del proyecto.

 Ejecución : Es la fase en la que se procesa toda la información de cara a convertirla en un producto.

 Cierre : Es la etapa en la que se entrega el producto y se valora si los resultados obtenidos son los esperados.

Estas tres fases podrían resumirse como To don, Doing y Done, conceptos que relacionaremos más adelante en nuestra gestión de proyectos. Pero vamos paso a paso ...

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3 Preparación

3.1 Definición y propuesta

Acabo de sentarme ante mi portátil, cuando recibo un correo de un compañero de la oficina de Valencia. "Uno de nuestros clientes está pensando en rediseñar su portal, y nos ha hecho llegar un documento con los requisitos. ¿Puedes ayudarnos a preparar la propuesta? " A partir de este momento comienza el ciclo de vida de un proyecto, donde su fase inicial es preparar la propuesta. Debemos tener en cuenta que si nuestro enfoque no logra convencer al cliente, el proyecto no saldrá adelante.

Así pues, es básico entender los objetivos, adaptándose a las necesidades, definiendo las etapas y destinar los recursos necesarios.

3.2 Contenido de una propuesta

De cara a cubrir todos los aspectos anteriores, podemos dividir la propuesta en 9 apartados, aunque dependiendo de los requerimientos, estos apartados pueden ser más o menos.

Estos apartados son los que conformarán el contenido de nuestra propuesta.

3.2.1 Objetivos

En un proyecto UX, definir los objetivos empieza por entender las necesidades del cliente, conocer el modelo de negocio, y plantearnos cómo el servicio puede encajar en los usuarios y es por eso que tenemos que encontrar respuesta a una serie de preguntas:

 ¿Qué queremos hacer?

 ¿Porque lo queremos hacer?

 ¿Para quién lo hacemos?

 ¿Cómo se utilizará?

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La manera de representar esta planificación es mediante un diagrama de Gantt. Básicamente, un Gantt es una gráfica donde distribuimos las diversas tareas en un eje temporal. El objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. La posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar las relaciones e interdependencias. Se ha convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con el fin de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto.

En la figura 1 y 2 podréis ver dos versiones del diagrama de Gantt según su complejidad:

Figura 1: Diagrama simple de Gantt (Excel)

Figura 2: Diagrama de Gantt complejo (Excel)

3.2.5 Equipo y perfiles

Hay muchos aspectos a tener en cuenta a la hora de designar a las personas o perfiles que intervendrán en el proyecto. Si bien, cada metodología se lleva a cabo con perfiles específicos, el presupuesto, el tiempo y sobre todo la disponibilidad de las personas pueden afectar a la composición final del equipo.

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En un proyecto UX, podemos hablar de 4 perfiles principales:

 Project Leader : Es el encargado de liderar el equipo, organizar las tareas, hacer el seguimiento diario del proyecto y validar que los Entregables cumplen los requisitos. También será el encargado de hacer de puente entre el cliente y el equipo UX.

 User Research : Es el responsable de todas las técnicas de investigación con usuarios. Será el encargado de preguntar, observar, investigar y analizar la experiencia tanto del cliente como de los usuarios finales.

 Interaction Designer : Las tareas que lleva a cabo un IxD son las relacionadas con el análisis de las aplicaciones, aplicando metodologías que nos permitan definir una buena arquitectura de la información, interacción de los elementos, conceptualización de las herramientas, entre otros.

 Visual Designer : El VD es lo que transformará todo lo mencionado anteriormente en diseños visuales. Deberá tomar las decisiones relacionadas con la definición del estilo, los colores, la interfaz, los iconos, las tipografías ... En el mundo de UX, encontraréis muchas otras denominaciones de perfiles, pero las mencionadas anteriormente las engloban todas.

Figura 3: Esquema de equipo en proyectos UX

3.2.6 Recursos

En este apartado tendremos que enumerar los recursos necesarios para poder llevar a cabo todas las tareas. Al igual que en el apartado anterior, algunas técnicas precisan de recursos específicos, por ejemplo, si hemos decidido realizar un test con usuarios, pues los recursos necesarios pueden ir desde las salas hasta licencias de software , material de papelería, transporte, etc… Estos recursos deben quedar bien especificados en la propuesta, de cara a no encontrarnos con sorpresas durante la fase de ejecución del proyecto.

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3.3 Defensa y presentación

Dos semanas después de presentar la propuesta, vuelvo a recibir un correo electrónico del compañero de Valencia. "El cliente está de acuerdo con la propuesta y nos pregunta si podemos ir a defenderla. ¿Cómo lo tienes para viajar hasta aquí? "

Es un hecho habitual tener que hacer una presentación final sobre la propuesta que se ha presentado. Es una manera de acabar de explicar con más detalle todos los puntos especificados en la propuesta, así como justificar los costes. Si tenemos tiempo, es aconsejable preparar otro documento más reducido de cara a utilizar la presentación en lo que hacemos más énfasis en la explicación en detalle de las metodologías de cara a hacer entender lo que nos aportarán cada una de ellas de valor añadido.

Esta presentación debe ser como mínimo:

 Amena

 Efectiva

 Convincente

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4 Ejecución

4.1 Definición

"Hemos ganado el proyecto. Felicidades por la propuesta. ¿Qué día os va bien hacer el kick off?" Decía lo siguiente correo que me envió nuestro compañero. Así pues, tendremos que poner en marcha la maquinaria y preparar la fase de ejecución del proyecto.

En esta fase es en la que ya nos ponemos a trabajar, y donde debemos tratar de distribuir el proyecto en diferentes fases y sub-fases para poder hacer un seguimiento más exhaustivo.

4.2 Fases

En este módulo dividiremos la fase de ejecución en 5 fases, aunque tal y como comentamos en el apartado de planificación, estas fases pueden aumentar o disminuir en función del proyecto.

Figura 4: Fases de un proyecto UX

En los próximos sub-apartados veremos estas fases con más detalle.

4.2.1 Descubrir – Kick Off

El Kick off es la reunión oficial de inicio de proyecto. Es la hora de escuchar al cliente para acabar de ajustar todos los aspectos definidos en la propuesta y captar el máximo de información, con lo que debemos planificar el máximo de reuniones que nos permitan abordar los siguientes puntos:

 Objetivos y necesidades : Tal y como hemos comentado en el punto anterior, revisar los objetivos y las necesidades con el cliente es aconsejable, pues siempre sale algún matiz o cambio que puede ser importante durante la ejecución del proyecto.

 Re-planificación : Habitualmente, en la planificación que presentamos en la propuesta, no especificamos las fechas ya que difícilmente se tiene una fecha concreta de inicio de

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4.2.2 Analizar

Esta es la fase de conceptualización y análisis. Vamos pues a repasar las metodologías más relevantes:

 Entrevistas con usuarios : Se trata de entrevistar y observar los usuarios en su ambiente de trabajo. Nos permitirá ver cómo interactúan con las herramientas y captar sus opiniones, recomendaciones y necesidades.

 Análisis Heurístico : Es un análisis de buenas y malas prácticas, siguiendo los principios de diseño de interacción y usabilidad (Principios Heurísticos).

 Focus Group : Se trata de reunir a los usuarios y hablarles sobre nuestro producto. Nos darán su punto de vista sobre cómo ven tu web o aplicación y es una buena aproximación para entender nuestra audiencia.

 Card Sorting : Preguntaremos a los usuarios como agruparían el contenido de nuestra web o aplicación. Es muy útil para tomar decisiones desde el punto de vista de la navegación.

 Personas : Crearemos una serie de personajes ficticios que representen patrones de uso, necesidades, comportamientos y motivaciones.

 Analítica Web : Mediante los datos proporcionados por alguna herramienta de análisis web, podemos obtener información acerca de cómo el usuario interactúa con el producto, que es el más visitado, búsquedas, número de clics o identificar cuánto tiempo se mantienen en alguna de las páginas.

 Accesibilidad : Es un análisis que nos permite medir si nuestro producto puede ser utilizado por todos, incluidas aquellas personas con necesidades especiales.

 User Stories : Es el desglose de las tareas del usuario al interactuar con nuestro producto, describiendo las funcionalidades más importantes.

 Sketches : Una forma rápida de visualizar una nueva interfaz mediante el uso de papel y lápiz. Los Sketches son útiles para validar conceptos de productos y enfoques de diseño tanto con los miembros del equipo como con los usuarios.

4.2.3 Diseñar

Es la fase en la que convertiremos todos los estudios anteriores en un resultado visual y tangible. Para este propósito el equipo de diseño dispone de varias soluciones:

 Wireframes : Representación esquemática (sin elementos gráficos) que muestra el contenido y comportamiento de las pantallas. Es la herramienta de comunicación y

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discusión entre arquitectos de información, Equipo de UX, programadores, diseñadores y clientes.

 Diseños : Representaciones visuales de algunas páginas de nuestra web o aplicación incluyendo el tratamiento visual del texto (tipografía y medidas), color (debe reforzar la marca y mostrar agrupaciones y relaciones de contenido), los elementos gráficos (imágenes, iconos ... ) y los componentes de navegación.

 Prototipos : El prototipo simula el producto final a partir de una muestra representativa de diseños y permite efectuar un test sobre determinados atributos del mismo sin necesidad de que esté disponible.

 Guía de estilos : Es importante generar una guía de estilo que incluya todos los elementos de diseño visual para que sirva de base en el desarrollo, así como en posteriores evoluciones del sitio web o aplicación.

4.2.4 Validar

La fase de validación o de test tiene como objetivo comprobar que todo funcione correctamente y que todo esté desarrollado según lo previsto. Pero el test NO debe ser sólo antes de la fase de desarrollo. El test debe ser continuo durante el todo el proyecto para evitar que las "vueltas atrás" sean demasiado costosas. Existen muchos tipos de test. Vamos a ver unos cuantos:

 Test A/B : Mostraremos varias versiones de nuestro producto y escucharemos las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas por parte de los usuarios.

 Test de usuarios : Descubriremos cómo interactúan los usuarios con nuestro producto. Es importante definir una serie de tareas relevantes que nos permitan validar la composición de nuestra web o bien, detectar posibles mejoras.

 Eye-Tracking : Es una evolución del Test de usuarios. Se trata de una tecnología que nos permite además analizar los movimientos de los ojos de los usuarios. Así tendremos también información sobre qué es lo primero que miran o que es lo que realmente les interesa.

Los errores deben priorizarse según su importancia y establecer un plan a fin de encontrar las soluciones a los aspectos detectados:

 Errores críticos: Impiden finalizar alguno de los procesos clave de un sitio web o aplicación.

 Errores intermedios: No impiden llevar a cabo ningún proceso clave aunque son visibles para el usuario.

 Errores menores: Permiten la interacción total con el sitio web o aplicación y son prácticamente imperceptibles para el usuario.

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 Reuniones continuadas : Las reuniones son las bases para lograr transparencia y fluidez en las comunicaciones. En cada Sprint planificaremos las reuniones y las categorizaremos como:  Sprint Planning: Es la reunión de planificación de cada Sprint donde decidiremos qué es lo que se realizará.  Daily Scrum: Es una reunión diaria, de máximo 15 minutos, donde se tratará de lo que se hizo el día anterior y lo que se hará durante el día en curso.  Sprint review: Al final de cada Sprint revisaremos que es lo que se ha entregado y qué no y se mostrará el trabajo al Product Owner.  Sprint retrospective: Sirve para dar las impresiones sobre el Sprint de cara a mejorar el proceso.

 Kanban : Kanban es una palabra Japonesa que significa "Tarjetas visuales". Es una técnica que se utiliza para controlar el avance del trabajo en el contexto de un proyecto. Lo que se hace en un Kanban es dividir el trabajo en tareas y representar de manera visual escribiéndolas en tarjetas o post-its y colocarlas sobre una pizarra o muro. Las tarjetas deberán contener el nombre y la descripción de la tarea así como una estimación de su duración. En cuanto a la pizarra, constará de tantas columnas como estados puede tener la tarea, por lo que nuestra tarjeta irá moviendo por cada una de las columnas a medida que la tarea va avanzando. El objetivo es que quede clara la tarea a realizar, en el que está trabajando cada miembro del equipo y cuál es su prioridad.

Figura 6: Ejemplo de Kanban.

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5 Cierre

"Ya hemos entregado todos los diseños. ¿Cuándo podemos planificar la reunión de cierre con el cliente? "

Una vez que hemos hecho la última entrega de nuestro producto, llega el momento de realizar el cierre del proyecto. Por un lado tenemos que tener en cuenta toda la gestión económica y documental pero sin olvidar gestionar la satisfacción del cliente.

Vamos a detallar los puntos que consideramos más importantes para realizar un buen cierre de proyecto:

 Facturación : Durante la firma del contrato, se tendrá definido con el cliente si la facturación se realiza al final o se segmenta en varias facturas en función de las entregas (workpackages). En todo caso, y mediante el documento de aceptación del trabajo (Acceptance Letter) el cliente nos da su visto bueno para que procedamos a la facturación.  Feedback del cliente : Es aconsejable intentar planificar una reunión de cierre de proyecto con el cliente, de cara a captar su punto de vista, y enumerar los aspectos positivos y los aspectos que se podrían haber mejorado.  Lecciones aprendidas: Las lecciones aprendidas (Lessons learned) son los aspectos más relevantes que hemos detectado durante la ejecución del proyecto. Es importante hacer el ejercicio de autocrítica y reflexión y ponerlo en común entre todo el equipo de cara a mejorar en próximos proyectos.  Documentación para futuras propuestas : Ahora que tenemos fresco todo lo que hemos trabajado y entregado, es el mejor momento de documentarlo de cara a incluirlo en futuras propuestas. Es aconsejable que incluyamos una introducción, listar las metodologías que hemos aplicado y algunos ejemplos de entregables.  Next steps : Es también un buen momento para hacer un poco de Marketing. No está de más plantear a nuestro cliente cuáles podrían ser las siguientes acciones a tener en cuenta para generar nuevos proyectos. Evoluciones, futuros tests u otras webs o aplicaciones con los que podamos volver a trabajar.