RESUMEN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Programa gestión documental se entiende como un proceso archivístico
encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y
conservación.
OBJETIVOS
La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción
hasta su destino final.
El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma
de decisiones y la preservación de la memoria institucional.
La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a
una política informativa total.
La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación
innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del
acervo documental.
La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo
normal y eficaz de la información.
La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción total.
A partir del estudio, análisis de la documentación el PGD normaliza todas las fases
de la gestión documental; producción o recepción, distribución, trámite, consulta,
retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final, de la
información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y
la preservación del patrimonio documental de la entidad.
ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o recibe
documentos en cumplimiento de sus funciones.
