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Guía Práctica N° 5
¿Cómo se formula el requerimiento?
Mg. Ana Teresa Revilla V.
Presidenta Ejecutiva
Abog. Patricia Seminario Z.
Directora Técnico Normativa
Abog. Carla Flores M.
Subdirectora de Normatividad
Abog. Christian Chocano D.
Supervisor de Mejora de Procesos y Estandarización
C.P.C. Iris Pacheco C.
Ing. Karin Sánchez S.
Elaborada en junio de 2017
Guía Práctica
¿Cómo se
formula
el
requerimiento
?
¿Cómo se formula el requerimiento?
El requerimiento es la solicitud formulada para contratar un bien, servicio u obra que
satisfaga las necesidades de una Entidad. La formulación del requerimiento da inicio al
proceso de contratación y determina, en gran medida, el éxito del mismo.
1. ¿Qué comprende el requerimiento?
El requerimiento debe contener las Especificaciones Técnicas en el caso de bienes,
Términos de Referencia en el caso de servicios o Expediente Técnico en el caso de obras;
además, debe incluir los requisitos de calificación que correspondan según el objeto de
la contratación.
1.1 Especificaciones técnicas, términos de referencia o Expediente Técnico
Consiste en la descripción objetiva y precisa de:
Las características del bien, servicio y obra a requerir (dimensiones,
material, composición, entre otros).
Los requisitos funcionales relevantes para cumplir con la finalidad pública
(resistencia de materiales, potencia, temperatura, humedad relativa,
entre otros, de ser el caso).
Las condiciones en las que debe ejecutarse la contratación (lugar, plazo,
penalidades, forma de pago, obligaciones, entre otros).
Debe incluir las exigencias previstas en leyes, reglamentos técnicos, normas
metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas que regulan el objeto
de la contratación con carácter obligatorio.
Además puede incluir disposiciones previstas en normas técnicas de carácter
voluntario, siempre que (i) sirvan para asegurar el cumplimiento de los requisitos
funcionales o técnicos, (ii) se verifique que existe en el mercado algún organismo
que pueda acreditar el cumplimiento de dicha norma técnica y (iii) no
contravengan las normas de carácter obligatorio.
Recuerda que:
No se debe hacer referencia a fabricación o procedencia, procedimiento de
fabricación, marcas, patentes o tipos, origen o producción determinados, ni
descripción que oriente la contratación hacia ellos, salvo que la Entidad haya
aprobado una estandarización, conforme a la Directiva N° 004-2016-OSCE/CD^1
(^1) Tratándose de material bibliográfico puede incluirse referencias, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en el artículo 8.4 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
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4. ¿Qué criterios generales deben guiar la formulación del requerimiento?
4.1 Finalidad pública
Los requerimientos deben estar orientadas a satisfacer fines de interés público,
que se reflejan en las actividades previstas en el Plan Operativo Institucional de
la Entidad, así como las acciones y objetivos estratégicos del Plan Estratégico
Institucional – PEI. Por ejemplo:
4.2 Objetividad
El requerimiento debe formularse de forma objetiva y precisa, proporcionando
acceso en condiciones de igualdad al proceso de contratación y no tienen por
efecto la creación de obstáculos que perjudiquen la competencia del mercado.
4.3 Razonabilidad
El requerimiento debe sujetarse a criterios razonables y congruentes, debiéndose
evitar incluir exigencias y formalidades costosas, innecesarias, incongruentes o
desproporcionadas así como adoptar prácticas que limiten o afecten la libre
competencia de proveedores.
4.4 Oportunidad
Debe asegurarse la oportuna satisfacción de la necesidad de la Entidad, teniendo
en cuenta los plazos para gestionar la contratación desde la formulación del
requerimiento hasta el perfeccionamiento del contrato, en condiciones normales,
de acuerdo al tipo de procedimiento.
Requerimiento
EETT y Requisitos de Calificación para la contratación de vacunas
Cuadro de Necesidades
Vacunas
Plan Operativo Intitucional - Actividad
Vacunar a niños < 36 meses
Plan Estratégico Institucional - Acción Estratégica
Niños < 36 meses con vacuna completa
Plan Estratégico Institucional - Objetivo Estratégico
Reducir la desnutrición crónica en niños de 0 a 3 años
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Recuerda que:
Es importante verificar si la prestación requerida ha sido contratada anteriormente
por la propia Entidad o por otra. Así, revisando los antecedentes que obran en la
Entidad o a través del SEACE se puede obtener información relevante para definir
el requerimiento, tales como las características y condiciones de contratación,
información sobre el mercado y los proveedores, entre otros.
5. ¿Se puede modificar el requerimiento?
El requerimiento puede ser modificado con el estudio de mercado durante los actos
preparatorios con aprobación del área usuaria.
Asimismo, durante el procedimiento de selección, con ocasión de consultas y
observaciones, siempre que el área usuaria haya autorizado su modificación, y cuente
con la aprobación de la dependencia que aprobó el expediente de contratación.
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Anexo N° 02
Estructura recomendada del requerimiento de Bienes
REQUERIMIENTO N ° … -2017-…
I. Especificaciones Técnicas
- Denominación de la contratación
- Finalidad pública
- Antecedentes
- Objetivos de la contratación
- Características y condiciones de los bienes a contratar 5.1 Descripción y cantidad de los bienes 5.2 Características técnicas 5.3 Requisitos según leyes, reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas 5.4 Impacto ambiental 5.5 Condiciones de operación 5.6 Embalaje y rotulado 5.6.1 Embalaje 5.6.2 Rotulado 5.7 Modalidad de ejecución 5.8 Transporte 5.9 Seguros 5.10 Garantía comercial 5.11 Disponibilidad de servicios y repuestos 5.12 Prestaciones accesorias a la prestación principal 5.12.1 Mantenimiento preventivo 5.12.2 Soporte técnico 5.12.3 Capacitación y/o entrenamiento 5.13 Lugar y plazo de ejecución de la prestación 5.13.1 Lugar 5.13.2 Plazo
- Requisitos y recursos del proveedor 6.1 Requisitos del proveedor 6.2 Recursos a ser provistos por el proveedor
- Otras consideraciones para la ejecución de la prestación 7.1 Otras obligaciones 7.1.1 Otras obligaciones del contratista 7.1.2 Otras obligaciones de la Entidad 7.2 Adelantos 7.3 Subcontratación 7.4 Confidencialidad 7.5 Medidas de control durante la ejecución contractual 7.6 Conformidad de los bienes 7.6.1 Área que recepcionará y brindará la conformidad 7.6.2 Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes 7.6.3 Pruebas de puesta en funcionamiento para la conformidad de los bienes 7.7 Forma de pago 7.8 Fórmula de reajuste 7.9 Otras penalidades aplicables 7.10 Responsabilidad por vicios ocultos
II. Requisitos de Calificación
Conforme al Anexo N° 1 de la presente Guía, según corresponda al objeto de la contratación.
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Anexo N° 03
Estructura recomendada del requerimiento de Servicios
REQUERIMIENTO N°… -2017-…
I. Términos de Referencia
- Denominación de la contratación
- Finalidad pública
- Antecedentes
- Objetivos de la contratación
- Características y condiciones del servicio a contratar 5.1 Descripción y cantidad del servicio a contratar 5.2 Actividades 5.3 Procedimiento 5.4 Plan de trabajo 5.5 Requisitos según leyes, reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas 5.6 Impacto ambiental 5.7 Seguros 5.8 Prestaciones accesorias a la prestación principal 5.8.1 Mantenimiento preventivo 5.8.2 Soporte técnico 5.8.3 Capacitación y/o entrenamiento 5.9 Lugar y plazo de prestación del servicio 5.9.1 Lugar 5.9.2 Plazo 5.10 Resultados esperados
- Requisitos y recursos del proveedor 6.1 Requisitos del proveedor 6.2 Recursos a ser provistos por el proveedor 6.2.1 Equipamiento A. Equipamiento estratégico B. Otro equipamiento 6.2.2 Infraestructura estratégica (solo servicios en general) 6.2.3 Personal A. Personal clave a. Personal 1 i. Actividades ii. Perfil b. Personal 2 i. Actividades ii. Perfil B. Otro personal
- Otras consideraciones para la ejecución de la prestación 7.1 Otras obligaciones 7.1.1 Otras obligaciones del contratista 7.1.2 Recursos y facilidades a ser provistos por la Entidad 7.1.3 Otras obligaciones de la Entidad 7.2 Adelantos 7.3 Subcontratación 7.4 Confidencialidad 7.5 Propiedad intelectual 7.6 Medidas de control durante la ejecución contractual 7.7 Conformidad de la prestación
