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Unidad 6 - Importar y exportar
Introducción
Veremos los métodos más usados y útiles para importar y exportar datos con otras aplicaciones.
6.1 - Importar archivos de Texto
Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto.
Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.
Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre hace uso de algún caracter especial para separar la información perteneciente a cada columna. Es precisamente ese caracter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo de puntuación “,” (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:
La diferencia entre un arhivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separación entre columnas utilizando el tabulador:
Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encontrarte alguno diferente que tal vez utilice el signo “;” para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podrá ser importado a Excel sin importar el caracter separador utilizado.
Importar archivos de texto en Excel
Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.
Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrará el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algún caracter específico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.
En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar el separador adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos llevará al último paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.
Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atención a las fechas de manera que después de la importación se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel. Al hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel donde se colocarán los datos importados.
Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar y los datos serán importados por Excel.
Dichos iconos nos indican que Excel ha reconocido los datos y son candidatos a la importación. Por el contrario, si no observas ningún icono amarillo querrá decir que Excel no reconoce los datos en el formato publicado por la página Web y por lo tanto no será posible importarlos a Excel.
Una vez que hayas identificado la tabla de datos correcta, deberás hacer clic sobre su ícono amarillo y observarás que se tornará de color verde indicándonos que dicha tabla ha sido seleccionada. Para hacer efectiva la importación, deberás pulsar el botón Importar.
Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos que te preguntará por la ubicación de la hoja donde deseas colocar los datos. Una vez indicada la celda adecuada deberás hacer clic en Aceptar.
Excel comenzará a importar los datos y al terminar los desplegará dentro de la hoja correspondiente.
Con esto hemos importado información contenida dentro de una página Web, pero eso no es todo ya que podemos indicar a Excel que actualice los datos sin tener que volver a visitar el sitio Web original.
Actualizar datos de la Consulta Web
Una vez construida la consulta Web podrás refrescar los datos con tan solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra dentro del grupo Conexiones en la ficha Datos. Este comando ocasionará que Excel descargue una versión actualizada de los datos automáticamente sin necesidad de abrir la página Web.
En nuestro ejemplo solamente tengo la conexión creada para la consulta Web, pero si tuvieras más de una conexión deberás seleccionar aquella que corresponde a la consulta Web y hacer clic en el botón Propiedades lo cual abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
En esta nueva ventana deberás poner especial atención a la sección Control de actualizaciones que es donde podrás configurar la actualización automática de la Consulta Web. A continuación explico cada una de las opciones de dicha sección.
- Habilitar actualización en segundo plano : esta opción está seleccionada de manera predeterminada y nos sirve para indicar a Excel que puede hacer la actualización de datos aun cuando estemos trabajando en otro libro o inclusive en otra aplicación.
- Actualizar cada : Al habilitar esta opción podremos indicar a Excel la cantidad de minutos que deberá esperar entre cada actualización de datos. Debes considerar que en cada actualización Excel utilizará recursos de tu computador y ancho de banda de tu conexión a Internet así que asegúrate de colocar una cantidad razonable de minutos de acuerdo a tus necesidades.
- Actualizar al abrir el archivo : Esta opción le indicará a Excel que actualice los datos cada vez que abrimos el archivo de manera que tengamos información actualizada al iniciar nuestro trabajo. Opcionalmente podemos indicar a Excel que remueva los datos antes de guardar el libro,
6.3 - Importar datos desde Access
No necesitas conocer mucho sobre Access ya que Excel ha simplificado grandemente este proceso para los usuarios. Lo primero que debemos hacer es ir a la ficha Datos y pulsar el botón Desde Access.
Este comando mostrará el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de datos en donde deberás especificar el archivo Access que deseas abrir:
De inmediato Excel mostrará otro cuadro de diálogo que enlistará las tablas contenidas en el archivo Access.
Una tabla es el lugar en donde se almacenan los datos en Access. Podríamos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel porque también está formada por columnas y filas. Y aunque el concepto de tabla es un poco más avanzado que una hoja de Excel, es suficiente la comparación por ahora para saber que ahí se encuentra almacenada la información de Access. Una vez seleccionada la tabla de Access que deseamos importar debemos pulsar el botón Aceptar y ahora Excel nos preguntará por algunas configuraciones de importación:
En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como una Tabla de datos o también como un Informe de tabla dinámica. Así mismo podemos especificar la celda de nuestra hoja donde queremos que se inserten los datos o simplemente especificar que se inserten en una nueva hoja. Al pulsar el botón Aceptar Excel realizará la importación de los datos.
6.4 - Exportar Archivos de texto
Los archivos de texto son uno de los métodos de intercambio de datos más populares en la actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones en diferentes sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.
Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software específica, ni tienen problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma manera por décadas y por lo tanto cualquier herramienta de edición de documentos puede leer un archivo de texto. Por esta razón es muy probable que en más de una ocasión tengas la necesidad de exportar los datos de Excel a un archivo de texto de manera que tus datos puedan ser integrados o analizados desde otro sistema de información.
Formatos de archivo de texto
Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:
- Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la columna está separado por el carácter de tabulación. A simple vista tendrás la impresión de que existen varios espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo el carácter tabulador el que los separa.
- Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo de texto está separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que es almacenado con su propia extensión de archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en inglés Comma-Separated Values.
A continuación veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos será la siguiente:
Crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones
Para crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel debemos pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opción Guardar como. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como y para la opción Tipo debemos elegir Texto (delimitado por tabulaciones) :
Una vez que pulses el botón Guardar se mostrarán algunas advertencias. La primera de ellas nos advierte que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que tienen múltiples hojas y que por lo tanto solo se exportarán los datos de la hoja activa. Esto quiere decir que, si tienes un libro con datos en varias hojas, deberás exportar cada hoja a un archivo de texto diferente.
Será muy probable que también se muestre una segunda advertencia indicando que nuestro archivo contiene formatos que no son compatibles con los archivos de texto delimitados por tabulaciones. Solamente deberás pulsar el botón Sí para continuar con el proceso y como resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:
Dependiendo del país donde te encuentres y la configuración regional de tu equipo, es probable que Excel genere este tipo de archivo utilizando el punto y coma (;) en lugar de la coma (,) pero esto no es un asunto de Excel sino de Windows y el carácter definido como el separador de listas. A continuación veremos cómo cambiar el carácter utilizado por Excel para generar los archivos de texto.
Carácter delimitador para archivos de texto
Por supuesto que para cambiar el carácter delimitador utilizado por Excel al crear el archivo de texto se podría hacer un simple remplazo con cualquier editor de texto, pero si ésta es una actividad que realizas frecuentemente tal vez sea conveniente hacer un cambio de fondo. El carácter utilizado por Excel como delimitador en un archivo de texto es el que se encuentra definido en Panel de Control > Reloj, idioma y región > Cambiar formato de fecha, hora o número y dentro del cuadro de diálogo mostrado pulsar el botón Configuración adicional:
En dicho cuadro de diálogo encontrarás la opción Separador de listas y el carácter especificado es el utilizado por Excel. Para mi configuración regional, que es Español (México), tengo la coma (,) como el separador de listas pero si hago el cambio hacia punto y coma, al crear de nuevo el archivo CSV obtendré el siguiente resultado:
