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MATERIA: CONTABILIDAD I
DOCENTE: LIC. GABRIELA VÁSQUEZ ARANCIBIA
UNIDAD I
INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
1.1.ANTECEDENTES E INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
En la actualidad la necesidad de conocimientos de contabilidad para las personas naturales y jurídicas de diversas profesiones es de vital importancia en la toma de decisiones, requieren contar con información económica y financiera en forma oportuna y confiable en todos los sectores que se maneja información financiera, esta información contable debe ser elaborada en base a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), Normas Contables emitidas por el (CTNAC) del colegio de Auditores de Bolivia, Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) o denominadas Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y otras leyes vigentes en el país. La modernización de la actividad económica y financiera, ha hecho de la Contabilidad una herramienta indispensable en el mundo de los negocios. Cualquier tipo de actividad económica que desarrolle el hombre, requiere del empleo de un sistema contable adecuado que le permita conocer el registro histórico de todas sus operaciones y la forma de analizar los resultados obtenidos y pronosticar sus futuras actividades. Por consiguiente, los propietarios, directores o gerentes a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediantes datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la empresa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos, entre otros. Por otro lado la contabilidad permite a las empresas determinar periódicamente cuanto tiene y cuanto debe, así como también, le permite determinar si con el desarrollo de sus operaciones ha obtenido utilidad o pérdida. La Contabilidad como medio de información, agrupa las operaciones mercantiles de una empresa en forma ordenada y cronológica, registrando éstas operaciones en libros especialmente habilitados, de los cuales se extractará los datos para la presentación de Estados Financieros, los que permitirán conocer la situación económica financiera de la empresa y emitir en base a los estados una opinión sobre la política económica seguida y una recomendación sobre las nuevas política a emplearse.
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1.2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Los orígenes de la contabilidad según algunos autores se remonta desde aquellos años en los que el hombre aprendió a contar en los años 3.000 a 4.000 AC. Entre las primeras formas de anotación contable están: Terraja, Pizarras Babilónicas, el quipus, etc. Ya en Mesopotámica, Egipto, Grecia y Roma aparecen los primeros documentos que recogen información económica. Posteriormente, con el desmoronamiento de la civilización romana se produce un gran vacío en Occidente que al llegar al término de la Edad Media, hay que partir nuevamente de cero en lo que se refiere a información contable. La contabilidad deriva de la palabra “COMPUTARE” que quiere decir CONTAR, pero las primeras formas de anotación contable para proporcionar información financiera se aprecia en le siglo XIV en Italia, el monje Fray Lucca Paccioli de San Sepolcro crea el primer libro de anotación contable para procesar información financiera de la época. En esta época concretamente en 1494, ve la luz la primera obra impresa de contabilidad SUMA DE ARITMETICA, GEOMETRICA, PROPORTIONI ET PROPORTIONALITA, DE FRAY LUCA PACIOLI, en la que se describen y recogen las practicas existentes de la época relativas a la información emitida por los comerciantes y en particular sobre la partida doble. Una expresión mas avanzada en el proceso evolutivo de la contabilidad se tiene a fines del siglo XVIII, cuando Edmond Le Grange en francia implanta el LIBRO MAYOR tabular obteniendo informacion financiera acumulativa de los registros contables. De ahí en adelante la contabilidad se ha desarrollado de acuerdo a las actividades de los negocios pero en forma rudimentaria realizando los registros manualmente, lo cual significaba mayor trabajo y demora en el proceso de la informacion financiera. En la actualidad gracias a la computadora la contabilidad a resultado una forma sencilla y rápida de controlar las operaciones financieras y económica que realiza la empresa mediante SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS, brindando información amplia y oportuna. A partir de este momento y gracias a la acumulación de recursos, la sociedad ha progresado hasta nuestros días a pasos agigantados lo que ha supuesto una honda transformación a todos los niveles. El eje de este avance ha sido la empresa, esta como combinación de medios productivos encaminados a la obtención de bienes y servicios ha logrado producir más y mejor esta progresión se ha debido entre otros factores a la división del trabajo y especialización de tareas, así como a la mayor complejidad se los procesos productivos. En síntesis, la contabilidad nació, en principio, como instrumento de información al exterior. Hoy también se considera una importante herramienta de dirección, dentro del ámbito interno, para mejorar su gestión y organización.
1.3.DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD La Contabilidad es un sistema de información que consiste en el arte de registrar, clasificar y de resumir en forma significativa y en terminos de dinero, las operaciones mercantiles de carácter económico y financiero que realizan las empresas , así como es parte de la contabilidad el interpretar sus resultados. Interpretando la definición anterior podemos decir que la contabilidad es una herramienta que nos permite realizar lo siguiente:
*** Registrar** Comprobantes de Contabilidad
*** Clasificar** Mayores y Balance de Sumas y Saldos
*** Resumir** Estados Financieros
La Contabilidad de manera general es un “ Instrumento de control administrativo, económico y financiero utilizado por ejecutivos de una entidad para la toma de decisiones, así como por otros usuarios interesados en conocer la marcha de la organización. Es la disciplina que mediante técnicas particulares y especializadas analiza, clasifica, apropia, registra y procesa
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Dueños y Socios Usuarios Internos Directores y Administradores Empleados y Sindicatos
Usuarios Externos: quienes se distinguen por tener un interés indirecto, relacionado no tanto con la empresa sino con su influencia en el entorno socio economico; entre ellos están: Los inversionistas, prestamistas, acreedores, proveedores, clientes, instituciones de comercio, asociaciones gremiales y público en general. No todas las necesidades de información de estos usuarios pueden quedar cubiertas por la contabilidad, toda vez que los estados financieros reflejan los efectos de sucesos y transacciones financieras anteriores y no contienen información distinta de la financiera. Entidades Financieras Proveedores y Otros Acreedores Usuarios Externos Gobierno, Camara de industria y comercio y otros Clientes
1.5 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
La Contabilidad es de gran importancia para los entes porque proveen información económica y financiera para la toma de decisiones en la empresa , además de manera fundamental sirven de instrumento a través de la cual la gerencia informa sobre su responsabilidad en relación a los bienes, propiedades y patrimonio puestos bajo su dirección.Tradicionalmente la Contabilidad se ha definido como el “lenguaje de los negocios”, por el hecho de ser, dentro de la organización una actividad de servicio encargada de identificar medir y comunicar la información económica y financiera que permite a los diferentes usuarios formar juicios y tomar decisiones. La actividad de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y sistematización de la Contabilidad a liberado al contador de esa fase del proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información. La Contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos que requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable y oportuna. Los accionistas o propietarios de la empresa requierenen de información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y que ha sido confiado a la administración. Por lo que, la importancia de la Contabilidad puede resumirse en los siguientes aspectos:
- Permite la planeación y control de las operaciones normales de las organizaciones.
- Permite selecciones alternativas que permitan la toma de decisiones y formulación de políticas.
- Permite rendir informes a usuarios externos a la organización.
1.6 NORMAS QUE REGULAN LA CONTABILIDAD
Para que la contabilidad sea confiable y útil para la toma de decisiones, esta debe estar enmarcada dentro de las diferentes normas que la regulan, como ser las Normas Jurídicas, Normas de Éticas y Normas Contables. 1.6.1 Normas Jurídicas Son normas de carácter legal que regulan aspecto específicos de la actividad contable, están contenidas en las leyes del Estado; tales como el Código de Comercio, el Código Tributario, La Ley General del Trabajo, Ley 843 Texto ordenado en 1995, Ley de Pensiones, Ley de Seguridad Social; ley de Mercado de Valores, Ley de Entidades Financieras y otras disposiciones conexas a la contabilidad. Las normas jurídicas representan disposiciones de gran importancia en la practica contable, están al servicio para el calculo de numerosas transacciones de tipo financiero, laboral, impositivo y social. 1.6.2 Normas de Etica o de Ejercicio Profesional Son aquellas normas complementarias a la profesión contable, que determinan un adecuado desempeño en el ejercicio profesional, estas pueden ser la ética, la moral y las buenas costumbres en el desarrollo de las actividades profesionales.
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Estas normas son de vital importancia, en virtud a la responsabilidad que tiene la persona que esta cargo de la contabilidad para servir a los intereses de los usuarios de la información contable. Las normas éticas o de apoyo en la profesión contable esta regida por el Código de ética profesional del Colegio de Auditores de Bolivia. 1.6.3. Normas Contables Son las normas técnicas relacionadas con el ejercicio de la profesión contable que en nuestro país están reguladas por el Colegio de Auditores de Bolivia mediante el Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad (CTNAC), estas normas contables son las siguientes:
N.C. Nro. 1: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. N.C. Nro. 2: Tratamiento contable de hechos posteriores. N.C. Nro. 3: Estados financieros a moneda constante. N.C. Nro. 4: Revalorización técnica de activos fijos. N.C. Nro. 5: Principios de contabilidad para la industria minera. N.C. Nro. 6: Tratamiento contable de las diferencias de cambio. N.C. Nro. 7: Valuación de inversiones permanentes. N.C. Nro. 8: Consolidación de estados financieros. N.C. Nro. 9: Normas de contabilidad para la industria petrolera. N.C. Nro.10: Arrendamiento financiero. N.C. Nro.11: Información para una exposición de los Estados Financieros. N.C. Nro.12: Operaciones en moneda extranjera. N.C. Nro.13: Cambios contables y su exposición. N.C. Nro.14: Políticas contables y su exposición.
La formulación de los estados financieros se sujetaran a ciertas reglas contables fundamentales, cuyo objetivo es garantizar la informacion contenida en dichos estados. En nuestro pais el consejo técnico de auditoria y contabilidad (CTNAC), mediante Norma de Contabilidad Nro.1, puso a conocimiento de la comunidad profesional los PCGA vigentes en la elaboracion de los estados financieros, estos principios son los siguientes: PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA) El conocimiento, la comprensión, el entendimiento y el aprendizaje de los principios de contabilidad generalmente aceptados constituyen la piedra angular sobre la que descansa el ejercicio profesional de contaduría pública. El aprendizaje de estos principios “es necesario”, ya que su conocimiento, comprensión y entendimiento permitirán en el desarrollo de la carrera profesional tanto en las aulas, como el ejercicio cotidiano futuro- soportar, fundar y motivar los registros efectuados y la información financiera que presente a los usuarios. La razón que apunta la necesidad del conocimiento de la teoría de los principios de contabilidad es clara, obvia y lógica (valga en ese caso la redundancia). Estamos hablando de los conceptos que fundamentan la profesión, los elementos que le proporcionan su carácter profesional, que la distinguen de la “teneduría de libros”,misma que, como parte de la contabilidad, se relaciona básicamente con los procedimientos; es decir, el cómo hacer. La contabilidad comprende estos principios como fundamentos de la aplicación de los procedimientos. Es el porqué y el para qué. La doctrina se debe conocer y comprender, por lo mismo, estudiarla en el momento adecuado y oportuno, y ese momento es cuando se inicia la carrera de contador público. Precisando la definición (P.C.G.A.) de cada vocablo, se tiene: Principio.- Cualquiera de las máximas o normas por las que cada uno se guía. Regla general adoptada para servir como guía de una acción. Aceptar- Aprobar, dar por bueno, admitir.
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3.) BIENES ECONÓMICOS
Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales , que poseen valor económico y por ende susceptibles a ser valuados en términos monetarios. Por tanto, en Contabilidad se registran sólo aquellos hechos que pueden ser expresados en dinero. Por ejemplo, la Contabilidad no registra el estado de salud del Presidente de la compañía; no anota el hecho de que el Gerente de ventas no le dirige la palabra al Jefe de Producción; no informa que una huelga está por estallar y tampoco nos revela que un competidor ha lanzado a mercado un producto mejor que el nuestro, en consecuencias la Contabilidad en este campo no proporciona un detalle de lo que sucede en el negocio ni nos ofrece un cuadro exacto de las condiciones del mismo. Por lo tanto los Estados Financieros sólo proporcionan la información necesaria sobre la totalidad de los bienes económicos susceptibles en ser medidos en términos monetarios.
Ejemplo: Caso típico de la aplicación de este PCGA es el proveniente de los inventarios físicos de existencias, en que se encuentra unidades que no están registrados en libros, y siempre que no sean de terceros, se procede a aperturar su tarjeta (Kardex) de control físico y a formular el asiento contable de regularización. Ejemplo : Como bien inmaterial, puede ser la marca ADIDAS, que es reconocida y preferida por el público, por tanto puede ser valuada en términos monetarios ya que le traerá más ganancias a la empresa si adquiere la marca. Por el lado de bienes materiales, serían las maquinarias de una empresa, las cuales se valoran por su precio de adquisición.
4.) MONEDA DE CUENTA
La contabilidad se basa en la premisa de que el dinero es el común denominador para llevar a cabo las actividades económicas y de que la unidad monetaria es una base adecuada para la valoración y el análisis contable. Este principio, implica que la unidad monetaria es el medio más efectivo de expresar a las partes interesadas los cambios en el capital y los intercambios de mercaderías y servicios. Este principio se basa en el hecho de que la unidad monetaria es pertinente, sencilla, universalmente disponible, entendible y útil. Su aplicación es sostenida por un principio aún más básico de que la información cuantitativa es útil para comunicar la información económica y para la toma decisiones ecónomicas razonables. Los Estados Financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los bienes patrimoniales asignando un “precio” a cada unidad. Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro del que funciona y en este caso el precio esta dado en unidades de dinero de curso legal. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituye un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación de mecanismos apropiados de ajuste que reflejan el efecto de las variaciones del poder adquisitivo para que todos los rubros de los estados financieros se expresen en términos de moneda de poder adquisitivo uniforme. La ventaja de expresar hechos en términos monetarios consiste en que el dinero nos provee de un común denominador mediante el cua los hechos heterogéneos relacionados con un negocio pueden reducirse a términos numéricos que pueden sumarse o restarse. La “utilidad neta”, por ejemplo es una cifra única que suma en sí las influencias combinadas, relacionadas con la misma, de miles- quizás de millones- de sucesos aislados y de carácter muy diverso. Aunque el principio del común denominador práctico, el uso de la unidad monetaria implica algo homogéneo (o sea, la similitud básica entre un peso y otro) que de hecho posiblemente no exista. Por tanto, el cálculo de la utilidad neta antes aludida puede incluir costos por mano de obra pagados en pesos actuales y parte del costo de un edificio comprados años antes cuando el peso valía posiblemente diez veces más que en la actualidad.
La moneda es el único denominador de uso práctico para hacer homogéneo el registro de operaciones diferentes, sean éstos referidos a adquisición de activos o gastos incurridos en fechas y periodos diferentes. La fluctuación de la moneda en el tiempo por pérdida de su poder adquisitivo no altera la validez de los PCGA, es factible su corrección mediante factores de actualización monetaria, a efectos de lograr aproximarse a una objetividad más consistente en la presentación de los estados financieros.
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5.) EMPRESA EN MARCHA
La mayoría de los profesionales de contabilidad se basan en el principio de que la empresa tendrá una larga duración. La experiencia indica que a pesar de haber numerosos fracasos empresariales, las empresas tienen una elevada tasa de continuidad. Aunque los contadores no creen que las firmas empresariales van a dura indefinidamente, esperan que sí duren el tiempo suficiente para cumplir con sus objetivos y compromisos. El principo de continuidad o empresa en marcha se aplica en casi todas las situaciones de negocios y sólo deja de se raplicable cuando es inminente la liquidación. En estos casos, una revaluación total de los activos y pasivos pueden dar una información que se aproxime mucho al valor neto de realización de la empresa. Se considerará que la gestión de la empresa tiene prácticamente una duración ilimitada. En consecuencia, la aplicación de los principios contables no irá encaminada a determinar el valor del patrimonio a efectos de su enajenación global o parcial ni el importe resultante en caso de liquidación. Cuando no sea aplicable este principio, habría que aplicar los correspondientes a empresa en liquidación. Dentro el contexto internacional, las normas contables emitidas por el International Accounting Standards Comité (I.A.S.C.) recogen expresamente el principio de empresa en funcionamiento, si bien con una denominación literalmente algo distinta, ya que se denomina “Principio de Gestión Continuada”. En cualquier caso, el contenido del principio es el mismo, ya que consiste en considerar a la empresa a efectos contable como un negocio en marcha, o lo que es lo mismo, capaz de continuar sus operacion en un futuro previsible. Ello viene así a evitar la posible suposición de que la empresa pudiera tener intención de liquidarse o de reducir sustancialmente el volumen de sus operaciones, por lo que se viene a prohibir el hecho de utilización de valores de liquidación en los Estados Financieros. Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financieros pertenecen a una empresa en marcha, considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura. La importancia de esto puede hacerse notablemente mediante el contraste con otra alternativa posible; por ejemplo, con la situación de un negocio a punto de ser liquidado o vendido. En caso de venta, la Contabilidad trataría de medir lo que el negocio vale actualmente para el comprador. En caso si se supone que la empresa continuará sus operaciones indefinidamente, esa medición actual es innecesaria y de hecho no se lleva a cabo. Un negocio se mira con un mecanismo que agrega valor a los recursos que utiliza y su éxito se mide por la diferencia entre el valor de lo que vende o del servicio que presta y el costo de los recursos que se usan para obtener esos ingresos. Los recursos adquiridos perono no consumidos totalmente en la obtención de los ingresos se muestran en los registros contables,esencialmente, no a su valor actual en el mercado, sino a su valor de costo. El valor actual esos recursos no es significativo si se asume que no se van a vender, sino que se usarán para crear más ingresos en el futuro; por tanto el principio del negocio o empresa en marcha establece que todo Ente posee una vida indefinida, razón por la cual al contemplar estados contables, la información de ellos constituyen valores reales de entidades en plena actividad. Cuando los Estados Financieros no expresen los resultados y situación financiera de un Ente en plena actividad, este hecho debe ser aclarado.
El PCGA "empresa en marcha", también conocido como " Continuidad de la empresa" se basa en la presunción de que la empresa continuará sus operaciones por un tiempo indefinido y no será liquidado en un futuro previsible, salvo que existan situaciones como: significativas y continuas pérdidas, insolvencia, etc.
6.) VALUACIÓN AL COSTO Tradicionalmente quienes elaboran y usan los informes financieros han encontrado que el costo es la base más útil para evaluar e informar. En consecuencia, los PCGA vigentes exigen que casi todos los activos y pasivos se contabilicen y se declaren según su precio de adquisición. Esto generalmente se llama principio de costos históricos. El costo tiene una importante ventaja sobre otras valuaciones: es digno de confianza, es definido y comparable. Una vez establecido, queda fijo durante todo el tiempo que el activo se encuentra en servicio. Para confiar en la información es razonable y basada en hechos.
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Para propósitos de información a terceros , el año es el período contable usual. Muchas leyes mercantiles requieren que las sociedades presenten información anual a los accionistas y también algunas de las declaraciones de impuestos se hacen con base anual. Antiguamente el año contable, o año fiscal, correspondía al año natural; pero un número cada vez mayor de negocios van encontrado que hay ventajas en el uso del año referido al ciclo del negocio, en vez del año calendario. La administración necesita invariablemente obtener información con mayor frecuencia que una vez al año, y por ello, los informes para uso administrativo se preparan a intervalos menores a un año.
También se le conoce con el nombre de periodo. Este principio se refiere a que los resultados de la gestión se miden en iguales intervalos de tiempo, para que así los resultados entre ejercicio y ejercicio sean comparables.
8.) DEVENGADO Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado. La contabilidad a base de devengado o acumulado es asegurar que los sucesos que modifican los estados financieros de una entidad se contabilicen en los ejercicios en que ocurren y no en los ejercicios en que como resultados de ellas la entidad recibe o paga efectivo. Por ejemplo, usos de los registros acumulados para determinar la utilidad neta significa reconocerla cuando se gana y no cuando se recibe el efectivo y, reconocer los gastos cuando se incurre en ellos y no cuando se pagan.
Ejemplo : Consumo agua el mes de enero. El aviso de cobranza me llega en febrero, por tanto lo pago en febrero. Sin embargo contabilizo como egreso el consumo de agua en el mes de enero, porque es ahí donde se consumió.
9.) OBJETIVIDAD Salvo en lo relacionado con la información sobre flujos de efectivo, una entidad elaborá sus Estados Financieros utilizando la base contable de acumulación (devengo). El principiode devengado requiere la imputación de ingresos y gastos en función de la corriente real de bienes y servicios que representan, con independencia del momento en que se produzcan la corriente monetaria o financiera derivada de ellos. Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta. En el proceso de contabilización es común que intervengan juicios, opiniones, criterios y estimaciones. Por necesidad tiene que ser así, pero no se asegura que sea conveniente que la Contabilidad fuera de esta naturaleza. Hasta donde resulta práctico, el proceso de contabilización se basa en transacciones de regateo o negociación en que las cantidades en dinero representan precios que se determinan en el lugar del mercado, a diferencia de las cifras que se basan en opiniones. El profesional el Contaduría prefiere las cifras que puedan comprobarse con los documentos mercantiles legales. Este respaldo da validez a la información contable, por presentar más objetividad en la información financiera.
Ejemplo : El día 29 de agosto se compran 10 acciones a $10.000, sin embargo al finalizar el mes de octubre sus acciones sólo valen $8.000, pero se espera que al terminar el año cuesten $12.000. Por lo tanto para tener un registro objetivo se deben hacer algunos ajustes en la contabilidad y registrarlos a tiempo.
10.) REALIZACIÓN Este principio requiere que los hecho económicos se registren cuando nazcan los derechos u obligaciones que los mismos originen. En caso de que no supongan una transacción frente al exterior, se registrará cuando se produza el auténtico consumo de un activo, la transformación de un pasivo o cuando se cumplan los supuestos establecidos para la imputación de un determinado importe al resultado del período. Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizado, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o practica comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto realizado participa del concepto de devengado.
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Generalmente, el producto o ingreso se reconoce en el periodo contable en el cual se realiza. La realización ocurre cuando las mercaderías o los servicios suministran a los clientes a cambio de efectivo o de algún otro valor. Para los servicios el ingreso se reconoce en el periodo en que se presta. Tratándose de productos tangibles, el ingreso no se reconoce cuando se recibe el pedido del cliente, ni cuando se firma un contrato, ni cuando las mercaderías se manufacturan, sino cuando los artículos se embarcan o se expiden (venden) al cliente. Hay muchos puntos delicados que conciernen a la fecha exacta en que la propiedad de la mercadería pasa del vendedor al comprador. En general el contador usa la fecha en que los artículos se envían al cliente o la fecha de la factura, cualquiera de las dos que sea más reciente. El principio de la Realización constituye otro ejemplo de la preferencia por la Objetividad. Una opinión informada o aún los aumentos de precios no se consideran suficientemente objetivos para justificar el reconocimiento de los ingresos. Debe existir un traspado o cambio, un contrato mercantil o algún cambio determinable en un activo o en un pasivo para hacer desparecer o reducir al mínimo lo que podría describirse como el “defecto de lo indefinido”. La observancia de este principio lleva a procesar todas las operaciones suscitadas en un Ente, en el momento de su realización, por tanto, las operaciones se registran en el momento en que se realizan o suscitan. Al acatar este principio, el Balance General mostrará con mayor razonabilidad la situación financiera del Ente a una fecha determinada; y el Estado de Resultados la razonabilidad de la utilidad o pérdida obtenida al haber procesado la información de las operaciones en el momento de su realización.
Los resultados económicos sólo deben contabilizarse cuando queden realizados a través de medios legales o comerciales (actas, documentos, etc.) donde se toman en cuenta los riesgos inherentes de todo negocio. No se encuentran en este grupo las “promesas o supuestos” ya que no toman en cuenta los riesgos y no se sabe si los términos del negocio se van a realizar o no. El concepto ‘realizado’ participa del concepto de devengado. Ejemplo: Las transacciones internas que no modifican la estructura de los recursos (activos) o sus fuentes (pasivos), como es la determinación del costo de fabricación constituido por la suma de la materia prima, mano de obra y gastos de fábrica aplicados, se procede a registrar contablemente, al evidenciarse la utilización de los recursos indicados para obtener un producto elaborado.
11.) PRUDENCIA
Pocas prácticas contables son tan mal entendidas como el conservadurismo. Este concepto quiere decir que cuando haya duda, se escoja la solución en la que sea menos probable sobreestimar los activos e ingresos. Nótese que no existe nada en la práctica del conservadurismo que pudiera llevar al contador a subestimar los activos e ingresos. Lamentablemente, algunos contadores han interpretado precisamente eso. Todo lo que hace esta práctica, cuando se aplica correctamente, es dar al contador una guía razonable para situaciones difíciles: Absténgase se sobreestimar los inggresos netos y los activos netos. En caso de duda,es mejor subestimar que sobreestimar. Por supuesto, si no existe duda, hay necesidad de aplicar este principio. Significa que cuando deba elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el mas bajo. Este principio general se puede expresar diciendo: contabilizar todas las perdidas cuando se conocen y las ganancias cuando se hayan realizado. La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente ni resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultado de las operaciones. En resumen el criterio prudencial, consiste en procesar las operaciones de una entidad, en la forma en que reporte menos utilidades o mayores pérdidas a la entidad, cuando la cuantificación de estas operaciones no sea identificable en forma clara.
Conocido también como principio de Conservadurismo. Este principio dice que no se deben subestimar ni sobreestimar los hechos económicos que se van a contabilizar. Es decir que cuando se contabiliza, siempre se escoge el menor valor para el activo. Ejemplo : Si hace 1 mes, compré una máquina a $200 y el mercado ahora lo cotiza a $180. En la contabilidad debo tomar el menor valor del activo, o sea $180.
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Se debe recordar, que al definir el Balance General se comentaba ser el estado financiero que muestra “razonablemente” la situación financiera de una entidad a una fecha determinada. El términor razonable se hace necesario, en tanto que el Balance General normalmente es muy difícil que presente la exacta situación financiera de la entidad, por la participación de innumerables factores. Por lo tanto, es necesario cuantificar y registrar todas las operaciones con la intención de alcanzar siempre la mayor exactitud sin caer en actividades que impliquen un tiempo valioso, cuyo resultado sea tan pequeño que no afecte la estructura financiera de la entidad y en cambio obstaculice la elaboración de Estados Financieros para su presentación oportuna a los interesados. La omisión o inexactitudes de partidas son materiales o tienen importancia relativa si pueden, individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones econpomicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros. La materialidad o importancia relativa depende de la magnitud y la naturaleza de la omision o inexactitud, enjuicida en función de las circunstancias particulares en que se hayn producio, La magnitud o la naturaleza de la partida, o una combinación de ambas, podría ser un factor determinante. La evaluación acerca de si una omisión o inexactitud puede influir en las decisiones económicas de los usuarios, considerándose así material o con importancia relativa, requiere tener en cuenta las características de tales usuarios. Se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y del mundo de los negociosm así de su Contabilidad, y también la voluntad de estudiar la información con razonable diligencia. En consecuencia, la evaluación necesita tener en cuenta cómo puede esperarse que en términos razonables, usuarios con características descritas se vean influidos, al tomar decisiones económicas.
Ejemplo : Los activos fijos adquiridos, en aplicación del principio de Realización, se afecta periódicamente su costo
a resultados vía cuenta divisionaria 681 Depreciación de inmuebles, maquinaria y equipos, a partir del mes en que
estos bienes sean utilizados en la generación de ingresos; pero si se hubiera comprado una calculadora electrónica
pequeña a Bs.100, registrarlo corno activo fijo, dado su larga vida útil, tendría mínima incidencia en el Balance
General e implicaría adoptar medidas complementarias de control de activos fijos, por lo que bajo el principio de
Significatividad, se cargaría en libros como gastos del periodo.
14.) EXPOSICIÓN
Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren. Para decidir qué información presentar, el Contador sigue la práctica general de informar la que tenga suficiente importancia para influir en el criterio y las decisiones del usuario informado. Este principio, reconoce que la naturaleza y cantidad de información que incluyen los informes financieros reflejan una serie de juicios que hacen apremiante: a) Contar con detalles suficiente para revelar asuntos que hagan diferencia para el usuario y b) Condensación suficiente para que la información sea entendible, tomando en cuenta los costos de elaborarla y usarla. El contador puede suministrar información sobre situación económica, ingresos, flujos de efectivo, inversiones de los accionistas y reparto de ellos, en uno de estos tres lugares: a) En el cuerpo principal de los estados financieros, b) En notas a estos informes o c) Como información suplementaria.
Ejemplo : Un anticipo concedido a un proveedor, no se debe mostrar restado del saldo del rubro Cuentas por Pagar Comerciales (pasivo), sino incluir en el saldo de Cuentas por Cobrar Comerciales (activo), evitando mostrar a menor suma las obligaciones comerciales, cuando más bien el efecto de la transacción es que incrementa las cuentas por cobrar, al haberse evidenciado derechos de cobro (recuperación) a efectivizar en el futuro.
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC) De conformidad a la resolución Nro. 2/94, de fecha 10 de mayo de 1994, entran en vigencia de enero de 1995 las siguientes normas internacionales de contabilidad (NIC) denominas actualmente Normas Internacionales de Información Financieras (NIIF), esta son: NIC 1 Presentación de Estados Financieros NIC 2 Existencias
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NIC 3 Estados Financieros Consolidados NIC 4 Tratamiento contable de la depreciación NIC 5 Información que debe revelarse en los estados financieros NIC 6 Propuestas a los precios cambiantes NIC 7 Estado de flujo de efectivo NIC 8 Partidas no usuales de periodos anteriores y cambios en políticas de contabilidad NIC 9 Contabilización de las actividades de investigación y desarrollo NIC 10 Sucesos posteriores a la fecha del balance general NIC 11 Contratos de construcción NIC 12 Tratamiento contable de impuestos sobre la renta NIC 13 Activo y Pasivo Circulante NIC 14 Información financiera por áreas NIC 15 Información que refleja los estados de los precios cambiantes NIC 16 Contabilización del Activo fijo NIC 17 Contabilización de Arrendamientos NIC 18 Reconocimientos de ingresos NIC 19 Contabilización de las prestaciones por jubilación en los estados financieros NIC 20 Contabilización de las subvenciones y ayuda del gobierno NIC 21 Contabilización de los Efectos de los cambios en la moneda extranjera NIC 22 Contabilización de combinaciones de negocio NIC 23 Capitalización de los costos de financiamiento NIC 24 Revelación sobre terceros vinculados NIC 25 Contabilización de las inversiones NIC 26 Contabilización e información sobre planes de jubilación NIC 27 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones de compañías. NIC 28 Contabilización de inversiones en asociadas NIC 29 La información financiera en economías hiperinflacionarias. NIC 30 Revelaciones en los estados financieros de bancos y otras instituciones similares.
1.7.COMERCIO
Se entiende por Comercio a la actividad económica de compra de mercaderías para su posterior venta, hecha de modo habitual y sin introducir regularmente modificaciones en la forma o sustancias de dichos bienes. En un sentido más restringido podemos definir al Comercio, como una profesión lucrativa, a la cual se dedica ciertas personas para distribuir en forma habitual los productos adquiridos de otros comerciantes o de otros centros de producción.
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aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio deprueba como los libros obligatorios. (Arts. 55, 64 Código de Comercio). Art. 38.- (COMERCIANTES POR MENOR). Los comerciantes individuales que negocian por menor, cuyo volumen de operaciones y capital empleado en sus actividades comerciales no alcance a los mínimos exigidos por disposiciones legales sobre la materia, cumplirán la obligación que impone el artículo anterior,registrando diariamente un resumen de las compras y ventas al contado, y un detalle de las que hagan al crédito, incluyendo los cobros y pagos realizados con tal motivo.
1.7.4. PERSONAS AUTORIZADAS PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD Art. 39.- (PERSONAS AUTORIZADAS PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD). La contabilidad será llevada por contadores legalmente habilitados, a quienes se aplicarán las normas reglamentarias sobre responsabilidades, régimen de actuación, remuneración y la guarda de la reserva de la contabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad del comerciante a quien prestan sus servicios.
1.7.3.5. FORMA DE PRESENTACION DE LOS LIBROS Art. 40.- (FORMA DE PRESENTACION DE LOS LIBROS). Los comerciantes presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar, encuadernados y foliados, a un Notario de FE PUBLICA para que, antes de su utilización, incluya, en el primer folio de cada uno, acta sobre la aplicación que se le dará, con indicación del nombre de aquél a quien pertenezca y el número de folios que contenga, fechada y firmada por el Notario interviniente, estampando, además, en todas las hojas, el sello de la notarla que lo autorice y cumpliendo los requisitos fiscales establecidos. Serán también válidos los asientos y anotaciones que se efectúen por cualquier medio mecánico o electrónico sobre hojas removibles o tarjetas que, posteriormente, deberán ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios que serán legalizados, siempre que faciliten el conocimiento de las operaciones y sirvan de prueba clara, completa y fidedigna. La autorización para su empleo será otorgada por el Registro de Comercio, a pedido del interesado, requiriendo resolución fundada sobre la base de dictamen de peritos, del cual podrá prescindirse en caso de existir antecedentes de utilización respecto del procedimiento propuesto. Cuando se trate de sociedades por acciones, la autorización se la otorgará previo dictamen favorable del respectivo órgano administrativo de control.
ASIENTOS CONTABLES EN IDIOMA CASTELLANO. Art. 41.- (IDIOMA Y MONEDA). Los asientos contables deben ser efectuados obligatoriamente en idioma castellano, expresando sus valores en moneda nacional. Sin embargo, para fines de orden interno, podrá usarse un idioma distinto al castellano y expresar sus valores en moneda extranjera. (Arts. 404, 795 C.Comercio.)
PROHIBICIÓN EN LA CONTABILIDAD Art. 42.- (PROHIBICIONES.) En los libros de contabilidad se prohibe:
- Alterar el orden progresivo de fechas de las operaciones;
- Dejar espacios en blanco;
- Hacer interlineaciones o superposiciones;
- Efectuar raspaduras, tachaduras o enmiendas en todo o parte de los asientos;
- Arrancar hojas, alterar el orden de foliación o mutilar las hojas de los libros. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advierta, explicando con claridad su concepto. (Arts. 36 a 65, 418 C. Comercio).
SANCIONES Art. 43.- (SANCIONES). La infracción de los dos artículos anteriores y sin perjuicio de la. acción penal correspondientes hará que los libros que contengan dichas irregularidades carezcan de todo valor probatorio en favor del comerciante que los lleve. (Arts. 34, 62, 64 C. Comercio).
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REGISTROS DE ASIENTOS
Art. 44.- (REGISTRO EN LOS LIBROS DIARIO Y MAYOR). En el libro Diario se registrarán día por día y en orden progresivo las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que cada partida exprese claramente la cuenta o cuentas deudoras y acreedoras, con una glosa clara y precisa de tales operaciones y sus importes, con indicación de las personas que intervengan y los documentos que las respalden. De este libro se trasladarán al Mayor, en el mismo orden progresivo de fechas, las referencias e importes deudores o acreedores de cada una de las cuentas afectadas, con la operación, para mantener los saldos por cuentas individualizadas.
REGISTROS DE ASIENTOS NO SUPERIORES AL MES Art. 45.- (CONCENTRACION Y ANOTACION POR PERIODOS). Es válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros auxiliares, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. En este caso se consideran parte integrante del Diario.
BALANCE DE APERTURA Y BALANCE GENERAL AL CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO E INVENTARIOS Art. 46.- (INVENTARIOS Y BALANCES). El libro de Inventarios y Balances se abrirá con el inventario y balances iniciales y, según el ejercicio anual o semestral, contendrá el inventario final y el balance general, incluyendo la cuenta de resultados. Estos estados financieros serán elaborados, según la clase de actividades de que se trate, con criterio contable uniforme que permita conocer de manera clara, completa y veraz, la situación del patrimonio y las utilidades obtenidas, o las pérdidas sufridas, durante el ejercicio.(Arts. 369, 62 Código de Comercio). El estado de resultados reflejará los conceptos por los cuales se hubieran obtenido beneficios y los gastos o pérdidas que deberán deducirse para determinar las ganancias o pérdidas netas del ejercicio y para distinguir en éste los resultados corrientes propios de la explotación de los originados en las operaciones de carácter extraordinario.
VALORACIÓN DE PARTIDAS DEL BALANCE Art. 47.- (VALORACION DE PARTIDAS DEL BALANCE). Sin perjuicio de lo establecido por las leyes especiales, las Partidas del balance se valorarán, cuando corresponda, siguiendo criterios objetivos que garanticen los intereses sociales y de terceras de acuerdo con los principios que exige una ordenada y prudente gestión económica. Adoptado un criterio de valoración, habrá de mantenerse y no podrá ser alterado sin causa justificada. Deberá indicarse además en los balances e inventarios, o en hoja separada,el método de determinación del costo u otro valor aplicado.
FIRMAS Y RESPONSABILIDADES Art. 49.- (FIRMAS Y RESPONSABILIDADES) El propio comerciante o sus representantes legales autorizados, firmarán el balance del ejercicio y la cuenta de resultados, conjuntamente con el profesional interviniente. En cuanto a la responsabilidad por la veracidad de los mismos, se estará a lo dispuesto por las normas legales aplicables.
CONSERVACION DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO Art. 52.- (CONSERVACION DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO). Los libros y papeles a que se refiere el artículo anterior, deberán conservarse cuando menos por cinco años, contados desde el cierre de aquellos o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, salvo que disposiciones especiales establezcan otro período para cierto tipo de documentos. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos, previo el cumplimiento de las normas legales. (Arts. 51, 65, 369 Código de Comercio). Art. 53- (OBLIGACION DE MANTENER LIBROS Y PAPELES AUN EN CASO DE CESE DE ACTIVIDADES O MUERTE DEL COMERCIANTE). El cese de.las actividades comerciales no exime al comerciante del deber referido en el articulo anterior, y si éste hubiera fallecido, la obligación recae sobre sus herederos. En caso de disolución de la sociedad, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido precedentemente. (Arts. 52, 397 C. Comercio.)
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evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyodao en un archivo de documentos bien organizado.
1.8.3. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documenots que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna. Los documentos mercantiles son importantes porque: Sirven de instrumentos económicos y financieros. Certifican la realización de transacciones. Recuerdan compromisos y obligaciones. Respaldan los registros contables. Respaldan procesos judiciales.
1.8.4. CONCEPTO El principal objetivo es lograr un control interno adecuado de todas las transacciones comerciales que realiza una empresa pública o privada, respaldando con la documentación suficiente y pertinente, a cada tipo de transacciones ya sea por captación de recursos económicos (pago de clientes por venta de bienes, servicios y cobro a deudores) y desembolsos realizados por adquisición de bienes, servicios, pago de obligaciones y gastos operativos necesarios para mantener en marcha la empresa; los mismo que se adjuntan como documentación respaldatoria a los comprobantes de contabilidad (Comprobantes de ingresos, egresos y traspasos) y permite además a los responsables de la administración de una empresa revisar y autorizar todas las operaciones. Los documentos mercantiles son los títulos, efectos (letras de cambio y pagarés), recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, notas de remisión, notas o vales de salida de mercaderías, informes de consumo de materiales, etc. , es decir, son los documentos que sirven para legitimar el ejercicio de derecho literal y autónomo consignado en el mismo, y es la documentación fuente que permite registrar las operaciones mercantiles en el Libro Diario y/o Comprobantes de Contabilidad.
1.8.5. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES Los documentos que se utilizan en las empresas son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se explicarán los de mayor utilización, atendiendo la siguiente clasificación:
1.8.5.1. DOCUMENTOS DE RELACIÓN DE INTERCAMBIO
- Solicitud de Compra 2. Orden de Compra 3. La Factura 4. El Recibo
- El Vale 6. Nota de Entrega o Remisión de Mercaderías 7. El Cheque
1.8.5.1.1. Solicitud de Compra Es una orden escrita, emitida generalmente por el encargado de almacenes, para cubrir la necesidad de abastecimiento de mercaderías, materiales o artículos de almacenes, marcando así el inicio del trámite de la adquisición, que será efectuada por el departamento de compras de la empresa. La solicitud de compra debe ser efectuada con la mayor precisión posible, detallando la cantidad, calidad y plazo de recepción de las mercaderías. Esta solicitud, debe ser emitida cuando la existencia de mercaderías haya llegado al mínimo de stock establecido, y cuya recepción sea oportuna, porque de lo contrario se puede originar el desabastecimiento y los consiguientes perjuicios económicos a la empresa.
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1.8.5.1.2. Orden de Compra Este documento es emitido por el Departamento de Compras y se utiliza para solicitar a los diferentes proveedores, las mercaderías contenidas en la solicitud de cotización. La orden de compra se emitirá a favor del proveedor que ofrezca las mejores ventajas, tales como: precio, calidad, forma de pago, lugar y plazo de entrega. Este documento debe permitir detallar en forma concreta, clara y específica de lo que se solicita.
