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1- ¿Qué son las hojas de cálculo?
Es un software capaz de operar datos, ya sean numéricos o alfanuméricos, colocados en forma de tablas. Originalmente, se crearon para manejar datos financieros, pero ahora se utilizan para llevar a cabo diversas tareas, como la gestión de presupuestos, bases de datos y el análisis estadístico mediante la generación de representaciones gráficas. Este programa informático es un documento combinado por filas y columnas que a su vez cuentan con un empalme entre ellas denominada celda. Generalmente, los cálculos se trabajan entre celdas. Las operaciones se llaman funciones y estas se refieren a una celda por nombre, que es una combinación de columna y fila. Por ejemplo, si se quiere multiplicar el contenido de las celdas A1 y B1 dentro de la hoja, la fórmula para ingresar será = A1 *
B1.
2- ¿Cuáles programas se usan para realizar hojas de cálculos?
1. Hojas de cálculo de Google
Si tienes una cuenta de Gmail, ya tienes acceso a las Hojas de cálculo de Google. Las hojas de cálculo de Google, un competidor similar a Excel tanto en layout como en recursos, trae algunos beneficios que Excel no tiene, que te enumeraremos a continuación. El primero de ellos es que sus archivos en las hojas de cálculo de Google se guardan en la nube; es decir: tu negocio no corre el riesgo de perder algún dato por ahí.
2. ThinkFree
El lema de ThinkFree es ofrecer una oficina virtual para el profesional moderno. Con dos meses de evaluación gratuita (y la versión de la empresa a un costo de $ 79.99), ThinkFree ofrece tres recursos principales: Write, Calc y Show. La alternativa que la asemeja a Excel es Calc, que permite crear hojas de cálculo y presentaciones, además de proporcionar 1GB de almacenamiento en línea gratuito. Y, al igual que las hojas de cálculo de Google, también puedes acceder al archivo al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo. Otra gran característica es el hecho de que puedes acceder a tus planillas de dispositivos móviles, como smartphones.
3.Numbers Otra opción gratuita, pero sólo para los usuarios de Mac. Este programa es básicamente la versión de Apple para Excel. Numbers proporciona funciones de análisis e informes de datos de alta calidad, además de muchas herramientas visuales. Por otra parte, dejan claro que la belleza es fundamental aquí. No hay marcaciones fijas, y el usuario tiene la libertad de organizar los datos a su manera. Puedes direccionar, dibujar, aplicar diversos bordes y estilos a las tablas. Y si no te gusta, mover todo de nuevo de la manera que te parezca mejor. Gran punto a favor: Numbers también te permite guardar tu hoja de cálculo como un archivo de Excel para compartir con otra persona que tenga Excel. Así todos logran acceder al archivo.
4. Zoho Sheet ¡Excelente opción para pequeñas empresas, Zoho Sheet es gratuito para hasta 25 personas! Una de las mayores ventajas de Zoho es que también archiva tus hojas en la nube, para que puedas acceder a tus datos dónde y cuándo quieras. Ofrece funciones incluyendo gráficos y tablas dinámicas, muy parecidas a las de Excel y te permite editar una hoja de cálculo con colegas simultáneamente, facilitando la colaboración. Además, Zoho también proporciona gráficos visuales y herramientas para crear gráficos listos para la presentación. 5. BIRT El BIRT forma parte de las alternativas gratuitas y que son particularmente útiles para el análisis de datos. Sus recursos incluyen fórmulas reales, tablas dinámicas, hiperlinks y layouts diversos. La hoja de cálculo BIRT también automatiza y centraliza toda la producción, el mantenimiento y la seguridad.
3- Tablas y funciones de excel.
Ordenar datos de manera sencilla Como bien hemos señalado al inicio del artículo la principal función de las tablas de Excel es ordenar o filtrar datos. Uno de los elementos de las tablas de Excel es la fila de encabezado , este recurso permite ordenar los datos y filtrarlos de manera automática. Las opciones que nos permite es ordenar alfabéticamente los datos, por colores o incluso aplicar un comando personalizado que cumplan los criterios marcados. Calcular totales rápidamente Los datos introducidos en las filas y columnas de la tabla de Excel tienen relación entre sí. Es posible crear una última columna y aplicar una fórmula de Excel para sumar los resultados de las filas o añadir directamente una última fila que calcule los totales de las columnas. Estas dos opciones son realmente beneficiosas para saber totales. o La columna calculada se crea aplicando una fórmula en la primera celda de Excel e inmediatamente se replica en el resto de las celdas que conforman dicha columna. o La fila de totales también se puede añadir de manera sencilla al final de la tabla. Proporciona automáticamente las funciones que hay en Excel para aplicar la SUMA o PROMEDIO rápidamente.
Editar la tabla de Excel
Podemos crear la tabla de Excel 1 ) añadiendo los valores a las celdas de Excel y posteriormente dándole formato de tabla.
- Creando la tabla de Excel y posteriormente añadiendo los datos de Excel. En ambos casos si tenemos que modificar los datos, añadir o quitar filas, así como columnas es posible realizarlo de manera sencilla. Las tablas de
Excel no son intocables, se adaptan y se modifican según nuestras necesidades. Además, existen funcionalidades que ayudan a eliminar duplicados de las tablas de Excel. Lo que ayuda al análisis de los datos.
SharePoint
Con Exce l es sencillo exportar una tabla a una lista SharePoint. De esta manera la información de la tabla puede ser editada por otras personas.
4- Características.
1- Celdas
Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel. La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se encuentran. Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras— de izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope. Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba hacia abajo—en la columna guía a la izquierda. De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda. Con un simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a introducir tanto letras como números.
2- Hoja de trabajo
Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’. Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.
3- Libros de trabajo
Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con
financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas.
7- Gráficas
Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con diferentes tipos de gráficas. Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas, gráficas de línea, de área y de dispersión XY.
8- Tablas de Excel
Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el posterior manejo por parte del usuario.
9- Tablas dinámicas
También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de datos dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad de escribir formulas. 10- Macros Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de Visual Basic o “VBA” (Visual Basic for Applications) que ayudan a la automatización de procesos y operaciones en las hojas de trabajo. Es una característica para usuarios avanzados que permite programar conectividades en las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web, entre otros.
5-Formulas
Operaciones matemáticas simples
Antes de entrar en fórmulas más complicadas, veamos cómo hacer las operaciones matemáticas más simples : sumas, restas, multiplicaciones y divisiones. Técnicamente solo la suma es una fórmula, pues en el resto de los casos se usan operadores especiales. SUMA : esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo: =SUMA (A1:A50) Restas : para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de resta "-" entre ambas. Ejemplo: = A2 - A Multiplicaciones : para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar entre ellas un asterisco *. Ejemplo: = A1 * A3 * A5 * A Divisiones : para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la raya /. Ejemplo: = A2 / C Excel respeta el orden lógico de las operaciones matemáticas (multiplicaciones y divisiones primero, luego sumas y restas) y suporta el uso de paréntesis para dar prioridad a unas operaciones sobre otras. De este modo, puedes crear fórmulas como = (A1 + C2) * C7 / 10 + (D2 - D1).
SI. ERROR
SI. ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella puedes evitar los errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error. Esto es bastante común con divisiones, pues cualquier división entre cero dará error, pudiendo provocar una reacción en cadena de errores. La operación en cuestión puede ser una operación o cualquier otra fórmula. Uso : =SI.ERROR(operación, valor si hay un error) Ejemplo : =SI.ERROR (MAX (A2:A3) / MIN (C3:F9),"Ha habido un error") SI SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes devolver un resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para que una celda diga "APROBADO" si otra es un número superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es inferior. Uso : =SI(condición, valor si se cumple la condición, valor si no se cumple)
Ejemplo : =SI(B2="Madrid","España","Otro país") CONTARA CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple CONTAR, CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla, independientemente de si los datos son numéricos o no. Uso : =CONTARA (rango de celdas) Ejemplo : =CONTARA (A: A) CONTAR.SI La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará el rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos puede ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones. Uso : =CONTAR.SI (rango de celdas, criterio) Ejemplo : =CONTAR.SI (C2:C, "Pepe")
AHORA
Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere de ningún parámetro. Uso: =AHORA () Ejemplo: =AHORA () DIASEM DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma numérica el día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2, y así sucesivamente, aunque hay varias formas de empezar a contar, como puedes indicar en el segundo parámetro. Uso: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta) Para tipo de cuenta , debes usar uno de estos parámetros: 1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado) 2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo) 3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo) 11: números del 1 (lunes) al 7 (domingo) 12: números del 1 (martes) al 7 (lunes) 13: números del 1 (miércoles) al 7 (martes)
14: números del 1 (jueves) al 7 (miércoles) 15: números del 1 (viernes) al 7 (jueves) 16: números del 1 (sábado) al 7 (viernes) 17: números del 1 (domingo) al 7 (sábado) Ejemplo: =DIASEM (AHORA (), 2) HIPERVINCULO Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa fórmula es HIPERVINCULO, con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda. Uso: =HIPERVINCULO (dirección del enlace, texto del enlace) Ejemplo: =HIPERVINCULO (“http://www.google.com", "Visita Google") TRANSPONER TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial. Debes aplicarla a una selección de filas que coincida de forma inversa con la tabla que quieres trasponer. Por ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas. Además, es una fórmula de matriz, así que necesitas pulsar Control + Mayúsculas + Intro para aplicarla. Uso: {=TRANSPONER {intervalo de celdas )} Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}
ESPACIOS
Los espacios de más en un texto pueden ser problemáticos pues no siempre los podrás detectar a simple vista. Una forma de acabar con ellos fácilmente es con ESPACIOS, que elimina todos los espacios de más de un texto, independientemente de dónde se encuentren. Uso: =ESPACIOS (celda o texto con espacios de más) Ejemplo: =ESPACIOS (F3) ENCONTRAR ENCONTRAR es una fórmula con la cual puedes saber si el texto de una celda contiene otro texto. En caso afirmativo, la fórmula devuelve la posición en el texto donde se encontró la primera concurrencia. Si no, devuelve un error (acuérdate de usar SI. ERROR para controlar estos casos).
Uso: =ENCONTRAR (texto que estás buscando, texto original) Ejemplo: =ENCONTRAR (“aguja", "pajar" ) SUMA Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada celda y añadir el símbolo + en medio. La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA (A1:A5). En este caso, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio. Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en el ejemplo anterior. Otro ejemplo sería = SUMA (5; B1:B5) para sumar el intervalo B1 a B5 y a su vez sumarle 5. Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-), multiplicar () y dividir (/).* Basta con usar el símbolo correspondiente. Ejemplo: =SUMA (A1:A10) 10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 10. SI Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado. El ejemplo más sencillo es = SI(B2=1;” Sí”;”No”).* Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”. La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos usar los símbolos mayores que y menor que. BUSCAR La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna. Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR (valor buscado ; vector_de_comparación; [vector resultado ]) donde valor buscado es lo que estamos buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En el [vector resultado ] está lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través del valor buscado.
Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda. ELEGIR Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles. En el ejemplo =ELEGIR (2; A2; A3; A4;A5 ) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5. Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo. FECHA Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes y día, por ese orden. Por ejemplo , =FECHA (C2, A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras. El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos configurado. Podemos cambiarlo desde Formato > Formato de celdas > Número > Fecha. DIAS La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas distintas. Con la expresión =DIAS (fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de valor numérico. Ejemplo: =DIAS (A5; A1) o =DIAS (03/08/2003;05/03/1997 ). Las dos maneras son posibles. En este caso, el resultado será 2342 días.
ENCONTRAR y ENCONTRARB Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto. Ambas funciones se utilizan con la estructura = ENCONTRAR (texto buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial]). En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro del texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo, A1. Opcionalmente, podemos indicar un número inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter concreto. Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados y necesitas extraer una parte. I NDICE Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o rango. Con =INDICE (matriz; núm_fila; [núm_columna]) indicamos la matriz donde buscar (un rango entre dos celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en la matriz, el número de la columna donde devolver un valor. El resultado será este último valor. Ejemplo: =INDICE (A1:B5;2;2 donde A1:B5 es la matriz que integra las columnas A y B desde las filas 1 a 5. El primer 2 se refiere a que queremos el valor de la segunda fila, y como en la matriz hay dos columnas, incluimos otro 2 para indicar que queremos el valor de la segunda columna.
Después de investigar, realice un reporte de lo aprendido y de
ejemplo de 4 fórmulas que haya aprendido con el programa.
Vimos una pequeña introducción de lo que es hoja de cálculos como se crea la misma también los programas relacionados que se podrían trabajar para elaborar una hoja de cálculo, por otro lado, vimos Microsoft Excel, sus funciones, caracterizas, algunas de las fórmulas y como funcionas que
mostrare 4 ejemplos siguiente.
Suma: =SUMA (A1:A30)
