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INVESTIGACIÓN:
2.3. los proyectos dentro del sistema de planeación
La planeación, lo opuesto a la improvisación, es un sistema eficaz de la gerencia de proyectos de construcción que permite definir el objetivo, el alcance y la estrategia para ejecutar obras técnica, económica, financiera y socialmente viables. Las organizaciones que entienden de su importancia y la aplican, obtienen beneficios que a todas luces compensan el esfuerzo y dedicación por ejercer esta labor, y como consecuencia logran la generación de valor para su gente y para las propias organizaciones.
Tres son los principales objetivos que un sistema de planeación eficaz busca alcanzar:
Determinar lo que se debe lograr
Establecer la forma de alcanzarlo
Servir de referencia para medir y controlar la evolución del proyecto.
En el primer objetivo es la integración y alcance del proyecto. La primera define y coordina los elementos y procesos que deben ser considerados conforme al tipo de construcción que se desee realizar, la segunda determina el radio de acción o meta a la cual se quiere llegar.
El camino que lleva a la concreción del segundo objetivo de la planeación de proyectos, es la estrategia. Cuando se trata de definir la estrategia de un proyecto de construcción, es preciso dar respuesta a los siguientes interrogantes: ¿Quién lo hará?, ¿Cómo se debe hacer?, ¿En qué momento?, ¿Con qué recursos?, ¿Cuánto costará?, ¿Qué riesgos se deben controlar?
La estrategia para la planificación de un proyecto debe contemplar todos los aspectos referidos a la organización, ejecución, control y divulgación del mismo, con el fin de enlazar las condiciones presentes con las condiciones futuras a las cuales queremos llegar.
Aspectos legales, organizacionales, técnicos, comerciales, de adquisiciones y logística, de riesgos, financieros, de información, calidad y medio ambiente, conforman el marco integral de elementos necesarios para la implementación de una acertada planeación. En esta fase de la planeación es necesario generar indicadores o tenores de referencia y un plan de incentivos graduales por metas logradas.
El tercer y último objetivo de la planeación de proyectos es el sistema de referencia que a partir de ella se tiene para medir y controlar el curso de acción instituido. Con ello, es factible detectar desviaciones para poder aplicar las medidas correctivas del caso. Lo indicadores o tenores definidos en la estrategia, son pilares indispensables para el soporte y eficaz desarrollo de esta fase.
Lo que no se puede medir, no se puede controlar.
La planeación es una de las formas sostenibles que tienen las empresas para generar valor. En estos términos, la planeación de proyectos arroja beneficios tangibles e intangibles. Lo tangible está representado por los ahorros que se obtienen cuando un proyecto se realiza bien planeado evitando los onerosos errores constructivos asociados a proyectos improvisados y ejecutados sobre la marcha. Otro de los grandes beneficios en este aspecto, se logra por la eficiencia que se alcanza en la ejecución ordenada de los procesos administrativos y operativos, y el conocimiento claro y preciso del camino a seguir para alcanzar los objetivos propuestos.
En lo intangible, el beneficio de la planeación es indirecto. Este beneficio está representado por las relaciones causa – efecto que derivan en agregados económicos, resultantes de una obra bien planeada. Los proyectos a los cuales se les dedica el suficiente tiempo y espacio para ser concebidos, terminan generando dividendos en imagen corporativa, la cual se traduce en satisfacción del cliente, esta satisfacción conlleva su fidelidad; la fidelidad del cliente representa para la organización mayores márgenes y como consecuencia mayores ingresos.
La planeación es requisito indispensable para pasar a la acción; constituye la piedra angular de la gerencia de proyectos. Con ella, el riesgo implícito de construir se minimiza y las posibilidades de éxito se maximizan. Planear no es una opción, es una obligación; es condición trascendental para la competividad y supervivencia de las organizaciones, que como la nuestra tienen grandes objetivos y promisorios horizontes por alcanzar. Por ello es preciso concientizarnos y realizar todos los esfuerzos y gestiones que sean necesarios para involucrar la planeación dentro de nuestra cultura corporativa, como un medio vital, luz y guía de nuestras acciones en cumplimiento de la ejecución de proyectos enfocados hacia el logro de nuestros objetivos corporativos de posicionamiento, crecimiento y desarrollo humano.
2.4 Clasificación de los proyectos
Todos los proyectos nacen con el fin de dar solución a una necesidad o dando respuesta a una oportunidad. Sin importar de donde nacen, su fin es satisfacer o buscar el bienestar del ser humano en general o de las personas que conviven en el lugar donde se generó la idea o se halló la problemática. Por tal motivo es muy importante saber cómo se clasifican los proyectos, ya que no es solo satisfacer una necesidad de alimentación, trabajo, vivienda, salud, educación, cultura, entre otras, sino saber que cada proyecto pertenece a una rama de donde depende su constitución
SEGÚN SU CARÁCTER:
- proyectos locales
- proyectos regionales
- proyectos nacionales
- proyectos multinacionales
- proyectos tamaño
SEGÚN SU TAMAÑO:
- proyectos pequeños
- proyectos medianos
- proyectos grandes o macros
2.5.1 Ciclo de vida del proyecto
El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de fases en que son divididos los proyectos para facilitar su gestión. Esta división es realizada por los directores de proyectos.
Las organizaciones suelen identificar un conjunto de ciclos de vida específico para emplearlo en sus proyectos. En el ciclo de vida de un proyecto se definen las fases que vinculan el inicio del proyecto con su fin.
Existen 5 etapas que estructuran el ciclo de vida de todo proyecto:
1. Fase de inicio de proyecto: Su objetivo es determinar la viabilidad del proyecto, definir su alcance y seleccionar al equipo que participará en su ejecución. La formación es crucial para poder elaborar: - Un caso de negocio. - El estudio de viabilidad. - El plan de proyecto. - El nombramiento del equipo de proyecto. 2. Fase de planificación: Busca calcular las necesidades en base a los requerimientos, definir y terminar de perfilar los objetivos del proyecto y planear el curso de acción para lograr las metas planteadas. Contar con la formación adecuada simplifica la tarea de: - Elaborar el plan de proyecto inicial. - Definir el plan de comunicación. - Determinar el modo en que se procederá a la gestión de los recursos.
- Establecer el modelo de gestión financiera.
- Diseñar el plan de gestión de calidad.
- Llevar a cabo el proyecto de evaluación y análisis de riesgos.
- Confeccionar el plan de aceptación.
- Crear el plan de compras y gestión de proveedores. 3. Fase de ejecución: En ella se lleva a cabo todo el trabajo, completando las actividades programadas, y es fundamental una buena gestión, fomentar la comunicación y llamar a la responsabilidad individual, para cumplir con los plazos y deadlines establecidos. La formación es clave en esta etapa donde la labor del Director de Proyecto es crucial para:
- Organizar el reparto de tareas.
- Llevar a cabo labores de coordinación.
- Monitorizar el consumo de presupuesto y recursos.
- Detectar desviaciones, reportarlas y aplicar las medidas correctoras que se consideren necesarias.
- Gestionar el cambio. 4. Seguimiento y control: Persigue la detección prematura de desviaciones con objeto de garantizar el mejor ajuste, reaccionando a tiempo. Trata de minimizar el riesgo y mitigarlo. Esta es la fase más crítica de todo proyecto, ya que de ella dependerá el alcanzar o no el éxito. La misión del Director de Proyecto en esta etapa no está exenta de dificultad, debido a las exigencias técnicas de su labor, que ha de apoyarse en unos sólidos conocimientos obtenidos de la formación para poder llevar a cabo:
- La aplicación de metodologías de gestión de proyectos que faciliten el seguimiento.
- La definición y el establecimiento de indicadores clave de gestión.
- Su control, ajuste y actualización.
- La elaboración de un plan de contingencias. 5. fase de cierre de proyecto: Se orienta a la valoración del proyecto, la transmisión de conocimiento y el cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas. La formación de calidad hace más sencillo el paso por esta etapa, aportando directrices aplicables a:
- La planificación del cierre de proyecto.
- La evaluación de proyecto.
