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Resumen La gerencia de proyectos se ha venido estableciendo progresivamente siendo el enfoque más común de trabajo en ingeniería. El desempeño de los proyectos se evalúa con indicadores cuantitativos, en particular, la diferencia entre tiempo, costo y alcance determinados originalmente respecto a los obtenidos al finalizar. El objetivo del presente artículo de revisión es analizar los factores claves que determinan el éxito de los proyectos para cualquier empresa.. En esta revisión se recopilo, ordenó y sintetizo, la información relacionada con la temática, sobre los factores claves de la gerencia de proyectos para la ejecución de proyectos exitosos, se destaca toda la investigación está basada en publicaciones científicas de artículos de investigación y de revisión en bases de datos por suscripción, bases de datos de libre acceso y revistas electrónicas reconocidas como Dialnet Plus, Google académico, Redalyc.org, Reaxión, Scielo, Scientia et Técnica De toda esta investigación podemos decir como conclusión que el éxito de la gerencia de proyectos de una organización depende en gran medida de un estilo de comunicación eficaz dentro de la organización, especialmente si se considera la globalización de la profesión de gerencia de proyectos. Una gerencia de proyectos exitosa incluye gestionar activamente las interacciones para satisfacer los requisitos del patrocinador, del cliente y de los demás interesados Palabras claves : gerencia de proyectos, factores de éxito, proyectos exitosos, gestión Abstract Project management has been progressively establishing itself as the most common approach to engineering work. The performance of the projects is evaluated with quantitative indicators, in particular, the difference between time, cost and scope originally determined with respect to those obtained at the end. The objective of this review article is to analyze the key factors that determine the success of projects for any company.
. In this review, the information related to the subject was collected, ordered and synthesized, on the key factors of project management for the execution of successful projects, all the research is based on scientific publications of research and review articles. in databases by subscription, open access databases and electronic journals recognized as Dialnet Plus, Google academic, Redalyc.org, Reaxion, Scielo, Scientia et Técnica From all this research we can say as conclusion that the success of the management of An organization's projects depend largely on an effective communication style within the organization, especially considering the globalization of the
FACTORES CLAVES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS PARA LA EJECUCIÓN DE
PROYECTOS EXITOSOS
project management profession. Successful project management includes actively managing interactions to meet the requirements of the sponsor, the client and other stakeholders Keywords : project management, success factors, successful projects, management, critical factors Introducción La gestión de proyectos es demasiado importante dentro del desarrollo sostenible y constante de las sociedades, ayuda a visualizar un horizonte de posibilidades en un escenario determinado, lo que permite a futuro conocer un resultado el cual al interesado le brinde las herramientas necesarias para tomar la mejor decisión posible. [8] Además también desde que los proyecto son considerados como partes fundamentales para el logro de los objetivos estratégicos de la organización y no solo de elaborar algo artificial sino el éxito de los proyecto se ha convertido en el tema más mencionados por los investigadores de la gestión de proyectos en los últimos tiempos. [1] Entre tanto es entonces que los factores de éxito corresponden a elementos que buscan influenciar positivamente la probabilidad de una gerencia exitosa de proyectos es decir lograr los objetivos del proyecto dentro del tiempo y costo estimados, con el nivel de prestaciones o tecnología deseada, hay una utilización de los recursos asignados con eficacia y eficiencia y es aceptado por el cliente. [3] Ahora bien los proyectos son consustanciales a la vida humana, a su sociedad y a sus organizaciones. En tiempos no muy lejanos la única preocupación era terminar por ejemplo una obra, llámese carretera, puente, catedral, coliseo, palacio o edificio. Las mismas podían tomar siglos; cuando no se tenía claro el concepto de que los recursos son limitados, no se generaba entonces mucha preocupación por plazos y presupuestos. En los tiempos actuales los proyectos siguen siendo de gran importancia para la sociedad y para las organizaciones que la componen, independiente de que sean privadas o públicas, con ánimo de lucro o tengan un carácter social, pero ahora, el concepto de que los recursos son limitados y hay que aprovecharlos de la mejor manera, es un principio de la gestión. [31] La finalidad del trabajo de este artículo de revisión es de conocer los factores de éxito de la gerencia de los proyectos que hacen parte en todo organización que les permite tomar acciones que les ayude a disminuir los sobrecostos y retrasos en la entrega de sus proyectos, y por tanto lograr mejores resultados de desempeño que favorezcan su sostenibilidad. Por lo que es importante definir el éxito de un proyecto como un concepto multidimensional que obligatoriamente debe representar la satisfacción de todas
(arranque/fin determinados, genera producto/servicio único e implica en disponibilidad de recursos) y exige del maestro exigente: conocimiento técnico, pedagógico-didáctico, metodológico, psicológico y sociológico. Según los autores, cuando se hace una analogía de la realización de una clase con los cinco grupos de procesos y las nueve disciplinas de gestión de proyectos difundidas por el PMI, se observa que los cinco pasos y siete de los nueve temas están contenidos en esta actividad, es decir, excepto para la Gestión de Adquisiciones y Gestión de Costos, todas las demás disciplinas están contenidas en la realización de una lección. La gestión de las compras y de los gastos, aunque no figura en la realización de una clase están presentes en la planificación y ejecución de un curso o disciplina. [15] Brian Tricy afirma que un excelente gerente es alguien que consigue resultados superiores, que da constantemente lo mejor de sí mismo, a la vez que libera el potencial de los demás para que puedan realizar una contribución aún mayor a la organización. Lo anterior nos enfoca en tres factores clave: a) la gerencia como elemento clave articulador de los departamentos especializados de los proyectos (aquellos que generan el cumplimiento de la visión para continuar el ciclo de mejoramiento y aprendizaje continuo del proyecto), b) los proyectos como actividades temporales en procura del mejoramiento en la actividad de la entidad (DAVAA) y c) los proyectos estratégicos, que determinan el nivel superior de alcance de la entidad. [26] Lo que ello quiere decir entonces que la gerencia de proyectos hace que se tenga una mayor probabilidad de éxito, la vigilancia y control son necesarios al momento de dirigir un equipo compuesto por varias personas de distintos departamentos y tal vez de diferentes países, hacer que se logre una sinergia es un trabajo de tiempo completo en la administración de proyectos. [29] Éxito en la gerencia de proyectos La definición de éxito tanto en los proyectos como en la gerencia de los mismos ha sido compleja de explicar y no existe unanimidad al respecto, partiendo de la definición de la gerencia de proyectos como el proceso de controlar el logro de los objetivos del proyecto mediante una colección de herramientas y técnicas, afirma que el éxito de la gerencia se determina de forma medible a partir del tiempo, costo y calidad; mientras que un proyecto exitoso hace referencia al logro de un objetivo específico, y por ende el éxito de éste va más allá, basándose en el largo plazo y en los resultados orientados al usuario y al cliente; a continuación se mencionan los aspectos que determinan una gerencia de proyectos exitosa, según estándares y relevante literatura internacional; a pesar de que algunos se refieren al éxito del proyecto, sus aportes son tenidos en cuenta por relacionarse con aspectos de la gerencia de proyectos. [5] Parece que la definición del concepto de éxito del proyecto resulta en
principio bastante inexacta. A pesar de que numerosos autores han investigado el tema, dicho concepto se ha mantenido hasta hoy definido de manera muy ambigua el éxito del proyecto es probablemente la idea discutida con más frecuencia en el campo de la gestión de proyectos, y sin embargo la que tiene menos consenso en su definición. A pesar de esto, hace más de dos décadas que los investigadores trabajan para identificar las variables que determinan la gestión para el éxito. [32] En las décadas posteriores, la gestión de proyectos se basó en la planificación y en el seguimiento y control de la ejecución del trabajo, manejando a lo largo del ciclo de vida del proyecto las comunicaciones tanto internas como externas. Esta planificación se basa en un análisis detallado del trabajo y su división en tareas, que parte de unos requisitos iniciales de lo que se quiere realizar. Para una organización cuenta con una buena estrategia de comunicación, también cuenta con un plan de gestión. Por ello la comunicación estrategia y el plan de gestión suelen ser sinónimos. Los estudios realizados sobre comunicación en las organizaciones por concluyen que la comunicación permite dar cumplimiento a la necesidad sentida de la organización, de ajustarse a los contextos sociales, aspecto que se ha estudiado desde la noción de adaptabilidad de plantea que si una organización quiere obtener éxito en sus comunicaciones debe implementar un flujo bidireccional a través del uso de las nuevas tecnología de la información y las comunicaciones. [21] Es entonces que el éxito de proyectos presenta dos componentes principales: asuntos relativos al proyecto en sí mismo y asuntos concernientes al cliente; no obstante, la práctica de la gerencia de proyectos ha asociado el éxito de los proyectos al proceso del proyecto, lo que se traduce en una medición jerárquica a través de indicadores para los factores costo, tiempo y alcance; pero una vez que se ejecuta un proyecto se entrega un bien o servicio a cierto cliente, lo que se podría denominar el producto del proyecto Al completar el proyecto y entregar el producto, los resultados en términos de proceso son historia, en contraste con el éxito del producto que continuará siendo de interés mientras se extinga la vida útil del mismo. [11] Consecuentemente, hoy se reconoce en la literatura que cuando se habla de medir el éxito de un proyecto deben considerarse dos ámbitos. Por una parte, las mediciones asociadas al triángulo de hierro se proponen como la valoración de la gestión en sí misma de la gerencia del proyecto, que en concreto suele resumirse a cómo asegurar la terminación del proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y entregando los productos comprometidos con la calidad requerida, lo que Serrano y Turner redefinen como eficiencia del proyecto. [12] Ampliar la valoración del éxito de los proyectos permite integrar en esa medición la satisfacción de los diferentes actores involucrados en él. Hay un número muy alto de proyectos que terminan bien desde la perspectiva de la evaluación del triángulo de hierro, pero con resultados altamente insatisfactorios desde el punto de vista de los involucrados o, en general, desde la perspectiva de la organización
del éxito. Pero ¿cómo se especifica cual es el nivel requerido de rendimiento para el éxito? ¿Cuánto coste y tiempo invertido es aceptable para un proyecto exitoso? Sin duda, la falta de unos criterios de rendimiento que acepten algún tipo de variación, dificulta la medición del éxito de un solo proyecto. [33] El éxito de los proyectos ha sido largamente considerado cómo la capacidad de ajustarse a las restricciones que se imponen al proyecto cómo el tiempo, costo y calidad y, además de esto, salir victorioso [34]. Esta concepción del éxito varía a la práctica ya que muchos proyectos que cumplen la triple restricción son considerados fallidos; sin embargo, otros proyectos que han excedido o incumplido alguna de las restricciones son generalmente considerados exitosos [35]. Por lo general el éxito de los proyectos es el resultado de una buena planeación en la cual se determinan: actividades, tareas, procesos, cronogramas, asignación de roles y responsabilidades para lograr el objetivo esperado, para lo cual es indispensable recurrir a una metodología para la gestión de proyectos en la que se estructure el ciclo de vida de los proyectos, que consta de cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Además de saber motivar a las partes interesadas, del control del tiempo y de los costos estipulados. [36]. Factores de éxito Los aspectos necesarios para lograr el éxito de la gerencia de proyectos han sido estudiados por varios autores sin embargo, los factores asociados al éxito y al fracaso son subjetivos y complejos, debido a que se encuentran sujetos a la percepción de los diferentes stakeholders, cambian acorde al tipo de proyecto y no existe un consenso al respecto. [4] Figura 1. Elementos de factores de éxito Entre tanto para medir el éxito de los proyectos se hace indispensables los indicadores de gestión que son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. [9] De cualquier modo, el debate sobre éxito en proyectos se puede sintetizar en una visión en la cual el enfoque para evaluar la ejecución del proyecto se estructura a partir de tres perspectivas:
éxito, rendimiento y medición del proceso. Dentro de estos factores claves encontramos que hay unos llamados los factores críticos de éxito son factores internos o externos a la empresa que deben ser identificados y reconocidos porque soportan o amenazan el logro de los objetivos de la empresa e incluso su existencia. Requieren de atención especial para evitar sorpresas desagradables o la pérdida de oportunidades. Pueden ser internos o externos, positivos o negativos en su impacto. [10] Continuando con ello también encontramos que los factores críticos de éxito son variables que la gerencia puede influenciar a través de sus decisiones y que pueden afectar significativamente la posición competitiva global de las firmas en una industria. Estos factores usualmente cambian de industria a industria y dentro de una industria específica se derivan de la interacción de las características económicas y tecnológicas del sector en cuestión y de las armas con las cuales los competidores al interior han construido su propia estrategia [19] Además también para Mir y Pinnington el personal juega un papel importante en el éxito de un proyecto, sugiriendo que las organizaciones deben hacer una evaluación del desempeño del personal en las actividades, buscando que estén capacitados para el logro de los objetivos, basados en políticas y estrategias transparentes desarrollando las habilidades del personal. propone otros factores de éxito para el proyecto, tales como la planificación precisa y el monitoreo, la eficiencia del diseño, la gestión eficaz de la comunicación, la eficiencia de los contratistas, las características específicas del proyecto y la debida diligencia y competencia en el mercado. [41] De otro lado los factores de éxito o factores críticos de éxito (FCE), son insumos, componentes, distintas características y condiciones de un proyecto que en el entorno apropiado, interactúan como variables independientes y juegan un papel importante o pueden conducir directa o indirectamente al éxito de la gerencia del proyecto, o ser influenciados para aumentar las posibilidades de éxito de la gerencia del proyecto Por su parte los criterios de éxito son medidas usadas para determinar si la gerencia del proyecto fue exitoso o por el contrario fracasó [16] Ahora bien dentro de la definición de éxito de los proyectos, se presentan dos puntos de partida, el primero, el éxito del producto del proyecto y el segundo, el éxito de la gerencia del proyecto. El primero, se refiere al cumplimiento de los objetivos del producto del proyecto y el segundo, al cumplimiento de las restricciones de tiempo, alcance, costo y calidad en el proyecto. En gerencia de proyectos, a lo largo del tiempo, se han identificado diferentes factores que se pueden considerar como factores de éxito, teniendo influencia directa sobre el desarrollo positivo en la gerencia de los proyectos. [17].
éxito del proyecto proveerán a la PMO de la información necesaria para que venda el impacto de la efectividad al nivel gerencial. [27]. Entre tanto en esta parte se estudia los factores criticos, como una mera receta de cocina puede ser útil, pero sólo constituyen el punto de partida. Para lograr el éxito que se pretende alcanzar, hace falta analizar aquellos factores que coinciden en los diferentes estudios, ya que es probable que sean factores clave para el inicio y desarrollo de un proyecto. Lo anterior sin descuidar la importancia del factor humano, su motivación, disposición, capacidades, cultura y todo lo que esto implica, pues es importante recordar que son las personas las que realizan el trabajo en los diferentes niveles jerárquicos de una organización. Las principales razones por las que fracasa un proyecto Para identificar claramente los factores del éxito en la gestión de proyectos, debemos comenzar identificando las 5 razones principales por las que fracasa un proyecto [40]. El proyecto fracasa cuando no hay apoyo o compromiso desde la gestión de nivel más alto, quien se supone que brinda las funciones de supervisión al equipo de trabajo. El proyecto también fracasa cuando se ignoran la identificación de riesgo y la gestión de riesgo. En un artículo anterior sobre la evaluación de la gestión de riesgo en un proyecto, se identificó la necesidad de una evaluación apropiada de riesgo como un pre requisito para reducir las probabilidades de que ocurra un incidente negativo y para ayudar a minimizar la escala en la que ocurre. La incertidumbre marca cada fase de la gestión de proyectos pero un buen plan de gestión de riesgo puede ayudar a amortiguar los efectos de un resultado negativo. La ausencia de un plan de trabajo y un ambiente de proyecto pobremente definido. El ambiente es la descripción técnica del trabajo a llevarse a cabo, abarcando los temas principales como el desarrollo, el control de calidad, y el mantenimiento. No crear un ambiente definido de manera adecuada pudiera conducir a discrepancias en los resultados del proyecto. La ausencia de compromiso y participación por parte de los miembros del equipo; la necesidad de una atmosfera colaborativa en la gestión del proyecto. Una gestión colaborativa enfatiza la planificación sistemática, la coordinación, y la supervisión de proyectos complejos con una visión que promueve la sinergia y la colaboración entre los miembros del equipo. Donde no hay participación en las tareas, se puede decir que el gerente de proyectos practica un estilo de gestión “directivo” en vez de ser un facilitador. Horarios imprácticos y presupuestos no factibles. A veces los gerentes de proyectos se ven forzados a trabajar con presupuestos y plazos irrealistas, quizá
como resultado de no considerar los informes financieros de proyectos similares realizados en el pasado. Resultados Entre tanto de acuerdo con la investigación realizada sobre los factores de éxito para la ejecución de proyectos exitosos. Existen otros cuatro factores que destacan por ser críticos para el éxito de un proyecto: [23]. Claridad en la definición de objetivos : es el primer paso para una gestión de proyectos exitosa. Si los objetivos no están claramente definidos, no serán bien comunicados y mucho menos será adecuadamente planteado los medios para llegar a ellos. Utilización de una metodología : en la gestión de proyectos, las metodologías sirven para reunir la información relevante que permite conocer el proyecto para dirigirlo adecuadamente. También ayudan a separar lo esencial de lo secundario, y pueden emplearse como herramienta de comunicación. [23]. Precisión en la planificación: la falta de precisión incrementa el riesgo y disminuye las posibilidades de terminar exitosamente el proyecto. Una buena planificación ayuda a prevenir errores que posteriormente puedan echar por la borda todo lo trabajado previamente. Por ejemplo: calcular mal la duración de una actividad puede conducir a una cadena de retrasos que afecta el proyecto. En el caso de un proyecto de exportación sería fatal pues el producto no sería enviado a tiempo y el cliente desistirá de comprarlo. [23]. El compromiso de los participantes : es de gran importancia contar con personas motivadas e identificadas con las metas de proyecto, que con conscientes de su aporte al objetivo propuesto. [23]. Por otra parte una de las principales motivaciones para identificar los factores que pueden determinar el éxito o fracaso radica en la naturaleza de los proyectos de construcción, los cuales de acuerdo al PMBOK intrínsecamente contienen un alto grado de riesgo en sus proyecciones de costo y tiempo ya que cada uno es único. Es decir, cada proyecto presenta sus propios desafíos para un costo preciso, tiempo proyecciones y control. Esto puede contribuir a acuerdos únicos de subcontratación, extensiones a la programación y aumentos en el costo de capital. [24]. De manera complementaria se considera importante resaltar que existen diferencias sobre los factores claves de éxito en la gestión de proyectos y los factores claves que hacen un proyecto exitoso. En este sentido JASELSKIS y ASHLEY investigaron diferentes factores claves de éxito que ayudan a los gerentes de proyectos en su gestión de tal manera que se logre un alto nivel de desempeño en la construcción. Después de analizar los datos, descubrieron que los siguientes factores aumentan la probabilidad de lograr un rendimiento sobresaliente del proyecto: reducir la
La gestión de proyectos es una herramienta poderosa para todas las organizaciones que quieran hacerse partícipes de ella. Sin embargo en Colombia la difusión que existe de esta metodología es muy limitada, no en términos de acceso a ella, sino de rango de amplitud para darla a conocer. Acceder a un navegador e investigar resulta relativamente sencillo, pero es difícil que las organizaciones se preocupen por ir un paso delante de la competencia buscando una forma continua y estructurada de mejora, ya que existe la cultura de la queja sin solución en muchos casos. [37] Para alcanzar el éxito en este proyecto es decisivo el entendimiento común de las misiones corporativas de cada una de las partes interesadas y la integración a los objetivos del proyecto (interdependencia), de forma que se asegure un mejor control en el cumplimiento de estas misiones desde la propia ejecución del proyecto. El éxito en la gestión de este proyecto abarca la satisfacción de todas las partes interesadas, con énfasis en la Responsabilidad Social y en la futura explotación de sus obras por los clientes finales, alcance que concuerda con las concepciones teóricas y las prácticas defendidas internacionalmente para este enfoque de gestión. Referencias [1]. A. R. Sáenz. El Éxito de la Gestión de Proyectos Un nuevo enfoque entre lo tradicional y lo dinámico. Tesis. Universidad de ESADE. Valencia.
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