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¿Qué estructura organizacional se recomienda para proyectos?
En las empresas existen tres tipos de estructuras organizacionales:
- Orientada a proyectos
- Funcional
- Matricial
En las organizaciones orientadas a proyectos, los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar físico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad. Este tipo de estructuras se observa en empresas que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos. Por ejemplo, grandes empresas de consultoría suelen adoptar este tipo de estructura.
Por otro lado, la estructura organizacional más tradicional es la funcional. En este tipo de estructuras jerárquicas cada empleado tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades: ingeniería, marketing, producción, etc.
Este tipo de organización data de 1920, cuando Henry Ford y luego Frederick Taylor impusieron las teorías de la división del trabajo y la administración de empresas. Si bien las estructuras funcionales fueron muy útiles en el pasado para mejorar la eficiencia en los procesos relacionados con productos de producción masiva, hoy en día no son consideradas el modelo a seguir para una eficiente dirección de proyectos.
Los proyectos originados desde estructuras funcionales tradicionales suelen estar sesgados hacia el enfoque y cultura del departamento funcional que lo patrocina. Por otro lado, cada departamento funcional actúa como si fuera una isla independiente del resto de los departamentos.
No se justifica que todas las empresas tengan estructuras orientadas a proyectos, como tampoco es óptimo para la dirección de proyectos seguir trabajando con estructuras funcionales rígidas. La estructura organizacional que se recomienda desde el punto de vista de la dirección de proyectos es la matricial.
En una organización matricial se mantiene la estructura funcional pero se crea una estructura orientada a proyectos que utiliza recursos del resto de la organización. Por ejemplo, para el proyecto de lanzar un nuevo producto al mercado, la Project Management Office (PMO) puede nombrar a un director de proyecto que formará un equipo de trabajo con personas de los distintos departamentos funcionales.
No es necesario que exista una PMO en la empresa para tener una estructura matricial. Puede existir un Director de Proyecto que dependa directamente de la gerencia general o de alguna otra gerencia funcional.
Ahora bien, no todo es tan simple en las estructuras matriciales. Por ejemplo, María, que trabajaba en el departamento de marketing, fue asignada al Proyecto 1. Ella ya tenía bastantes dolores de cabeza con su jefe del departamento de marketing y ahora tendrá que sufrir el doble por la asignación de una nueva jefa, la Directora del Proyecto 1.
Las estructuras matriciales suelen ser de tres tipos:
Matricial fuerte: si el Director de Proyecto tiene más poder que el gerente funcional.
4.4. CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
Controlar el trabajo del proyecto, es responsabilidad del Director de Proyecto y de su Equipo. Este proceso consiste en observar qué está ocurriendo en el Proyecto e implementar las acciones correctivas necesarias con el fin de cumplir con los objetivos del Proyecto. MONITOREAR : Supervisar y observar lo que está ocurriendo CONTROLAR : Implementar acciones correctivas cuando sea preciso
El proceso de monitorear y controlar el trabajo, es responsabilidad del Director de Proyecto y de su Equipo. Monitorear y controlar el trabajo consiste en observar qué está ocurriendo en el Proyecto. Así como en implementar las acciones correctivas necesarias con el fin de cumplir con los objetivos del Proyecto.
Un continuo seguimiento, aporta al Equipo una visión sobre cómo se está desarrollando el Proyecto. Lo que permite identificar aquellas partes del Proyecto que requieren una atención especial.
Por otro lado, un control del trabajo continuo permite identificar acciones preventivas o correctivas. Además de llevar a cabo un seguimiento de ellas, y así determinar si éstas permitieron resolver el problema de desempeño.
El proceso de Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:
- Comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del proyecto
- Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y para recomendar aquéllas que se consideran oportunas.
- Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos.
- Mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentación relacionada.
- Proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medición del avance y las proyecciones.
- Proporcionar proyecciones que permitan actualizar la información relativa al costo y al cronograma actuales.
- Monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se produzcan.
Las acciones correctivas tienen por objeto:
- Buscar problemas, en lugar de esperarlos
- Tener un plan realista con líneas de base actualizadas
- Encontrar la causa raíz del problema
- Volver el proyecto a su plan original (si fuera preciso)
Estos tres factores deben quedar plasmados en el Reporte de Estado del proyecto, para que éste, como parte del monitoreo y control del proyecto, gestione toda la información necesaria con el objetivo de comunicarle al receptor cómo se va desarrollando el proyecto según lo planeado y por qué.
Reporte
Como resultado del seguimiento y control de las actividades de un proyecto se realizarán reportes en el mismo, donde quedará plasmada la situación del proyecto con el objetivo de que los responsables puedan evaluar su desarrollo. Un Reporte es un informe que se formula o se presenta por una persona, entidad o sistema. Crear reportes es un proceso crítico para tareas y proyectos de investigación. Siempre que se piense en elaborar reportes, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes:
- Definición del reporte: el autor del reporte precisa los datos y la manera de presentación de los mismos. Se definen las conexiones a los diferentes orígenes de datos para obtener los resultados que debe reflejar el reporte.
- Administración del reporte: puesto que en las organizaciones actuales existen varias categorías de usuarios, como los gerentes, los usuarios de servicio al cliente, etc.; es importante que se definan los usuarios del reporte, para ello es necesario publicar los reportes.
- Entrega del reporte: normalmente en las organizaciones los reportes se entregan de manera periódica. Para que los reportes lleguen a los usuarios requeridos se pueden aprovechar varios servicios como el de mensajería.
Estas tres acciones conforman lo que se denomina "El Ciclo de Vida de un reporte".
Reporte de Estado
Un Reporte de Estado es un documento que informa el estado actual de un proyecto. Su principal propósito es comunicar al receptor si el proyecto se va desarrollando según lo planeado y por qué, o si no se va desarrollando según lo planeado, también por qué. Este reporte no es producido para registrar qué trabajo hizo o hará el equipo del proyecto, sino que su intención es describir los desvíos del plan y cómo serán corregidos. En dicho informe deben constar, al menos, un resumen que describa si el proyecto se está desarrollando según lo planeado, si está cumpliendo con las fechas estimadas de los hitos y fechas de entrega de los entregables, si surgieron riesgos nuevos, o aumentó la probabilidad o el impacto de riesgos conocidos. También debe tener una breve descripción de aquellas partes del proyecto que no se desarrollan según lo planeado y qué se está haciendo para corregir este problema, detallar los hitos principales alcanzados y por alcanzar en el corto plazo, el porcentaje de avance en los entregables más importantes y el costo actual del proyecto
Reporte Postmortem
Un Reporte Postmortem se realiza cuando concluye un proyecto o cuando el líder de un proyecto culmina su labor en el mismo.
¿Por qué se hace necesario un reporte Postmortem?
- Mejoramiento continuo de un proyecto: un nuevo proyecto tiene la posibilidad de mejorar aprendiendo de las experiencias anteriores.
- A partir de las oportunidades de mejoramiento se puede definir cómo variar las prácticas en función de un nuevo ciclo o un nuevo proyecto.
- Permite evaluar el producto producido, el esfuerzo empleado y el proceso que se siguió para hacerlo.
- Facilita el conocimiento de los problemas y las causas acontecidas hasta el momento y a partir de ahí puedes identificar las medidas de prevención.
- La clave para el mejoramiento exitoso son los pequeños cambios, los cuales son fáciles de olvidar.
- Es necesario anotar las ideas de mejoramiento y poderlas ordenar en el postmortem.
En el Reporte Postmortem deben describirse todos los datos de un proyecto durante su desarrollo especificados por área, o sea, todo lo referente a los objetivos, la calidad, el cronograma, la gestión del proyecto, etc. De esta forma, se puede comparar lo planeado con lo real, mirar los tiempos gastados en cada una de las fases indicando el porcentaje respecto al total, evaluar las metas de lanzamiento y mirar si se cumplieron o no; así como las metas de cada uno de los roles y si fueron cumplidas o no, describir todo el proceso de mejora, qué problemas hubo y qué solución se le puede dar. En un Reporte Postmortem deben quedar plasmados todos los detalles de un proyecto desde su inicio hasta su culminación.
