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Documentación, Internet y Medios de Comunicación Anexo lll ANEXO lll 1.LA DOCUMENTACION: CONCEPTO Y CONTEXTO CIENTIFICO El proceso documental como proceso de producción, transmisión y recepción de información y conocimiento (Esquema en PDF — “Anexo lIl - Esquema”) 1.1 Concepto De Documentación La construcción del concepto de Documentación es un proceso complejo que se desarrolla a lo largo del presente siglo de forma paralela a la evolución práctica, profesional y tecnológica de este campo científico, tal como puede verse en la Teoría de la Documentación del profesor López Yepes, obra clarificadora que explora las diferentes teorías, puntos de vista y denominaciones que este campo científico ha visto, o en el estudio de los profesores Terrada y López Piñero que revisaban la evolución conceptual desde una perspectiva histórica. Este proceso se verá caracterizado por un desplazamiento del núcleo de interés, del objeto de la propia ciencia documental, en función de la perspectiva escogida por cada tratadista: Documento, Información, Mensaje, Proceso comunicativo, Proceso informativo, Proceso lingúístico son algunos de los conceptos que se sitúan en el centro de la discusión. Y todo ello sin entrar en consideraciones terminológicas sobre si la denominación más adecuada es Documentación, Informática, Ciencias/s de la Información, Información científica, Documentología, etc. polémica que preside la definición de Documentación desde Paul Otlet, como puede observarse en la completa recopilación de definiciones de Sagredo e Izquierdo. En los orígenes de la conceptualización de la ciencia de la Documentación está la obra de Paul Otlet, que sitúa el objeto de la Documentación en el "documento, biblion o bibliograma", es decir, el conjunto inseparable de información y soporte, "el pensamiento ya fijado por escritura de las palabras o la imagen de las cosas, signos visibles, fijados en un soporte material", resultado de la creación intelectual del hombre y objeto, una vez reproducido, de cultura y civilización. La documentación es pues la ciencia de los documentos, pero también la ciencia auxiliar de todas las ciencias, porque sus actividades facilitan el desarrollo de ésta, ordenando los materiales y facilitando el acceso a ellos por parte de los científicos, y porque les impone sus normas desde que ellas deben plasmar sus resultados en forma de documento. La ruptura con el punto de vista otletiano, dejando aparte las discusiones de enfoque sobre las relaciones existentes entre Biblioteconomía y Documentación, vendría dada por la perspectiva norteamericana que pasa a denominar a la Documentación con el término Ciencia de la Información. No es un simple cambio terminológico, sino el resultado de la observación del hecho de que con la aparición de la tecnología informática y su inclusión en los procesos y actividades relacionados con la Documentación, el binomio información/soporte, característico de la teoría otletiana, se veía roto. Los teóricos de la Information Science, y sus seguidores de las escuelas soviética y alemana, centran el interés en el proceso de transferencia de información, independientemente de su contenido, y, en concreto, en la recuperación de la información (Information Retrieval) previamente tratada en un proceso anterior, el proceso documental. La perspectiva informativa "nace de la consideración del proceso documental como proceso informativo; se aprovecha, por tanto, de la metodología de las ciencias informativas y establece sobre la categoría de los depósitos documentales -archivo, biblioteca, museo, etc.- la aplicación del flujo informativo y la dinamización de las fuentes para obtener nuevo conocimiento". El profesor Desantes avanza substancialmente en la cuestión al situar en el contenido del documento el objeto de la Documentación cuando afirma que "el mensaje es el centro objetivo del proceso informativo y se puede afirmar que es el núcleo mismo del proceso documentario”, estableciendo una compleja tipología en función de su disposición en el proceso comunicativo-documental. Documentación, Internet y Medios de Comunicación Anexo Ill Proceso que es situado en el centro de la concepción "ordinaria" de la Documentación de Sagredo e Izquierdo que señalan que "la Documentación es el proceso de comunicación por el que un individuo (persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos (los "documentos") debidamente tratados -opcionalmente también esos mismos objetos referidos- expresa o presuntamente pedidos (demandados), relativos a un determinado dominio de la actividad social que el individuo desempeña, tales que le hacen competente (en su doble sentido) para el ejercicio de esa actividad, cuando atinadamente los maneja.” Ahora bien, el problema central de todo el proceso documental está en cómo representar los documentos que posteriormente será preciso recuperar. La tecnología informática y la telemática han incrementado la velocidad y precisión del proceso de búsqueda, pero ni siquiera el programa de recuperación de información más desarrollado, basado en los algoritmos de búsqueda más complejos, puede recuperar el documento mal representado. La perspectiva linguística de la Documentación iniciada por el profesor García Gutiérrez aborda este punto e incide en el significado del documento y en su correcto análisis y representación, operación de carácter lingúístico que marca el funcionamiento efectivo de cualquier sistema documental. 1.2 Contexto Científico De La Documentación La Documentación, actividad de comunicación humana, se ocupa de los procesos de transferencia de la información, desde su generación hasta su uso. Estos procesos incluyen la selección y adquisición, organización, interpretación, almacenamiento, recuperación y difusión de información contenida en cualquier tipo de soporte. Información, en este contexto, es todo elemento de conocimiento, cualquiera que sea su nivel o su dominio, susceptible de ser transmitido o hecho público. Se incluyen pues todos los aspectos de la producción cultural: literaria, científica, técnica, económica, jurídica, etc., cualquiera que sea el medio, el tema o el nivel de especificidad. Toda esta producción, materializada en diferentes soportes físicos y conservadas a través del tiempo, constituye el objeto de la Documentación que actúa sobre ella para explotarla y ponerla a disposición de cualquier individuo. El trabajo del documentalista, por tanto, es una función de comunicación en un contexto social: Es un intermediario entre el conocimiento registrado acumulado y el individuo, persona o grupo, que requiere información. En un universo saturado de información, el documentalista es el gestor capaz de extraer de ella su significado esencial con el objeto de erigirse como mediador entre los siempre crecientes stocks de información y sus múltiples usuarios. La Documentación, como cualquier ciencia, establece unas relaciones entre pensamiento, conocimiento y sociedad, relaciones que se manifiestan en aspectos diferentes que estudiaremos aquí en la parte que corresponda a nuestro campo de interés: La ciencia es un fenómeno social y económico. La Documentación tiene por objeto básico la información (elementos de conocimiento producidos por el hombre) contenida en documentos (vehículos de transmisión y dinamización de ese conocimiento) y, especialmente, el tratamiento de esa información para facilitar su difusión a los usuarios que la necesiten. Si consideramos a la Documentación como ciencia de la información científica, su papel social estará directamente relacionado con el propio de la ciencia, motor social del conocimiento y del desarrollo. La dimensión que adquiere la Documentación al extender su campo de acción a otras áreas del conocimiento no estrictamente científicas (Documentación social) reafirman aún más sus características de fenómeno social. En cuanto a su consideración como fenómeno económico no hay sino constatar las características de verdadera industria del conocimiento que la Documentación ha llegado a ser gracias a los avances tecnológicos. En la sociedad actual, la llamada sociedad postindustrial, el conocimiento y, por tanto, la información toman un papel de motor económico. Documentación, Internet y Medios de Comunicación Anexo lll contenido del documento expresado en lenguaje natural, por lo que será necesario precisar cómo el documentalista lee, percibe e interpreta lo escrito, como lo analiza y como lo representa en nuevo lenguaje. En suma, toda teoría del Análisis documental deberá estar basada en una teoría clara del lenguaje y el significado. 1.4 Factores Constituyentes De La Documentación La documentación en su dimensión de ciencia social actúa en el conjunto de la sociedad desarrollando una actividad profesional caracterizada por un conjunto de factores que determinan su propio funcionamiento: - Factor humano: que obliga a estudiar, desde un punto de vista psico-sociológico a los actores de la documentación: Productores de información, Documentalistas y Usuarios. El estudio de los comportamientos, de las actitudes, de las motivaciones, de las opiniones y de las esperanzas de los protagonistas de la Documentación, integrados en su propio contexto social, constituye uno de los aspectos, a veces subestimado, absolutamente necesarios para el progreso de la Documentación. Factor metodológico: la Documentación, como actividad humana, está sujeta a la normalización, pero es cierto que, en sí misma, por propia vocación, es una ciencia normalizadora. La mayoría de los servicios de información y documentación trabajan en áreas específicas y necesitan de otros centros para atender con la mayor precisión al usuario. Para ello realizan intercambios y préstamos de documentos o consultas directas vía ordenador. Todo esto, unido al hecho de que sería un grave obstáculo para los usuarios que cada centro utilizara normas diferentes, obliga a utilizar siempre que sea posible procedimientos normalizados. De este modo en la Documentación estarán normalizados los siguientes aspectos: La presentación de los documentos (Normas de edición); El tratamiento físico de los documentos (Normas de catalogación); El tratamiento intelectual de los documentos (Lenguajes documentales); La transliteración, es decir la trascripción de caracteres de un idioma a otro cuando el alfabeto es diferente; Los locales y los equipos (Normas de superficie de una biblioteca, dimensiones de las estanterías); La informática documental (Soportes de datos, lenguajes de programación, software). Factor tecnológico: si bien es obvio el papel transformador que ha jugado y juega la tecnología en la evolución de la Documentación, también es cierto que la continua evolución de estas tecnologías, en las que lo que era nuevo y útil hace un año hoy está superado por algo más completo, más rápido y más barato, plantea enormes problemas. Es cierto que la informática y sus aplicaciones están avanzando de forma muy rápida, pero lo que avanza más rápido es el hardware (la "máquina"), después el software (los programas de aplicación) y, por último, el uso de ambos, que fácilmente se queda rezagado. La informática no es el centro de nuestro trabajo, no es un fin en sí misma, como desgraciadamente a veces se cree, sino un medio para poder desarrollar mejor nuestras actividades. Ahora bien, al afectar a todas las operaciones del Centro de Documentación, tanto a las propiamente documentales como a las de carácter administrativo, los previsibles cambios influyen sobre el desarrollo global de la Documentación. Factor económico-político: determinado por el valor de la documentación y la información como bien económico necesario para el progreso y el desarrollo. La fabricación de bienes depende del conocimiento que va siendo producido, adquirido, promovido y aplicado. La documentación, como gestor privilegiado de información, es parte integrante de este proceso. La documentación es un servicio esencial si han de Documentación, Internet y Medios de Comunicación Anexo III progresar los planes de desarrollo económico. Sin embargo, la consideración de la documentación como bien económico ha provocado un encarecimiento de su coste, por lo que un bien social que debiera estar garantizado por los propios estados se ha transformado en un bien de consumo. 1.5 El Proceso Documental La documentación tiene como objeto de trabajo el análisis del documento, entendido éste como "el conjunto formado por un soporte de información, los datos registrados sobre o en ese soporte y su significación, que sirve para la consulta, el estudio o la prueba", y son los datos registrados, la información, y su significado lo que ha de trascender al usuario, fin último del proceso documental que de forma global puede verse en el esquema siguiente: DOCUMENTO Soporte Información Conservación Proceso _Linguístico- interpretativo i Mensaje Almacenamiento Resultado o ocumental USUARIO Como puede observarse, el proceso no se cierra totalmente en lo que se refiere al soporte, ya que este no tiene por qué llegar siempre al usuario sin sufrir cambios. La definición de Documentación propuesta por Antonio García Gutiérrez está basada precisamente en este doble proceso. Este autor define la Documentación como "la información acumulada externamente por el hombre y/o su proceso lingúístico-informativo". 2. CONCEPTOS BÁSICOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Norma UNE 50 113 - Documentación (1) Recogida y tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión. - Documentación (2) Conjunto de documentos reunidos para un fin determinado. - Documento Información registrada que puede considerarse como una unidad en un proceso de documentación. - Recuperación de información Acción, métodos y procedimientos para recuperar información específica, previamente almacenada. - Recuperación de documentos Acción, métodos y procedimientos para recuperar documentos específicos, previamente almacenados. 
