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Lenguajes documentales

Ing. Mariela Macías Carrera de Ingeniería Civil Universidad Central del Ecuador

Contenido de Unidad 1: Comunicación oral/

escrita

• Comunicación escrita
• Comunicación oral
• Fundamentos y aplicación del formato de las Normas

APA

• Niveles de lectura científica

Oficio

• Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Clases de oficios

• Oficio múltiple: Es un documento que se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
• Oficio de transcripción: Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
• Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.
• El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.

Estructura

• Cuerpo o texto________
• Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
• "Tengo a bien comunicarle..."
• "Me es muy grato comunicarle..."
• "Tengo el honor de dirigirme..."
• Despedida_________
• En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
• Firma y posfirma_______
• Firma:- Se escribe la rúbrica a mano. - Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo. - Iniciales ____ - Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento. - Anexo____ - Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, , etc. - Distribución_______ - Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Los elementos de memorándum son los siguientes:

• Membrete La palabra memorándum centrada Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto Fecha Dirección Texto Despedida Antefirma Firma Referencias finales.
• Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites; la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.
• Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo dentro de la empresa.

• Estructura
• Lugar y Fecha_________
• El membrete______________
• Lugar y Fecha_______________
• Código_______________
• Destinatario_____________
• Asunto_______________
• Texto o cuerpo_______________ - Cortesía_______________ - Firma y posfirma_______________ - Con Copia o Copia_______________ - Pie de página_______________ - Referencia (opcional) _______________ - Sello_______________ - Anexo (opcional) _______________

• Estructura
• Introducción____________ En esta parte se aclara el tema se fijan los objetivos y el propósito del informe. Es importante establecer una cronología de los hechos y ubicar al lector temporalmente.
• Desarrollo______________ En esta sección se presenta el origen y causas del problema, además presenta una evaluación de alternativas, es decir, expone la propuesta y análisis de diferentes opciones para solucionar el problema inicial. Conclusiones___________
• Es la parte más importante del informe técnico, debe quedar claro el origen del problema, trascendencia y su evolución y posibles soluciones. Finalmente, debe contener las recomendaciones indicando los niveles de riesgos y ajustes tentativos.

Solicitud

• Es un documento o recurso mediante el cual uno se dirige a la superioridad, pidiendo o gestionando el goce de un derecho, beneficio o servicio que está amparado por las leyes y disposiciones. La función específica de una solicitud es la de pedir o gestionar algún beneficio de carácter personal, sustentando los motivos y razones que lo determinan. La presentación de una solicitud inicia el trámite administrativo de un expediente; por ello debe ser entregada dentro de su debido tiempo para que no sea rechazada por extemporánea. Se recomienda siempre escribirla con copia simple, pues en esta haremos acusar recibo y se quedará con nosotros como constancia de presentación.

Solicitud

• Algunas situaciones que motivan el uso de este documento son: Certificados de estudios, inscripción como postulante, concesión de becas, trabajo o empleo, licencia, traslados, préstamos, etc. Se utiliza en casi todas las oficinas y dependencias públicas o privadas. Puede tener por remitente a una persona natural o jurídica. Permite un enlace vertical ascendente, o sea de persona a autoridad o de subalterno a superior. Un menor de edad sí puede redactar una solicitud, cuando las circunstancias lo permitan. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios en un colegio. Otras veces se requiere del respaldo y firma del padre, madre o tutor.