Legalización de Libros Contables: Guía para Empresarios, Resúmenes de Contabilidad

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CONTABILIDAD

PARA

ABOGADOS

“Año del Bicentenario del Perú: 200 años de Independencia”

UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZÁN

FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS

ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS

TEMA

LIBROS CONTABLES

CURSO

CONTABILIDAD PARA ABOGADOS

ALUMNOS

CHAVEZ VALDIVIA, Jairo DORIA LEÓN, Mariana Jodie HUAMAN ALVARADO, Ruth Melissa MAYTA BARRERA, Zelezny Mishell VILLOGAS COTRINA, Marcy Melanie DOCENTE Mg. Pasión Gregorio CAQUI RAYO Huánuco – Perú 2021

• DEDICATORIA
• INTRODUCCIÓN
• Libros Contables
  • 1.1. Antecedente Histórico
  • 1.2. Definición de los Libros Contables
    • 1.2.1. Características.
    • 1.2.2. Importancia.
• 2. Clasificación de los Libros de Contabilidad.
  • 2.1. Clasificación de los Libros de Contabilidad desde el Punto de Vista Legal.
    • 2.1.1. Libros Obligatorios.
    • 2.1.2. Libros Voluntarios.
  • 2.2. Clasificación de los Libros de Contabilidad Desde el Punto de Vista Técnico
    • 2.2.1. Libros Principales.
    • 2.2.2. Libros Auxiliares.
• 3. Legalización De Los Libros contables
  • 3.1. ¿Qué es la legalización de libros contables?
  • 3.2. Oportunidad de la Legalización.
  • 3.3. Empaste de los Libros y Registros.
  • 3.4. Plazo para rehacer los libros contables.
  • 3.5. Plazo para Legalizar los Libros de Contabilidad:
    • 3.5.1. Plazos para legalizar los libros contables en 2021.
  • 3.6. Legalización y excepciones.
  • 3.7. ¿Quiénes están obligados a presentar los libros contables?
  • 3.8. Forma de presentación de los libros contables y societarios.
  • 3.9. Requisitos para Legalizar Libros Contables.
  • 3.10. Precio de Legalización de Libros Contables.
• 4. Prohibiciones en los Libros de Contabilidad
  • 4.1. Registro del Diario y Mayor
  • 4.2. Sanción por la Violación sobre las Prohibiciones de los Libros contables
• 5. Libros Contables Obligatorios Según Régimen
  • 5.1. ¿Qué son los libros contables según régimen?
  • 5.2. ¿Cómo llevar libros contables para mi negocio?
  • 5.3. ¿Cuáles son los tipos de Libros Contables Existentes?
  • Computarizada 5.4. Requisitos Legalización de los Libros Contables llevados en forma manual o
  • 5.5. Plazos para el Llevado de Libros Contables
    • Contables 5.5.1. Plazo para Comunicar a la Sunat Evento De Pérdida o Destrucción de Libros
    • 5.5.2. Plazo Para Rehacer Libros Contables
  • 5.6. Libros Contables por Regímenes Tributarios
• CONCLUSIÓN
• BIBLIOGRAFÍA

DEDICATORIA

En este presente trabajo agradecemos primeramente a Dios, debido a que gracias a él se pudo realizar el trabajo porque cada día nos brinda salud, sabiduría para afrontar cualquier tipo de trabajo que se nos presente, también agradecemos a nuestros padres por confiar en nosotros y por el apoyo emocional, económico que nos brindan cada día. De igual forma agradecer a la plana de docentes de nuestra prestigiosa facultad, en especial al Mg. Pasión Gregorio CAQUI RAYO, docente de la asignatura Contabilidad para Abogados, ya que gracias a sus enseñanzas y consejos que nos brinda en cada clase nos ayuda a mejorar como persona y estudiante, así para poder afrontar cualquier tipo de reto que se nos presente en el ámbito profesional.

Libros Contables 1.1.Antecedente Histórico En las grandes civilizaciones se dio el nacimiento de muchas ciencias como la historia, la medicina, la química, la matemática, la contabilidad, entre otras. En este caso nos dedicaremos a estudiar una parte importante de la contabilidad que son los llamados libros contables. La historia del inicio de la contabilidad se remonta a muchos años atrás, en la civilización Mesopotámica, donde ya se habían montado las bases de una civilización económica tan avanzada que inclusive se encontraron hallazgos de textos contables, recibos, grabados en planchas o en arcilla cruda. Donde se controlaba esta contabilidad era en los templos de aquella época y estos se convirtieron en establecimientos públicos, cuya administración exigía el empleo de un personal numeroso, cuyas cuentas se sometían a un riguroso control. Se convierten así en instituciones bancarias donde se practicaba el préstamo con interés, el depósito y la realización de diversas actividades recaudatorias. A pesar de la incipiente técnica contable de estos tiempos, llama la atención cómo se distinguían en las tablillas los elementos esenciales de una cuenta: las clases de objetos entregados, el título de la cuenta, el nombre de los compradores, las cantidades entregadas a cada uno de ellos y el total de dichos suministros. En Grecia, en tomo al siglo V antes de nuestra era comenzamos ya a asistir a la especialización del comercio con dinero, y los primeros bancos privados se establecen junto a los bancos de los templos. Los trapezistas o banqueros, depositarios de ahorro y dispensadores del crédito, desempeñaron un importante papel en estos hechos. Así, mediante sus operaciones de crédito confirieron un importante auge e impulso a las transacciones comerciales.

En el año 5000 a.C. aproximadamente se crearon las primeras leyes contables de la historia en donde exigían que todo comerciante debía de tener un libro donde registrase cada una de sus transacciones siendo estos considerados como los primeros libros contables de toda la historia de la contabilidad. Se usaban normalmente dos libros de contabilidad: efemérides o diarios, y los trapedzitika grammata o libros de las cuentas. Los banqueros griegos anotaban en sus registros todas las cantidades que pasaban por sus manos, con las fechas de entrada y salida. Todo cliente tenía una cuenta abierta a su nombre, con una página para el activo y otra para el pasivo. La exactitud y la lealtad con que se llevaban los libros les conferían un valor probatorio de primer orden. El gran desarrollo de los Bancos se verá favorecido por la libre fijación del interés del dinero, sin que ninguna restricción legal lo limitase. En Egipto, los encargados de llevar la contabilidad eran los escribas, personas especializadas y dedicadas al registro de las actividades comerciales, el conocimiento de la contabilidad por estos constituía una necesidad imperiosa, tanto en la administración de las haciendas privadas, como para el Tesoro Público y en los templos, dado que la actividad agrícola y comercial tenía una fuerte presencia en la zona; ellos registraban las operaciones contables ya sea en lápidas, en las paredes, e incluso en papiros. También en el Egipto faraónico se han hallado documentos de diversa extensión y contenido tales como, entregas en especie o en dinero al tesoro, jornales de los obreros y empleados, así como las cuentas de los templos. En Roma abundan las huellas de una contabilidad organizada. Las grandes empresas agrícolas, en las que trabajaban numerosas personas, exigían una contabilidad detallada. En el tratado De re rustica, manual de agricultor, de Catón el Censor (234-149 a J.) se puede leer en el capítulo II: «Se hará la cuenta de la caja, del grano en almacén, del forraje, del vino, del aceite; se tomará nota de lo que se ha vendido, de lo que se ha pagado, de lo que queda por cobrar, de lo que aún falta por vender».

a) En una primera etapa, los documentos contables tenían como finalidad suplir los fallos de la memoria cuando, por la amplitud de las operaciones de crédito, los comerciantes se vieron compelidos a consignar por escrito algunas de sus transacciones. Es la contabilidad de tipo memorial. b) En una segunda fase —paulatinamente— y obligados por la necesidad, se fueron desgajando del memorial primitivo diversas cuentas concretas: de personas primeramente y de valores más tarde. Se asiste a la formación de la contabilidad TOY partida simple, que al final de su evolución estará integrada por un considerable número de libros, llevados cada vez de manera más racional. c) Por último, a partir del siglo XIV o, tal vez, incluso del XIII, nace en Italia el sistema de partida doble, y se perfecciona hasta la aparición, en 1494, de la primera obra impresa de contabilidad. Un aspecto importante que se ha de tener en cuenta cuando se examina la técnica de las cuentas en la Edad Media, es el de la colocación de las cifras en columna, con el objeto de poderlas sumar los números se escribían en grupos de cifras, separadas mediante puntos para facilitar la lectura. Cada grupo representaba una cierta categoría de unidades. La clase de las unidades se indicaba mediante su signo distintivo, que se colocaba sobre cada serie de cifras. En el Perú se dio inicio con la cultura Inca, sabemos que esta cultura ya tenía una organización muy desarrollada en las distintas aéreas, como es la contabilidad. Ellos llevaban su control de cuentas a través de los quipus que consistía de una cuerda gruesa y horizontal de la que colgaban otras delgadas y verticales, que presentan nudos de diferentes clases y colores. Además, estos eran celosamente conservados para mantener en memoria las operaciones efectuadas, con lo que constituían herramientas estadísticas de gran valor relativas a todo lo

que ocurría en el Imperio, como la evaluación de las cosechas, el número de animales cazados, el censo de la población, el registro civil, la fijación de la base imponible y los inventarios de los recursos materiales y humanos. Los quipus eran descifrados por los quipucamayocs o contador, que eran formados en escuelas especiales, la figura de estos era la de un funcionario que, por sus conocimientos, alcanzaba la más alta jerarquía entre los oficios existentes y había uno en cada región. Cada año inventariaban los productos cosechados en la región y enviaban los respectivos quipus a manera de registros, a la administración central, la cual disponía, en consecuencia, de información estadística semejante a la que encierran nuestros archivos estatales contemporáneos. En la etapa colonial los intendentes recaudaban los ingresos fiscales y efectuaban los pagos autorizados; los ingresos y gastos eran registrados por el contador en un libro general de cuentas. Las recaudaciones se depositaban en las Cajas Reales, que eran de responsabilidad de tres oficiales: el contador, el tesorero y el factor. El primero realizaba las cuentas y emitía los libramientos u órdenes de pago, el segundo recibía las recaudaciones y realizaba los pagos, mientras que el tercero custodiaba los bienes reales. En 1605 se creó el Tribunal de Contaduría Mayor de Cuentas para súper vigilar el manejo de los fondos fiscales. En la etapa de la República se crearon los ministerios de Hacienda, Guerra y Marina, y Relaciones Exteriores. En la Constitución del año 1823, los artículos 152º 34 Contabilidad y negocios y 153º se refieren a la organización fiscal. Se crea una Contaduría que desarrollaría funciones de “examinar, glosar y fenecer las cuentas de todos los productos o inversiones de la Hacienda”. También se dispuso la creación de una Tesorería General compuesta de un contador y un tesorero. Pasados muchos años con la Ley N° 24680 del 4 de junio de 1987 se creó el Sistema Nacional de Contabilidad, como ente normativo para los sectores público y privado, que,

Los libros contables deben presentarse de manera periódica ante las instituciones mercantiles correspondientes para su legalización, el fin de legalizar estos es el de sellar la información presentada, de manera que no sea posible su manipulación posteriormente. Y en la mayoría de los casos deben ser conservados durante 6 años o más. Si tenemos algún negocio como persona natural o como persona jurídica (empresa) estamos obligados a llevar libros contables, según el Régimen Tributario que hayamos elegido en el RUC. Aparte de los libros contables, recordemos que existen otros libros de carácter obligatorio cuya presentación no es periódica, como, por ejemplo: el libro de registro de socios, libro de actas o libro de acciones nominativas, los cuales se legalizan una única vez al comienzo de la actividad de la empresa. 1.2.1. Características. Las principales características de los libros contables son las siguientes: 1.2.1.1. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Sin embargo, cabe señalar que en el Perú son de carácter obligatorio. 1.2.1.2. Registran información contable y financiera pertinente. 1.2.1.3. Se componen por anotaciones que se llaman asientos contables. Estos se realizan en orden cronológico. 1.2.1.4. La información se asienta de manera sistemática. 1.2.1.5. Tienen carácter legal. 1.2.1.6. En la actualidad pueden llevarse en papel o de forma digital.

1.2.2. Importancia. Los libros contables desempeñan un papel esencial en la gestión de cualquier organización, ya que su correcto uso permite tomar decisiones financieras oportunas y llevar a cabo una estructura en las finanzas. Por lo tanto, son el fundamento de la contabilidad de una empresa. Por otro lado, los registros contables son esenciales para determinar la rentabilidad de una organización porque permiten medir la cantidad de dinero que entra y que sale, y definir así las deudas existentes. Finalmente, los libros contables reúnen ordenadamente toda la información referente a la situación financiera de una empresa, de modo que favorecen la toma de decisiones acertadas y propicias para mantener la estabilidad y el crecimiento, y definen aquellos ajustes necesarios para corregir el rumbo. Es decir, los libros contables te sirven para: Llevar en orden tu actividad empresarial, tomar decisiones sobre tu negocio en base a tus ventas y compras realizadas, registrar las entradas y salidas de recursos de tu empresa, lo que permite conocer cómo va en un período determinado, recordemos que quedan registradas todas las transacciones realizadas y la fecha en que se efectuaron en forma cronológica y ordenada. En ellos se anotan los comprobantes emitidos como los recibidos y permiten a la SUNAT conocer la información sobre las operaciones o actividades que vienes realizando y verificar el pago de los tributos que correspondan.

En el mayor, cada cuenta abarca un folio que comprende las 2 páginas de la izquierda para el debe y de la derecha para el haber. d. Libro Caja y bancos. Este es un libro auxiliar, pero suele ser de carácter obligatorio en donde se registran todas las operaciones al contado que realiza la empresa, entenderemos como tales, a aquellas acciones donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios. e. Libro de Registro de Ventas. Se denomina así un libro auxiliar en el que se anotan en orden cronológico y correlativo todos los comprobantes de pagos que emitirá una empresa. Este registro es parte de un requisito de orden tributario. Dentro de los libros de ventas e ingresos el libro más habitual es el de registro de facturas emitidas. f. Registro de Compras. Es el documento contable que integra todas las operaciones de compras que una empresa determinada haya realizado y que estén debidamente recibidos por el SII. Este registro además de ellos contempla todos los demás registros tributarios de compras que se hayan emitido y recibido en un soporte distinto al electrónico. El Registro de Compras está conformado por 4 secciones que involucran todos los registros necesarios para determinar el uso del crédito fiscal del IVA. ● Registro: contiene todas las operaciones por compras del giro, clasificadas como "Giro" por defecto, pero que podrán ser modificadas por el contribuyente para indicar la naturaleza real de la operación, en un campo nuevo indicado para ello. ● Pendiente: contiene los documentos que requieren recibo de servicio prestado o mercadería entregada, por parte del comprador. ● Reclamados: contiene todos los documentos reclamados por el comprador dentro de un plazo de 8 días. ● No incluir: contiene los documentos que el contribuyente no considera como parte de su actividad comercial, razón por lo cual tampoco pasa a formar parte del crédito fiscal del IVA ni del gasto para el ISLR

g. Libro de Planilla electrónica. Es el documento llevado a través de los medios informáticos desarrollados por la SUNAT, en el que se encuentra la información de los empleadores, trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal en formación – modalidad formativa laboral y otros (practicantes), personal de terceros y derechohabientes. A partir del 1.08.2011 la Planilla electrónica tiene dos componentes que son el Registro de Información Laboral (T-Registro) y la Planilla Mensual de Pagos (PLAME ) h. Libro registro de activos. Fijos es un registro auxiliar tributario, destinado al control tributario. En él se registran anualmente toda la información, proveniente de la entrada y salida de los activos fijos, así como la depreciación respectiva i. Libro de Actas (para las sociedades). El libro que de acuerdo con la legislación mercantil deben llevar algunas sociedades, especialmente las compañías por acciones, para así poder asentar en él las actas de las sesiones de su consejo de administración, y de sus asambleas de accionistas; es decir tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, j. Libros de Registro de Acciones (para las sociedades). Este es un libro que tal y como su propio nombre indica, es un listado en el que aparecen los nombres de los socios de una empresa en un momento determinado. Por eso se dice que el libro-registro tiene una función de legitimación, la apertura y uso de este libro es sumamente relevante porque se encarga de brindar seguridad jurídica a los accionistas en el ejercicio de sus derechos. 2.1.2. Libros Voluntarios. Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y según las necesidades de la misma. El código de comercio en su artículo 34· determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los siguientes:

f. Libro de Bancos. Es un libro auxiliar que tiene como función registrar todas las operaciones bancarias que la empresa realiza de forma cronológica y detallada. Un libro de bancos bien ejecutado, facilitará la obtención de información para generar saldos de cuentas por cobrar y por pagar si es que no se cuenta con un sistema completo que brinde dichos saldos. Asimismo, al no tener identificados de forma correcta y oportuna cada ingreso y egreso de las cuentas bancarias, se podrían generar fugas de efectivo; y es allí donde radica su importancia. g. Libros de Caja Chica: Se denomina caja chica de fondo fijo al monto que está destinado a abastecer las solicitudes de pequeñas cantidades por los gastos “menudos” de una Empresa. Es un libro voluntario que no necesita legalizarlo. Mediante un memorándum autorizado por el gerente se designa un monto determinado. h. Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc. Es un complemento del mayor general; mediante en ellos controlamos en forma individual las diferentes subpartidas que componen una determinada cuenta del mayor general. 2.2.Clasificación de los Libros de Contabilidad Desde el Punto de Vista Técnico Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares 2.2.1. Libros Principales. Son aquellos que tienen carácter de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y son: Libro de Inventarios y Balance: Esta apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelará ● La relación exacta de dinero, valores, créditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y otros, que constituyan el activo de la Entidad. ● La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad.

● Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el patrimonio con que inicia su gestión. ● La entidad además al finalizar el ejercicio refleja en el mismo libro el Inventario Final y Balance General de su Gestión. ● Este libro será de foliación simple. Libro Diario. Es el registro contable principal de cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas que una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de la firma Libro Mayor. Es un documento que recoge de manera cronológica todas las operaciones contables de la empresa registradas en cada una de las cuentas. Hay que destacar que el libro mayor no es obligatorio, aunque sí que puede resultar de gran utilidad en la gestión de la empresa, pues permite consultar cuenta por cuenta cada uno de los movimientos que se han registrado en la empresa. 2.2.2. Libros Auxiliares. Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que después de cumplir su cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en el Libro Diario. Son Libros Auxiliares todos los mencionados en la clasificación legal, a excepción de los indicados como los libros principales.