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Manejo de la documentación, Apuntes de Estadística Económica

Como se ha de clasificar documentos

Tipo: Apuntes

2023/2024

Subido el 07/01/2025

alba-andres-3
alba-andres-3 🇪🇸

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Procedimiento:
Manejo de la Información
Documentada
Doc.:
1.1
Ed.:
00
Fecha:
25/03/2024
Página:
1 de 4
1. OBJETIVO
El objeto de este Procedimiento es establecer el modo en que se lleva a cabo la gestión de los
documentos que integran el sistema de funcionamiento y control de Arándanos la Peña S.L., así como
las evidencias documentales y registros generados en el desarrollo de su actividad.
Para cada uno de los documentos se indican los siguientes aspectos:
Nombre del documento
Número del documento
Número de edición
Fecha de modificación
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para la documentación de gestión, control y de procedimiento, que
posee Arándanos La Peña S.L.
Este proceso es de carácter interno y afecta a las actividades desarrolladas por Arándanos la
Peña S.L. vinculadas con la gestión de los documentos, registros y evidencias documentales que
integran su actividad, ya estén registrados en soportes de papel, informático o de cualquier otro que
garantice conservación, reproducción y almacenamiento seguro. Los principales documentos son:
Manuales de Calidad
Procesos y Procedimientos
Plantillas de control de finca
3. DEFINICIONES
Cronograma: Documento en formato Excel, dónde aparece reflejado cuándo se elaboran,
aprueban, revisan y publican los documentos principales Arándanos la Peña S.L.
Documento: información generada y su medio de soporte (escrito en papel, digital, video, muestra
física, etc.).
Documento externo: entregado por un agente externo a la institución para su tramitación.
Documento interno: generado por el personal como consecuencia de la implantación de un
Proceso.
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Procedimiento:

Manejo de la Información

Documentada

Ed.: 00 Fecha: 25/03/ Página: 1 de 4

1. OBJETIVO

El objeto de este Procedimiento es establecer el modo en que se lleva a cabo la gestión de los documentos que integran el sistema de funcionamiento y control de Arándanos la Peña S.L., así como las evidencias documentales y registros generados en el desarrollo de su actividad. Para cada uno de los documentos se indican los siguientes aspectos:

  • Nombre del documento
  • Número del documento
  • Número de edición
  • Fecha de modificación

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para la documentación de gestión, control y de procedimiento, que posee Arándanos La Peña S.L. Este proceso es de carácter interno y afecta a las actividades desarrolladas por Arándanos la Peña S.L. vinculadas con la gestión de los documentos, registros y evidencias documentales que integran su actividad, ya estén registrados en soportes de papel, informático o de cualquier otro que garantice conservación, reproducción y almacenamiento seguro. Los principales documentos son:

  • Manuales de Calidad
  • Procesos y Procedimientos
  • Plantillas de control de finca

3. DEFINICIONES

  • Cronograma: Documento en formato Excel, dónde aparece reflejado cuándo se elaboran, aprueban, revisan y publican los documentos principales Arándanos la Peña S.L.
  • Documento: información generada y su medio de soporte (escrito en papel, digital, video, muestra física, etc.).
  • Documento externo: entregado por un agente externo a la institución para su tramitación.
  • Documento interno: generado por el personal como consecuencia de la implantación de un Proceso.

Procedimiento:

Manejo de la Información

Documentada

Ed.: 00 Fecha: 25/03/ Página: 2 de 4

  • Formato (o modelo): diseño predefinido, en una hoja de papel o en medio electrónico, que nos sirve como medio para recoger datos o información de la realización de una actividad incluida en un Proceso o Procedimiento. Cuando se rellena se convierte en documento o registro.
  • Gestor de Calidad: figura responsable de la gestión de los documentos.
  • Procedimiento: documento que especifica o detalla una parte de un Proceso.
  • Proceso: un conjunto de actividades interrelacionadas que convierten entradas en salidas (o resultado), es decir, que añaden valor a las entradas para obtener un determinado resultado. Indica en qué orden deben realizarse las actividades o tareas, quién es el responsable de hacerlas, cuándo se deben hacer y cómo se documentan, así como quién y cómo va a evaluar el resultado obtenido.

4. RESPONSABILIDADES

  • Emisor: actualizar los documentos de acuerdo con la necesidad identificada.
  • Revisor y aprobador: revisar y aprobar los cambios solicitados por el emisor del documento. Se eligen de acuerdo con el procedimiento que este siendo modificado.
  • Coordinador: Centralizar el manejo de la documentación garantizando que los colaboradores tengan acceso a las versiones vigentes. Recibir las solicitudes de actualización de los documentos y hacer seguimiento hasta su publicación a los interesados

5. PROCEDIMIENTO

El proceso de control de documentación y registro se estructura en dos subprocesos independientes, pero estrechamente relacionados entre sí.

  • Gestión de los documentos
  • Gestión de registros y evidencias documentales El impulso de los dos subprocesos indicados corresponde al responsable de Calidad.

5.1 Gestión de los documentos

5.1.1 Detección de la necesidad de elaborar o modificar un documento. La detección de esta necesidad puede proceder del responsable del centro o de cualquier otra persona implicada en el proceso de producción. En este último caso, deberá ser comunicado por cualquier medio al responsable del centro, que será quien decida si procede la elaboración o modificación del documento.

Procedimiento:

Manejo de la Información

Documentada

Ed.: 00 Fecha: 25/03/ Página: 4 de 4

  1. El archivo se retirará de la carpeta electrónica que contenga la documentación vigente y se llevará a otra carpeta denominada “Documentación obsoleta” (versiones anteriores) 5.1.7 Actualización de la Lista Maestra de Documentos. Siempre que se apruebe un nuevo documento o que se modifique uno ya existente, se actualizará la Lista Maestra de Documentos, al mismo tiempo que se actualizará, si fuera necesario, el Cronograma.

5.2 Gestión de registros y evidencias documentales

Este subproceso se refiere a la gestión y control de registros y evidencias documentales que permitan comprobar la ejecución, el nivel de implantación y la eficacia de los Proceso. Para ello se procederá de la siguiente manera: 5.2.1 Archivo del registro generado durante la ejecución del Proceso/Procedimiento. El responsable de la ejecución de las tareas que integran el Proceso/Procedimiento debe almacenar los registros o evidencias documentales que prueben su ejecución. La clasificación y ordenación de los registros o evidencias documentales se realizará de modo que facilite su localización e identificación. 5.2.2 Baja o eliminación de registros y evidencias documentales. Si ha transcurrido el tiempo de conservación establecido para un determinado registro o evidencia documental, el responsable del centro debe proceder a su eliminación (destrucción o borrado), pudiendo ser guardado durante un tiempo adicional como registros caducados (nombre de Proceso/Procedimiento) y manteniendo disponible una carpeta con, al menos, la última versión no vigente de cada uno de los documentos y anexos relacionados en la Lista Maestra de documentos.

6. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

El seguimiento de este Procedimiento corresponde al responsable del centro. También le corresponderá la evaluación de los resultados del Procedimiento, utilizando como indicador el número de errores encontrados en la generación y el control de la documentación y registros en el momento de una auditoría (externa o interna).