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Como se ha de clasificar documentos
Tipo: Apuntes
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El objeto de este Procedimiento es establecer el modo en que se lleva a cabo la gestión de los documentos que integran el sistema de funcionamiento y control de Arándanos la Peña S.L., así como las evidencias documentales y registros generados en el desarrollo de su actividad. Para cada uno de los documentos se indican los siguientes aspectos:
Este procedimiento se aplica para la documentación de gestión, control y de procedimiento, que posee Arándanos La Peña S.L. Este proceso es de carácter interno y afecta a las actividades desarrolladas por Arándanos la Peña S.L. vinculadas con la gestión de los documentos, registros y evidencias documentales que integran su actividad, ya estén registrados en soportes de papel, informático o de cualquier otro que garantice conservación, reproducción y almacenamiento seguro. Los principales documentos son:
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El proceso de control de documentación y registro se estructura en dos subprocesos independientes, pero estrechamente relacionados entre sí.
5.1.1 Detección de la necesidad de elaborar o modificar un documento. La detección de esta necesidad puede proceder del responsable del centro o de cualquier otra persona implicada en el proceso de producción. En este último caso, deberá ser comunicado por cualquier medio al responsable del centro, que será quien decida si procede la elaboración o modificación del documento.
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Este subproceso se refiere a la gestión y control de registros y evidencias documentales que permitan comprobar la ejecución, el nivel de implantación y la eficacia de los Proceso. Para ello se procederá de la siguiente manera: 5.2.1 Archivo del registro generado durante la ejecución del Proceso/Procedimiento. El responsable de la ejecución de las tareas que integran el Proceso/Procedimiento debe almacenar los registros o evidencias documentales que prueben su ejecución. La clasificación y ordenación de los registros o evidencias documentales se realizará de modo que facilite su localización e identificación. 5.2.2 Baja o eliminación de registros y evidencias documentales. Si ha transcurrido el tiempo de conservación establecido para un determinado registro o evidencia documental, el responsable del centro debe proceder a su eliminación (destrucción o borrado), pudiendo ser guardado durante un tiempo adicional como registros caducados (nombre de Proceso/Procedimiento) y manteniendo disponible una carpeta con, al menos, la última versión no vigente de cada uno de los documentos y anexos relacionados en la Lista Maestra de documentos.
El seguimiento de este Procedimiento corresponde al responsable del centro. También le corresponderá la evaluación de los resultados del Procedimiento, utilizando como indicador el número de errores encontrados en la generación y el control de la documentación y registros en el momento de una auditoría (externa o interna).