Manual para grabar aviso de insolvencia provisional en CYCRED®, Guías, Proyectos, Investigaciones de Contabilidad Financiera

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Servicio de grabación del

Aviso de Insolvencia Provisional

Manual de uso

V 1.1 20090715

Índice

• 1. El Aviso de Insolvencia Provisional..........................................................
  • 1.1. ¿Qué es el Aviso de Insolvencia Provisional?
  • 1.2. ¿Cuándo es necesario declararlo?
  • 1.3. ¿Qué consecuencias tiene?...............................................................................................
  • 1.4. ¿Qué efectos tiene la grabación en CYCRED®?..............................................................
• 2. Preparación y seguimiento........................................................................
  • 2.1. Antes de iniciar la grabación
  • 2.2. Una vez realizada la grabación
• 3. Grabación del aviso en CYCRED®.............................................................
  • 3.1. Identificación del deudor
  • 3.2. Resumen de datos económicos de la deuda
  • 3.3. Otros datos de la deuda..................................................................................................
  • 3.4. Observaciones y documentos.........................................................................................
  • 3.5. Previsualización del Aviso de Insolvencia Provisional
  • 3.6. Información sobre los medios de pago
  • 3.7. Grabación, asignación del número de siniestro y creación del impreso
    • Provisional ................................................................................................ 4. Formalización del impreso y declaración del Aviso de Insolvencia
  • 4.1. Copia del impreso de AIP ya grabado
• 5. Consulta de Avisos de Insolvencia Provisional ....................................
• 6. Comunicaciones en CYCRED® ................................................................

No obstante, sigue siendo imprescindible que el asegurado aporte la documentación física original a la que nos hemos referido en el apartado 1.1, para su verificación por la Compañía.

El plazo máximo para el envío a la Compañía de la documentación, una vez grabado el Aviso en CYCRED®, es de diez días.

Si transcurrido el plazo indicado la documentación acreditativa del crédito no hubiera tenido entrada en la Compañía, entenderemos que el asegurado desiste de presentar el Aviso de Insolvencia Provisional, considerando sin efecto la comunicación electrónica efectuada en CYCRED®.

Hay que tener presente que en algunas situaciones los plazos de declaración son reducidos (concursos, desaparición del deudor, prórrogas autorizadas por la Compañía, etc.)

En los supuestos en que el deudor esté en situación de Concurso, es importante agilizar al máximo el envío de los documentos a la Compañía: el plazo establecido en la Ley para la presentación documentada de los créditos a la Administración Concursal es de hasta 30 días desde su publicación.

Nota sobre navegación por las pantallas :

Una vez iniciada la grabación, podremos regresar a la pantalla anterior y corregir datos mediante el botón <Atrás> ó , y pasar a pantallas siguientes mediante los botones de ó .

Atención : el botón borrará todos los datos introducidos hasta ese momento y nos devolverá a la pantalla inicial de grabación.

2. Preparación y seguimiento

2.1. Antes de iniciar la grabación

Para realizar una correcta grabación, es muy útil recopilar previamente toda la información y documentación necesarias. Eso no evitará retrasos tanto para la propia grabación como para la inmediata declaración del aviso:

ƒ el extracto de cuenta completo que refleje las relaciones comerciales con su cliente. Este extracto debe remontarse como mínimo a la primera factura que se encuentre impagada en todo o en parte, e incluir el detalle de todos los cargos y abonos, con expresión de su fecha y motivo, producidos desde entonces hasta el momento actual. El extracto de cuenta debe estar firmado y sellado por el asegurado. ƒ los pedidos , propuestas de pedido y documentos de aceptación del mismo, si los hubiere, junto con toda correspondencia cruzada con el deudor antes de la formalización de las operaciones. ƒ los contratos en los que se ha basado la relación comercial, cuando los haya. ƒ los documentos que acrediten el cumplimiento de la prestación del asegurado y la fecha en que la misma se ha producido (albaranes, certificados de agencia de transporte, acta de recepción de la instalación, etc.) ƒ las facturas emitidas. ƒ los medios de pago , cuando los haya, así como toda comunicación bancaria que acredite la presentación al cobro de los mismos. ƒ en operaciones de comercio exterior , todos los documentos complementarios que obren en poder del asegurado (certificados fitosanitarios, conocimientos de embarque, D.U.A, C.M.R., etc.) ƒ los documentos que acrediten los gastos, intereses u otros cargos en los que se haya podido incurrir como consecuencia del impago o para reducir el importe del mismo. ƒ cualquier otra correspondencia cruzada con el deudor o cualquier otro documento que permita acreditar la existencia de la deuda, su reclamabilidad o sus circunstancias.

A la vista de la documentación, será necesario localizar los datos mínimos necesarios para realizar la grabación del AIP:

ƒ identificación del deudor (Razón social, NIF y datos completos de localización) ƒ importe total facturado (suma de todas las facturas emitidas, desde la primera que sigue total o parcialmente impagada hasta la más reciente) ƒ pagos realizados : cualquier cantidad recibida del deudor y que se aplique al pago de parte del importe total facturado (pago parcial de una factura, devoluciones de mercancía, pago íntegro de facturas intermedias, etc.) ƒ gastos adicionales: gastos por devolución de efectos, intereses pactados, etc.

3. Grabación del aviso en CYCRED®

A la grabación del Aviso de Insolvencia Provisional se accede desde el menú superior de CYCRED®^ : -> Gestión del contrato -> Gestión de siniestros -> Aviso Insolvencia:

3.1. Identificación del deudor

La primera pantalla de la aplicación nos permite realizar la identificación del deudor sobre el que se va a grabar el Aviso de Insolvencia Provisional, identificación que podremos hacer, como es habitual en CYCRED®, mediante el CIF/NIF del cliente, mediante la referencia indicada por el asegurado para el mismo, mediante el número de cliente de Crédito y Caución o mediante el nombre del cliente:

En caso de que por error identifiquemos a un cliente sobre el que ya hayamos declarado un Aviso de Insolvencia Provisional, el sistema así nos los indicará y nos ofrecerá su número de referencia

Una vez introducido el dato identificativo del deudor, y tras pulsar “Aceptar”, CYCRED® nos presentará la pantalla de datos identificativos, ya sea cargada con esos datos si el cliente ha sido localizado, ya sea en blanco para que procedamos a su cumplimentación:

Es importante indicar el número de fax y la dirección de correo electrónico, para que podamos dirigirnos inmediatamente al deudor instándole al pago de la deuda.

Al completar la introducción de datos y presionar sobre el botón “Avanzar”, el sistema nos pedirá que comprobemos que el crédito total resultante es efectivamente el correcto:

En caso de observar algún error, podremos proceder a corregir los datos.

En caso contrario, haremos clic en avanzar y pasaremos a la siguiente pantalla.

3.3. Otros datos de la deuda

Tras indicar los datos económicos de la deuda, el sistema nos pedirá algunos detalles sobre la documentación que compone la misma y su cobertura por el Seguro:

• Primera factura impagada / contrato : en este apartado es necesario indicar:
  • FECHA: la fecha de la factura (o contrato, en su caso) más antigua que se encuentre impagada, ya sea en su totalidad o en parte (formato dd / mm / aaaa)
  • IMPORTE: el importe total de la misma (siempre en euros)
  • VENCIMIENTO: su fecha de vencimiento original
  • NÚMERO: el número total de facturas que componen la deuda.
• Primer vencimiento impagado: en este apartado indicaremos la fecha de vencimiento y el importe (en euros) del impagado más antiguo de los que componen la deuda, desde el que se cuenta el plazo para la declaración del aviso de insolvencia provisional. A estos efectos, es necesario tener en cuenta que no se consideran impagados los vencimientos que hayan sido posteriormente regularizados mediante prórroga.

Todos estos datos son imprescindibles para completar la correcta grabación del aviso.

• Descubierto autorizado por la Cía: en este apartado se indicará la fecha de solicitud y el importe concedido de la clasificación (en euros) aplicable al crédito impagado. En caso de que no dispongamos de esta información no será imprescindible que la indiquemos.
• Ventas declaradas en notificaciones : indicaremos el mes y el año a los que se refieran las notificaciones de ventas en las que se declaró el importe del crédito adeudado, así como el importe (en euros) por el que se declaró.

En caso de que sean varias las notificaciones afectadas, pulsando el botón se desplegará una pantalla que nos permitirá introducir datos adicionales:

• Letras pendientes de vencimiento : en caso de que parte de la deuda no haya vencido todavía, en este apartado indicaremos el importe total pendiente de alcanzar su vencimiento y el número de estos vencimientos.
• Moneda original : en este apartado indicaremos la moneda en la que se hayan confeccionado las facturas originales, en el caso en que la misma no sea el euro. Recordamos, no obstante, que todos los datos económicos de la deuda deben ser grabados en euros , sea cual sea la moneda original.

3.4. Observaciones y documentos

La última pantalla de introducción de datos nos permite:

• Indicar la causa que motiva la grabación del Aviso de Insolvencia Provisional (en caso de seleccionar la opción “Otros”, se abrirá a la derecha del selector un espacio para especificar el motivo de la declaración).
• Seleccionar aquellos documentos que acompañarán al impreso de Aviso de Insolvencia Provisional cuando el asegurado lo envíe a la Compañía:

Siempre es imprescindible facilitar a la Compañía la totalidad de la documentación original acreditativa de la deuda.

• Facilitar cualquier información adicional que pueda ser útil para las gestiones de recobro:

3.5. Previsualización del Aviso de Insolvencia Provisional

Una vez que hayamos introducido todos los datos, CYCRED®^ nos permite previsualizar en pantalla el documento de Aviso de Insolvencia Provisional.

eamos

cla

información adicional sobre los medios e pago, dada la importancia que éstos revisten en la gestión de recobro.

A la vista del mismo, podremos si es necesario realizar cuantas rectificaciones cr oportunas en los datos introducidos:

Información sobre los medios de pago

Una vez que estemos satisfechos con la grabación realizada, confirmaremos la operación mediante la te

En función de la información proporcionada en la pantalla de observaciones y documentos (v. apdo. 3.4), el sistema nos pedirá d

Deberemos indicar “ Envío parcial de medios de pago ” únicamente en aquellos

eberemos indicar “ Envío todos los medios de pago ” únicamente en aquellos casos en los todos los medios de pago de la operación obren en nuestro poder y

ificar nue

3.7. Grabación,

Una v introdu rédito y Caución y a signar un número de referencia. Desde ese mismo momento se iniciarán las primeras estiones ante el deudor encaminadas a obtener el pago de la deuda.

áticamente el de la deuda.

casos en los que existan más documentos de los que obran en poder del asegurado (por ejemplo, en caso de que parte de las letras estén en circulación o en poder del Banco). Es importante obtener los documentos que faltan y enviarlos a la Compañía lo antes posible.

D

vayan a ser acompañados al Aviso de Insolvencia Provisional.

En cualquier caso que no se ajuste a lo indicado en los párrafos anteriores (ver apdo. 3.6.1), presionaremos el botón de para poder volver a la pantalla de documentación y mod stra selección.

asignación del número de siniestro y creación del impreso

ez facilitada la información sobre medios de pago, CYCRED®^ procederá a cir todos los datos del Aviso en la base de datos de C a g

Una vez asignado el número de siniestro, el sistema también crea autom impreso de aviso de insolvencia provisional , con todos los datos de la póliza y

4. ormalización del impreso y declaración del Aviso de Insolvencia Provisional

Una vez que se haya completado la grabación, es imprescindible que el asegurado remita cuanto antes al Servicio de Apertura de AIP correspondiente:

ƒ el impreso de aviso de insolvencia provisional, con la firma y sello del asegurado ƒ la totalidad de la documentación original acreditativa de la deuda

La Compañía no podrá considerar que el Aviso de Insolvencia Provisional ha sido declarado hasta no estar en posesión de toda la documentación.

Como hemos indicado al final del apartado anterior, el impreso de Aviso de Insolvencia Provisional podrá ser descargado e impreso al finalizar el proceso de grabación.

Si por cualquier motivo necesitáramos una nueva copia posteriormente, podremos obtenerla de la siguiente manera:

4.1. Copia del impreso de AIP ya grabado

El asegurado podrá imprimir el impreso creado esde CYCRED ®, acudiendo al tratamiento “comunicaciones” de la consulta del siniestro:

F

6. Comunicaciones en CYCRED®

La Gestión de Siniestros en CYCRED®^ dispone asimismo de un nuevo sistema comunicacion

de es en línea, que permiten mejorar sensiblemente los tiempos muertos en el ruce de información entre la Compañía y el Asegurado.

Este sistema, accesible desde el menú superior de CYCRED ®, -> Gestión del contrato -

Gestión de siniestros -> Resumen de comunicaciones AIP, nos presenta en primer lugar un resumen de todas las comunicaciones generadas, agrupadas por conceptos e indicando en cada caso cuántos documentos en cada categoría están pendientes de visualizar y cuántos ya han sido visualizados:

c

Haciendo clic sobre el dato que nos interese accederemos a un detalle de esas comunicaciones, y desde el mismo podremos abrir el documento concreto en formato PDF.

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ota : Cuando estemos consultando un aviso de in podremos acceder a la correspondencia relativa

stos documentos se mantendrán a disposición del Asegurado en CYCRED ®^ tanto tiempo como lo requiera su naturaleza y el estado de cada expediente en concreto.

No obstante esta utilidad, los documentos físicos correspondientes se seguirán haciendo llegar al Asegurado por correo ordinario.

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N solvencia (ver apartado 2.7), al mismo desde el tratamiento “COMUNICACIONES”

E

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