Manual compras, almacen, Apuntes de Logística

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Alta Gastronomía Lic. Eduardo Martin Portal Rueda

HOGRUS (^) LIBRO: COMPRAS Y ALMACENES GASTRONÓMICO

COMPRAS Y ALMACEN GASTRONOMICO

1. CARACTERÍSTICAS Y CONSIDERACIONES EN LAS COMPRAS DE LOS PRODUCTOS

ALIMENTICIOS

❑ Definición de Logística ❑ Breve historia de las compras ❑ Concepto de las compras y almacén ❑ Interrelación de compras con las otras áreas de la empresa ❑ Modalidades de compras ❑ Compras por quien lo realiza ❑ Compras por la forma de efectuarlas ❑ Compras por el tipo de material ❑ Etiquetado, presentación y publicidad de productos alimenticios

2. ANÁLISIS Y CARACTERÍSTICAS DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE RESTAURACIÓN ❑ Concepto de restauración en Hostelería ❑ Clasificación del servicio de alimentos y bebidas ❑ Restauración colectiva ❑ Restauración en ruta ❑ Restauración comercial 3. LAS COMPRAS EN RESTAURACIÓN ❑ La Organización ❑ Organigrama de la empresa de restauración ❑ Departamento de compras ❑ Caso aplicativo 4. LA FUNCION COMPRAS EN LA RESTAURACION ❑ Concepto de la función compras ❑ Departamento de compras ❑ Funciones y deberes ❑ Normas de compras ❑ Sistemas de compras ❑ Proceso de compras 5. LOS PROVEEDORES EN LAS RESTAURACIÓN ❑ Concepto ❑ Clasificación de los proveedores ❑ Etapas del proceso de selección de proveedores ❑ Evaluación de proveedores 6. ÉTICA EN EL ÁREA DE COMPRAS Y ALMACÉN ❑ Concepto de ética 7. LAS FUNCIONES BASICAS LOGISTICAS: EL ALMACENAMIENTO ❑ El almacén – concepto ❑ Recepción ❑ El almacenaje 8. GESTIÓN DE STOCK ❑ Planeamiento del stock

SESIÓN N° 01

DEFINICIÓN DE LA LOGÍSTICA

Para empezar a hablar de las Compras y Almacenes en

una organización debemos comenzar definiendo de

donde parte este concepto; Estos conceptos parten del

término LOGISTICA o ABASTECIMIENTO, por lo tanto

empezaremos definiendo que es la LOGISTICA

DEFINICIÓN:

Se define como el proceso de administrar

estratégicamente la adquisición, traslado y

almacenamiento de materiales, partes y productos

terminados de los proveedores a través de la

organización, de tal manera que las utilidades actuales y

futuras se incrementan al máximo mediante la entrega

de pedidos que es efectiva en costo. También la

Logística es el proceso de planeación, instrumentación y

control eficiente y efectivo en costo del flujo y

almacenamiento de materias primas, de los inventarios

de productos en proceso y terminados, así como el flujo

de la información respectiva desde el punto de origen

hasta el punto de consumo, con el propósito de cumplir

con los requerimientos de los clientes.

Tiene origen griego: logístika = saber calcular

UNIDAD N° 1

CARACTERISTICAS

Y

CONSIDERACIONES

EN LAS COMPRAS

DE LOS

PRODUCTOS

ALIMENTICIOS

SESIÓN N°

BREVE HISTORIA DE LAS COMPRAS

L a función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas. Se inicio cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas. En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró. En Latinoamérica, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras. Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control. Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines. Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.

SESIÓN N°

INTERRELACIÓN DE COMPRAS CON LAS OTRAS AREAS DE LA EMPRESA

Compras tiene relación directa con otras áreas de la empresa entre los cuales tenemos:

1. ALMACEN: - Se encarga de la recepción, almacenamiento y distribución de los productos. - Controla el ingreso y salida de la mercadería (kardex). - Almacén informa al departamento de compras las necesidades de renovación de mercadería. 2. PRODUCCIÓN (COCINA).- Es el cliente interno al que se tiene que satisfacer o cumplir. Entre las fricciones más comunes encontramos que las causan son: - Fallas de abastecimiento (muchas veces a la merced del proveedor) - Aviso e Información insuficiente de producción a compras. 3. VENTAS: - Es la encargada de reportar los ingresos de las unidades vendidas - Es la que permite hacer el comparativo entre lo consumido y lo vendido. - Debe existir comunicación, e información exacta y permanente entre ventas, producción y almacén ( ganancia por ventas o perdidas por no vender) 4. CONTABILIDAD - Es la encargada de realizar los itinerarios mensuales para dar conformidad de la rotación de la mercadería. - Cuando hay problemas de facturación, almacenamiento, pedidos o consumos, contabilidad realiza una auditoria

Empresa

Externa

Abastece a nuestra

Empresa

ALMACEN

5. DIRECCIÓN:

La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización. EL ANALISIS ABC - Grafica ABC o Grafica de Paretto El manejo de Inventario involucra uso de recursos como el personal y dinero Como los medimos a) Por su costo. b) Por su volumen Clasificación ABC El análisis ABC divide los ítems que se compran en 3 clasificaciones basadas en el volumen anual de compra en unidades monetarias a) Clase A – Alto volumen monetario. b) Clase B – Medio volumen monetario c) Clase C – Bajo volumen monetario A % Acumulado del valor anual de uso

Artículos clase A

Artículos clase B

Artículos clase C

B C Porcentaje acumulado de ítems

SESIÓN N°

MODALIDADES DE COMPRAS

Las compras se pueden clasificar en tres tipos, a continuación se detalla cada una de ellas:

Cuadro Resumen de Modalidades de Compras

CLASIFICACIÓN DE LAS

COMPRAS EN UN

RESTAURANT

1. POR QUIEN LO REALIZA:

a) Compras Directas.- Esta modalidad de compra se realiza cuando en nuestro restaurant o negocio se realizan las compras en el mismo lugar donde se venden los productos, quiere decir las compras son realizadas personalmente por personal de la empresa, sin ningún tipo de intermediario. Como ejemplo podríamos indicar que las compras de nuestros productos lo realizaremos en centros de acopio (aves), mercado de productores (verduras y frutas), etc. Las ventajas de este tipo de compras es que podemos encontrar precios reales, así como encontrar las características y calidades adecuadas de los productos según los platos a elaborar. Modelo de un restaurant realizando compras directas

Restaurant

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Mercado de Productores Mercado de Abastos Centros de Acopio Compras en los lugares de venta Compras en los lugares de venta COMPRAS DIRECTAS

c) Compras Combinadas: Es cuando realizamos combinadamente las compras anteriormente descritas, normalmente sucede cuando realizamos compras en grandes cantidades y de productos no perecibles ya que estos se pueden solicitar a un proveedor determinado (compras indirectas) y los productos de emergencia o productos perecibles se pueden comprar en lugares cerca a nuestro negocio (compras directas). Se recomienda realizar este tipo de compra cuando nuestra demanda (flujo de clientes) no es de manera constante. Modelo de un restaurant realizando compras combinadas Centros de Acopio Compras en los lugares de venta Compras en los lugares de venta Mercado de Abastos

• Distribuidor
  • Mayorista

Restaurant

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Mercado de Productores Proveedores (revendedores) Compras a terceros COMPRAS COMBINADAS

2. POR LA FORMA DE EFECTUARLA

a) Compras Centralizadas.- Se denominan así cuando todas las requisiciones van remitidas al área de COMPRAS, el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisición preocupándose por obtener: calidad, servicio y precio. Ventajas a) Permite tener poco personal en el departamento. b) Evita la duplicidad administrativa en el proceso de compras. c) Evita la competencia interna en caso de escasez del producto en el mercado. Desventajas a) En situaciones urgentes no siempre se pueden atender las requisiciones. b) Hay un mínimo de rapidez en las compras. c) El personal de dicho departamento tiene mayor carga de trabajo. b) Compras Descentralizadas.- Es cuando el departamento de Compras solo ejerce el control de las adquisiciones, porque estas son efectuadas por cada una de las áreas de la empresa. O cuando cada dependencia o departamento realiza sus propias compras. Ventajas a) Permite detectar fallas de pedidos con mayor rapidez y establecer más responsabilidades. b) Las compras se realizan con mayor rapidez. c) Permite hacer compras en forma rápida en situaciones urgentes, es decir, que de este modo se adquieren los pedidos de manera más rápida. d) El usuario conoce las necesidades departamentales mejor que cualquier o persona. Desventajas a) No se aprovechan los descuentos establecidos en las compras al por mayor. b) No se tiene una verdadera concordancia con respecto a las compras entre departamentos. c) No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas. USO GENERAL Area Area Departamento de Compras Area 4 Area 2 PROVEEDORES USO EXCLUSIVO O PARTICULAR Area Area 3 Departamento de Compras Area 4 Area 2 PROVEEDORES

• consumo en partidas pequeñas
• precios y descuentos conforme a tarifas establecidas
• ocupan poco espacio en el almacén Como ejemplo en el restaurant tenemos a los servicios que utilizamos (luz, agua, internet y gas) que sirven para el funcionamiento y conservación de los productos. Ejemplo: El gas que usamos para elaborar el lomo saltado, que es importante para la producción, mas no va dentro del plato. c) Materiales y Equipos.- Su denominación es suficiente para saber de que se trata; las características más importantes son: debe ser aprobada por los directivos, mayores costos de adquisición, las especificaciones deben ser minuciosas, deben indicarse la finalidad y los resultados que se esperan. Ejemplo: Para elaborar el lomo saltado necesitaremos diversos materiales como sartenes, espumaderas, saleras, envases, así como equipos; cocina, refrigeradora (donde se encuentran los productos frescos), campana extractora, etc. d) Productos Terminados .- son pequeñas artículos que se adquieren para revender. Sus características son: margen de ganancias en reventa decisivo, adquisición por cotizaciones para obtener mejor precio, tratándose de artículos estándar pueden obtenerse precios de mayoristas. Ejemplo las gaseosas o o vinos que se venden en el restaurant.

SESIÓN N°

ETIQUETADO, PRESENTACIÓN Y PUBLICIDAD DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS

Los productos alimenticios envasados cumplen normas armonizadas obligatorias sobre el etiquetado y la publicidad. Entre los datos obligatorios que deben figurar en el etiquetado se hallan, por ejemplo, la denominación de venta del producto, la lista y la cantidad de los ingredientes, los posibles alérgenos (sustancias que pueden provocar alergias), la duración mínima del producto y las condiciones de conservación. OBJETIVOS DEL ETIQUETADO

1. Información y protección del consumidor contra prácticas abusivas
2. Facilitar la elección adecuada de los alimentos.
3. Garantizar la lealtad de las transacciones comerciales. IMPORTANCIA DEL ETIQUETADO.- Es un instrumento útil para: a) Industrias agroalimentarias:

• Competitividad
• Condiciones de competencia leal b) Consumidores:
• Información veraz, rigurosa y comprensible
• Derecho de elección/opción de compra c) Autoridades de control:
• Herramienta/norma de referencia para auditorias o control ELEMENTOS OBLIGATORIOS DEL ETIQUETADO El etiquetado de los productos alimenticios deberá incluir los elementos obligatorios siguientes: 1) La denominación de venta .- Se trata de la denominación prevista para este producto en las disposiciones comunitarias que le sean aplicables. La denominación de venta deberá contener además una indicación del estado físico y el procedimiento de tratamiento del producto (por ejemplo, en polvo, liofilizado, congelado, concentrado, ahumado, etc.). 2) Lista de ingredientes .- Precedidos por el término Ingredientes, éstos deben enumerarse en orden decreciente de su importancia en peso. 3) La cantidad de los ingredientes.- Este requisito se aplica cuando los ingredientes que figuran en la denominación de venta se destacan en el etiquetado o resultan esenciales para caracterizar un alimento determinado. 4) La cantidad neta. - Se mencionará en unidades de volumen en el caso de los productos líquidos y en unidades de peso en el caso de los demás productos

b) Servicios de almuerzos y cenas: Antes del servicio, el maître o jefe de comedor se informara a través del jefe de cocina de la oferta gastronómica, composición del menú, ofertas especiales, etc., transmitiéndolo al resto del personal de sala a su cargo. En el restaurante, la oferta gastronómica puede realizarse de dos maneras: menú o a la carta

• Menú: Relación de platos de una comida que se ofrece a diario a un precio determinado. Normalmente, es el jefe de cocina el encargado de su elaboración con el asesoramiento del jefe de comedor y la aprobación del gerente de alimentos y bebidas. Los datos básicos que deben figurar en un menú son: logo del hotel, nombre del restaurante, dirección, teléfono, fecha, indicación si trata de almuerzo o cena, relación de platos por grupos y precio por persona con o sin IGV. Existe una gran variedad de menús de los cuales los más comunes son los siguientes: menú de almuerzo o comida, menú gastronómico, menú de pensión, menú de paso para grupos, etc.
• Carta: es el impreso que recoge las especialidades y ofertas del establecimiento preparadas por las cocina en cualquier momento a solicitud del cliente. No es recomendable que sea muy extensa pues resulta más operativo y atractivo incluir diariamente un apartado de “sugerencias” con la oferta complementaria: especialidades del chef, platos de temporada etc. Normalmente existen diversos tipos de cartas en un restaurant de hotel como por ejemplo, carta de postres, la de vinos, la del bar, la de la cafetería, y la de licores. Para el mejor diseño se debe tratar de que el papel usado para la carta sea de calidad y resistencia, distribuir de una manera uniforme los platos, debe estar en consonancia con el estilo y decoración del restaurant, etc. c) Salones para Banquetes: Se constituyen como uno de los servicios más rentables en la restauración hotelera sin el que muchos establecimientos no tendrían beneficios por este concepto. Su importancia ha determinado que en la actualidad, exista un departamento independiente denominado departamento de banquetes. Entre sus inconvenientes es que es necesaria la disponibilidad de grandes espacios con una gran cantidad de medios y material que, en último caso, se pueden alquilar. El servicio de banquetes se organiza a través de cuatro procesos: planificación de la oferta, contratación, mise en place, y desarrollo del servicio. d) Restaurante – Buffet: Se puede dar en almuerzos, desayunos y cenas. En el servicio de buffet los productos se exponen en mesas “calientes y frías” para el libre consumo del cliente e, incluso, algunos platos se realizan in situ. Los tipos de buffet son los siguientes: buffet tradicional, buffet de presentación, medio buffet, buffet de desayuno, el brunch, coffee break, buffet almuerzo y cena.

SESIÓN N°

CLASIFICACIÓN DEL SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

1. RESTAURACIÓN COLECTIVA.- Son aquellas que tienen como core business dar alimentación a colectivos de un cierto tamaño, siendo este un servicio adicional del centro donde se presta. DIVISION DE RESTAURACIÓN COLECTIVA 1 .1.- Servicio de restauración en centros con actividades especializados: ✓ Centros de enseñanza: comedores de colegio, universidades. ✓ Centros Penitenciarios ✓ Centros Militares: cuarteles ✓ Centros hospitalarios: públicos y privados ✓ Centros Geriátricos ✓ Centro de Trabajo: fabricas, oficinas 1.2.- Servicio de restauración colectiva por eventos: ✓ Bodas y Banquetes ✓ Congresos y Convenciones ✓ Eventos deportivos multitudinarios (olimpiadas, formula 1, etc) 1.3.- Servicio de restauración colectiva en ruta: ✓ Catering Aéreo 1.4.- Restauración concedida prestada por empresas de restauración colectiva. ✓ Cafeterías y restaurantes en aeropuertos, estadios y gasolineras ✓ Comedores, hoteles, campings, etc. 2. RESTAURACIÓN EN RUTA.- Son aquellas que se encarga de dar servicio de comida y bebida a clientes que se encuentran de viaje. **CLASIFICACIÓN DE RESTAURACIÓN EN RUTA

2. 1 .- A clientes cautivos:** a) Catering Aéreo. b) Servicio de Restauración en ferrocarriles, y cruceros 2.2.- A clientes semicautivos: a) Concesiones en terminales de aeropuertos y ferrocarriles b) Concesiones en estaciones de metro y autobuses c) Cafeterías y restaurantes en gasolineras y autopistas 3. RESTAURACIÓN COMERCIAL.- Son aquellas que tienen como OBJETIVO dar alimentación a un público en general, clientes independientes con niveles bajos o bulos de cautividad o colectividad. Se puede decir que se dividen también en moderna y tradicional. **DIVISION DE RESTAURACIÓN COMERCIAL
3. 1 .- Por momentos de consumo que cubren:** a) Servicio Rápido (fast-food) b) Servicio a domicilio (delivery) c) Servicio a mesa