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3er parcial HOJAS ELECTRÓNICAS. Microsoft Excel Excel es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo , que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Cuando realiza alguna operación de matemáticas de formas manual quizás pienses que es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo ya que nos proporcionas un sin números de funciones que solo debemos preocuparnos por saber los argumentos que utilizan. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel. Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos. Los archivos creados en Microsoft Excel tienen extensión .xlsx.
Para entrar a Excel lo podemos hacer por varias vías: Dándole doble clic al icono de Excel que se encuentra en el escritorio Clic a la lupa (que es para buscar)- escribir Excel y pulsar enter. Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La hoja de cálculo es el espacio de trabajo.
Ventana de Microsoft Word 2007 y sus elementos
Botón de Office: Al hacer clic en él se despliega un menú el cual te llevará a diferentes tareas que ofrece Excel La barra de herramientas de acceso rápido: Contiene íconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como: Guardar, Deshacer, Ortografía y Gramática, buscar, documento nuevo, entre otros. Menú contextual: Este se activa al hacer clic con el botón derecho del Mouse. La mini barra de herramientas: En la barra que se activa cuando sombreamos una palabra o línea. Iniciadores de cuadros de diálogo: Son pequeños íconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en él se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas relacionado, que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo.
Filas
Columnas
Celdas
Hojas
Iniciadores de cuadros de diálogo
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Para empezar a trabajar con Excel debemos de tener en cuenta los siguientes puntos: 1.- Excel es una hoja electrónica formada por filas y columnas 2.- Tiene 16,384 columnas y 1, 048,576 filas 3.- La unión de una fila y una columna se le llama celda. A1, B5,…. 4.- El rango está comprendido por un grupo de celdas. Ej. A2..B7, C10..G 5.- Para poder darle entrada a los datos se usa: Enter : con esta tecla de le da entrada a los datos y el cursor baja a la siguiente celda : Con las flecha se le da entrada a los datos y el curso se mueve dependiendo la dirección de la flecha. Tab : con esta tecla se le da entrada a los datos y el cursor se mueve a la derecha. 6.- Para el movimiento del cursor en el área de trabajo (la hoja cuadriculada) Ctrl - : Mueve el cursor a los extremos de la hoja Ctrl – home: mueve el cursor a la celda A1 desde donde este. 7.- Excel está formado por libros y estos a la vez por hojas. En un mismo libro se puede tener hasta 255 hojas, las cuales las puedes renombrar, borrar, copiar, mover. Con solo darle un clic derecho encima del nombre de la hoja y te saldrá un menú en el cual te dará todas las opciones que puedes hacer con la hoja. 8.- Para editar los datos de una celda (para modificarlo) de puede hacer de varias formas: 1.-Dándole doble clic a la celda donde están los datos, estos se activan y luego se procede a modificarlo y luego puede darle enter. 2.- Otra forma es darle clic a la celda y luego pulsar la tecla de función F2. 3.- Y otra forma es darle clic a la celda, luego en la barra de fórmulas aparecerá la información a modificar, darle clic en esta barra y se procede a modificar la información. Nota: debes de tener en cuenta los siguientes apuntadores del Mouse + - sirve para copiar el contenido de una celda y para generar listas.
- sirve para seleccionar o sombrear las celdas
- sirve para mover el contenido de una celda y en combinación con control sirve para copiar
Ten presente que los números en Excel no se entran con signo de pesos, ni coma, solo con el punto decimal si lo necesita. (Ejemplo: 23.20, este número se copia así mismo, pero si tuviera 2 ceros después del punto sólo se pondría 23)
Excel ofrece muchas facilidades , entre las cuales tenemos: hacer listas de números con el mismo incremento, generar los días de las semanas y los meses del año, generar listas que tenga letra y número (Ej. Est-01) solo tienes que poner el primero y luego arrastrarlo.
Ejemplo para generar los días de la semana: 1.- Posicionar el cursor donde se empezará la lista 2.- Poner el nombre del día de la semana por el cual se empezará la lista 3.- Luego buscar este apuntador (+) en la esquina inferior derecha del cursor, no soltarlo y arrastrarlo hacia donde usted quiera. Ejemplo:
Y así se hace con meses del año y con cualquier otra lista que usted tenga creada en Excel. Notas : si al hacer este proceso y ves que se repite el nombre quiere decir que esa lista no está creada en Excel y la puedes crear. Más adelante se dan los pasos para este proceso.
Creado listas con incremento Si tenemos la siguiente lista de número y tienen un incremento de 1000. 1000 2000 3000 4000 5000
Para crearla debemos de seguir los siguientes pasos o cualquier otra: 1.- Se pone los dos primeros números (en este caso 1000 y abajo 2000 como se ve más adelante) 2.- Se sombrean los dos números. 3.- Se busca este apuntador (+) en la esquina inferior derecha y luego arrastrar. Pasos graficados:
Ajustando los títulos de las columnas Los títulos de las columnas que son código empleado, apellido, nombre,…, sueldo neto debes de ponerlo sin dejar columnas en blanco, o sea, el título código del empleado lo pones en la celda A4, apellido en la celda B4, el nombre en la celda C4, cédula en D4, horas normales en la celda E4, hasta llegar al último título que es sueldo neto que se pone en la celda K4 y luego para que se vea como esta en el ejemplo anterior debes de dar los siguientes pasos:
1.- Sombrear los títulos de las columnas o darle un clic encima del número de la fila donde están los títulos (en este caso la fila 4, o sea, desde a4 hasta k4). 2.- Se le da al icono ajustar texto que está en el bloque de alineación. Y usted verá los títulos de las columnas en una sola celda.
Las operaciones con archivos son: abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Para guardar un documento en Excel se puede hacer de varias formas: Botón de office y luego guardar o guardar como, o pulsando las teclas CTRL-G, o por el icono del diskette que se encuentra en la barra de acceso rápido. Al utilizar el comando Guardar como , Excel mostrará un cuadro de dialogo que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Con el comando Guardar se abrirá el cuadro de dialogo la primera vez y después no aparecerá más, simplemente se guardarán el documento. Para abrir o buscar un archivo se le da: Botón de office – abrir, o CTRL-A, o por el icono del folder amarillo. Para un nuevo documento se le da CTRL-U o por el icono de la hoja en blanco, o se le da un clic al botón de office-nuevo- crear. Para cerrar un documento se le da: botón de office-cerrar. Las fórmulas y las funciones (esta se recomienda hacerla punteando las celdas) son partes importantes de Excel las cuales se comienza con el signo de igual (=).
Trabajando con fórmula Esta tarea se realiza cuando queremos sumar, resta, multiplicar, dividir dos o varias celdas. Operadores matemáticos para las operaciones básicas:
- Para multiplicar / Para dividir ^ Exponenciación
Pasos para realizar una fórmula:
- Empezamos con un signo de igual ( = )
- Luego se le da un clic al primer término de la fórmula
- Se pone el operador matemático
- Luego se le da clic al segundo término
- Y así sucesivamente. Si no hay más términos a utilizar en la fórmula se le da aceptar También puedes incluir una función en una fórmula como: =a1+32suma (a2:a4)
Insertar una función
Una función, es un comando que le da a Excel para que haga una tarea determinada Para utilizarla debes de tener en cuenta los siguientes pasos: a. Tiene que empezar con el signo de igual, así le darás a entender a la computadora que vas a hacer una fórmula o función: b. Después del signo de igual, tienes que poner la función a usar que pueden ser las siguientes (pero hay más): Suma: Suma todas las celdas seleccionadas Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas Max: Te da el número más grande de las celdas seleccionadas Min: Te da el número más pequeño de las celdas seleccionadas c. Ahora, tenemos que abrir paréntesis y luego especificar el rango a elegir, lo puede elegir con el mouse y luego pulsar enter. Existen más funciones, pero estas son las más comunes. En Manipulando celdas se trata de ver las diferentes formas de: selección de celdas, selección de un rango de celdas, selección de una columna, selección de una fila, selección de una hoja completa, seleccionar celdas no continuas, copiar y moviendo el contenido de las celdas El formateo de la celda se refiere a: girar texto y bordes, justificar el texto (esto es cuando el título de la columna es muy largo y queremos que se ajuste en la celda), agregar bordes, colores y tramas, cambiar el aspecto de los números (esto quiere decir poner coma, poner y quitar decimales, signo de moneda), incluir la fecha y la hora sin que cambie el número, aplicar formato automático a un rango de celdas, crear y aplicar un estilo, dar formato al texto y a los caracteres individuales (esto quiere decir, cambiar el tamaño de las letra, el tipo de letra, poner negrita, cursiva, subrayado, tachado, poner subíndice y superíndice.
