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Bases de datos 61
Bases de datos con Access
Estructura y creación de una base de datos
Creación
Una base de datos es un conjunto de información con una cierta estructuraque se guarda en disco. Por ejemplo, la guía telefónica, el menú de un res-taurante, los clientes de una empresa, las fichas de una biblioteca etc.Un gestor de bases de datos es un programa que permite trabajar con estainformación consultándola y modificándola. Access es uno de tales progra-mas.Ejecuta
Access
. Si no está en el escritorio lo encontrarás buscando desde el
menú Inicio.Para crear una base de datos nueva (en blanco) selecciona desde el menú Archivo
Base de datos en blanco
Escoge la carpeta donde la quieras guardar. Como nombre escribe
Biblio
. El
ordenador te pone automáticamente la extensión: accdb.Luego pulsa el botón
Crear
Aparecerá una tabla creada por defecto. Para empezar de cero cierra dichatabla pinchando en su cuadro de cierre: 3.1.
Tablas
La información de una base de datos se estructura en forma de tablas.Una tabla contiene información relativa a una serie de datos de la mismanaturaleza que llamamos filas (antiguamente se les llamaba registros). Porejemplo, en una tabla de cuentas corrientes cada fila contendrá los datos deuna cuenta. En una tabla de personal cada fila contendrá la información sobreun empleado (nombre, cargo, edad etc.). En una tabla de libros podemos in-cluir para cada libro su título, autor, fecha de edición y otros datos.A cada uno de los datos de información que se guarda para cada fila (título,autor etc.) se le llama campo.Ejemplo de contenido de una tabla:
Título
Autor
Editor
PreCom
PreVen
FechaEdicion
El Quijote
Cervan
Anay
a
23,
29,
1/7/
La Biblia
Varios
Acme
22,
40,
2/5/
La Celestina
Rojas
Acme
12,
25,
1/6/
Chapeau el es-mirriau
Ibáñez
Bruguera
40,
72,
1/5/
Misticismo
Russell
Acme
67,
122,
23/6/
A la hora de crear una tabla lo primero hay que indicar es su estructura, esdecir, qué campos o columnas va a contener y qué tipo de información va acontener cada campo. En nuestro ejemplo diremos que Titulo contendrátexto y que PreCom contendrá un número.Para crear una tabla y especificar su estructura o diseño haz Crear:Tablas:Di-seño de tabla.Debajo de Nombre del campo escribe
titulo
(sin acento). Pulsa
tabulador
. En
Tipo de datos
te propone
Texto corto
, que es correcto, no lo modifiques.
Registro o fila
Campo o columna
62 Bases de datos En la parte inferior de la ventana puedes escoger otros atributos para elcampo que estás creando. Para empezar rellena únicamente la casilla Título.Esta casilla sirve para indicar lo que aparecerá en la parte superior de la co-lumna cuando hagas un listado. En tu caso pon Título.Nota: Es conveniente ser consistente a la hora de dar nombres a campos ytablas. Es bueno seguir las siguientes recomendaciones:
Poner los nombres de las tablas comenzando por mayúscula:
Libros
No usar acentos ni en tablas ni en campos:
titulo
No poner espacios ni en tablas ni en campos. Usar mayúsculas para juntar palabras:
fechaEdicion
Continúa introduciendo el resto de campos. Para PreCom y PreVen poncomo tipo de datos Moneda.Cierra la tabla y di que sí deseas guardar los cambios en el diseño.Te pedirá que le des un nombre a la tabla. Pon
Libros
Clave principal
Cierra la tabla. Te saldrá un mensaje diciendo que no hay ninguna clave prin-cipal definida. Dile que la cree él por ti. Automáticamente se creará un nuevocampo de nombre Id. 3.1.
Modificación del diseño.
Puedes modificar la estructura pinchando en
Libros
con
el botón derecho y a continuación en Vista
Diseño
Observa cómo aparece el campo Id y que su tipo de da-tos es
Autonumeración
. Esto quiere decir que no tendrás
que teclear el valor de ese campo cuando añadas un libro, automáticamentese irán insertando números correlativos.Añade un nuevo campo de nombre
unidades
Si pinchas con el botón derecho en cualquier parte de la fila podrás:Para probar estas posibilidades:
Elimina el campo
Id
Inserta antes de
Autor
un nuevo campo de nombre
Id
, tipo
Autonu-
mérico
y conviértelo en campo clave.
Traslada esta fila a la primera posición. Para ello: pincha una vez enel cuadradito sito a su izquierda y suelta el botón. después arrastradesde dicho cuadradillo hacia arriba.
Cierra la ventana diseño. Te pedirá que guardes los cambios. Dile que sí. 3.1.
Inserción de datos en la tabla
Una vez creada la estructura vas a empezar a llenar la tabla. Haz doble clicen el nombre
Libros
que aparece en la parte izquierda. Te aparecerá una cua-
drícula que recibe el nombre de hoja de datos.Ve pulsando tabulador y escribiendo datos de cinco libros. Observa que enla columna Id no tienes que teclear nada.
64 Bases de datos Observa las diferencias entre la clave principal
id
y la clave secundaria
idLi-
bro
La clave principal es única (no puede haber dos filas con la misma clave)La clave secundaria puede repetirse (un libro puede prestarse dos veces)La clave principal hace referencia a la propia tabla.La clave secundaria hace referencia a otra tabla (
idLibro
hace referencia a la
tabla
Libros
3.
Consultas
A veces interesa mostrar información parcial de una tabla, por ejemplo, eltítulo de los libros de una cierta editorial o los editados el presente año.Una consulta permite solicitar información de una base de datos medianteuna serie de criterios que establezcan qué información concreta se desea.A partir de ahora trabajarás con la base de datos “Biblio” descargable desdeinternet. 3.2.
Creación de la consulta
Para crear una consulta pincha en
Crear:Diseño de consulta
En la siguiente ventana tienes que indicar la tabla o tablas que van a interve-nir en la consulta:
En tu caso agrega la tabla
Libros
y pulsa en
Cerrar
En este primer ejemplo vas a mostrar el título y el autor de todos los libros.Para añadir el título simplemente haz doble clic en su nombre:Haz lo mismo con
Autor
. Observa cómo se genera una columna para cada
campo que vas a mostrar:
Bases de datos 65
Para ejecutar la consulta haz
Diseño:Ejecutar
Se mostrará el resultado de la consulta que en este caso consta de todos loslibros pero mostrando sólo
Titulo
y
Autor
Pincha en Ver para pasar a modo diseño y así modificar los parámetros de laconsulta.Vas a añadir la editorial, pero colocándola antes del autor. Como con dobleclic se coloca al final lo que hacemos es arrastrar
Editor
encima de
Autor
el
cual, gentilmente, se desplazará a la derecha para dejarle sitio:De una manera rápida puedes hacer que se muestren todas las columnas deuna tabla. Para ello haz doble clic en el asterisco:
Borrado y movimiento de columnas
Añade otro para el número de unidades.Selecciona la columna
Unidades
haciendo clic en su cabecera.
Pulsa
Supr
para eliminarla
Añádela de nuevo pero ahora haciendo clic en el botoncilloTraslada la columna
Autor
antes de la de
Titulo
. Para ello selecciónala. Des-
pués arrastra desde su cabecera hacia la izquierda.Prueba la consulta ejecutándola. 3.2.
Ordenación
Si quieres ordenar por
Editor
añade el campo, pulsa en la casilla
Orden
y
elige
Ascendente
Prueba la consulta.
Bases de datos 67
Constantes Su valor es fijo. Cada constante pertenece a un tipo de datos.Las constantes numéricas se indican con la notación habitual: 12
12,
Las fechas constantes deben encerrarse entre almohadillas: #2-3-1990#
#6/7/99#
#1/3/2009 17:35#
Las cadenas constantes deben entrecomillarse para no confundirlas con cam-pos: "Uds"
"euros"
También existen constantes lógicas:
Verdadero Falso
Campos Se pone el nombre del campo tal cual, sin comillas. Cuando se ejecute laconsulta el nombre del campo se sustituye por su valor para cada fila: preVen * 1,16 Al terminar de escribir la expresión Access lo encierra entre corchetes porser la forma ortodoxa de referirse a ellos. [preVen] * 1,16 Nota: En algún caso, Access actúa por su cuenta indebidamente y pone entrecomillas algo que es un campo, en ese caso es obligatorio utilizar los corche-tes para proteger el campo y que no lo ponga entre comillas.Si se pone el nombre de campo inexistente el sistema te preguntará por suvalor, que será el mismo para todas las filas: preVen * iva Esto mismo ocurrirá si te equivocas al escribir el nombre de un campo: preben * 1,
Las mayúsculas y minúsculas no se distinguen. Si pones PRECOM el sis-tema entenderá que te refieres a
preCom
. Los acentos sí se distinguen. Si
pones
título
, el sistema te preguntará por el valor de
título
ya que
título
≠
titulo
Funciones Una función es una especie de máquina de calcular a la que le pasas unosdatos llamados parámetros y, tras hacer unos cálculos, devuelve un resultado.Hacer una llamada a una función consiste en poner en funcionamiento lamaquinita con unos parámetros concretos: redondear(preCom; 1) Observa que en el diseñador se usa ; para separar parámetros ya que la comase usa como separador decimal en las constantes numéricas.Únicamente como notación para indicar el resultado que devuelve una fun-ción usaremos
Así para indicar que
longitud("Pepe")
devuelve 4 pondremos de forma abre-
viada: longitud("Pepe")
→
4
Los parámetros de una función pueden ser a su vez expresiones:
redondear
longitud
"Pepe"
68 Bases de datos redondear(preVen - preCom; 1) A la hora de llamar a una función hay que tener cuidado en indicar el númerode parámetros que requiere la función redondear(preCom; 2; 2)
→
error
El tipo de los parámetros debe ser el esperado: raíz2("Pepe")
→
error
Access es muy permisivo en esto último e intenta hacer la llamada aunquelos tipos no sean correctos: raíz2("16")
→
4
Es correcto. Aunque "16" es una cadena él la convierte previamente en nú-mero para poder calcular la raíz cuadrada. Operadores La idea es exactamente la misma que en el caso de las funciones. La diferen-cia es que, al hacer la llamada se utiliza la notación matemática usual: Ganancia: preVen - preCom
Expresiones matematicas En ellas pueden aparecer los operadores aritméticos elementales:+, para sumar-, para restar o cambiar de signo* para multiplicar
/ para dividir^ para elevar un numero a una potencia.No existe el operador % como en Excel.Como en matemáticas el * y el / tienen más prioridad que el + y el -. Por eso:2 + 1*3 vale 5.Usa paréntesis para alterar la prioridad:(2+1) * 3 vale 9.El * y el / tienen la misma prioridad. En este caso se hace primero la opera-ción más a la izquierda. Así: 4 / 2 * 4
se interpreta como (4 / 2) * 4.
Otras operaciones típicas:raíz2(9)
→
3
abs(-4)
→
4
7 mod 2
→
1, es el resto de dividir 7 entre 2. mod
se llama como un opera-
dor, aunque no sea un símbolo Expresiones con cadenas Existen varias funciones que trabajan con cadenas y permiten extraer partesde una cadena. Ejemplos:Si nombre vale “pedro” izq(nombre; 2)
→
“Pe”
(los dos primeros caracteres de pedro)
der(nombre; 2)
→
“ro”
(los dos últimos caracteres de pedro)
medio(nombre; 2; 3)
→
“edr”
(a partir del segundo carácter pilla 3 caracte-
res) medio(nombre; 2)
→
“edro”
(a partir del segundo carácter pilla todos los
caracteres restantes)
*^18
70 Bases de datos 3.2.
Filtros
Para filtrar libros de modo que sólo aparezcan los que cumplan alguna con-dición se usa la fila de criterios.Por ejemplo vas a mostrar los libros de los que no haya unidades. Pon en laintersección de
Criterios
con
Unidades
un cero. Pasa a modo vista para com-
probar tu éxito.Otros criterios que puedes usar:Libros con más de 2 unidades:
>
Libros con 2 o más unidades:
>=
Libros con menos de 2 unidades:
<
Libros con 2 o menos unidades:
<=
Libros con un número de unidades distinto de 2:
<>
Libros de los que haya entre 1 y 3 unidades:
>=1 y <=
También puedes poner directamente
Entre 1 y 3
Libros de la editorial Anaya o Acme:
Anaya o Acme
en el criterio
Editor
Los que no sean de Anaya:
NoEs “Anaya”
(En Access 2010 No “Anaya”)
Los que no tengan editorial asignada (no se ha escrito ningún valor en elcampo editorial):
es Nulo
Las comparaciones anteriores se pueden hacer con fechas y con texto (se usael orden lexicográfico del diccionario). Así para mostrar los libros que em-piecen por
C
o posterior pon
>=C
en el criterio de
Titulo
Patrones Se pueden buscar libros cuyo título se ajuste a un cierto patrón. Por ejemplo:Los que empiecen por L:
Como L*
Los que empiecen por El:
Como El*
Los que contengan
el
dentro del título:
Como el
Los que empiecen por A, B o C:
Como [A-C]*
El * se sustituye por 0 o más caracteres. La? se sustituye por un caráctercualquiera. Por ejemplo:Los que en su segunda letra tengan una a:
Como ?a*
Combinación de criterios Puedes poner criterios en dos columnas. Por ejemplo, para mostrar los librosde Anaya sin existencias pon 0 en el criterio de
unidades
y
Anaya
en el cri-
terio
Editor
. Como ves un libro debe cumplir ambos criterios para que se
incluya en el listado.Puedes usar la segunda fila de criterios. Se mostrarán los libros que cumplanlos criterios de la primera fila más lo que cumplan los criterios de la segunda.Por ejemplo, para mostrar todos los libros de Anaya más todos los que setitulen el Quijote haz:Con esto saldrán los libros de Anaya más El Quijote.Supón que quieres mostrar los libros editados a partir de 1997 pero sin quesalga la fecha. Añade la columna
fechaEdicion
. En su criterio pon
>1/1/
(Al pulsar
intro
te pone la fecha entre caracteres
que es el formato ortodoxo
para indicar una fecha fija). A continuación, para que no salga la fecha perosí que se use el criterio del año 97 simplemente desactiva la casillita
Mostrar
Filtrado de valores repetidos Considera el problema de hacer un listado de las editoriales.Mostrar el nombre de las editoriales es algo sencillo:
Bases de datos 71
pero las editoriales salen repetidas. Para que aparezca cada editorial una solavez haz
Diseño:Mostrar u ocultar:Hojas de Propiedades
o pulsa
Alt-Intro
es-
tando en vista diseño. Te aparecerán unas propiedades especiales de la con-sulta: Haz doble clic en
Valores únicos
para cambiar el
No
por un
Sí
Reejecuta la consulta. Primeras filas Dada una consulta se le puede decir que muestre únicamente las primeras nfilas. Por ejemplo: mostrar los tres libros más caros.Para ello se hace la consulta normalmente y después en la hoja de propieda-des se indica el número de filas que se van a mostrar:Puedes añadir el símbolo % para indicar qué porcentaje de filas se van amostrar respecto del total.
Funciones y operadores usuales
Matemáticas -
Cambio de signo
a
con
a
valiendo
3
de-
vue
lve
el
valor
3
^
Potencia
3 ^ 2
−
>
9
*** /**
Multiplicación y división
3 * (4 / 2)
−
>
6
+
-
Suma y resta
2 + 5 - 3
−
>
4
m
ó
d
Módulo; resto de la división entera
7 mód 3
−
>
1
pues 7 entre 3
es 2 y “sobra” 1
abs(x)
Valor absoluto
abs(
−
>
5
abs(5)
−>
5
e
nt(x)
Parte entera, Primer entero menor que x,
ent(2,73)
−
>
2
ent(-2,73)
−>
sinDec
(x)
Sin decimales,
Devuelve x sin decimales
,^
sinDec
(
,73)
−
>
2
sinDec (-2,73)
−>
redon-dear(x; d)
Redondea
n
a
d
decimales, Se puede omitir d
en cuyo caso toma d = 0,
redondear (5,32; 1)
−
>
5,
redond
ear (7,6; 0)
−>
8
(no
raíz
(x)
Raíz cuadrada
raíz
(64)
−
>
8
sin(x)cos(x)tg(x)
Funciones trigonométricas, Ángulo en radia-nes,
cos(0)
−
>
1
ln
(x)
Logaritmo neperiano
ln
(1)
−
>
0
exp(x)
e
x^
exp(1)
−
>
2,7,,,
Cadenas +
Concatena dos cadenas
"Lu" + "pa"
−
>
"Lupa"
"Lu"+" "+"na"
−>
"Lu na"
izq
(c
;^
n)
n
primeros caracteres de la cadena
c
izq ("08:57”)
−
>
"08"
der
(c
;^
n)
n
últimos caracteres de la cadena
c
der
("08:
57
"
;^
−
>
"57"
medio
(c
;
p; n)
n
caracteres a partir del carácter que ocupa la posición
p
m
edio
("P
alo
s"
;^
2
;^
−
>
"alo"
(El 2º es
"a
", A partir
de ahí extraemos 3)
mayús
(c)
Cadena
c
convertida en mayúsculas
mayús("ola")
−
>
"OLA"
mayús("OLA")
−>
"OLA"
minús
(c)
Cadena
c
convertida en minúsculas
minús
("Hola")
−
>
"hola"
longi- tud
(c)
Número de caracteres que contiene
c
longitud("hola")
−
>
4
recor- tar(c)
Elimina los posibles espacios que haya alprincipio y al final de
c
recortar(" HOL ")
−
>
"HOL"
enCad (c;b)
Lugar en que la subcadena
b
aparece dentro
de
c
,^
Si
b
no está dentro de
c
vale
0
,
enCad("Luis"; "ui")
−
>
2
enCad("Luis"; "J")
−>
0
Bases de datos 73
Puedes probar otras funciones de totalización como
Promedio
para hallar la
media,
Mín
y
Máx
para calcular el precio de compra máximo o mínimo;
Cuenta
para simplemente contar los libros.
Observa que, en el caso de
Cuenta
en principio parece que da igual el campo
que elijas (no se hacen cálculos con él, sólo se cuentan las filas). En la prác-tica se cuentan únicamente los valores no nulos de ese campo por lo que sípuede haber variaciones.Nota: Si quieres asegurarte de que se cuentan todas las filas pon en la casillade
Campo
la expresión
Cuenta(*)
y, en
Total
, elige
Expresión
Estas operaciones sobre conjuntos de filas pueden aplicarse a expresionesarbitrarias. Por ejemplo para calcular cuál es el beneficio máximo que pode-mos obtener con la venta de un libro haríamos: Expresiones sobre conjuntos de filas Supón que quieres mostrar el precio máximo, el mínimo y la diferencia deprecio entre el libro más caro y el más barato. Como ves hay que hacer uncálculo sobre dos resultados sumarios. En este caso no se puede usar Total:porque sólo permite un cálculo, en su lugar hay que poner una expresiónsumaria en Campo utilizando funciones sumarias:En Campo: se pone la expresión. Se usa
Máx
para el máximo,
Mín
para el
mínimo,
Cuenta
para contar y
Promedio
para hallar la media. No olvides po-
ner
Expresión
en la casilla de
Total
Subtotales Resulta interesante hacer cálculos agrupados por subconjuntos de filas, porejemplo se puede hallar el número de los libros de cada editorial.
Simplemente añade una nueva columna con
Campo
Editor
y en
Total
indica
Agrupar
En cada fila aparecerá una editorial y su número de libros.Si queremos agrupar por editorial y número de unidades (una fila para cadaeditorial y número de unidades) basta con añadir una segunda columna de Agrupar Por
. Se obtendrá algo así como
Anaya
0
3
(Hay 3 libros de Anaya con 0 unidades)
Anaya
1
2
(Hay 2 libros de Anaya con 1 unidad)
Acme
0
1
(Hay 1 libro de Acme con 0 unidades)
Acme
2
3
(Hay 3 libros de Acme con 2 unidades).
Condiciones en sumarias En cuanto a las condiciones hay que distinguir dos casos.Condiciones que se aplican a filas individuales. Por ejemplo, contar los librosde cada editorial cuyo precio sea mayor que 20. Esas filas se ignoran antesde agrupar y hacer los cálculos.Para el ejemplo que nos ocupa hay que añadir una columna de nombre
Pre-
Com
, en
Total
se pone
Dónde
y en criterios
>
Una vez que se han hecho los cálculos, tenemos una serie de filas con sub-totales, uno para cada editorial. Pues bien, ahora se puede hacer una segundacriba eliminando aquellas filas que no queramos que aparezcan.
74 Bases de datos Por ejemplo podemos poner como condición que sólo aparezcan aquellaseditoriales con más de un libro. Es decir estaríamos mostrando aquellas edi-toriales que tienen más de un libro con precio de compra superior a 20 euros.Bastaría poner
>
en el criterio de cuenta de libros.
En resumen el gestor actúa así:
Coge todas las filas y las filtra quedándose con aquellas que cum- plan los criterios "
Dónde
Forma grupos de filas atendiendo a "
Agrupar por
Hace una criba de grupos atendiendo a los criterios indicados en columnas que no sean "
Dónde
Por último observa que no tiene sentido activar la casillita
Mostrar en colum-
nas
si hemos puesto un “
Dónde
” ya que no se pueden mostrar datos de filas
individuales. Tampoco tiene sentido ordenar por
datos
Donde porque lo que
se ordena son los grupos resultantes no las filas.He aquí un ejemplo completo en el que aparecen todas las cláusulas.Mostrar ordenado por código de socio el código del socio y la fecha de laúltima vez que pilló prestado un libro y lo devolvió. Hazlo únicamente paraaquellos socios que hayan efectuado en total más de dos préstamos con de-volución: Consultas de doble entrada Una consulta que muestra para cada editorial el número de libros y el preciode todos ellos:
Cada fila es una editorial. Tenemos la cuenta total de libros pero podría serinteresante un desglose más fino y que apareciera por ejemplo la cuenta delibros pero para cada año, de manera que nos diga cuántos libros se han edi-tado (en cada editorial) en cada uno de los años.Esto se consigue mediante una consulta de referencias cruzadas. En mododiseño haz
Diseño:General
Aparecerá una nueva fila de rótulo
Tab ref cruz
En todos los campos que has creado pon
Encabezado de fila
Ahora hay que añadir tantas columnas como años haya. En un campo nuevopon
año(fechaEdicion)
e indica que es un
Encabezado de columna
Por último hay que indicar para cada editorial y cada año qué valor deseamoscalcular, por ejemplo el número de libros editados. Haz doble clic en
Id
. En
total pon
Cuenta
y en
Tab Ref Cruz
pon
Valor
Campo
editor
id
suma
precios
:pre-
Com
Año(fechaEdicion)
id
Tabla:
libros
libros
Libros
libros
Total:
Agrupar por
Cuenta
Suma
Agrupar por
Cuenta
Tab ref
cruz
Encabezado
de fila
Encabezado
de fila
Encabezado
de fila
Encabezado de
columna
Valor
Sólo se permite un encabezado de columna y el valor correspondiente.El resultado debería presentar el siguiente aspecto:
76 Bases de datos Si queremos indicar otra editorial habrá que hacer una consulta nueva o mo-dificar la existente. En vez de eso se puede usar una consulta con parámetros,en ella uno de los datos se deja sin indicar, y, en el momento de ejecutarse laconsulta se le preguntará al usuario:Es muy sencillo, basta con sustituir el criterio por un texto encerrado entrecorchetes que será la pregunta que se le hace al usuario:Ejecuta ahora la consulta, te hará la pregunta:Si escribes Acme ejecutará la consulta como si hubieras escrito directamenteAcme en el criterio de
Editor
Puedes poner tantos parámetros como te interese. 3.2.
Modificaciones
Las consultas que has visto hasta ahora permiten mostrar información de labase de datos. Hay otro tipo de consultas que permiten modificar el conte-nido de la base de datos.Imagina que quieres incrementar el precio de venta de todos los libros en 2euros.Crea una consulta que muestre
preVen
y haz
Diseño:Actualizar
Aparecerá una nueva fila
Actualizar a:
Ahí pones el nuevo precio de venta:
preVen + 2
Problema: Es posible que ocurre, como ya te anuncié que tras escribir
preVen
access te entrecomille
preVen
. La solución es encerrar
preVen
entre cor-
chetes o bien utilizar la notación completa para referirse a un campo queconsiste en anteceder el nombre del campo con el de la tabla: Libros.preVen + 2
Solucionado este contratiempo prosigamos. Si ahora pasas a modo vista hojade datos no se produce la actualización, se sigue mostrando el precio actual.Para actualizar haz
Diseño:Ejecutar
. Te dará un mensaje de advertencia de
que vas a modificar datos. Ratifícate y pasa a modo hoja de datos. Compro-barás el incremento de precio.Puedes poner criterios para que la actualización afecte sólo a algunos libros.Por ejemplo prueba a incrementar el precio de los libros de Anaya. Es fácil:En el campo
Editor
no se pone nada en
Actualizar a
ya que usamos esta co-
lumna únicamente como criterio pero no vamos a cambiar la editorial de loslibros. 3.2.
Bajas
Sirven para borrar las filas que cumplan una determinada condiciónImagina que queremos eliminar los libros de la editorial Anaya. Crea unaconsulta que muestre los campos
Titulo
,^
Autor
y
Editor
Nota: En realidad sólo es estrictamente necesario el
Editor
. Ponemos
Titulo
y
Autor
para ver qué libros concretos vamos a eliminar.
Haz
Diseño:Eliminar
En modo diseño pon como Criterio
Anaya
en el campo
Editor
Bases de datos 77
Antes de ejecutar la consulta pasa a modo
Hoja de datos
para ver lo que nos
vamos a cargar. Después pulsa el botón
. (No aceptes el borrado de regis-
tros para no tener que introducirlos de nuevo). 3.2.
Altas
A veces interesa añadir filas a una tabla existente. Esas filas se especificanmediante una consulta normal con la adición de que hay que indicar a quétabla se añadirán los resultados de dicha consulta. Supón por ejemplo que laeditorial bruguera nos pasa una tabla
LibrosBruguera
con los datos de los
nuevos libros que nos envían:
LibrosBruguera
Titulo
Autor
Precio
Páginas
fEdicion
La caja de 10 cerrojos
Ibáñez
44,00 €
48
09/12/
El caso del bacalao
Ibáñez
1,00 €
48
02/07/
Azar y necesidad
Monod
23,00 €
234
03/02/
¿Cómo añadiríamos estos libros a nuestra tabla original de libros?En primer lugar creamos una consulta normal que obtenga los datos de lasfilas que vamos a añadir:
No vamos a añadir las páginas, entre otras cosas, porque no podemos.Ahora hay que indicar a qué tabla se añadirán los resultados de esta consulta.Para ello haz
Diseño:Anexar
Y en la ventana que aparece indica la tabla des-
tino: Observa que en la pantalla de diseño aparece una nueva fila donde hay queindicar a qué campo de la tabla destino libros va cada campo de la tablaoriginal. Él ya te propone que el titulo vaya al titulo y el autor al autor:Falta indicar que el
Precio
va a
Precom
y la
fEdicion
va a
fechaEdicion
. Las
restantes columnas quedarían en principio vacías o con el valor predetermi-nado. Sin embargo podemos decir que el precio de venta será el de compramás un 10%, que la editorial será Bruguera. Lo único que se quedará vacíoo con el valor por defecto serán las unidades:Haz una prueba pasando a modo vista para saber cuál es la consulta que seejecuta. Por último ejecútala y comprueba las adiciones.
Bases de datos 79
Copia la selección al portapapeles, abre la tabla destino (
Libros
) y selecciona
las columnas destino (
Título
y
autor
Después en la tabla destino haz clic en la fila nueva en el campo Titulo yluego mayúsculas clic en la misma fila en el campo Autor. Por último pegael contenido del portapapeles.En lugar de seleccionar la columna completa puedes copiar únicamente unascuantas filas haciendo una selección más pequeña: Modificaciones Hemos tenido el problema de que la columna de precio no ha podido sercopiada. Se trata ahora de pegar los precios en filas existentes.En primer lugar, selecciona la columna
Precio
de
LibrosBruguera
Después, en la tabla
Libros
, selecciona los 6 precios de compra de los libros
que ya has anexado.
Por último haz
Edición:Pegar
Y por supuesto la fuente de datos puede ser cualquier otro programa quetrabaje con tablas: una hoja de cálculo, una tabla de word etc. Exportación También puedes realizar el proceso inverso: hacer cualquier tipo de selec-ción en la hoja de datos y llevarla a un sitio externo mediante el portapapeles.Pruébalo seleccionando la hoja completa haciendo clic aquí:y después abre Excel o Word y pégalo.
80 Bases de datos Duplicado de tablas Si lo que quieres es duplicar una tabla no hace falta seguir este procedi-miento, en el panel izquierdo haz clic con el botón derecho en una tabla yhaz un vulgar copiar-pegar. Te preguntará si deseas copiar la tabla entera osólo la estructura (el esqueleto) sin añadir datos. 3.
Ejercicios de consultas
Al final de los ejercicios te pongo las soluciones de algunos de los ejercicios.Naturalmente si miras la solución sin intentarlo antes el aprendizaje no serátan efectivo.Los ejercicios marcados con * son avanzados. No debes hacerlos a no serque te sobre mucho tiempo.Los marcados con ** no debes hacerlos en ningún caso. 3.3.
Consultas básicas. Ordenación
Obtén un listado de los libros mostrando la editorial, el autor y el título. El lis-tado saldrá ordenado por editorial y, dentro de la misma editorial, por título
Titulo y fecha de edición de los libros ordenados de más antiguo a más re-ciente
Título y precio de los libros, ordenados de más caro a más barato. Si valenigual aparece antes el más antiguo
Primero título y luego autor ordenados por autor y, si el autor coincide, portítulo. Ayuda: Añade tres campos: Título, autor y título. El tercer campo no lomuestres pero úsalo para ordenar.
Expresiones numéricas
Listado de títulos y precio de venta con una reducción del 10% (Hay variasmaneras de hacer la operación matemática, usa la fórmula que aprendiste enHoja de Cálculo, teniendo en cuenta que no se puede usar %; hay que poner/100)
Lo mismo, pero sin decimales.
Se supone que el precio de venta es con el iva incluido (4%) mostar el titulo,precio de venta con iva y precio de venta antes del iva de todos los libros
Para cada libro muestra su titulo, precio de compra y venta, unidades y losbeneficios que se obtendrían si se vendieran todas las unidades disponibles(Si precio de compra es 2 y precio de venta es 5 y hay 10 unidades el benefi-cio sería 30)
Cadenas
Muestra titulo y el autor en la misma columna separados por un espacio. Dela editorial mostrar las tres primeras letras con encabezado Editorial
Mejora: Mostrar titulo y el autor en la misma columna separados por un es-pacio. De la editorial muestra las tres primeras letras en mayúsculas
Resuelve el mismo problema pero, en el caso de la editorial, haz que la pala-bra Izq aparezca antes que Mayús
Para cada socio muestra su nombre completo (nombre y dos apellidos) enuna misma columna con encabezado “Nombre completo”
Muestra el título de todos los libros, y, en la misma columna, muestra entreparéntesis el autor del libro
Fechas
Listado en el que aparezcan todos los títulos junto con el año de edición
