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COMPUTACIÓN PROF.:^ Angel Oswaldo Alayo Rosas
Lideres en Educación 1 er año de Secundaria
―Piensa en grande y tus hechos crecerán, piensa en pequeño y quedaras atrás, piensa que puedes y podrás; todo está en el estado mental.‖ Napoleón Hill
Estimado Estudiante, esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso, pues su comprensión y manejo es la base para una buena utilización de MS Excel.
MS Excel es capaz de insertar fórmulas y funciones, realizando las operaciones que se le describan con los valores contenidos en las celdas especificadas.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando desconocemos las funciones existentes.
1. Trabajar con fórmulas
Las fórmulas en una hoja de cálculo son muy importantes para trabajar de manera rápida y eficaz.
Para introducir una fórmula en una celda, se debe ingresar como primer carácter el signo igual
(El signo igual = le indica a MS Excel que los caracteres que le siguen constituyen
una fórmula)
Por ejemplo, la fórmula:
Expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A2 por el valor que contiene la celda B2. Si la celda A2 contiene el valor numérico 5 , la celda B2 contiene el valor numérico 4 , entonces, esta fórmula producirá 20 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.
2. Componentes de una fórmula
Una fórmula en Excel puede contener cualquiera de los siguientes elementos: constantes, referencias a celdas, operadores y funciones.
FÓRMULAS Y FUNCIONES
EXCEL NIVEL: SECUNDARIA PRIMER AÑO
=A2*B 2
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2.1 Constantes
Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la fecha 9-10-2011 , el número 2 y el texto "Ganancias" son constantes.
Si se utilizan sólo constantes en una fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula, por lo que no tiene sentido utilizar este tipo de fórmulas.
2.2 Referencias a celdas
Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula.
De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1 , que se refiere a las
columnas identificadas mediante letras y a las filas identificadas mediante números.
Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2.
Hace referencia a:
A8 La celda que se encuentra en la columna A y la fila 8
A 5 :A 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 5 a la 10.
B 1 0:E 10 El rango de celdas de la fila 10 y de las columnas B a E.
A 1 0:E 20 El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.
6:6 Todas las celdas de la fila 6
5: 10 Todas las celdas de las filas 5 a 10.
D:D Todas las celdas de la columna D
B:F Todas las celdas desde la columna B hasta la columna F
2.3 Tipos de Operadores
Los operadores especifican el tipo de operación que se desea realizar con los elementos de una fórmula. MS Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.
2.3.1 Operadores aritméticos:
Se utilizan para realizar operaciones matemáticas básicas. Se pueden utilizar los siguientes:
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2.4 Fórmulas compuestas en Excel
Una fórmula simple en Excel (tiene un solo operador), se puede representar de la forma siguiente: = A1+B
Es frecuente necesitar fórmulas en donde se requieren dos o más operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así como también, para la evaluación de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto.
Por ejemplo, =PI()B1^* Es una fórmula compuesta ya que tiene 2 operadores aritméticos ( * y ^ ).
2.4.1 Precedencia de los operadores
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación.
Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté más a la izquierda.
2.4.2 Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis de apertura y otro paréntesis de cierre.
Orden Operador Descrip ció n
1º
: (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma)
Operadores de referencia
2º - Cambio de signo (como en - A 1 0)
3º % Porcentaje
4º ^ Exponenciación
5º * y / Multiplicación y división
6º + y - Suma y resta
7º &^ Une (con^ catendaocsi^ ón) cadenas^ de^ texto
8º = < > <= >= <> Comparación
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Por ejemplo, la siguiente fórmula:
Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como:
En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene
3. Referencias relativas
En Excel cuando escribimos fórmulas y funciones, los argumentos hacen referencia a celdas o a rangos de celdas.
Las referencias son enlaces al contenido de una celda, es decir, cuando en una fórmula escribimos =B1+B2 nos estamos refiriendo a que sume el contenido de B1 y el contenido de B. Excel puede utilizar dos tipos de referencias: relativas y absolutas.
3.1 Referencia relativa.-
Las referencias a filas y columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda. Esta particularidad la tienen todas las direcciones de celda.
Por ejemplo: si deseamos obtener en C2 la suma de los valores de las celdas A2 y B2 se utiliza la fórmula =A2+B
Además si usted desea seguir sumando los valores restantes de las columnas A y B, tiene que copiar o arrastrar la fórmula de la celda C2 a las celdas de la parte inferior, así:
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Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador " : " nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C 6+C7+C
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
5. Cómo escribir la función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis , pero MS Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Para escribir una función en una celda utilizando el asistente se debe:
- Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
- Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparece el asistente de funciones, mostrando el cuadro de diálogo Insertar función.
Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado ó seleccionar una categoría, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro Seleccionar una función : hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Se observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.
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También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función , donde se debe introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que haya elegido, en nuestro caso se eligió la función SI ()
1.6 Errores en los datos
Cuando introducimos una función en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en
la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro que nos permitirá saber más sobre el error.
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Funciones de FECHA, HORA y de TEXTO
―No hay secretos para el éxito. Este se alcanza preparándose, trabajando arduamente y aprendiendo del f racaso.‖ Colin Powell
2.1 Función AHORA
Devuelve la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis: AHORA ( )
Ejemplo
2.2 Función HOY
Devuelve la fecha actual. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis: HOY ( )
Ejemplo
Las funciones AHORA() y HOY() sólo cambian cuando se actualiza la hoja de cálculo, o cuando se ejecuta una macro que contiene esas funciones. No se actualizan continuamente. La fecha y hora utilizadas se toman del reloj del sistema del equipo.
2.8 Función MINUSC
Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.
Sintaxis MINUSC ( texto )
Texto es el texto que se desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean letras.
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Ejemplo
2.9 Función MAYUSC
Pone el texto en mayúsculas.
Sintaxis MAYUSC ( texto )
Texto es el texto que se desea pasar a mayúsculas. El argumento texto puede ser una
referencia o una cadena de texto.
Ejemplo
2.10 Función DECIMAL
Redondea un número al número de decimales especificado, da formato al número con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto.
Sintaxis DECIMAL ( número; decimales;no_separar_millares )
Número es el número que desea redondear y convertir en texto. Decimales es el número de dígitos a la derecha del separador decimal. No_separar_millares es un valor lógico que, si es VERDADERO, impide que DECIMAL incluya un separador de millares en el texto devuelto.
Ejemplo
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Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
4.2.2 Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
En la ficha Inicio , en el grupo Alineación , disponemos de una serie de opciones que nos permitirá alinear los datos de una hoja de cálculo en una forma más rápida. Otra opción es utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas
ALINEACIÓN DEL TEXTO Horizontal.- permite cambiar la alineación horizontal del contenido de la celda. De forma predeterminada, MS Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y se centran los valores de errores y lógicos. La alineación horizontal predeterminada es General. El cambio de la alineación de datos no cambia el tipo de datos.
Vertical.- permite cambiar la alineación vertical del contenido de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda.
Sangría.- aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma, en función de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter.
Orientación.- permite cambiar la orientación del texto en las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan otras opciones de alineación.
Grados.- establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un número positivo para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada.
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CONTROL DEL TEXTO
Ajustar texto.- ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.
Reducir hasta ajustar.- reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna. No cambia el tamaño de la fuente aplicada.
Combinar celdas.- combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior izquierda del rango original seleccionado.
De derecha a izquierda Dirección del texto.- seleccione una opción en el cuadro Texto para especificar el orden de lectura y la alineación. La configuración predeterminada es Contexto pero puede cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda.
4.2.3 Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
En la ficha Inicio , en el grupo Fuente , disponemos de una serie de opciones que nos permitirá modificar la apariencia de los datos de una hoja en una forma más rápida. Otra opción es utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas
Fuente.- Seleccione el tipo de fuente para el texto de las celdas seleccionadas.
Estilo de fuente.- Seleccione el estilo de fuente para el texto en las celdas seleccionadas.
Tamaño.- Seleccione el tamaño de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. Puede escribir cualquier número entre 1 y
Subrayado.- Seleccione el tipo de subrayado que desea utilizar para el texto de las celdas seleccionadas.
Color.- Seleccione el color que desea utilizar para texto o celdas seleccionadas.
Fuente normal.- Active la casilla de verificación Fuente normal para restablecer la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado)
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Más colores.- Seleccione este botón para agregar colores que no están disponibles en la paleta de colores.
Color de Trama.- Seleccione un color de primer plano para crear una trama que utilice dos colores.
Estilo de Trama.- Seleccione una trama para aplicar formato a las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los colores seleccionados en los cuadros Color de fondo y Color de Trama.
Muestra.- Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que selecciona.
4.6 Ordenar y Filtrar
4.6.1 Ordenar información
Al ordenar los datos contenidos en una hoja de Excel podemos llegar a comprender mejor la información. Los datos se pueden ordenar de manera ascendente y descendente. Ordenar rápidamente
Para ordenar los datos de manera rápida seleccione una celda que pertenezca a la columna por la que se realizará el ordenamiento, en la ficha Inicio , en el grupo Modificar , haga clic en el botón Ordenar y filtrar para finalmente seleccionar la opción Ordenar de A a Z (ascendente) o la opción Ordenar de Z a A (descendente).
Estos mismos comandos los puede encontrar en la ficha Datos como parte del grupo Ordenar y filtrar.
