MANUEL DE INFORMATICA WORD, Apuntes de Informática General

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Word 2016

Manual Completo

Ing.Marcelo Pickelny

CONTENIDO

• Unidad 1. Mi primer documento
  • 1.1. Novedades de Word
  • 1.2. Arrancar Word
  • 1.3. El primer texto
  • 1.4. Guardar un documento
  • 1.5. Cerrar documento
  • 1.6. Abrir un documento
  • 1.7. Cerrar Word
• Unidad 2. El entorno de Word
  • 2.1. Elementos de la pantalla
  • 2.2. La cinta de opciones
  • 2.3. La ficha Archivo
  • 2.4. Ayuda de Word
• Unidad 3. Edición básica
  • 3.1. Introducción de datos......................................................................................................................
  • 3.2. Insertar símbolos
  • 3.3. Desplazarse por un documento
  • 3.4. Seleccionar
  • 3.5. Eliminar
  • 3.6. Deshacer y rehacer
  • 3.7. Copiar, cortar y pegar
  • 3.8. Opciones de pegado
  • 3.9. Buscar
  • 3.10. Buscar y reemplazar
  • 3.11. Las vistas
  • 3.12. Ver varios documentos a la vez
  • 3.13. Dividir la pantalla
• Unidad 4. Guardar y abrir documentos
  • 4.1. Guardar y Guardar como
  • 4.2. Abrir un documento
  • 4.3. Eliminar y recuperar archivos
• Unidad 5. Ortografía y gramática
  • 5.1. Revisar mientras se escribe
  • 5.2. Forzar la revisión. Paneles.
  • 5.3. Autocorrección
  • 5.4. Más funciones de revisión. Sinónimos y traducción
• Unidad 6. Formato del documento
  • 6.1. Los temas
  • 6.2. La portada........................................................................................................................................
  • 6.3. Cambiar el fondo de página.............................................................................................................
  • 6.4. La fuente
  • 6.5. Cambio mayúsculas/minúsculas
  • 6.6. Color y efectos de texto
  • 6.7. WordArt
  • 6.8. Formato párrafo
  • 6.9. Listas con viñetas y numeradas
  • 6.10. Tabulaciones
  • LA SANGRÍA Y LAS TABULACIONES
  • Tabulaciones
  • 6.11. Copiar formato
• Unidad 7. Estilos
  • 7.1. Introducción
  • 7.2. Aplicar y quitar estilos
  • 7.3. Apariencia de los estilos
  • 7.4. Crear, modificar y borrar estilos
  • 7.5. Preferencias entre estilos
  • 7.6. Ver los formatos aplicados del documento
• Unidad 8. Diseño de página
  • 8.1. Configurar página
  • 8.2. Encabezados y pies de página
  • 8.3. Números de página
  • 8.4. Saltos de sección
• Unidad 9. Impresión
  • 9.1. Antes de imprimir
  • 9.2. Imprimir
  • 9.3. Ventana de impresión
  • 9.4. Configurar página
  • 9.5. Otras opciones de impresión
  • 9.6. La impresora
• Unidad 10. Tablas
  • 10.1. Crear tablas..................................................................................................................................
  • 10.2. Anidar tablas
  • 10.3. Aplicar un estilo de tabla
  • 10.4. Ajustar la tabla
  • 10.5. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas
  • 10.6. Combinar y dividir
  • 10.7. Alineación y dirección del texto
  • 10.8. Tamaño de las celdas...................................................................................................................
  • 10.9. Tratamiento de datos
• Unidad 11. Imágenes y gráficos
  • 11.1. Introducción
  • 11.2. Tipos de archivos
  • 11.3. Insertar imágenes en línea
  • 11.4. Insertar imágenes desde archivo
  • 11.5. Insertar captura de pantalla
  • 11.6. Manipular imágenes
  • 11.7. Insertar formas y dibujar
  • 11.8. Manipular formas
  • 11.9. Insertar gráficos de Excel
  • 11.10. Insertar vídeo.............................................................................................................................
• Unidad 12. Organigramas y diagramas.....................................................................................................
  • 12.1. Introducción
  • 12.2. Crear un organigrama
  • 12.3. Modificar el diseño
  • 12.4. Modificar el aspecto del diagrama
  • 12.5. Tamaño y organización
• Unidad 13. Plantillas
  • 13.1. Introducción
  • 13.2. Elementos que se guardan en una plantilla
  • 13.3. La plantilla por defecto
  • 13.4. Utilización de las plantillas de Word
  • 13.5. Trabajar con el documento creado
  • 13.6. Modificar plantillas
  • 13.7. Crear plantillas a partir de documentos Word
• Unidad 14. Combinar correspondencia
  • 14.1. Conceptos previos
  • 14.2. Crear el documento principal
  • 14.3. La pestaña Correspondencia
  • 14.4. Insertar campos de combinación
  • 14.5. Ver datos combinados
  • 14.6. Desplazarse por los registros
  • 14.7. Buscar un registro
  • 14.8. Destinatarios de combinar correspondencia
  • 14.9. Filtrar destinatarios
  • 14.10. Ordenar destinatarios................................................................................................................
  • 14.11. Asignar campos
  • 14.12. Combinar al imprimir
  • 14.13. Combinar en correo electrónico
  • 14.14. Sobres y etiquetas
• Unidad 15. Esquemas
  • 15.1. Introducción
  • 15.2. Conceptos previos
  • 15.3. Crear un esquema
  • 15.4. Pestaña de Esquema....................................................................................................................
  • 15.5. Modificar niveles de esquema
  • 15.6. Desplazar, expandir y contraer texto
• Unidad 16. Documentos maestros
  • 16.1. Introducción
  • 16.2. Botones del documento maestro
  • 16.4. Manipulando documentos maestros
• Unidad 17. Tablas de contenidos, de ilustraciones e índices
  • 17.1. Introducción
  • 17.2. Conceptos básicos
  • 17.3. Tabla de contenido
  • 17.4. Actualizar la TDC
  • 17.5. Insertar marcas de índice
  • 17.6. Insertar índice
  • 17.7. Tablas de ilustraciones y otras.....................................................................................................
  • 17.8 Agregar una cita y crear una bibliografía
  • 17.9 Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento
  • 17.10 Crear una bibliografía
  • 17.11 Buscar una fuente de información
  • 17.12 Modificar un marcador de posición de cita
• Unidad 18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie
  • 18.1. Introducción
  • 18.2. Conceptos básicos
  • 18.3. Insertar marcadores
  • 18.4. Referencias cruzadas
  • 18.5. Notas al pie y notas al final
• Unidad 19. Seguridad
  • 19.1. Introducción
  • 19.2. Añadir contraseña al documento
  • 19.3. Restricciones de formato y edición
  • 19.4. La firma digital
  • 19.5. Otras opciones de seguridad
  • 19.6. Gestión de derechos de información (IRM).................................................................................
• Unidad 20. Macros
  • 20.1. Introducción
  • 20.2. Macros de Word
  • 20.3. Crear macros con la grabadora....................................................................................................
  • 20.4. Insertar la macro en la barra de acceso rápido
  • 20.5. Ejecutar y eliminar macros
• Unidad 21. Revisar documentos
  • 21.1. Introducción
  • 21.2. La pestaña Revisar
  • 21.3. Herramienta de resaltado
  • 21.4. Comentarios
  • 21.5. Control de cambios
  • 21.6. Comparar cambios sobre un documento
  • 21.7. Formularios..................................................................................................................................
  • 21.8. Propiedades comunes de los controles
  • 21.10. Proteger formularios
• Unidad 22. Compartir documentos. OneDrive
  • 22.1. Introducción
  • 22.2. OneDrive
  • 22.3. OneDrive como servicio
  • 22.4. OneDrive como aplicación
  • 22.5. Compartir documentos Word usando OneDrive
  • 22.6. Compartir: Correo electrónico
  • 22.7. Compartir: Presentar en línea
  • 22.8. Compartir: Publicar en blog
  • 22.9. Compartir vínculos y redes sociales
  • 22.10. Guardar en SharePoint
• Unidad 25. Word Online y Word App
  • 25.1. Introducción
  • 25.2. Entrar a Word Online...................................................................................................................
  • 25.3. Usar Word Online
  • 25.4. Funciones.....................................................................................................................................
  • 25.5. Compartir documentos
  • 25.6. Comparación con Google Drive
  • 25.7. Word App La aplicación para dispositivos móviles
  • 25.8. Instalación
  • 25.9. Edición
  • 25.10. Abrir y Guardar
  • 25.11. Compartir
  • 25.12. Tabletas
• Temas Avanzados
  • Avanzado: Personalizar barra de acceso rápido
  • Avanzado: Personalizar Cinta de opciones
  • Avanzado: Importar y exportar el entorno personalizado
  • Avanzado: Modo Mouse/Táctil
  • Avanzado: Insertar ecuaciones
  • Avanzado: Opciones de búsqueda
  • Avanzado: El Portapapeles
  • Avanzado: Cambiar carpeta predeterminada al guardar
  • Avanzado: Opciones de ortografía
  • Avanzado: Gestionar diccionarios personalizados
  • Avanzado: Traducción y sinónimos
  • Avanzado: Crear un tema personalizado
  • Avanzado: Marca de agua personalizada
  • Avanzado: Degradados, texturas y tramas
  • Avanzado: Efecto de texto personalizado
  • Avanzado: Hacer clic y escribir (Escribir al vuelo)
  • Avanzado: Formato del párrafo
  • Avanzado: Guión y espacio de no separación
  • Avanzado: Tabulaciones
  • Avanzado: Propiedades de los estilos
  • Avanzado: Convertir texto en tabla y viceversa
  • Avanzado: Ref. cruzadas con numeraciones
  • Avanzado: Modificar el autor de los comentarios

Avanzado: Modificar la apariencia de los comentarios ........................................................................ 340 Avanzado: Preparar un documento para compartir ............................................................................ 342

UNIDAD 1. MI PRIMER DOCUMENTO

1.1. NOVEDADES DE WO RD 2016

Esta versión de Word 2016 trae las siguientes novedades y mejoras.

• ¿Qué desea hacer? El nuevo comando es realmente efectivo. Permite buscar comandos y ejecutarlos desde ahí mismo. Su principal utilidad es que nos ahorra el tiempo de buscar en qué pestaña está cada comando. Al escribir una palabra o comando, nos muestra los comandos más frecuentes relacionados con esa palabra. Por ejemplo, si no recordamos cómo dar estilos a una tabla, basta escribir "tabla" en la caja de y aparecerá un desplegable como el siguiente: Al hacer clic en Estilos de tabla podremos dar estilo a la tabla desde ahí mismo. Si no aparace el comando que buscamos podemos hacer clic en los dos últimos elementos del desplegable para obtener más ayuda. En el punto Ayuda de la siguiente unidad explicaremos este comando con más detalle.
• Compartir es más fácil que nunca. Ahora con el botón se pueden compartir documentos con otros usuarios y todos podrán editarlo en tiempo real, es decir, de forma simultánea. Las modificaciones que van realizando los demas usurios son etiquetadas con una banderita del color asignado al usuario, todo de forma casi instantánea.
• CON WORD ONLINE sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para acceder a una versión reducida de Word de forma gratuita. Podrás crear y modificar documentos de Word desde

La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la opción Todas las aplicaciones que al desplegarse mostrará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Normalmente los programas están ordenados alfabéticamente. Búscamos en la letra W y veremos lo que buscamos: Word

Desde un acceso directo en el escritorio: Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2016, haz doble clic sobre él para iniciar el programa. Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno en Windows 10, localiza el programa Word en el menú Inicio como acabamos de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic y arrástralo al Escritorio, de esta forma se creará un acceso directo. También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro, memoria externa o incluso de internet, el programa se arranca automáticamente para permitirte visualizarlo. Es conveniente que vayas poniendo en práctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso. Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word. 1.3. EL PRIMER TEXTO Al arrancar Word 2016 aparece una pantalla inicial con la opción Documento en blanco, al hacer clic aparece una pantalla como ésta.

En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas. En el centro de la parte superior encontramos, la barra del título. En ella aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Al lado aparece el nombre del programa, Word, en este caso porque estamos en la versión Word de escritorio, pero podría aparecer Guardado en OneDrive si estamos en la versión gratuita de Word Online en la Web. Al abrir un documento en blanco Word 2016 le asigna el nombre Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento. Al escribir un texto hay que teclearlo sin más. Observarás que los saltos de línea se realizan automáticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de línea de forma explícita, deberás utilizar la tecla INTRO (también se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabético. Su dibujo representativo suele ser una flecha con la forma que indica que baja la línea y se sitúa al principio de la siguiente (a la izquierda). Una pequeña barra vertical parpadeante es la que marca tu posición en el texto. Se llama punto de inserción, porque allí donde esté situada es donde se introducirá el texto que teclees. Observarás que va avanzando según vas escribiendo. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón.

• El puntero tiene esta forma cuando está dentro del área de texto,

Aquí debes elegir en qué unidad guardas el archivo, para guardarlo en el disco duro de tu ordenador selecciona Este PC (más adelante veremos las otras opciones) y en la parte derecha aparecerán las carpetas usadas recientemente. Por ejemplo, en la imagen anterior aparcece Hoy con la carpeta PruebasWord2016. Si no quieres utilizar una de esas carpetas que se muestran pulsa el botón Examinar para que se abra un cuadro de diálogo como el siguiente.

Por defecto, abre la carpeta Documentos. Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que estás guardando y la carpeta que lo contendrá

• El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone informe.docx.
• El tipo del documento para los documentos Word será Documento de Word(*.docx), que ya viene escrito por defecto.
• Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. Por defecto normalmente se guardarán en la carpeta Documentos. Pero siempre podrás elegir otra carpeta. Una vez hayas definido los tres aspectos, deberás hacer clic en el botón Guardar. En ese momento, la barra de título indicará el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1. En la Unidad 4 veremos con más profundidad todo lo referente a guardar documentos. 1.5. CERRAR DOCUMENT O Después de guardar un documento, Este continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo. Para cerrar un documento hacer clic en la pestaña y luego hacer clic en Cerrar. Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí. Al cerrar el documento veremos cómo este desaparece de la pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue abierto, permitiéndonos crear un nuevo documento o abrir uno existente. Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicación Word, lo veremos más adelante. 1.6. ABRIR UN DOCUME NTO Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la pestaña y seleccionar la opción Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecerá una ventana similar a la que vemos aquí. También aparecerá esta ventana si al abrir Word pulsas en Abrir otros Documentos.

Para abrir un archivo de los que aparecen en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic sobre él (quedará marcado de color azul) y luego pulsar en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente el documento aparecerá en nuestra pantalla. En esta ventana se ven todos los documentos que están en la carpeta seleccionada, en este caso Documentos, y también otras carpetas. Las carpetas tienen el icono y hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas) que contienen. Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en el Explorador de Windows, hacer doble clic sobre él será suficiente para iniciar el programa y mostrarlo. 1.7. CERRAR WORD Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, pulsaremos el botón y escogeremos la opción Cerrar. La forma de proceder es la misma que cuando cerramos un documento, es decir, que también nos preguntará si conservar los cambios no guardados. Las teclas rápidas para cerrar la aplicación son ALT+F4. Aunque la forma más normal de cerrar el programa es la misma que con la mayoría de ventanas en Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha del programa.

UNIDAD 2. EL ENTORNO DE WORD 2016

Vamos a ver los elementos básicos que componen la ventana de Word 2016. Aprenderemos cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear documentos en el siguiente tema. 2.1. ELEMENTOS DE LA PANTALLA

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente: La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla. Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos. Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento. 1. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Los botones son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho) y Abrir. El último botón abre el desplegable para personalzar los botones que aparecen en esta barra.

2. La barra de título , como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa. 3 y 4. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas, por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada pestaña hay una cinta de opciones diferente. Las veremos en detalle más adelante.
3. Los botones para cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar, maximizar y cerrar.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña. Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente. Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará visible de entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos. Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta de opciones, o pulsando con el botón derecho sobre la cinta de opciones y elegiendo Personalizar Cinta de En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números con fondo gris en lugar de negro, por ejemplo, el 2 de la imagen que corresponde al comando Deshacer. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón de la zona derecha superior que abirá la ventana que se muestra a continuación, con tres opciones. Ocultar automáticamente la cinta de opciones. Mostrar sólo las pestañas. Mostrar pestañas y comandos. Modo Mouse/Modo Toque. Con la aparición de pantallas táctiles los botones pueden quedar demasiado juntos para tocarlos con el dodo, por esto ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse y el nuevo modo Toque. En este avanzado puedes ver como activarlo. Modo Mouse/Táctil 2.3. LA FICHA ARCHIV O La pestaña Archivo a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage. De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a partir de la siguiente imagen.