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MAPA DE PROCESOS Y FLUJOS DOCUMENTALES DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ESTRATÉGICA Código: GE- PGD Fecha: 30.11.
Versión : 3. Página 1 de 18
Calle 12 # 8-51 Plaza Institucional Teléfono: 6615339 - Código Postal: 682011 Correo electrónico: [email protected] Página Web: www.malaga-santander.gov.co
Elaboro: Dayron Higuera Soto - Contratista Archivo
Proyecto: Auly Medardo Jerez Flórez - SGGobierno
Reviso: Auly Medardo Jerez Flórez - SGGobierno
MAPA DE PROCESOS Y FLUJOS DOCUMENTALES DE LOS PROCESOS DE
GESTION DOCUMENTAL
1. INTRODUCCION
Según lo establecido y estipulado por el Archivo General de la Nación, nos aclara que como tal no son instrumentos archivísticos, textualmente cita: “ Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión .” Por tanto, este instrumento no es más que el establecimiento de un puente entre las funciones y los procesos.
2. GENERALIDADES SOBRE LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL
Los procesos de Gestión Documental se encuentran establecidos en el artículo 2.8.2.5.9 del Decreto 1080 de 2015.
(…) ARTÍCULO 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos: a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
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d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). (…)
3. MARCO LEGAL
Decreto 2609 de 2012 – “ Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado .” Artículo 8, Literal h
Decreto 1080 de 2015 – “ Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” Libro II, parte VIII, Título II, Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
ARCHIVO CENTRAL- AC: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
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legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD: Es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando alcance y cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD: Instrumento que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico-funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD: Las Tablas de Valoración Documental son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así́ como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).
5. OBJETIVOS
5.1. OBJETIVO GENERAL
Proveer al Municipio de Málaga y su Administración una herramienta que permita guiar a quienes desarrollan funciones y actividades enmarcadas dentro de los procesos de la gestión documental
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir los procesos que se desarrollan dentro de la gestión documental Facilitar el proceso de gestión documental en el Municipio de Málaga- Santander.
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Cumplir con la normatividad vigente aplicable en cuanto a gestión documental.
6. MAPA DE PROCESOS Y FLUJOS DOCUMENTALES
Los mapas de procesos son instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión (Archivo General de la Nación, 2018).
Estos permiten observar la relación entre funciones y dependencias dentro del flujo documental, así como las responsabilidades y participaciones de las áreas en el mismo.
Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. Pueden variar desde diagramas simples y dibujados a mano hasta diagramas exhaustivos creados por computadora que describen múltiples pasos y rutas. Si tomamos en cuenta todas las diversas figuras de los diagramas de flujo, son uno de los diagramas más comunes del mundo, usados por personas con y sin conocimiento técnico en una variedad de campos.
El municipio de Málaga en cumplimiento a la normativa y directrices establecidas por el Archivo General de la Nación, se permite establecer los procesos y flujogramas que responden al proceso de gestión documental.
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6.2 PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL PARA EL MUNICIPIO DE
MALAGA-SANTANDER
6.2.1 FLUJO DOCUMENTAL DE PLANEACION
1. Objetivo: Establecer el proceso de planeacion documental partiendo de la necesidad de creacion de unidad documental. 2. Alcance: Desde la necesidad de creacion de unidades documentales para su uso que forman parte de una subserie, hasta su ingreso y registro dentro del sistema. 3. Recursos :
Herramienta software que corresponda a la necesidad específica. Puede ser Word, Writer o cualquier elemento de una suite ofimática o de desarrollo, o pieza de software (incluye ficheros ofimáticos, formatos, formularios físicos o electrónicos)
4. Responsables:
Cualquier dependencia con el apoyo de gestion documental
5. Desarrollo N° (^) Descripcion de Actividades Responsables (^1) Inicio (^2) Necesidad de nueva unidad documental Dependencias (^3) Estudio de viabilidad de creacion de unidad documental Control interno (^4) Analisis y aprobacion de unidad documental Control Interno (^5) Registro en el sistema de gestion Control Interno (^6) Fin
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6. Diagrama de Flujo
6.2.2 FLUJO DOCUMENTAL DE PRODUCCION
1. Objetivo: Establecer el proceso de produccion de un documento partiendo de la solicitud de informacion por parte de un usuario ante ventanilla unica. 2. Alcance: Desde la recepcion de una solictud escrita o verbal de informacion, la revision de la informacion solicitada, la proyeccion de la respuesta y su entrega final al usuario. 3. Recursos :
Herramienta software que se ajuste al tipo de documento Procedimientos o normatividad vigente Unidades de conservación Acceso a internet
4. Responsables:
Cualquier dependencia con el apoyo de gestion documental
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6.2.3 FLUJO DOCUMENTAL DE GESTION Y TRÁMITE
1. Objetivo: Establecer el proceso de gestion y tramite de solicitudes por parte de los usuarios. 2. Alcance: Desde la recepcion de una solictud escrita o verbal de informacion,seguimiento y control de radicado de respuesta al ususario. 3. Recursos :
Herramienta software hace seguimiento de correspondencia Planilla de entrega de correspondencia Talento Humano
4. Responsables:
Gestion documental
5. Desarrollo N° Descripcion de Actividades Responsables 1 Inicio 2 Recepcion de solicitud por parte del usuario Ventanilla Unica 3 Direccionamiento a dependencia encargada Ventanilla Unica 4 Revision constante de respuesta a requerimiento Ventanilla Unica 5 Entrega de respuesta a usuario Ventanilla Unica 6 Registro de entrega de respuesta a usuario Ventanilla Unica 7 Fin
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6. Diagrama de flujo
6.2.4 FLUJO DOCUMENTAL DE ORGANIZACION
1. Objetivo: Establecer los procesos de organización que se llevan a cabo en tres etapas difrentes; en el archivo de gestion, en el archivo central, y en los prestamos de documentacion. 2. Alcance: Desde el prestamo de un documento, hasta la organización en el archivo de gestion y la organización en el archivo central. 3. Recursos: Acceso a internet Manuales y guias para la gestion documental 4. Responsables: Dependencias Gestion documental 5. Desarrollo Prestamo y consulta de archivos N° Descripcion de Actividades Responsables 1 Inicio 2 Recibir solicitud de consulta o prestamo de archivo Dependencia 3 Verificar que exista el archivo solicitado Dependencia 4 Verificar nivel de acceso Dependencia
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6. Diagramas de Flujo
Préstamo y consulta de archivos
Organización archivo de gestión
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Organización archivo central
6.2.5 FLUJO DOCUMENTAL DE TRANSFERENCIA
1. Objetivo: Establecer el proceso de transferncias documentales, primarias y secundarias. 2. Alcance: Desde la elaboracion del cronograma de transferencias documentales hasta el diligenciamiento del formato unico de inventarios. 3. Recursos : Formato Único de inventarios Herramienta software que corresponda 4. Responsables:
Gestion documental
5. Desarrollo Transferencias primarias N° Descripcion de Actividades Responsables 1 Inicio 2 Revision cronograma de trasferencias Dependencia 3 Revisar expedientes proximos a ser transferidos Dependencia 4 Diligenciamiento de Formato Unico de Inventario Dependencia 5 Transferir Dependencia 6 Fin
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Transferencias Secundarias
6.2.6 FLUJO DOCUMENTAL DE DISPOSICION
1. Objetivo: Establecer el proceso de disposicion final de los documentos. 2. Alcance: Desde la revision del ciclo vital de los documentos hasta su aplicación en la disposicion final de los documentos. 3. Recursos : Valoracion documental Normatividad vigente 4. Responsables: Gestion Documental Comité Interno de Archivo
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5. Desarrollo N° Descripcion de Actividades Responsables 1 Inicio 2 Verificacion tiempo de retencion Gestion Documental 3 Verificacion Valoracion de expediente Gestion Documental 4 Enlistar criterios a aplicar en el expediente Gestion Documental 5 Dejar a disposicion de comité interno de archivo Gestion Documental 6 Aplicar valoracion de disposicion final Gestion Documental 7 Fin 6. Diagrama de Flujo
6.2.7 FLUJO DOCUMENTAL DE PRESERVACION A LARGO PLAZO
1. Objetivo: Establecer las actividades que determinan el proceso de presrvacion a argo plazo de los expedientes. 2. Alcance: Desde la revision del estado fisico de los expedientes hasta la aplicación de medidas correctivas para la preservacion de los mismos.
