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TEMA: Libros Principales de Contabilidad
Contabilidad: Es la técnica que se utiliza para llevar un estricto control del patrimonio de un comerciante; verificando los aumentos y disminuciones que se dan en el patrimonio durante un periodo contable (del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año). PATRIMONIO: El patrimonio de un comerciante es todo lo que posee dentro o fuera de la empresa, que este a nombre de este y que este a su servicio, en ellos se incluyen: LOS BIENES LOS DERECHOS Y LAS OBLIGACIONES BIENES: Es todo lo que la empresa posee que puede ver y tocar, por ejemplo los Edificios, los terrenos, sus muebles, sus artículos de limpieza, etc. DERECHOS: son todos los beneficios que tiene o tienen los dueños de la empresa, por ejemplo tienen derecho a cobrarles a las personas que les deben por mercadería; o tan solo tienen derechos civiles por tener la empresa. OBLIGACIONES: Es todas las deudas que tiene la empresa por su funcionamiento, las cuales pueden ser a corto plazo (menores de un años) o a largo plazo (periodos mayores de un año), algunas de nuestras obligaciones las tenemos verbalmente y otras con documentos que nos obligan a cumplirlas. LOS PRINCIPIOS BÁSICOS
- La función primordial de la contabilidad es la de acumular datos acerca de las actividades financieras de una entidad, de manera que permita presentarlos en forma de estados financieros.
- Para que exista un completo entendimiento de los estados financieros y la confianza en los mismos deben ser presentados de acuerdo a las reglas y normas de aceptación legal. (NIC´s)
- La contabilidad y los principios que la sustentan deben ser razonablemente sensibles a los cambios en el sistema económico para satisfacer las necesidades de los usuarios de información financiera.
- Las reglas o normas de la contabilidad financiera han sido conocidas como “PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD” cuyos objetivos son los siguientes: Registrar en forma adecuada los activos invertidos en la empresa por los miembros, socios, accionistas y por los acreedores, registrar todos los pasivos conocidos para que conjuntamente con el patrimonio presenten razonablemente la situación financiera de la empresa. Presentar la inversión de los propietarios sobre bases acumulativas. Presentar razonablemente el estado de las operaciones. Preparar informes y estados financieros según el concepto de entidad. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS El principio de empresa en funcionamiento afirma que la gestión de la empresa tiene una duración ilimitada por lo que los principios contables restantes no irán
Nivel Medio. Plan Fin de Semana 0 Calle 4 - 01 Zona 4, San Juan Comalapa, Chimaltenango encaminados a valorar los activos y el valor del patrimonio de la empresa como si éstos fueran a ser vendidos de un modo total o parcial. El principio de prudencia afirma que sólo deberán contabilizarse los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio; sin embargo, las pérdidas posibles, aún sin ser ciertas, se contabilizarán desde que se considere que se pueden producir. El principio de registro establece que los hechos económicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que dichos hechos originen. Cuando no se trate de una transacción de la empresa con el exterior se registrarán sólo cuando se haya producido el auténtico consumo del activo. El principio de precio de adquisición exige que todos los bienes y derechos se contabilicen por su precio de adquisición o coste de producción. Este principio deberá aplicarse siempre, salvo que alguna ley establezca excepciones de forma explícita, en cuyo caso deberá redactarse una memoria en que se especifique la aplicación de dicha excepción. El principio del devengo establece que la imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios con independencia de cuándo se produzca la corriente monetaria o financiera. El principio de correlación de ingresos y gastos afirma que el resultado del ejercicio estará constituido por los ingresos de dicho periodo, menos los gastos del mismo realizados para obtener los primeros, así como por los beneficios y quebrantos no relacionados de forma clara con la actividad de la empresa. El principio de no compensación impide que se equilibren las partidas del activo y del pasivo del balance, ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias establecidas en los modelos de cuentas anuales. Por ello, habrá que valorar por separado los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y el pasivo. El principio de uniformidad establece que, una vez adoptado un criterio para la aplicación de los principios contables, entre todas las alternativas posibles, deberá mantenerse dicho criterio a lo largo del tiempo hasta que se alteren los supuestos que motivaron la elección del criterio en cuestión. El principio de importancia relativa sostiene que podrá admitirse la no aplicación estricta de algunos de los principios contables, siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que tal hecho produzca tenga una trascendencia escasa y, en consecuencia, no altere el resultado de las cuentas anuales. El principal objetivo: la imagen fiel consiste en que, en caso de conflicto entre principios contables obligatorios, deberá prevalecer el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. No obstante, el principio de prudencia tendrá un carácter preferencial sobre los demás.
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- Libro de Cuentas Corrientes 5.1) Cuentas Corrientes de Proveedores LIBRO DE INVENTARIO Es el libro en el cual se registra de forma detallada y numerada el patrimonio de un comerciante, para tener control de todos los derechos y obligaciones, y para conocer el capital líquido con que cuenta una empresa. DIVISIÓN DEL INVENTARIO: El inventario se divide en: ACTIVO = Corresponde a todos los derechos y bienes con que cuenta la empresa. PASIVO = Son todas las deudas y obligaciones con que cuenta la empresa. CAPITAL= Es la inversión real que tiene el comerciante dentro de su negocio, es el resultado de la diferencia de los bienes y derechos con las deudas y obligaciones del comerciante. DIVISIÓN DE ACTIVO: El activo se divide en: Activo Corriente : En ella de derivan las cuentas que tienen constante movimiento en un periodo contable (del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año), en ella se registran las siguientes cuentas: Caja, Bancos, Caja Chica, Clientes, Deudores, Iva por cobrar, Cuenta Promesa, mercaderías, Inversión en Valores, Papelería y útiles, Documentos por cobrar, todo pagado por anticipado, etc. Activo No Corriente : En ella se derivan las cuentas que tiene un carácter permanente en una empresa, es decir que no cambia constantemente, y todas las cuentas que se deprecian y amortizan, entre ellas están: Mobiliario y equipo, Equipo de computación, Vehículos de reparto, Maquinaria, Herramientas, Edificios, Terrenos, Inmuebles, Gastos de Organización e Instalación, Marcas y patentes, Crédito Mercantil, etc. DIVISIÓN DEL PASIVO El Pasivo se divide en: Pasivo Corriente : En ella se derivan las cuentas de las obligaciones y deudas que se tenga a corto plazo, es decir menores de un año, entre ellas están: Proveedores, Acreedores, Cuentas por pagar, Documentos por pagar a corto plazo, y todo cobrado por anticipado. Pasivo No Corriente : En ella se derivan las cuentas de las obligaciones que se tenga a largo plazo, como por ejemplo: Hipotecas, Préstamos Bancarios, Documentos por pagar a largo plazo, Depreciaciones acumuladas, Acreedores Hipotecarios, etc. FORMA DE CALCULAR EL CAPITAL El capital lo calculamos por medio de la ecuación patrimonial. La fórmula de la ecuación Patrimonial es:
Nivel Medio. Plan Fin de Semana 0 Calle 4 - 01 Zona 4, San Juan Comalapa, Chimaltenango ACTIVO – PASIVO = CAPITAL La suma del total del activo le vamos a restar la suma del total del pasivo y el resultado será el capital liquido de una empresa. LIBRO DIARIO O DE PRIMERA ENTRADA Es un libro principal de carácter obligatorio; es decir que no puede dejar de utilizarse, en el cual se registran diariamente y en orden cronológico por partida doble (cargo y abono) las transacciones y eventos económicos que efectúe una empresa. Características de las partidas en el libro de diario. Se tiene que enumerar las partidas de cada mes de operaciones. Se le coloca la fecha en que se está realizando la partida Cada vez que se realice la partida se tiene que contar con la documentación que ha generado la operación. Todas las partidas deben de llevar una explicación, del porque se está realizando esa partida, se coloca para que cualquiera que revise los libros de contabilidad, entienda el porqué de esas partidas. Las columnas del DEBE y del HABER siempre tienen que cuadrar con la misma cantidad. Siempre se toma en cuenta el principio de la Causalidad Tomar en cuenta los principios de la partida doble. PRINCIPIO DE LA CAUSALIDAD. Esta dice: “No hay causa sin efecto” Esta se interpreta que todas las transacciones que realicemos traerán efectos a nuestra empresa. Los efectos que produzcan dependerá del tipo de operación que se realice, algunos pueden ser positivos y produzcan ganancia a la empresa y otros pueden ser negativos y produzcan pérdida a la empresa. Ejemplo: Se depositan Q. 500.00 en el banco. Causa: Querer aumentar el dinero depositado en el banco Efecto: Disminuye nuestro efectivo o sea el dinero en caja PRINCIPIOS DE LA PARTIDA DOBLE No hay deudor sin acreedor y viceversa No hay cambio sin valor En todo registro el importe de las cuentas deudoras deben estar equilibradas con las cuentas acreedoras. El que recibe es deudor y el que da es acreedor. Con excepción a las cuentas patrimoniales, documentos y cuentas por pagar, todos los valores primero entran y después salen. Todos valores al salir lo hacen bajo el mismo título o cuenta con el que entraron. Características de las compras y ventas Siempre que se realice una venta de mercaderías se cargar la cuenta ventas. Siempre que se realice una compra de mercaderías se usara la cuenta compras
Nivel Medio. Plan Fin de Semana 0 Calle 4 - 01 Zona 4, San Juan Comalapa, Chimaltenango En cuanto al libro Mayor también llamado Centralizador, porque en él se centralizan todas las cuentas que se utilizan en el libro diario, podría considerarse que es como un resumen del libro de Diario, como ya sabemos se puede trabajar a doble folio o a un solo folio, en este caso nos centraremos en la operación a un solo folio, ya que es más práctico y fácil de comprender. Ejemplo de la operación del Libro de Diario y traslado al Libro Mayor: Operación del libro de Diario: Datos para su elaboración: La señora María Parada de Cabeza propietaria de la empresa “El Sol” le entrega la siguiente información. Para trabajar el mes de Abril de 2022. Caja 52,500.00 Bancos 3,500. Clientes 1,000.00 IVA por cobrar 15,840. Mercadería 35,000.00 Mobiliario y Equipo 12,000. Vehículos 85,000.00 Proveedores 11,000. Acreedores 1,000.00 Capital? Doc. X cobrar 1,000.00 Doc. X pagar 12,000. Deudores 500. Día 1. Se compra trapeadores para uso de la empresa pagando por ello Q.280.00 en efectivo. Día 3. Se venden mercaderías por Q. 15,680.00 al contado. Día 5. Se venden mercaderías al crédito por Q. 14,000.00 al señor Everardo López pagándonos el IVA y el 35% de la venta. Día 9 se compran mercaderías al crédito por Q. 8,960.00 pagando el IVA y el 50% de la compra en efectivo. Día 12 se depositó en el banco Q. 40,000. Día 15. Se crea un fondo para caja chica por Q. 500.00 en efectivo Día 24 se vendieron mercaderías al contado por Q. 2,800. Día 30 Regularizar el IVA. Las partidas quedan de la siguiente forma: Libro Diario de la empresa El Sol, correspondiente al mes de junio de 2,020. propiedad de la señora María Parada de Cabeza.(Cifras expresadas en Quetzales) Partida No 01
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- 01 - abr Caja Q52,500. 0 Calle 4 - 01 Zona 4, San Juan Comalapa, Chimaltenango
- Bancos Q3,500.
- Clientes Q1,000.
- IVA por cobrar Q15,840.
- Mercadería Q35,000.
- Mobiliario y equipo Q12,000.
- Vehículos Q85,000.
- Documentos por cobrar Q1,000.
- Deudores Q500. - Proveedores Q11,000. - Acreedores Q1,000. - Documentos por pagar Q12,000. - Capital Q182,340.
- Resumen de Inventario Q206,340.00 Q206,340.
- 01 - abr Pda No.
- Útiles de limpieza Q250.
- IVA por cobrar Q30. - Caja Q280.
- Compra de trapeador Q280.00 Q280.
- 03 - abr Pda no.
- Caja Q15,680.
- Ventas Q14,000.
- IVA por pagar Q1,680.
- ventas al contado Q15,680.00 Q15,680.
- 05 - abr Pda No.
- Caja Q5,875.
- Clientes Q8,125.
- Ventas Q12,500.
- IVA por pagar Q1,500.
- ventas al crédito 35% efectivo más IVA Q14,000.00 Q14,000.
- 09 - abr Pda No
- Compras Q8,000.
- IVA por cobrar Q960. - Caja Q4,960. - Proveedores Q4,000.
- compras al crédito 50% e IVA pagado en Q8,960.00 Q8,960.
- 12 - abr Pda No efectivo.
Nivel Medio. Plan Fin de Semana 0 Calle 4 - 01 Zona 4, San Juan Comalapa, Chimaltenango Pda 4/ventas al crédito Q8,125.00 Q9,125. Saldo de Cierre Q9,125. 4 IVA por Cobrar Pda 1/Resumen Inventario Q15,840.00 Q15,840. Pda 2/Compra trapeador Q30.00 Q15,870. Pda 5/compras 50% efectivo + IVA Q960.00 Q16,830. Pda 9/Regularización IVA Q16,830.00 Q0. Saldo de Cierre Q0. 5 Mercadería Pda 1/Resumen Inventario Q35,000.00 Q35,000.0 0 Saldo de Cierre Q35,000. 6 Mobiliario y Equipo Pda 1/Resumen Inventario Q12,000.00 Q12,000. Saldo de Cierre Q12,000. 7 Vehículos Pda 1/Resumen Inventario Q85,000.00 Q85,000. Saldo de Cierre Q85,000. 8 Documentos por Cobrar Pda 1/Resumen Inventario Q1,000.00 Q1,000. Saldo de Cierre Q1,000. 9 Deudores Pda 1/Resumen Inventario Q500.00 Q500. Saldo de Cierre Q500. 10 Proveedores Pda 1/Resumen Inventario Q11,000.00 Q11,000. Pda 5/compras 50% efectivo + IVA Q4,000.00 Q15,000. Saldo de Cierre Q15,000. 11 Acreedores Pda 1/Resumen Inventario Q1,000.00 Q1,000. Saldo de Cierre Q1,000. 12 Documentos por pagar Pda 1/Resumen Inventario Q12,000.00 Q12,000. Saldo de Cierre Q12,000. 13 Capital Pda 1/Resumen Inventario Q182,340.00 Q182,340. Saldo de Cierre Q182,340. 14 Útiles de limpieza Pda 2/Compra trapeador Q250.00 Q250.
Nivel Medio. Plan Fin de Semana 0 Calle 4 - 01 Zona 4, San Juan Comalapa, Chimaltenango Saldo de Cierre Q250. 15 Ventas Pda 3/ventas al contado Q14,000.00 Q14,000. Pda 4/ventas al crédito Q12,500.00 Q26,500. Pda 8/ventas al contado Q2,500.00 Q29,000. Saldo de Cierre Q29,000. 16 IVA por Pagar Pda 3/ventas al contado Q1,680.00 Q1,680. Pda 4/ventas al crédito Q1,500.00 Q3,180. Pda 8/ventas al contado Q300.00 Q3,480. Pda 9/Regularización IVA Q3,480.00 Q0. Saldo de Cierre Q0. 17 Caja Chica Pda 7/fondos creación Caja Chica Q500.00 Q500. Saldo de Cierre Q500. 18 Crédito Fiscal Pda 9/Regularización IVA Q13,350.00 Q13,350. Saldo de Cierre Q13,350. Como podremos haber notado en el ejemplo anterior, todas las cuentas que aparecieron en el libro Diario fueron trasladados al libro Mayor, por lo tanto si una cantidad está mal colocada en las partidas de Diario, el libro Mayor no será confiable, y obviamente el Balance de Saldos, que es el documento que continua luego de elaborar el Mayor no tendría los datos correctos, por lo tanto es necesario que dominemos lo mejor posible el libro de diario para no tener inconvenientes futuros.
