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Guía para la Elaboración de Papeles

de Trabajo

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA AL SECTOR CENTRAL 22 DE OCTUBRE DE 2008

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO 22 DE OCTUBRE DE 2008 INICIO DE VIGENCIA

• INTRODUCCIÓN ÍNDICE
• 1. OBJETIVO
• 2. ALCANCE
• 3. MARCO LEGAL
• 4. POLÍTICAS
• 5. PAPELES DE TRABAJO
  • 5.1. CÉDULAS DE AUDITORÍA
    • 5.1.1. CONCEPTO
    • 5.1.2. TIPOS DE CÉDULAS DE AUDITORÍA
    • 5.1.3. ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA
    • 5.1.4. CARACTERÍSTICAS DE LAS CÉDULAS
    • 5.1.5. REGLAS PARA LA ELABORACIÓN DE CÉDULAS DE AUDITORÍA
    • 5.1.6. MARCAS DE AUDITORÍA
  • 5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO - O EXPEDIENTE CONTINUO DE AUDITORÍA 5.2.1. ARCHIVO PERMANENTE
    • 5.2.2. PAPELES DE TRABAJO ACTUALES O DEL PERÍODO - DE LOS PAPELES DE TRABAJO 5.2.3. INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES Y ORDEN
    • 5.2.4. PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD
  • 5.3. PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS - ANEXOS - 1. FORMATO CÉDULA SUMARIA O DE RESUMEN

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INTRODUCCIÓN

Las cédulas y documentos en que se deja evidencia de la labor realizada por el auditor reciben el nombre genérico de papeles de trabajo. Su utilidad radica en la forma como se planeen, preparen, elaboren y conserven dichos documentos, así como en las facilidades que ofrezcan para efectuar las labores de supervisión. Los papeles de trabajo constituyen el sustento de los hallazgos, recomendaciones y opiniones contenidos en los Informes Finales de Auditoría (IFA) que emite la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (CMHALDF).

En la presente guía se explica de manera clara y sencilla al personal involucrado en la auditoría (Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, auditores, etc.) de la CMHALDF, así como a los auditores externos que contrate esta entidad de fiscalización del Distrito Federal, los requisitos mínimos que deben contener los papeles de trabajo a fin de atender con mayor eficiencia las funciones sustantivas a su cargo. Asimismo, se anexan formatos de cédulas de auditoría como ejemplo.

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1. OBJETIVO

Dar a conocer al personal auditor la naturaleza y objetivos de los papeles de trabajo, la importancia que revisten en la labor fiscalizadora, los principales elementos que deben contener, los diferentes documentos con que se integran los expedientes de auditoría y los lineamientos que regulan su guarda, custodia y confidencialidad, a fin de dejar evidencia del trabajo realizado y facilitar su lectura, interpretación y comprensión, tanto por parte de terceros como del personal que realice la supervisión.

2. ALCANCE

La presente guía es de observancia obligatoria para el personal auditor de la CMHALDF y, en su caso, para los auditores de los despachos externos y prestadores de servicios que contrate la institución para que participen en la práctica de auditorias.

Para su consulta, este documento permanecerá a disposición del personal de la CMHALDF en la Unidad de Documentación e Información (UDI), así como en la Intranet, sección Normatividad.

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4. POLÍTICAS

1. Los papeles de trabajo derivados de las auditorías que practique esta entidad de fiscalización del Distrito Federal son propiedad de la CMHALDF.
2. Los auditores de la CMHALDF y los auditores externos que ésta contrate serán los responsables de controlar y custodiar los papeles de trabajo durante la ejecución de las auditorías y hasta su envío al archivo de concentración.
3. Por contener información de carácter confidencial, se restringe el uso y consulta de los papeles de trabajo a personas ajenas a la práctica y supervisión de las auditorías y al proceso de revisión institucional de los IFA, salvo requerimiento o mandato de la autoridad competente.
4. Los papeles de trabajo comprenderán las actividades realizadas en cada una de las fases de auditoría y contendrán evidencia de la planeación, así como de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados y de las conclusiones a que se llegó.
5. Los papeles de trabajo indicarán el personal que aplicó los procedimientos de auditoría y su fecha de elaboración.
6. En todos los casos, en los papeles de trabajo se dejará constancia de la supervisión de la auditoría mediante rúbrica del servidor público a cargo.
7. Sin excepción, los papeles de trabajo deberán incluir índices y marcas, así como cruces, cuando la información contenida en éstos derive de otro papel de trabajo o documento, de acuerdo con lo establecido en la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría emitida por la CMHALDF. Los índices no sólo facilitan la ubicación de los papeles de trabajo, sino que describen la tipología de los papeles de

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trabajo más frecuentes conforme a la materia a la que corresponden, la cual forma parte de las bases de los documentos justificativos y comprobatorios de la Cuenta Pública que deben conservarse, o respaldarse en medios electrónicos de acuerdo con las necesidades derivadas de las actividades de fiscalización.

8. Los papeles de trabajo estarán completos y suficientemente detallados, con el fin de que reflejen en forma clara los datos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y la preparación del informe.
9. Los papeles de trabajo contendrán información clara y comprensible para el lector.
10. Los papeles de trabajo se foliarán, a efecto de tener control de ellos, considerando un folio continuo en cada legajo.
11. Los expedientes de los papeles de trabajo contendrán una portada principal o carátula que incluya los datos generales de la revisión, así como un índice para facilitar su manejo y consulta.
12. Cuando los papeles de trabajo sean demasiado voluminosos, se dividirán en varios legajos para evitar su deterioro, hacerlos manejables y facilitar su consulta.
13. Todas las cédulas de información o de contenido homogéneo se enumerarán en forma consecutiva, con azul, abajo del índice, conforme a lo establecido en el numeral 10, del apartado 4 “Políticas” de la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría. Es decir, si el análisis de cierto capítulo comprende “n” cédulas, éstas se indicarán de la siguiente manera: 1/n, 2/n, 3/n,…, n/n.

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en el estudio y evaluación preliminar del sistema de control interno implantado por el sujeto fiscalizado.

Con relación a la fase de ejecución de la auditoría, se elaboran los papeles de trabajo que contienen la información que el auditor obtuvo en su revisión. Con ellos sustentará las observaciones y resultados que presente al sujeto fiscalizado en el Informe de Resultados de Auditoria para Confronta (IRAC).

A fin de verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría fijados en cada una de sus fases; se dejará evidencia de la revisión de los papeles de trabajo, por los distintos niveles de supervisión (Líder del proyecto, Jefe de Unidad Departamental, Subdirector y Director de Área), observando las políticas relativas al diseño, estructura y características establecidas en la presente guía; con especial cuidado en su limpieza y orden. Durante la supervisión se dará seguimiento a la cédula o minuta de puntos pendientes por aclarar, a efecto de que no existan puntos pendientes de solicitar o verificar al concluir la auditoría.

El IFA se basa en el contenido de los papeles de trabajo, ya que éstos constituyen el soporte de los hallazgos y conclusiones derivados de la labor realizada por los auditores; dicho informe se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento para la Presentación, Revisión y Aprobación del Informe Final de Auditoría.

Existe una estrecha relación de los papeles de trabajo con las Normas de Auditoría (véanse numeral 6.1.2, “Cuidado y Diligencia Profesionales”, de las Normas Personales, apartado 6, “Normas de Auditoría”, del Manual General de Auditoría de esta entidad de fiscalización del Distrito Federal), en las cuales se establece que los resultados y recomendaciones que se presenten en los informes estén sustentados en una evaluación objetiva de la evidencia obtenida en la auditoría y que dicha evidencia resulte suficiente y competente. De ahí que los papeles de trabajo sean el reflejo del detalle o profundidad del trabajo del auditor y el vínculo inseparable entre la investigación de campo y los resultados que se expongan en los informes de auditoría.

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La norma de auditoría “Evidencia de Auditoría”, numeral 6.2.4, apartado 6.2, de las “Normas de Ejecución del Trabajo”, del Manual General de Auditoría, señala que todos los resultados y recomendaciones de la auditoría se sustentarán en evidencia suficiente y competente. La evidencia consiste en el conjunto de elementos que comprueban la autenticidad de los hechos; la evaluación de los procedimientos contables, presupuestarios, programáticos o administrativos empleados; y la razonabilidad de las determinaciones expresadas por los auditores. El carácter suficiente se refiere a la magnitud de la evidencia que se requiere para formar una opinión razonable; por su parte, el carácter competente se refiere al grado en que la evidencia puede ser considerada como confiable.

La norma antes señalada indica que los auditores considerarán que el contenido y disposición de sus papeles de trabajo reflejen su grado de competencia y experiencia. Asimismo, los papeles de trabajo serán tan completos y detallados que posteriormente un auditor experimentado, que no haya tenido ninguna relación con la auditoría, pueda servirse de ellos para conocer y constatar la evidencia en que se sustente el informe de auditoría.

La conformación de la evidencia suficiente y competente implica someter la evidencia primaria recopilada a procedimientos para corroborar la razonabilidad de la información proporcionada por el sujeto fiscalizado, explicando, en su caso, discrepancias y ajustes derivados de la revisión, lo que permite que en el informe se consignen los saldos y la información que constan al auditor. Estos procedimientos, desarrollados de lo general a lo particular quedan plasmados en los diferentes tipos de cédulas que se indican en el numeral 5.1.2. “Tipos de cédulas de auditoría”, de la presente guía.

La relevancia de la norma de auditoría “Evidencia de Auditoría”, se hace patente cuando la CMHALDF promueve ante las autoridades competentes las acciones legales que se deriven de las irregularidades detectadas durante la revisión de la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal, con objeto de que dichas autoridades determinen las responsabilidades a que haya lugar; en función de lo anterior, para la elaboración y presentación de los papeles de trabajo se considerará que éstos cuenten con las características para que sean admitidos por las instancias competentes; que acrediten la existencia de

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2. Cédula analítica

En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción por revisar, mediante la aplicación de uno o varios procedimientos de auditoría, se detallan la información con la que se contó, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas.

Es conveniente que la información y documentación recabadas se clasifiquen de tal forma que permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.

Las pruebas que se consignen en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la optimización del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y demás obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria.

En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas específicas de detalle o de análisis. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción per cápita, determinación del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cédulas se incluyen las observaciones o irregularidades. (Véase el Anexo núm. 2.)

3. Cédulas subanalíticas

Por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la desagregación, detalle o análisis a profundidad de los datos contenidos en una cédula analítica, mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas cédulas, consiste en el examen específico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cédula

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subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión de dicha cuenta. (Véase el Anexo num. 3)

4. Cédulas maestras

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se presenten las conclusiones, se deberá integrar al inicio del legajo de los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan brevemente los antecedentes de éste y se resuman los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

5.1.3. Estructura de las cédulas de auditoría

Las cédulas de auditoría muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce.

1. Encabezado. En él se asientan el logotipo de la CMHALDF, las siglas de esta entidad de fiscalización y el nombre de la Dirección General de Auditoría y de la Dirección de Área encargadas de la revisión. Se ubicará en la parte superior de la cédula, así como los siguientes datos:

a) Razón social o denominación del sujeto fiscalizado.

b) Clave de la auditoría.

c) Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.

d) Período o ejercicio presupuestal sujeto a revisión.

e) Clase o tipo de cédula.

f) Descripción de la información que se presenta en la cédula.

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3. Pie o calce. Se ubica en la parte final de la cédula; en él se asientan principalmente los siguientes datos:

a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer más conciso o sencillo algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula, con el fin de aclarar o ampliar información o señalar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control interno.

b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cédula.

c) Descripción de las marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial para ello).

d) Número de hojas que integran la cédula.

5.1.4. Características de las cédulas

El diseño de una cédula se refiere básicamente a su cuerpo o contenido principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o calce derivan de la ejecución de las pruebas de auditoría.

Para el diseño de las cédulas, es preciso considerar las necesidades de la revisión, en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.

Con relación a los objetivos establecidos para la elaboración de los papeles de trabajo, a continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido:

1. Que sea objetiva, es decir, que la información sea imparcial y suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinión.

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2. Que sea de fácil lectura, por lo cual se integrará de manera lógica, clara y sencilla.
3. Que esté completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
4. Que los cruces de las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas), se correlacionen fácilmente, de tal manera que contengan suficientes índices y marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad.
5. Que sea pertinente, por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

5.1.5. Reglas para la elaboración de cédulas de auditoría

A efecto de que las cédulas que integran los papeles de trabajo reúnan las características enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa, más no limitativa, algunas reglas o principios para su diseño y elaboración:

1. Adoptar, según el tipo de auditoría, sujeto fiscalizado y rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción, lo previsto en los boletines 3010 “Documentación de la Auditoría”, 3060 “Evidencia Comprobatoria”, y 5020 “El Muestreo en la Auditoría”, de las Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
2. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados.
3. Efectuar un diseño previo y elaborarlas preferentemente mediante computadora.

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limitativo, y el personal auditor podrá crear algunas más de conformidad con el tipo de auditoría y rubro revisado, siempre y cuando no se encuentren previstos los aspectos en cuestión en dicha guía.

5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales o del período. A continuación, se señalan las características de cada uno de ellos.

5.2.1. Archivo permanente o expediente continuo de auditoría

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en el que se concentran los documentos relacionados con la información general del sujeto fiscalizado, como antecedentes, organización, operación, información legal, fiscal, financiera, programático-presupuestal y de revisiones de órganos de control interno y externo. Esta información se actualizará en forma continua y servirá como instrumento de referencia y consulta en auditorías posteriores.

El archivo se integrará de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Integración del Archivo Permanente emitidos por la CMHALDF; es necesario que se inicie con un índice que permita identificar la información y facilitar su localización.

5.2.2. Papeles de trabajo actuales o del período

Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría. En ellos se deja constancia o evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría; del estudio y evaluación del

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control interno; de la selección de la muestra de auditoría; del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos y técnicas de auditoría; de la supervisión realizada; de quién aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del informe de auditoria en el que se incluyen las recomendaciones formuladas.

5.2.3. Integración de expedientes y orden de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se archivarán conforme a un sistema alfanumérico, para lo cual deberá considerarse el tipo de auditoría de que se trate y la secuencia de los períodos o programas que han sido objeto de revisión. Todos los archivos iniciarán con un índice que permita conocer su contenido.

Los papeles de trabajo se señalarán con índices y marcas para facilitar su localización y relacionarlos entre sí. Los índices son de utilidad para indicar en qué sección del expediente se encuentran determinados papeles de trabajo; las marcas sirven de referencia para conocer el tipo de pruebas realizadas.

Generalmente, al poner en práctica un procedimiento de auditoría, en el análisis se utilizan varias cédulas, por lo que éstas deben numerarse progresivamente, de acuerdo con los índices asignados a los rubros (capítulo, concepto o partida) o subfunción de aplicación, de preferencia en forma piramidal (cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas).

5.2.4. Propiedad, custodia y confidencialidad

Los expedientes y papeles de trabajo que los servidores públicos de la CMHALDF elaboren e integren en el desempeño de sus funciones de auditoría de conformidad con los artículos 11, 12 y 37 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; y los numerales 5.5, 5.7 y 5.10 del Manual de Procedimientos de la CMHALDF para la Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información