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Universidad ECCI Ingeniería Biomédica Formulación y Evaluación de proyectos Objetivos SMART, Alcance y Matriz de Marco Lógico
Johan Camilo Cantor Correa - Cod. 87531 Katherinn Tatiana Rozo Escamilla - Cod. 109951 Angye Valentina López Mendoza - Cod. 109349 Jhony Urrego - Cod. 13088 Daniela González Casas - 68026
1. Objetivos SMART:
Objetivo General Implementar un software de gestión para los laboratorios de patología que permita optimizar
la organización interna, digitalizar los archivos físicos y mejorar el acceso y control de la
información
Objetivo Específico 1
Realizar un diagnóstico completo de las necesidades y requerimientos del laboratorio de patología en un plazo máximo de 2 meses mediante entrevistas y revisión de procesos, para definir claramente el alcance del software requerido.
Objetivo Específico 2
Contratar al proveedor que mejor se ajuste a las necesidades definidas en un plazo máximo de 3 meses, garantizando que el contrato incluya plazos claros de entrega, soporte técnico y capacitación
Objetivo Específico 3
Supervisar con el proveedor la implementación del software durante los primeros 6 meses, asegurando que el proyecto avance conforme a lo pactado y que se cumplan los indicadores de calidad y eficiencia definidos.
Objetivo Específico 4
Realizar una reunión de seguimiento con el proveedor para poder evaluar la implementación del software y así poder determinar su viabilidad.
Actividad 1
Definir y realizar el cronograma de trabajo con fechas límites
Identificar los actores clave del laboratorio (patólogos, técnicos, administrativos).
Actividad 2
Durante los tres meses se inicia con una fase de preparación en la que se revisan los requerimientos ya definidos, se establecen los criterios de evaluación y se elabora la solicitud de propuesta. Posteriormente se realiza la convocatoria, identificando y contactando a los posibles proveedores para recibir sus propuestas. En la siguiente etapa se lleva a cabo la evaluación, donde se revisan tanto los aspectos técnicos como económicos de cada oferta, valorando también el soporte y la capacitación que ofrecen, lo que permite preseleccionar a los más adecuados. Después viene la fase de selección y negociación, en la que se solicitan demostraciones o pruebas piloto y se definen las condiciones del contrato, incluyendo plazos, soporte y garantías. Finalmente, se procede a la formalización, redactando y revisando el contrato con apoyo legal, para culminar con la firma del proveedor seleccionado.
Actividad 3
● Elaborar un plan de supervisión conjunto con el proveedor, estableciendo estrategias de implementación y responsables.
● Realizar reuniones periódicas de seguimiento (semanales o quincenales) para verificar el avance frente al cronograma acordado.
● Documentar incidencias, desviaciones y acciones correctivas durante la implementación.
● Evaluar el cumplimiento de los indicadores de calidad y eficiencia definidos previamente.
● Coordinar con el proveedor sesiones de capacitación progresiva para el personal, en paralelo con la instalación y puesta en marcha.
Actividad 4
● Programar la reunión de cierre o evaluación conjunta con el proveedor una vez finalizada la etapa de implementación.
● Presentar los resultados del seguimiento, incluyendo indicadores de desempeño, incidencias resueltas y pendientes.
● Retroalimentación de los usuarios clave sobre el funcionamiento del software y su impacto en los procesos.
● Definir, junto con el proveedor, los pasos a seguir: ajustes, soporte post-implementación o fases de optimización.
2. Alcance
Inclusiones:
● Diagnóstico y definición de requerimientos del laboratorio de patología de Colsanitas mediante entrevistas y revisión de procesos (2 meses). ● Desarrollo e integración de un módulo QR en el sistema central de HCE de Colsanitas, que permita generar y asociar un código único por cada cassette o caso
Criterios de aceptación:
● El sistema genera códigos QR únicos para cada nuevo caso sin errores. ● La consulta de información mediante la app y pistolas se realiza en menos de 5 segundos. ● El personal capacitado utiliza el sistema correctamente en el 95% de los casos nuevos. ● No se presentan incidencias críticas durante los primeros 3 meses de operación piloto. ● Cumplimiento de los indicadores de reducción de tiempos y errores definidos en la matriz de marco lógico.
3. Matriz de marco lógico:
Objetivos Indicadores Verificables
Medios de Verificación
Supuestos
Validación de proceso y necesidad del cliente (plazo 2 meses)
- Se realizará por lo menos 3 entrevistas al personal del laboratorio (patológicos, técnicos, administrativos)para conocer el flujo de trabajo, puntos críticos y requerimientos del sistema (Cantidad de entrevistas efectuadas/cantidad planificadas x100). El resultado esperado: 100%.
- Se hará revisión y análisis documental de procesos existentes. Con al menos 5 documentos o procedimientos operativos (POE). Para detectar
1.Actas de entrevistas firmadas y grabaciones de respaldo
2.Listado de documentos revisados y fichas de análisis
- Informe de diagnóstico y requerimientos del laboratorio con firma de respaldo
4.Cronograma de avances con registros de cumplimiento semanal
- Registro
El personal del laboratorio estará disponible para entrevistas y reuniones.
Se mantendrá la estabilidad operativa del laboratorio durante la validación.
El cliente participará activamente en la revisión y aprobación de requerimientos.
redundancias o
falencias. Indicador
cualitativo: Informe
técnico.
- Validación de
requerimientos del cliente. Para esta parte
se realizará con un
documento firmado
por lo menos por 2
personas del
laboratorio para la
consolidación del diagnóstico,
presentación de los
resultados (número de
documentos
aprobados/número de
propuestos x100).
Resultado esperado:
más de 90%.
4.Cumplimiento con
el Cronograma de
diagnóstico, con un
control de avances
semanales y reuniones
cada 15 días para el
cumlimiento de 2
meses
fotográfico o digital de las reuniones de registro
No se presentarán retrasos logísticos o de comunicación que impidan cumplir el plazo de 2 meses.
gico.
Presentación del software
a los futuros clientes
- Presentación y demostración del sistema a usuarios finales.
- Encuesta de satisfacción aplicada a los asistentes con resultado amyor al 90%.
- Registro de participación y observaciones de mejora. 1. Registro fotográfic o, actas de reunión, encuestas de satisfacció n, lista de asistencia. 1. Particip ación de los usuario s finales. 2. Funcion amiento estable del softwar e durante la demostr ación. 3. Aceptac ión total del softwar e.
Seguimiento al proveedor
(calidad y cumplimiento
de estándares)
- Semanalmente encuesta de satisfacción al cliente.
- Refuerzo del software trimestralment e
- Mantenimient o de preventivo pistola QR
- Mantenimient o anual pistola Qr y actualización 1. Por medio de encuestas en forms que incluya (calidad del servicio, funcionam iento óptimo, presencia de fallas). 2. Muestra por medio 1. Encuest as de satisfac ción menor al 90% 2. Ataques cibernét icos. 3. Retiro de pistolas en manteni mientos para
de software de
evidencia física de refuerzo de cibersegur idad por parte de los técnicos de Kubo S.A.S.
- Soporte de reporte físico en el que se evidencie que se realizó el respectivo mantenimi ento firmado por el técnico y el personal del área de patología.
- Por medio de reportes y demostrac ión de la actualizaci ón del software se evidenciar a el cuplimient o del item.
reparaci ón.
