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MODELO PARA LA REDACCIÓN DE UN
PROTOCOLO FAMILIAR
La realidad de cada empresa, y de cada familia o familias que forman una sociedad
familiar, así como las distintas facetas desde las que puede contemplarse el Protocolo
Familiar , requieren un detallado estudio de cada uno de sus aspectos desde la
perspectiva mercantil, civil, fiscal y empresarial.
El objetivo último del Protocolo Familiar es favorecer un cauce de diálogo entre las
partes que favorezca el futuro de la empresa fortaleciendo su relación con la familia. Hechas estas advertencias, se intenta ofrecer un estándar documental que, en principio, podría comprender los siguientes apartados:
1. LA FAMILIA Y LA EMPRESA 1.1. La historia y los valores familiares desde los fundadores hasta la actualidad 1.1.1. Historia Es bastante habitual que la familia haga una descripción de los inicios de la empresa y de los hitos más destacables de su evolución, desde la fundación de la misma hasta el momento en que se formaliza el
Protocolo Familiar. No hay que olvidar el aspecto psicológico del
Protocolo que, realmente, es la base de su carácter vinculante, en ocasiones de manera mucho más eficaz que su posible obligatoriedad.
A modo de orientación, en el Protocolo Familiar podemos
referirnos a las siguientes cuestiones:
a) Antecedentes de la familia: Los fundadores, trayectoria vital y profesional de los miembros de la familia. b) Etapas desde la fundación de la empresa hasta el momento actual. c) Descripción de la evolución de los negocios que constituyen el objeto de la empresa. 1.1.2. Valores familiares Resulta de especial interés describir algunos valores destacables en el espíritu de los fundadores, así como otros incorporados por familiares posteriores y que se consideran signos de identidad de la familia trasladados a la empresa. Entre los más habituales pueden destacarse los siguientes: ➢ La cohesión y generosidad de los miembros de la familia: lo importante es el servicio a la empresa. ➢ La entrega motivada al trabajo concreto que se encomiende a cada socio. ➢ El compromiso de preparación continua y, en su caso, de movilidad en el seno de la empresa. ➢ El comportamiento modélico, tanto con empleados y clientes, como con los otros familiares. ➢ El fomento de las capacidades de trabajo. Más concretamente, se consideran destacables el respeto a los mayores y la atención a la educación de los jóvenes, especialmente de aquellos de los que se espera que ocupen tareas ejecutivas en el negocio. En este sentido, se anima a los miembros de la siguiente generación a desarrollar una cultura empresarial, a considerar que la empresa es su historia, su patrimonio y su obra, cualquiera que sea la posición que ocupen en la misma.
1.2.2. Perspectivas de futuro sobre el diseño corporativo de la empresa familiar
El Protocolo Familiar está orientado a la continuidad de la empresa
y, por consiguiente, al relevo generacional en la gerencia y en la propiedad. Por lo tanto, debe afrontar el diseño futuro de la empresa adoptando un compromiso con relación a la forma social más conveniente según los planes que se prevean. Es también conveniente prever pactos de pre-liquidación del régimen económico matrimonial, el diseño de una futura diversificación del negocio entre varios sucesores según las ramas de producción, etc.
1.2.3. Supuestos en que la sociedad deberá perder el carácter de Empresa
Familiar
Al tiempo que se plantea la continuidad de la empresa también debe abordarse el posible fin de la misma y establecer con claridad cuando carece de sentido continuar en la actividad empresarial. En este aspecto pueden señalarse los siguientes supuestos: ➢ Que sea muy difícil que la familia continúe unida en el gobierno de la empresa. ➢ Que las decisiones se paralicen o la comunicación entre los distintos miembros de la familia sea inviable. ➢ Que se reciban ofertas por precio muy ventajoso. En cualquier caso, siempre deben establecerse tanto los procedimientos como el régimen de mayorías exigible para la adopción de este acuerdo, recomendándose que se establezcan mayorías cualificadas.
Finalmente también conviene regular la posición de las minorías, así como las causas de una eventual separación de la sociedad.
2. LA INTERACCIÓN ENTRE LA FAMILIA Y LA EMPRESA 2.1. La posición de los familiares con respecto a su participación en la gestión de la empresa 2.1.1. La previsión de la situación futura
En este aspecto, el objetivo fundamental del Protocolo Familiar es
la preparación de técnicos y ejecutivos entre las nuevas generaciones, pero siempre con el criterio de la profesionalización por lo que, según los casos, podría excluirse a los familiares de la gestión y establecerse la contratación exclusiva de expertos externos. Puede pactarse un derecho a la realización de prácticas en la empresa por parte de los miembros de la familia que reúnan determinada cualificación, con las condiciones que se determinen y por un plazo máximo de tiempo. Sería conveniente establecer un comité específico dentro del organigrama del Consejo de Administración, con una composición equilibrada entre la familia y los externos, cuya función sería la de regular y controlar las incorporaciones de los familiares, su retribución y rendimiento, así como las extinciones de contratos que procedan. También es adecuado determinar condiciones para el acceso de familiares a los cuadros ejecutivos. Por ejemplo: a) Que no sean familiares de la línea política. b) Que hayan trabajado en otras empresas en puestos de la misma área.
Asimismo es muy importante regular las condiciones, límites y requisitos que deben reunir los negocios entre la sociedad y los accionistas o partícipes. Por ejemplo: préstamos de la sociedad al socio y viceversa. 2.3. La propiedad de la empresa 2.3.1. Clases de acciones y participaciones privilegiadas En este aspecto es importante la determinación de las diversas clases de acciones o participaciones sociales. Si la empresa es una sociedad anónima: por ramas familiares, a efectos de cláusulas restrictivas, en función del tipo de dividendo, de la tenencia o no de voto, o de que éstos sean plurales, para los socios no gestores. Si se trata de una sociedad limitada pueden establecerse derechos inherentes a determinadas participaciones, incluido el derecho o no de voto. Es también importante controlar las sociedades patrimoniales individuales que pueda tener cada socio en cuanto pudieran afectar al régimen de transmisión de acciones previsto. Además, cualquier aportación a una sociedad patrimonial o suscripción directa por una sociedad patrimonial deberá ser autorizada por la Junta General y respetar el régimen previsto. 2.3.2. Régimen de titularidad Se recomienda a los socios casados pactar el régimen de separación de bienes, o al menos establecer en capitulaciones patrimoniales una modalidad o personalización de su régimen de gananciales, examinando cada caso concreto. También debe pactarse, en lo posible, las consecuencias de una separación o divorcio, especialmente en lo que se refiere al
tratamiento de las plusvalías y la forma de pago al cónyuge no familiar. Asimismo, y sin perjuicio del principio de responsabilidad universal sancionado en el artículo 1911 del Código Civil, se recomienda evitar el establecimiento de cualquier garantía o prenda sobre las acciones o participaciones de la empresa. Para estos casos se regulará estatutariamente que la condición de socio recaerá en el titular. Igualmente debe pactarse que se considerará sujeto al régimen de transmisión de acciones o participaciones, la enajenación de una parte indivisa del paquete de acciones o participaciones. Por último, también pueden establecerse o autorizarse pactos de sindicación de acciones, así como los instrumentos jurídicos necesarios para dotar a los mismos de eficacia jurídica. 2.3.3. Cláusulas restrictivas Es conveniente establecer un régimen estatutario que regule los supuestos de transmisiones libres y las transmisiones sujetas al mismo: a) Pueden establecerse diversos órdenes de prelación en la adquisición voluntaria o forzosa “inter vivos” de las partes sociales mediante la creación de clases de acciones según este orden: ❑ En primer lugar los miembros de la rama familiar. ❑ A continuación el resto de las ramas familiares accionistas (excluidos los parientes de la línea política). ❑ Finalmente los terceros. En este caso pueden estudiarse fórmulas que faciliten el acceso a la propiedad de
❑ Comité de seguimiento de formación de familiares jóvenes y de retribuciones (puede ser el consejo de familia o el de seguimiento del protocolo). Además de lo ya indicado en otros apartados, puede corresponder a estos comités el despido de familiares, la determinación y seguimiento de incentivos o labores de mediación en los conflictos que puedan surgir, así como funciones de apoyo emocional. También debe regularse detalladamente la composición, atribuciones y plazo de duración de su cometido y su funcionamiento. 2.4.2. Consejo de Administración Es deseable que incorpore en su seno a consejeros externos y que se le atribuya la mayor profesionalización posible. Puede regularse la asistencia a los consejos de profesionales externos en representación de los familiares vocales, pero no es aconsejable que estos actúen como gestores efectivos. Debe establecerse una relación de materias en el ámbito gestor y representativo que necesariamente habrán de analizarse en el consejo, aunque existan órganos delegados, y cuya propuesta precisará determinado quórum que se especificará (por ejemplo: venta de determinados activos, operaciones superiores a determinada cantidad, escisiones parciales y ventas de rama de actividad) y ello aunque deba ser aprobado por la junta general. Las funciones reservadas por el consejo, exclusivamente para sí, deberán constar en los estatutos sociales; las restantes, aún existiendo órganos delegados, pueden, además, ser ejercidas por el consejo. En su actuación los miembros del consejo de administración estarán protegidos por la suscripción de un seguro de responsabilidad civil cuya póliza será enteramente satisfecha por la empresa.
Deberá analizarse la situación profesional y laboral de los gestores a fin de estudiar sus fórmulas retributivas, su régimen de previsión social (general, autónomos) así como el establecimiento de complementos (seguros, fondos de pensiones, incentivos mediante entregas de acciones u otros).
Se acompañará al Protocolo Familiar un organigrama detallado de
los órganos gestores (directores generales, jefes de áreas, etc.). Debe insistirse en la profesionalización de la gestión evitando la incorporación injustificada de amigos y parientes. 2.4.3. Junta General Pueden determinarse competencias, dentro de los límites legales: autorización de marcas o denominaciones sociales con el apellido familiar o regulación de la concurrencia por los gestores o socios, así como reuniones informativas que no tengan el carácter de juntas en sentido estricto (junta de familia), regulación de la asistencia y representación. A la junta le corresponde dotar los fondos necesarios, con cargo a reservas disponibles, para financiar la educación de los nuevos miembros familiares. 2.4.4. Arbitraje societario La mediación y el arbitraje pueden ser fórmulas adecuadas para
dirimir los problemas de ejecución e interpretación del Protocolo. Se
regulará con detalle el procedimiento de sometimiento a árbitros.
inserción o en relación, por ser otorgados antes o después de que el Protocolo
Familiar sea suscrito.
Habitualmente las modificaciones estatutarias que conlleva el otorgamiento del
Protocolo Familiar son elevadas a documento público en forma separada, en
cuanto gran parte del Protocolo Familiar no es susceptible de inscripción ni
interesa a las partes su publicidad, al tratarse de asuntos familiares y de política interna de la empresa.
En cada revisión posterior del Protocolo Familiar se deberán valorar las
modificaciones a introducir en otras áreas (constitución de nuevas sociedades, donaciones, ventas o permutas, capitulaciones, testamentos, particiones hereditarias, etc.).
