Plan de Actividades de la Auditoría General del Banco de la República 2015, Guías, Proyectos, Investigaciones de Auditoría

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PLAN DE ACTIVIDADES – AÑO 2015

AUDITORIA - BANCO DE LA REPUBLICA

Bogotá, diciembre de 2014

Contenido

• I. INTRODUCCIÓN..............................................................................................................................................
• II. MISIÓN, FUNCIONES Y OBJETIVOS...........................................................................................................
  • A. MISIÓN..............................................................................................................................................................
  • B. FUNCIONES......................................................................................................................................................
  • C. OBJETIVOS GENERALES...............................................................................................................................
  • D. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................................................................
• III. METODOLOGÍA GENERAL DE LA AUDITORÍA.......................................................................................
  • A. ETAPA DE PLANEACIÓN...............................................................................................................................
  • B. ETAPA DE EJECUCIÓN..................................................................................................................................
  • C. ETAPA DE CONCLUSIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES................................................................
• IV. METODOLOGÍA PARA DESARROLLAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE LA AUDITORÍA GENERAL..
  • DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO............................................................................................................ A. METODOLOGÍA PARA PLANEAR LA REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO
  • FINANCIEROS DEL BANCO................................................................................................................................. B. METODOLOGÍA DE AUDITORÍA PARA EVALUAR LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS
• VI. ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA........................................................................................................
• ANEXO 1 - RELACIÓN DE COMPONENTES IDENTIFICADOS POR FUNCIÓN MISIONAL DEL BANCO.

II. MISIÓN, FUNCIONES Y OBJETIVOS.

A. MISIÓN.

La Misión esencial de la Auditoría consiste en ejercer, por delegación del Presidente de la República, el control del Banco, velando por el cumplimiento de las normas legales y procedimientos internos, evaluando la información financiera y los controles operativos y administrativos, teniendo en cuenta la prevención de riesgos, promoviendo la eficiencia y seguridad en la Entidad y estimulando permanentemente el desarrollo técnico y profesional en nuestra gestión de control. B. FUNCIONES. La labor de la Auditoría General para el año 2015 se enmarcará dentro de las funciones que legal y estatutariamente le corresponde cumplir, bajo los criterios de prevención de riesgos y logro de eficiencia. De acuerdo con la Ley 31 de 1992, artículo 48, corresponde al Auditor General del Banco, entre otros asuntos, dictaminar los estados financieros. En concordancia con lo anterior, los Estatutos del Banco, Decreto 2520 de 1993, disponen que el Auditor General velará porque se lleve regularmente y de acuerdo con la Ley la contabilidad del Banco y las actas de la Junta Directiva y del Consejo de Administración y porque se conserven debidamente la correspondencia y los comprobantes de las cuentas, aplicando en sus intervenciones de control y comprobación, las normas de auditoría generalmente aceptadas, velando por el cumplimiento de las normas y principios contables; esto, en adición a las funciones que el Código de Comercio establece para el Revisor Fiscal. Para cumplir las funciones adicionales asignadas a la Auditoría del Banco, se ejercerá la auditoría al Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera (FAEP), según lo establecido en el Decreto 1237 de 1997, y la auditoría al Fideicomiso del Fondo de Ahorro y Estabilización (FAE), según lo establecido en el artículo 8, del Decreto 1076 de 2012. El alcance de estas funciones no incluye el control, evaluación y análisis de gestión de las decisiones de la Junta Directiva como autoridad monetaria, cambiaria y crediticia, según conceptos jurídicos existentes, más sí el control del proceso operativo de ejecución o cumplimiento de las mismas al interior del Banco. C. OBJETIVOS GENERALES. A continuación se describen los objetivos generales que se ha propuesto la Auditoría para el año 2015, los cuales se han agrupado en dos categorías considerando de un lado, los aspectos sobre los cuales haremos especial énfasis y que están contemplados en las actividades actuales del Banco y de otro, los temas que al interior de la Auditoría consideramos importante destacar: 2

1. Aspectos relevantes al interior del Banco  Evaluar los proyectos de Modernización de la Gestión Administrativa – ERP, Proyecto de Implantación del Enterprise Content Management ECM (iConecta) y los de construcción de las Agencias Culturales en Buenaventura, San Andrés y Manizales, con el fin de verificar el cumplimiento de los aspectos de control establecidos en la metodología de Gerencia de Proyectos, así como el logro de los objetivos de negocio establecidos.  Evaluar en cada componente el avance de las gestiones adelantadas por la Administración para el cumplimiento de los lineamientos estratégicos del Banco enunciados en el Plan Estratégico 2013-2016.  Evaluar, de manera selectiva, la implementación y el funcionamiento de procedimientos de control que mitiguen el riesgo de fraude y/o hurto en componentes en donde este riesgo pueda llegar a ser importante.  Evaluar los controles que garanticen la confidencialidad y protección de la información sensible manejada por el Banco, en los distintos ciclos transaccionales, de acuerdo con el marco legal vigente.  Hacer seguimiento al cumplimiento por parte del Banco a normas y directrices de entes de inspección y vigilancia que le sean aplicables. 2. Aspectos relevantes al interior de la Auditoría  Cumplir las funciones señaladas por la Ley.  Seguir manteniendo la integridad, independencia, confidencialidad, objetividad, competencia y actitud positiva y ejemplarizante que denotan nuestro compromiso y diligencia en un marco ético y de adecuadas comunicaciones.  Incentivar en nuestras intervenciones el enfoque de auditoría integrada, que incluye los siguientes aspectos: - Evaluación de la estructura y funcionamiento del sistema de control interno. - Verificación del cumplimiento de la normatividad y las decisiones de las autoridades del Banco. - Emitir una opinión sobre la razonabilidad de las cifras y presentación y revelación de estados financieros, - Verificación de la existencia de medidas adecuadas para la protección de activos. - Evaluación de la gestión y los resultados.  Mantener la confidencialidad sobre la información conocida en el desarrollo de los trabajos y en los resultados de éste.  Depurar o revisar permanentemente los riesgos y controles de los componentes para asegurar su adecuada identificación, calificación y documentación. 3

D. CONSIDERACIONES GENERALES.

Como parte del esfuerzo de mejoramiento que viene haciendo la Auditoría en sus herramientas de evaluación y con el propósito de contar con mejores elementos para el análisis de la gestión del Banco, se han involucrado en la metodología de la Auditoría del Banco de la República las siguientes técnicas y procedimientos catalogados como buenas prácticas para la profesión:  Implementación de los marcos de referencia desarrollados internacionalmente sobre auditoría, tales como: las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS), y sobre control interno y administración del riesgo del Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión Enterprise Risk Management (COSO ERM).  La utilización de COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) como marco de referencia en las evaluaciones a la gestión y administración de los servicios de tecnología informática (TI) del Banco, del PMBOK ® (Project Management Body of Knowledge) para las buenas prácticas de gerencia de proyectos de tecnología y de ITIL (Information Technology Infrastructure Library) para la evaluación de la gestión de servicios de tecnología informática y de la familia de normas ISO-27000 y NIST serie 800 para la evaluación de la seguridad de la información.  La identificación y evaluación cuantitativa de los riesgos a los que está expuesto el Banco, dirigiendo los esfuerzos de Auditoría a los asuntos más importantes identificados en cada proceso operativo.  La agrupación de los riesgos a que está expuesto el Banco, tomando como base los estándares internacionales.  Capacitación continuada del equipo multidisciplinario de profesionales con el propósito de fortalecer sus conocimientos y competencias.  El desarrollo y mantenimiento de procedimientos de aseguramiento de calidad del trabajo para todos los aspectos de la actividad de Auditoría.  La adhesión al Código de Ética de la Auditoría General.  El desarrollo de mecanismos eficientes que permitan el seguimiento a las recomendaciones más importantes para contribuir a la mejora de los sistemas de gestión de riesgos y control en las operaciones del Banco.  La Auditoría General cuenta con un grupo de auditores en la Fábrica de Moneda y Delegaturas de Auditoría en los Centros Regionales de Barranquilla, Cali y Medellín. Estos últimos desarrollarán sus actividades de acuerdo con la rotación establecida, según evaluación de riesgos adelantada y documentada en el “Plan de Actividades Sucursales y Agencias Culturales – Año 2015 – Auditoría General”. 5

III. METODOLOGÍA GENERAL DE LA AUDITORÍA.

La labor que se llevará a cabo por la Auditoría General del Banco de la República durante el año 2015 se enmarcará en las funciones establecidas en las disposiciones legales. Para lograr las labores encomendadas en este marco normativo, se sigue la metodología de trabajo de la Auditoría General definida en un proceso que contiene tres etapas: planeación, ejecución y presentación de informes. Cada una de estas etapas se aplica sobre los diferentes ciclos transaccionales u operativos identificados en el Banco por la Auditoría General, los cuales se han denominado Componentes. Para el año 2015 se identificaron 71 componentes. (Ver Anexo 1. IDENTIFICADOS POR FUNCIÓN MISIONAL DEL BANCO). planeación estratégica PLANEACIÓN planeación detallada preparación de EJECUCIÓN programas PRESENTACIÓN DE INFORMES A. ETAPA DE PLANEACIÓN. Consiste en decidir previamente los procedimientos que han de emplearse, la extensión que se les dará a las pruebas, la oportunidad para su aplicación y las personas que ejecutarán el trabajo, esto es determinar el enfoque de auditoría a aplicar. La Planeación está conformada por tres etapas: Planeación Estratégica, Planeación Detallada y Preparación de Programas.  Planeación Estratégica : El resultado de esta etapa es el presente Plan Anual Estratégico. La metodología para la obtención del Plan es la combinación de dos frentes de trabajo que se explican más adelante en el numeral IV. Metodología para desarrollar el Plan Estratégico de la Auditoría General , en este documento. 6 RELACIÓN DE COMPONENTES

En la Auditoría General se agrupan los riesgos propios de cada componente en las siguientes categorías: Riesgos de Desastre, Riesgos Financieros, Riesgos Operativos y Riesgo Legal. Se precisa que no se trabaja el riesgo reputacional o de imagen porque se considera que se da como consecuencia de la materialización de algunos de los siguientes riesgos: a. Riesgos de Desastre  Riesgos de Desastre, comprendido por: Riesgos Naturales. (Terremoto, incendio, etc.), Desastres provocados por el hombre (Actos terroristas) e Interrupción de Servicios Públicos (Agua, luz, telecomunicaciones). b. Riesgos Financieros  De liquidez  Cambiario  De mercado  De tasa de cambio  Riesgo de crédito c. Riesgos Operativos  Fraude y/o Hurto  Decisiones erróneas  Errores operativos  Ineficiencia e ineficacia  Deterioro de la seguridad y calidad de la información  Lavado de Activos d. Riesgo Legal  Legal, comprendido por multas y sanciones, regulatorio y jurídico  Riesgo ambiental B. ETAPA DE EJECUCIÓN. Como su nombre lo indica, se ejecutan o desarrollan los procedimientos planeados para obtener evidencia válida, suficiente y apropiada para sustentar la opinión consignada en los diferentes informes. Todos los elementos de juicio se consignan en papeles de trabajo que constituyen la documentación de la evidencia de las intervenciones realizadas. C. ETAPA DE CONCLUSIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES. En esta etapa se evalúan todas las evidencias obtenidas durante la etapa de ejecución con el objetivo de obtener una conclusión sobre el área o actividad auditada, la que en definitiva, constituirá la esencia del informe a remitirse. 8

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 31 de 1992, artículo 48; el Decreto 2520 de 1993, artículo 74; y el Código de Comercio, artículos 207, 208 y 209, se prepara el Plan General de Actividades a llevar a cabo por la Auditoría, el cual es dirigido al Presidente de la República, Ministro de Hacienda y Crédito Público, Superintendente Financiero, Gerente General, Gerente Ejecutivo, Junta Directiva y Secretario, igualmente se presentan a la Administración los informes de las visitas e intervenciones realizadas. De otra parte, en cumplimiento de las normas antes citadas, se presentan los siguientes informes:  Dictamen anual sobre los estados financieros del Banco con informe sobre las observaciones detectadas dirigido al Presidente de la República, Ministro de Hacienda, Superintendente Financiero, auditores externos, miembros de la Junta Directiva, Gerente General, Gerente Ejecutivo del Banco de la República, Secretario Consejo de Administración, Secretario Junta Directiva y Contador General.  Dictamen anual sobre los estados financieros del fideicomiso FAE con informe sobre las observaciones detectadas dirigido a la Secretaría del Comité de Inversiones Fideicomiso FAE, Superintendente Financiero y Contador General.  Dictamen anual sobre los estados financieros del fideicomiso FAEP con informe sobre las observaciones detectadas dirigido a la Secretaría Auxiliar del Comité Directivo FAEP, Superintendente Financiero y Contador General.  Informe anual sobre la labor adelantada por la Auditoría con destino a la Presidencia de la República y al Secretario de la Junta Directiva. 9

Dichos riesgos, factores de riesgo y actividades de control se agruparon en 6 categorías, con el siguiente peso ponderado: Ambiente de Control (20%), Impacto en la Imagen (20%), Impacto Financiero (20%), Monitoreo (5%), Naturaleza de las Operaciones (20%) y Tecnología (15%). En la siguiente tabla se muestran los 34 elementos calificados: Categorías Riesgos Inherentes, Factores de Riesgo y Debilidades de Control Ambiente de Control 1. Cambios en procesos procedimientos y/o controles y personal clave (riesgo operativo)

2. Delegación de funciones
3. Experiencia, conocimiento y capacitación
4. Segregación de funciones
5. Factor de riesgo para fraude
6. Riesgo de decisiones erróneas
7. Riesgo de desastre
8. Riesgo de ineficiencia e ineficacia Impacto en la imagen 1. Calidad de los servicios prestados a terceros
9. Riesgo sistémico
10. Riesgo de lavado de activos Impacto financiero 1. Valor promedio por operación
11. Valor total mensual de las operaciones
12. Riesgo cambiario
13. Riesgo de crédito
14. Riesgo de liquidez
15. Riesgo de mercado
16. Riesgo de tasa de cambio Monitoreo 1. Actitud hacia los hallazgos de auditoría
17. Importancia y frecuencia de los hallazgos de auditoría
18. Monitoreo
19. Rastros de auditoría Naturaleza de las 1.^ Convertibilidad en efectivo operaciones 2. Misión crítica del Banco
20. Nivel de complejidad de las operaciones
21. Riesgo ambiental
22. Nivel de regulación
23. Riesgo legal
24. Presión por operaciones
25. Riesgo de fraude Tecnología 1.^ Clasificación o criticidad de la información
26. Complejidad tecnológica
27. Correcto funcionamiento
28. Integridad de la información La sumatoria de cada uno de estos, determinados como se indicó anteriormente, permitió establecer el puntaje total del riesgo de Auditoría para cada componente. Teniendo en cuenta el puntaje de priorización obtenido, los componentes se clasificaron como de riesgo Alto, riesgo Medio y riesgo Bajo. Los componentes clasificados como altos constituirán nuestro objetivo fundamental de trabajo en el año 2015; para los componentes clasificados de 11

riesgo medio se desarrollaran mediante una rotación de dos años y los de riesgo bajo cada tres años. Adicionalmente, atendiendo al criterio profesional de los directivos de la Auditoría General, se categorizaron como Altos o Estratégicos algunos componentes pese a tener una evaluación de riesgo inherente baja, a los cuales se les efectuará anualmente la evaluación del sistema de control interno. Es importante resaltar que los componentes de los fideicomisos FAE y FAEP no se incluyen en la priorización por tener parámetros de materialidad diferentes a los del Banco. Estos componentes se auditarán todos los años en virtud de las funciones asignadas por Ley al Auditor General, con respecto a estos fideicomisos. B. METODOLOGÍA DE AUDITORÍA PARA EVALUAR LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL BANCO. Para dar cumplimiento a la función legalmente asignada al Auditor General del Banco de la República de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, es preciso, obtener una seguridad razonable, mediante la consecución de evidencia suficiente y adecuada, de que los estados financieros en su conjunto están libres de distorsiones materiales 4 debidas a fraude o error. La determinación de la importancia relativa o materialidad viene dada por el ejercicio del juicio profesional del auditor y se ve afectada por su percepción de las necesidades de información financiera de los usuarios de los estados financieros. La importancia relativa o materialidad se define como las cifras establecidas por el Auditor, para los estados financieros en su conjunto, con el propósito de determinar que la suma de las distorsiones no corregidas no supere estas cifras para determinados tipos de transacciones, saldos contables o información a revelar. Con el propósito de dirigir los esfuerzos de auditoría a los rubros de los Estados Financieros de mayor materialidad y más expuestos a distorsiones materiales, y teniendo en cuenta la Norma Internacional de Auditoría 320 (NIA 320) “Importancia relativa de la auditoría”, se definieron los siguientes tres niveles de materialidad:  Materialidad Global: Estados financieros en su conjunto (Opinión)  Materialidad Específica: Materialidad de ejecución o trabajo (Tipo I y Tipo II)  Baja materialidad (^4) Distorsión: diferencia entre la cantidad, clasificación, presentación o información revelada respecto de una partida incluida en los estados financieros y la cantidad, clasificación, presentación o revelación de información requeridas respecto de dicha partida de conformidad con el marco de información financiera aplicable. 12

CUADRO 1 – MATERIALIDAD CALCULADA POR LA AUDITORÍA GENERAL Criterio Cifras ESF Cifras ER Trabajo a realizar Materialidad GLOBAL 1% del total de activos^ $1.120 MM $56.200 M Se toma como parámetro de revisión o de Opinión 3% del total de gastos^ con fines de la Opinión 75% de la Materialidad •Revisión mensual •Evaluación del SCIIF cubriendo el Materialidad Tipo I Global de ESF^ $840MM $18.733 M (^) periodo bajo revisión. 1% del total de gastos (^) •Se revisa la totalidad de las cuentas Tipo I. 50% de la Materialidad •Revisión una vez en el periodo bajo Materialidad Tipo II (^) Tipo I $420MM $9.366 M revisión. •No se hace evaluación del SCIIF. No se revisa la razonabilidad de estas Baja Materialidad Cuentas por debajo de la^ 0-$420MM 0-$9.366M cuentas, a menos que la naturaleza materialidad Tipo II de la cuenta o circunstancias especiales lo ameriten. Con respecto al criterio para la determinación de la materialidad de las cuentas del Estado de Resultados, es preciso resaltar que se tuvo en cuenta el valor total de los gastos y no de los ingresos o la utilidad, por lo siguiente:  En los años 2012 y 2013 se presentaron pérdidas por $340.5 MM y $1.708,3 MM respectivamente; para el 2014 lo más probable es que también se produzca pérdida; de hecho, los resultados al 30 de noviembre eran de -$950 MM y para el 2015 el Banco tiene presupuestada una pérdida de $531.3 MM.  Los resultados del Banco de la República, a diferencia de otras entidades, no se tienen en cuenta como único parámetro de medición de su gestión, toda vez que prima su misión constitucional como autoridad monetaria, cambiaria y crediticia, y es en estos campos en donde prioritariamente concentra su atención.  El fin principal del Banco de la República, de acuerdo con el artículo 2°, de la Ley 31 de 1992, es el de velar por el mantenimiento de la capacidad adquisitiva de la moneda conforme a las normas previstas en el artículo 373 de la Constitución Política de Colombia.  La distribución de las utilidades del Banco de la República se realiza de acuerdo al artículo 27, de la Ley 31 de 1992, que establece que el remanente de las utilidades, una vez apropiadas las reservas, será de la Nación y a la vez, las pérdidas serán asumidas por el Gobierno Nacional cuando no alcancen a ser cubiertas con las reservas de Ley. Los resultados económicos del Banco no afectan directamente a particulares o terceros. Una vez definidas las materialidades (Cuadro 1), se clasificaron los componentes, dependiendo del valor de los saldos de las cuentas de cada uno de ellos, en componentes de Opinión, Tipo I o Tipo II. 14

En la revisión de los estados financieros de fin de ejercicio se aplican adicionalmente procedimientos especiales, relacionados con pruebas de corte, eventos subsecuentes, contingencias de pérdida, revelaciones, confirmaciones de abogados y de compañías de seguros y análisis de estimaciones contables, tales como el cálculo actuarial, provisiones y pasivos estimados. Adicionalmente, se revisan las certificaciones sobre arqueos, inventarios, conciliaciones y verificaciones de cuentas solicitadas por la Auditoría a los responsables de las operaciones. Adicionalmente, se adelantarán las siguientes actividades de auditoría relacionadas con la revelación de la información financiera:

• Revisar las políticas definidas por el Banco para la revelación de la Información Financiera bajo NIIF, y
• Revisar las notas de los estados financieros bajo NIIF, elaboradas por la Administración, para los estados financieros comparativos al 1 de enero de 2014 (Estado de Situación Financiera de Apertura) y al 31 de diciembre de los años 2014 y 2015. Las pruebas se adelantarán tanto en la Oficina Principal como en las diferentes sucursales y agencias, Central de Efectivo y Fábrica de Moneda, cubriendo las diferentes clases de operaciones que se realizan. Dichas pruebas serán desarrolladas atendiendo a cronogramas de trabajo previamente establecidos y aprobados por el Auditor General, cuyos resultados se evaluarán regularmente para introducir los ajustes que se consideren convenientes. Es importante resaltar que todas las pruebas de auditoría se desarrollarán sobre operaciones cursadas, seleccionadas mediante métodos de muestreo. Se destaca que en forma periódica la Auditoría General evaluará la materialidad aquí definida y efectuará los ajustes requeridos al Plan de Trabajo 2015. 15

PRESUPUESTO NIIF AÑO 2015

AUDITORÍA GENERAL DEL BANCO DE LA REPÚBLICA

Millones de pesos GASTOS DE PERSONAL 12.315, Salarios y Prestaciones Sociales 8.627, Otros Gastos de Personal 3.687, GASTOS GENERALES Y OTROS 785, TOTAL GASTOS 13.100, INVERSION 50, Si bien, en la Auditoría recae la autonomía para la ejecución de este presupuesto, ésta se realizará utilizando la infraestructura y procedimientos del Banco en aras de hacer eficiente el uso de los recursos y teniendo en cuenta las políticas de austeridad del gasto. C. PLAN DE CAPACITACIÓN. La Auditoría continuará adelantando los planes de capacitación para estimular el desarrollo técnico y profesional del personal, con base en las posibilidades presupuestales. Para el efecto, se apoyarán las siguientes actividades:  Durante el año 2015, la Auditoría General apoyará el desarrollo de la Reunión de Auditores de Banca Central organizado por el CEMLA – Centro de Estudios Monetarios Latinoamericanos, en Colombia.  Participación en programas de capacitación que respondan en forma clara a nuestras necesidades, en especial sobre adaptación de mejores prácticas y estándares internacionales, tales como las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), desarrollos de tecnología informática, instrumentos y riesgos financieros y aspectos legales.  Realización de seminarios sobre temas relacionados con auditoría de informática, mejores prácticas, normas profesionales, conocimiento de los nuevos sistemas de información y aspectos operativos que se implementen en el Banco. 17

 Participación en cursos y seminarios a nivel nacional e internacional desarrollados por universidades e instituciones reconocidas, en áreas del conocimiento aplicables a la labor de la Auditoría.  Continuación de los estudios de postgrado de un becario en el exterior y asignación de dos becas de tiempo parcial en el país.  Participación en los programas de capacitación previstos por el área de Gestión Humana del Banco, que sean de nuestro interés.  Intercambio de conocimientos con otras Auditorías de Bancos Centrales, según requerimientos y disponibilidad de recursos.  Temas de capacitación ofrecidos a todos los empleados del Banco, como: Desarrollo de competencias, inglés, reentrenamiento de profesionales, herramientas de oficina, entre otros.  Capacitación en SAP, teniendo en cuenta los procesos de modernización que está adelantando el Banco. 18