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Diseño de un Plan

Modelo de Mantenimiento

para Edificios del ICE

Abstract

This document contains the procedures used to design a Model Maintenance Plan for buildings of the Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). The goal of this project is to document the tools used to plan the building maintenance. It is expected that the proposed design could be emulated and applied to other buildings. The functionability of the system elaborated was based on the “Torre Z” building, which consists of 4 4 09 m^2 of construction. It is located in San Pedro of Montes Oca, San Jose and houses administrative offices of the Division of Services and Security Division of the ICE, in particular. The maintenance plan was focused in the inclusion of preventive maintenance to a system that works totally corrective and in creating a tool that allows the creation of historical maintenance records. By means of maintenance cycles guides, periodic inspections, programmed interventions and a system of database generation it is obtained a method to generate maintenance historical records (statistics). From these records it is possible to know the indexes of goods and services used to attend the needs of a building.

Keywords: Maintenance, Buildings, Preventive, ICE.

Resumen

Se presentan en este documento los procedimientos utilizados para diseñar un Plan Modelo de Mantenimiento para edificios del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). El objetivo de este proyecto es documentar las herramientas utilizadas para planificar el mantenimiento de edificios. Se espera que el diseño propuesto pueda ser emulado y aplicado a otros edificios del ICE. Para demostrar el funcionamiento se toma como base el edificio “Torre Z”, el cual consta de 4 409 m^2 de construcción. Se ubica en zona de San Pedro de Montes de Oca, San José y alberga oficinas administrativas de la División de Servicios y División de Seguridad del ICE principalmente. El plan estaba enfocado en integrar el mantenimiento preventivo a un sistema donde se trabaja de forma correctiva, además se centra en crear una herramienta que permita generar históricos de mantenimiento. Mediante guías de ciclos de mantenimiento, inspecciones periódicas, intervenciones programadas y un sistema generador de base de datos se obtuvo un método para generar históricos de mantenimiento (estadísticas). A partir de estos registros se puede conocer los índices de bienes y servicios utilizados para atender las necesidades de cada edificio.

Palabras clave: Mantenimiento, Edificios, Preventivo, ICE.

Contenido

• PREFACIO
• RESUMEN EJECUTIVO
• MARCO CONCEPTUAL
• METODOLOGÍA
• RESULTADOS
• ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
• CONCLUSIONES
• RECOMENDACIONES
• APÉNDICES
• ANEXOS............................................................
• REFERENCIAS

Prefacio

La planificación del mantenimiento en edificios puede evitar gastos innecesarios y pérdida de tiempo. Ya que la falta de esta implementación conduce a edificios degradados prematuramente, limitando así su vida útil y deteriorando la calidad de vida de quienes los habitan. Es común encontrar que muchos administradores de edificios y jefes de mantenimiento trabajan únicamente de forma correctiva, es decir realizando reparaciones solamente cuando se presentan fallas o el deterioro de la estructura es avanzado, por ello el costo de realizar la actividad de reparación es elevado, por eso se establecen los planes de mantenimiento preventivo que permitan prever las fallas que puedan presentarse sin dejar de lado que en algunos casos, se deberá trabajar de forma correctiva de todo modos. La finalidad de este proyecto es brindarle a la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles (DABI) del ICE un documento técnico donde se muestren los procedimientos y herramientas empleados para el diseño de un plan de mantenimiento, así obtener un modelo que se pueda emular y adaptar a los edificios que administra. La DABI es la encargada de velar por el mantenimiento de los edificios del ICE, actualmente no cuenta con un procedimiento establecido que permita integrar mantenimiento preventivo a los procesos de operación, además nunca ha documentado los trabajos de mantenimiento, por ello carece de registros históricos. Resultado de esto es que no ha establecido como calcular la cantidad de material que requiere un edificio para cubrir sus necesidades en el año. El diseño del plan de mantenimiento se enfocó en integrar procedimientos y herramientas para implementar mantenimiento preventivo a los edificios y generar históricos de mantenimiento para así obtener índices de cantidad de material que requiere un edificio para cubrir sus necesidades.

El objetivo de este proyecto es documentar la información y procedimientos requeridos para establecer un plan de mantenimiento preventivo/correctivo para edificios del ICE, tomando como base el edificio “Torre Z”. Finalmente deseo agradecer a mis padres por todo el apoyo incondicional brindado en los años de estudio y desarrollo de mi carrera. A mis compañeros de casa Roosevelt por colaborar en todas las consultas realizadas que permitieron el avance y desarrollo de este proyecto. También agradecer a mi profesor guía el ingeniero Juan Carlos Coghi Montoya por brindarme la dirección en la realización del proyecto y ayuda en todas las consultas presentadas. A mi novia Tatiana por toda su paciencia, ayuda y el apoyo brindado. A Esteban Monge por la gran ayuda aportada en la programación de Access. Finalmente agradecer a Dios por siempre darme la fortaleza para seguir adelante y por permitir el desarrollo de este proyecto. .

Introducción

En el 2002 la Sección de Mantenimiento del ICE que en ese momento se llamaba Oficina de Construcción y Mantenimiento de Edificios Amplía su alcance y se transforma en la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles (DABI). Se crea para dotar al ICE de los bienes inmuebles de uso general requerido para el desarrollo de su gestión, también optimizar el uso del espacio físico de los inmuebles con una estandarización de áreas y materiales, gestionar el desarrollo, ordenamiento y mantenimiento de las edificaciones y terrenos propios arrendados por el ICE. Por ello su función es atender las remodelaciones y solicitudes de mantenimiento de los edificios administrativos y comerciales del ICE. Actualmente esta Dirección no ha podido llevar a cabo un método que permita planificar el mantenimiento de la infraestructura de los edificios, esto ha repercutido en los cálculos de los presupuestos que requiere para operar, pues trabaja bajo el sistema del “día a día” (mantenimiento correctivo) por lo que debe invertir más recursos en atender las estructuras pues este sistema conlleva mucha inversión de tiempo y costo. Con el propósito de resolver el conflicto que tiene la DABI para planificar el mantenimiento se diseñó un plan de mantenimiento (correctivo/preventivo). El propósito es documentar la base técnica, procedimientos y herramientas necesarios para implementar mantenimiento preventivo y generar registros históricos de mantenimiento de forma integral. Para realizar un plan de mantenimiento se toman aspectos de mantenimiento preventivo y correctivo, y el costo de oportunidad para aplicar cada uno con el propósito de seleccionar el método menos costoso para atender las necesidades de cada edificio. La ley Sitter señala que el mantenimiento correctivo puede llegar a ser cinco veces más costoso que el

mantenimiento preventivo^1. El administrador de edificios debe sopesar la cantidad de mantenimiento preventivo y correctivo brindada, porque, si bien es cierto, el costo de reparar anticipadamente una falla es menor, el gasto incurrido en la inversión de trabajar preventivamente puede llegar a ser mayor a operar correctivamente^2. Para llevar a cabo un sistema de planificación se debe crear los procedimientos y herramientas necesarios para medir el comportamiento de un edificio. Para ello se requiere de inspecciones periódicas, y a partir de ellas realizar las intervenciones requeridas (reparaciones, sustituciones, renovaciones y limpieza). Es importante que independientemente, de si una intervención se haya planificado o no, ésta se registre en una base de datos, para así generar registros históricos de mantenimiento. Si éstos se llevan a cabo, a futuro se podrán obtener índices de la cantidad de bienes y servicios demandados por cada edificio para cubrir sus necesidades de conservación, así poder estimar la cantidad y monto requeridos para dar mantenimiento a las edificaciones.

Objetivo general

 Diseñar un plan de mantenimiento preventivo/correctivo que pueda servir de modelo para que la DABI pueda emularlo.

Objetivos específicos

 Identificar los principales elementos componentes de un edificio típico del ICE que requieren de un mantenimiento preventivo y la frecuencia con que debe dársele.

(^1) Do Lago, 1997 (^2) Matulionis & Freitag, 1990

 Inventariar, evaluar y priorizar los elementos considerados en el mantenimiento preventivo y correctivo del edificio “Torre Z”.  Identificar las principales estructuras que pueden deteriorarse o fallar según su importancia para el uso normal de la edificación.  Elaborar una matriz con los ciclos de mantenimiento preventivo recomendados para la tipología de edificio seleccionado.  Elaborar un método que permita identificar las principales fallas y deterioros que se darían en un edificio que permitan llevar un control del comportamiento de éste.  Establecer una estructura para realizar la implementación de las actividades del plan.  Elaborar un procedimiento que pueda aproximar los costos anuales para el mantenimiento de edificios del ICE.

Limitaciones

El plazo para el desarrollo de este documento no permitió extender su alcance a otros edificios. La DABI al no tener registros de mantenimiento y procedimientos establecidos de planificación de mantenimiento, dificultó de manera considerable la obtención de información del modo de operación. El modelo sólo presenta los procedimientos y herramientas necesarios para obtener registros de mantenimiento, pues para generar resultados reales de éstos se requiere un plazo mínimo de un año para que los datos obtenidos puedan servir para planificar el mantenimiento.

Exclusiones

No se incluyen en el plan propuesto los equipos que componen un edificio como ascensores, plantas de emergencia, etc, pues el mantenimiento de estos elementos por lo general esta a cargo de una empresa subcontratada la cual se encarga de brindar el mantenimiento preventivo respectivo, además el método para mantener estos equipos escapa al alcance y enfoque de este informe.

No se toma en cuenta la cuantificación de la mano de obra por tarea utilizada en las actividades de mantenimiento, debido a que un procedimiento para cuantificar representaría un costo de inversión mayor (lo cual no es rentable). Sin embargo, el método propuesto sí permite registrar el tiempo empleado en las diferentes intervenciones requeridas.

Mantenimiento Preventivo

El mantenimiento preventivo es una actividad destinada a evitar gastos mayores en los edificios, especialmente en aquellos casos donde se han realizado grandes inversiones. Busca prevenir que se den fallas y deterioros en las estructuras, cuyo costo de reparación es más elevado una vez que se presenten. También el mantenimiento preventivo busca alargar la vida útil de las obras civiles, y mejorar aspectos como la estética y salubridad de las edificaciones. (García, 2002). El objetivo del mantenimiento preventivo es evitar que se produzcan fallas tempranas en los elementos que componen un edificio. Las edificaciones pueden llegar a su vida útil esperada si se les brinda mantenimiento de forma adecuada, por tanto, es el principio fundamental en que se basa el mantenimiento preventivo. Es además el más recomendable, dado que trata de llevar una planificación integral que pueda hacer una asignación de recursos (mano de obra, materiales, etc.) adecuada para conservarlo en buen funcionamiento. En este sistema se trata de llevar un proceso de inspecciones rutinarias y sistemáticas, además realizar algunas correcciones menores que prevengan un acelerado deterioro del inmueble (Matulionis & Freitag, 1990).

Mantenimiento Correctivo

Por otro lado, el mantenimiento correctivo se refiere a realizar acciones solamente cuando se presentan fallas o el deterioro de la estructura es avanzado y se ha hecho visible (por lo general), causando molestias a los ocupantes del edificio, además de que puede detener el uso normal de la infraestructura. En muchos de los casos el costo de realizar la actividad de reparación o sustitución es elevado, debido a que muchas de las correcciones que se realizan se pudieron prever y evitar a tiempo, esto cuando el problema no tenía mucha significancia. En resumen, el mantenimiento correctivo se centra en atacar de forma inmediata (por lo general) el problema cuando éste es visible o sus consecuencias se han hecho notorias. Esta acción no es planificada sino que responde a una necesidad, producto del

uso mismo de la estructura y a su interacción con el medio ambiente.

Importancia de

planificar

Un plan de mantenimiento (preventivo/correctivo) para edificios provee beneficios para los usuarios y propietarios de éste. Busca minimizar las fallas prematuras de los diferentes elementos componentes de un edificio, protegiendo así la inversión realizada. Prevenir fallas en la mayoría de los casos es menos costoso que repararlas. Además implementando un plan ayuda a que los distintos elementos del edificio alcancen su vida útil de forma planificada. Por otro lado, una edificación bien conservada permite mantener una imagen deseable de la empresa y contribuye positivamente en la moral de los empleados (Matulionis & Freitag, 1990). Un edificio sin mantenimiento es inseguro, por tanto, un plan de mantenimiento busca atacar las fallas y deterioros que comprometen la seguridad del edificio y sus ocupantes. Una de las razones fundamentales por las cuales se debe realizar mantenimiento planificado a los elementos que componen una obra civil, son los gastos que genera, los cuales repercuten en el presupuesto de operación del inmueble. Arencibia (2008) señala que los costos de mantenimiento y uso de un edificio durante su vida útil pueden llegar a ser más importantes que los de construcción o instalación, de hecho son más difíciles de prever pues en gran medida, el mantenimiento se hará de forma correctiva. La falta de mantenimiento de un inmueble ocasionará que a corto plazo deje de cumplir sus funciones. Los costos de mantenimiento pueden disminuir conforme aumenta la planificación del mantenimiento. Estos costos pueden ser útiles en dos sentidos: evalúan los resultados internos de mantenimiento y comparan la inversión con los resultados obtenidos. Para conocer los costos de mantenimiento se debe unir los conceptos administrativos y técnicos que expliquen el origen de los trabajos de mantenimiento, conocer distribuciones internas, consumos puntuales, picos, partes intervenidas con frecuencia, causa

de fallas y encontrar la relación acción-causa- efecto. (Arencibia, 2008). Una demostración del grado de relevancia que tienen los costos puede ser explicada con la “Ley de los cinco de Sitter”. Ésta afirma que si se dividen las etapas de construcción y de uso de un edificio en cuatro períodos, que corresponden a las de etapas de diseño, la ejecución, mantenimiento preventivo efectuado antes de los tres primeros años y al mantenimiento correctivo efectuado posteriormente al surgimiento de problemas, a cada uno le corresponderá un costo que sigue una progresión geométrica de razón cinco, como lo muestra la Figura 1 (Do Lago, 1997).

Figura 1. Ley de evolución de los costos de Sitter. (Do Lago, 1997).

Fase de proyecto (diseño): Ésta se refiere a toda medida tomada a nivel de diseño con el objetivo de aumentar la protección y la durabilidad de la estructura, como por ejemplo: aumentar el espesor del recubrimiento de la armadura de refuerzo, reducir la relación agua/cemento del concreto, especificar tratamientos protectores superficiales, escoger detalles constructivos adecuados, entre otros., esto implica un costo que puede ser asociado a una unidad (1). (Do Lago, 1997).

Fase de ejecución (construcción): Incluye toda medida fuera del proyecto, tomada durante la fase de construcción propiamente, se incluye la obra recién construida, implica un costo cinco veces superior al costo que representaría tomar una medida equivalente en la fase de proyecto, para poder obtener el mismo nivel final de protección, durabilidad o vida útil de la estructura. (Do Lago, 1997).

Fase de mantenimiento preventivo : Se refiere a toda medida tomada con antelación y previsión, durante el período de uso y mantenimiento de la estructura. Se le asocia un costo cinco veces menor que aquel necesario para la corrección de los problemas generados a partir de una intervención no preventiva. A su vez, está asociada a un costo 25 veces superior a aquel que habría ocasionado una decisión de proyecto para la obtención de mismo “grado” de protección y durabilidad de la estructura (Do Lago, 1997).

Fase de mantenimiento correctivo: En este periodo se encuentran los trabajos de reparación, refuerzo y protección de las estructuras que ya perdieron su vida útil de proyecto y presentan manifestaciones patológicas, o sea, corrección de problemas evidentes. A estas actividades se puede asociar un costo 125 veces superior al costo de las medidas que podrían y deberían haber sido contempladas en la fase de diseño que resultarían en el mismo nivel de durabilidad y protección (Do Lago, 1997). La ley de Sitter como lo expresa Do Lago (1997) explica que el hecho de aplazar una intervención significa aumentar los costos directos en progresión geométrica de razón 5. Si bien es cierto, las fases de diseño y construcción no están directamente relacionadas con el uso y mantenimiento de una edificación, sí destaca la importancia que tiene el hecho de realizar acciones planificadas a tiempo. Pues generan una disminución de gastos de operación y evitan que se desperdicie tiempo. Los administradores de edificios y jefes de mantenimiento usualmente no están en conocimiento del potencial real que tiene estructurar e implementar un plan de mantenimiento de forma efectiva (Matulionis & Freitag, 1990). Además es frecuente encontrar que simplemente se está de acuerdo con el presupuesto total asignado anualmente para el mantenimiento de las edificaciones, sin que éste

Inspecciones

Medir el comportamiento de un edificio es clave en una buena administración de mantenimiento, debido a que ingenieros y administradores dependen de datos (números) para trabajar. Aquellas actividades que no son medidas tienden a subestimarse (ya sea porque se piensa que no pueden ser medidas o no vale la pena hacerlo). Esto es lógico pues las actividades deben ser medibles si la planificación requiere ser cuantificada y las acciones monitoreadas y evaluadas (Miles, 1978). Para diagnosticar el comportamiento de un edificio se deben realizar inspecciones con cierta periodicidad. Para hacerlo ha de establecer una guía para realizar estas inspecciones con el fin de evitar que se hagan al azar o algún elemento quede por fuera de la inspección. El administrador de mantenimiento debe siempre procurar conservar los estándares de mantenimiento y reparaciones lo más uniformes posible. La primera limitación con la cual se debe lidiar es la diversidad de problemas que pueden causar que los materiales componentes de un edificio comiencen a deteriorarse. Éstos incluyen las condiciones climáticas, contaminación, ataque de insectos, rayos ultravioleta, etc. Estos agentes rara vez dañan un edificio de forma uniforme, peor si se le suma el hecho de que los ocupantes hacen uso del mismo de formas muy distintas. Es por eso que los planes de mantenimiento y el presupuesto que es calculado a partir de ello, no puede ser rígido, de ser necesario, el administrador debe reestructurarlo y los recursos asignados con el fin adaptar el plan a las necesidades reales de la edificación (Miles, 1978). Para hacer esto la labor del administrador de mantenimiento debe estar enfocada en planear sistemáticamente las inspecciones de los edificios de los cuales es responsable. Existen cinco puntos claves que deberían especificarse en las inspecciones (Miles, 1978):

 La frecuencia con que un edificio debe inspeccionarse.  Los elementos que deben inspeccionarse.  El tipo de mantenimiento por realizar como resultado de la inspección.

 El grado de deterioro de un elemento en el cual debe ser reparado.  El grado de deterioro en el cual un elemento debe ser sustituido.

Para especificar estos puntos es necesario establecer formularios que faciliten estas inspecciones. Pueden ser elaborados por el administrador de edificios si cuenta con la experiencia suficiente para ello y si se ocupara asistencia, se puede consultar guías y manuales que provean las directrices adecuadas para realizarlo. Independientemente de quien realice la inspección, este debe ser capaz de seguir los procedimientos de inspección establecidos por el administrador del edificio. Los procedimientos de inspección pueden ser de interés para el personal propio de la empresa. Sin embargo, cualquier consultor externo debe ser capaz de seguir los procedimientos de inspección establecidos por la empresa interesada, estos deben ser específicos y claros. Preparar procedimientos detallados de inspección puede generar una inversión de tiempo considerable, pero una vez establecidas las instrucciones específicas son de gran ayuda y requieren de una inversión de tiempo adicional menor a la inicial. (Matulionis & Freitag, 1990).

Guías de ciclos de

mantenimiento

Con el propósito de facilitar las inspecciones y que éstas se realicen como una actividad uniforme y estandarizada, se requiere de guías de mantenimiento de los elementos componentes de un edificio que son de común deterioro. En ellas se debe indicar la frecuencia recomendada con qué los elementos deben inspeccionarse o sustituirse, según sea el requerimiento. Por lo general, el administrador de edificios tiene algún conocimiento de las frecuencias con que deben inspeccionarse los diferentes elementos de un edificio. Existen además guías, manuales y textos que puede ayudar a establecer estos ciclos si no se está seguro de como hacerlo. Por ejemplo, los muros de mampostería generalmente se inspeccionan una vez al año. Otros elementos

con mayor frecuencia debido al deterioro que presentan o por algún requerimiento de seguros. Una vez establecida una guía de ciclos de mantenimiento se puede cambiar las frecuencias dependiendo de las prioridades o en respuesta al desarrollo de algún deterioro (Matulionis & Freitag, 1990). Los formularios de inspección, las órdenes de trabajo (intervenciones) generadas a partir de éstos y los ciclos de mantenimiento son parte de la gestión de un plan de mantenimiento. En ocasiones pueden ser la causa de que falle, pues demasiados formularios o mal elaborados hacen que el proceso sea innecesariamente complejo para el personal. Éstos deben ser simples y flexibles para que puedan ser usados fácilmente por el personal (Matulionis & Freitag, 1990).

Sistema de registro

y consulta de

información

Toda la información obtenida de inspecciones, intervenciones, actividades de mantenimiento periódicas y las frecuencias de mantenimiento deben almacenarse en un formato accesible. Éste puede se tan simple como archivar en carpetas todos los registros de mantenimiento efectuados, hasta crear un sistema computarizado de registro y consulta. Para proyectos pequeños un sistema manual puede funcionar efectivamente, para proyectos más grandes es necesario utilizar un sistema computarizado. Además posee la ventaja de que agiliza el procedimiento de registro y consulta de información, se le puede dar mejor seguimiento y control a éste. (Matulionis & Freitag, 1990). Lo ideal es crear un sistema computarizado, se puede lograr elaborando una base de datos con los registros generados del plan de mantenimiento. Actualmente existen varios sistemas gestores de bases de datos (SGBD), entre los cuales se pueden citar algunos: Fox Pro, MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, entre otros.

La ventaja de establecer un sistema de registro y consulta de información, es que a partir de este se puede establecer un punto de control para monitorear el progreso del plan de mantenimiento. Cuando se ha cumplido algún objetivo del plan, debe registrarse. El soporte administrativo de un plan de mantenimiento depende de que se documente correctamente la información. El administrador del edificio debe supervisar y evaluar continuamente las labores del plan y debe verificar que el trabajo de campo reportado haya sido completado para que sea ingresado en la base de datos. Además, la base de datos permite consultar aquellos elementos que requieren de acciones correctivas o actividades frecuentes de mantenimiento, esto con el fin de que se pueda retroalimentar el plan y practicarle mejoras (Matulionis & Freitag, 1990).

Métodos para

ejecutar planes de

mantenimiento

Dentro de una organización existen tres formas para ejecutar planes de mantenimiento para edificios: la primera es utilizando recursos propios de la organización, la segunda es mediante contrataciones externas y la tercera es la combinación de las anteriores (ver Cuadro 1). El método más eficiente para ejecutar el plan es aquel donde se obtiene la productividad más alta. La utilización de estos métodos será consultada y decidida de forma óptima tomando en consideración el tiempo y el costo mismo, además de las limitaciones propias de la organización (Hegazy, 2006).

Figura 2. Determinando el punto de equilibrio de mantenimiento preventivo. (Matulionis & Freitag, 1990).

Técnica “Justo a

Tiempo”

El “Justo a Tiempo” es una técnica administrativa japonesa, que comenzó a ser usada en 1970 por la empresa Toyota. El objetivo de esta técnica es producir el mínimo número de unidades en las menores cantidades posibles y en el último momento posible, eliminando así la existencia de inventarios. (Hay, 2005). Esta técnica puede ser aplicada para la adquisición de materiales que ocupa un edificio para ser atendido en un lapso determinado de tiempo. Se puede generar contrataciones de “Justo a Tiempo” para proveer a un edificio de los insumos necesarios, permitiendo así un ahorro en los costos de almacenaje y deterioro de los materiales.

Aspectos Finales a

tomar en cuenta

Es importante que una vez establecido un plan de mantenimiento, el administrador pueda demostrar con datos el alcance y los beneficios obtenidos con su implementación. Lo que típicamente se puede esperar es que el 80% de los problemas de un edificio son causados por un 20% de los elementos que los componen. Si se escoge trabajar preventivamente algún elemento del grupo del 20%, el administrador puede esperar una reducción de los problemas presentados. Un plan de mantenimiento eficiente requiere de una cuidadosa planeación, organización e implementación. Para alcanzar los beneficios de implementar uno, se debe asegurar que los diferentes componentes del plan funcionen de forma eficiente y armónica. (Matulionis & Freitag, 1990).

Metodología

El diseño del plan modelo de mantenimiento para edificios administrativos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), está enfocado en crear los procedimientos y herramientas necesarios para que se pueda poner en marcha un plan de mantenimiento preventivo/correctivo a los edificios y casas que atiende la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles (DABI), con el fin de que sea utilizado como guía para emularlo y aplicarlo a mayor escala. Para efectos de ejemplificar el modo en que funciona el plan se tomó como base el edificio Torre Z, ubicado en Los Yoses de San Pedro de Montes de Oca en San José. Éste forma parte de un conjunto de edificios que conforman la Subregión de San Pedro, la cual es atendida por el Proceso de Ejecución Técnica del Servicio Zona Sur, el cual es parte de la DABI. Esta dirección esta compuesta por tres grandes procesos los cuales se dividen la administración de los edificios y terrenos utilizados por el ICE (ya sean propios o arrendados) en todo el país. El primer paso para el elaborar el plan fue investigar el modo de operación del proceso en lo se refiere al mantenimiento de los edificios, con el propósito de observar los procedimientos que se realizan para atender las necesidades de un edificio. Para ello se conversó con el personal del proceso, en especial con los coordinadores de las subregiones, quienes son los encargados de dirigir la ejecución de los trabajos de reparación y remodelación principalmente. También se investigó el proceso administrativo que conlleva el mantenimiento de los edificios de las subregiones, para ello se recopiló información de las actividades de mantenimiento cada subregión, como los informes de labores y gastos mensuales (diciembre del 2007 a Junio del 2008). Lo anterior con el propósito de observar si al edificio Torre Z se le habían hecho reparaciones o alguna modificación en la estructura. Por otro lado, se estudió la estructura organizativa del proceso, para el caso del Proceso de la Zona Sur se

subdivide en varias subregiónes (San Pedro, Cartago, Brunca y Atlántica) y además de varias áreas de apoyo. Cada coordinación de subregión se encarga de la ejecución de los proyectos (incluyendo el mantenimiento) de la región correspondiente, mientras que las áreas de apoyo tratan los asuntos administrativos y de presupuesto. Durante la elaboración del plan de mantenimiento, paralelamente el Proceso de la Zona Sur se encontraba desarrollando un proyecto de inventario de edificios con el fin de crear un programa (software) que permitiera consultar la cantidad y tipo de material que compone cada edificación. Además este programa contiene también información sobre las distribuciones de áreas útiles y comunes de las edificaciones, y especificaciones de los equipos eléctricos y mecánicos de las instalaciones El sistema de inventario es utilizado para revisar los materiales civiles, eléctricos y de cableado estructurado instalados en las edificaciones. En este caso se verificó el de Torre Z, el plan de mantenimiento se enfoca entonces para que el sistema de inventario pueda servirle de complemento y se pueda aprovechar la información del inventario como insumo del plan mismo. Por otro lado, con el propósito de comprender qué otras herramientas e información son necesarias para el diseño de un plan de mantenimiento, se realizaron entrevistas con profesionales involucrados en esta actividad con el objetivo de comparar los modos de operación y funcionamiento, así éstos pudieran aportar ideas para estructurar el plan. Las entrevistas estaban enfocadas en obtener información sobre qué elementos son de común deterioro en una edificación, además de la frecuencia con que deben establecerse los ciclos de mantenimiento, así como las herramientas que se emplean para planificar el mantenimiento y los principales problemas que enfrentan.

de forma ágil y automatizada. Para ello se utilizó Microsoft Access el cual es un sistema gestor de base de datos (SGBD), permite realizar diferentes consultas con la información de los registros de la base de datos y a partir de estos elaborar informes. Con esta herramienta se logra un método para obtener históricos de mantenimiento, así como un procedimiento para atender las edificaciones de forma más eficiente en procura de administrar mejor los recursos, y dar mayor seguimiento y control a las actividades de mantenimiento.

Resultados

Parte del procedimiento para estructurar el plan de mantenimiento propuesto se basó en investigar la estructura y funcionamiento del Proceso de Ejecución Técnica del Servicio Zona Sur de la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles (DABI). Este Proceso está dividido en cuatro subregiones: San Pedro, Cartago, Brunca y Atlántica (ver Figura 3). La función del Proceso es atender los edificios administrativos del ICE (como por ejemplo las agencias), ya sea propios o arrendados por concepto de uso. Entre los servicios que brinda se encuentran los siguientes:

 Construcción de obra menor  Mantenimiento de la infraestructura y equipos  Acondicionamientos y distribuciones de espacio  Remodelaciones de la infraestructura  Gestión de alquileres  Pago de servicios públicos  Gestión de servicios de limpieza

Figura 3. División de las Subregiones que conforman el Proceso de Ejecución Técnica Zona Sur de la DABI.

A continuación, se detalla el procedimiento de operación empleado por el Proceso para atender los edificios de los cuales es responsable.

Evaluación del

Proceso

El procedimiento utilizado por el Proceso de la Zona Sur para brindar mantenimiento es totalmente correctivo en lo que se refiere a atención de la infraestructura, sólo para la atención de equipos como ascensores, plantas de emergencia, aires acondicionados, sistemas contra incendio y UPS se aplica mantenimiento preventivo, ya sea a cargo del o por contrataciones externas. El Cuadro 2 presenta la clasificación del mantenimiento brindado por el Proceso de la Zona Sur de la DABI.

Cuadro 2. TIPO DE MANTENIMIENTO

REALIZADO

Mantenimiento correctivo

Mantenimiento preventivo  Infraestructura civil  Instalación eléctrica  Instalación mecánica  Cableado estructurado

 Ascensores  Plantas de emergencia  Aires acondicionados  Sistemas contra incendio  UPS

El procedimiento para la atención de las fallas y deterioros se realiza con base en solicitudes de mantenimiento a través del correo electrónico institucional, el cual es el medio formal para realizar dicha solicitud. Ésta es enviada al coordinador de subregión correspondiente, dependiendo de lo que indique la solicitud envía el personal (cuadrilla) indicado a inspeccionar el problema y repararlo si puede hacerlo de una vez, sino debe reportar la situación encontrada y definir los materiales, herramientas y

Proceso Zona Sur

Subregión Cartago

Subregión San Pedro

Subregión Brunca

Subregión Atlántica