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¿QUÉ ES UN PLAN DE TRABAJO?
Existen varias herramientas para poder desarrollar una idea / proyecto / negocio hacia sus objetivos, sin embargo hay una que es la base de las demás, que las origina y las gestiona: estableciéndolas, asignándolas, supervisándolas, dándoles seguimiento, analizándolas, estableciendo fechas, tiempos, generando una programación, informes y resúmenes del avance del proyecto o los proyectos para un óptimo desarrollo. Hablamos del "Plan de trabajo", herramienta administrativa en planeación estratégica que atiende el principal factor de madurez de las empresas y profesionistas, es decir el tiempo y espacio para planear, donde radica el detonante principal para el desarrollo y crecimiento de proyectos, que es lo que le agrega valor a las ideas, el trabajo y a las empresas, permitiendo abrir un espacio de las actividades cotidianas para poder visualizar los planes para el futuro, buscando aprovechar mejor los recursos, tener un mejor crecimiento y ser más productivos en el proceso. Plan de trabajo Sin embargo, a pesar de la vital importancia que tiene el plan de trabajo, algunos administradores o líderes de proyecto lo ven como un inconveniente necesario, en vez de reconocerlo como la principal herramienta para la gestión de su trabajo, esto por el tiempo que requiere para poderse elaborar. Y sin tiempo para la planeación, no hay tiempo para hacer un plan de trabajo y esto se traduce a entonces... ¿Cómo sabes, ...hacia dónde vas?, ...Que haces lo mejor que puedes hacer? ...Cómo llegar a donde quieres estar?, ...Que eres productivo?, ...Que tu equipo está trabajando o son productivos?,
...Que estas siendo lo más rentable que puedes ser?, ...Si ganas o pierdes dinero? ...Dónde está el control de tu proyecto/negocio?, ...Avance/desarrollo/crecimiento de tu idea/negocio/proyecto entonces?, ...Que tienes una buena distribución del trabajo?, ...Cómo alcanzaras los resultados? ...Que aprovechas de manera óptima los recursos que tienen en el proyecto? ...Que aprovechas de manera óptima los recursos que tienen en el proyecto? Que en conclusión es pasar de la parte operativa a la administra de donde estamos. (AUTOR Y PUBLICADO POR JAVIER DÍAZ) Planificar es la acción consistente en utilizar un conjunto de procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor racionalidad y organización en un conjunto de actividades y acciones articuladas entre sí que previstas anticipadamente, tiene el propósito de influir en el curso de determinados acontecimientos, con el fin de alcanzar una situación elegida como deseable, mediante el uso eficiente de medios y recursos escasos o limitados de la planificación como proceso y estrategia es planificar teniendo en cuenta la totalidad social en cuanto el contexto más amplio (y a la vez condicionante) de las áreas de intervención que han sido (o van a ser) programadas. Esto conduce a prestar atención a los diferentes actores y sectores sociales d. Decisiones para la acción A comienzos de los años setenta en un documento de las Naciones Unidas se definió a la planificación: “como el proceso de elección y selección entre cursos alternativos de acción con vistas a la asignación de recursos escasos, con el fin
actividades y fines y, sobre todo, de caminos y procedimientos a través de los cuales se pretende incidir sobre algunos aspectos de la realidad. Estos reajustes se hacen de acuerdo a una estrategia que tiene en cuenta los diferentes actores sociales y factores contingentes que actúan e inciden en el mismo escenario en que se desarrolla el plan o programa. Conclusión de un conjunto de decisiones que deben ser formuladas por los responsables de elaborar el plan o programa (un equipo técnico o técnicos y beneficiarios). Luego estas decisiones deben ser aprobadas por quienes tiene poder político con el propósito de ser realizadas. c. Un conjunto Trata con un conjunto de decisiones, es decir, con una matriz de series sucesivas e interdependientes de decisiones sistemáticas relacionadas entre sí, dentro de una situación dinámica e interactiva. La planificación Una definición más clara y didáctica... b. Preparatorio Yeheskel Dror ; dice así “Planificar es el proceso de preparar un conjunto de decisiones para la acción futura, dirigidas al logro de objetivos por medios preferibles”. Ahumada señalaba que “se puede programar para la libertad o para la esclavitud, para la miseria, para la cultura o para la ignorancia, para la libertad de empresa o para la centralización de decisiones económicas”. Implicaciones: Concebir la planificación como algo que se realiza permanentemente y, en segundo lugar, como un “sistema de planificación”, en
el que se hacen y elaboran planes y programas, no como un plan-libro, sino como un plan situacional. Niveles operacionales La planificación. Ezequiel Ander Egg Puestos a darle un mayor rigor científico y técnico al término, tres conceptos aparecen estrechamente ligados al de planificación, a saber: racionalidad, conocimiento de la realidad y adopción de decisiones. La planificación es una actividad con una intencionalidad eminentemente práctica, (lo que parecen ignorar muchos “elaboradores” de planes y proyectos). Se planifica para la acción. Este futuro que prevé la planificación está expresado operativamente en lo que el lenguaje de la planificación estratégica denomina una "situación objetivo". Como bien lo explica Matus, “debemos entender la planificación como una dinámica de cálculo que precede y preside la acción, que no cesa nunca, que es un proceso continuo que acompaña la realidad cambiante”. Plan es el término de carácter más global, hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
Cada plan de trabajo tiene un tiempo determinado distinto, ya sea anual, semestral, trimestral, mensual o de acuerdo a las necesidades que así exija el proyecto o tarea. El tiempo debe ser asignado dependiendo a las metas propuestas. Para facilitar la ejecución del plan de trabajo, se debe elaborar un cronograma donde se especifiquen las fechas de las actividades a realizar para lograr optimizar los tiempos. Es así, como dentro de éste, se encuentra inmersa la estrategia de marketing a utilizar. Recuerda, aplicar una correcta planeación de acciones de marketing en una empresa es lo que va a garantizar el cumplimiento de los objetivos. ¡En la planificación está el éxito! ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un Plan de Trabajo? La gestión del tiempo en un proyecto debe incluir todos los procesos necesarios para completarlo dentro del plazo acordado. La forma de abordar la creación del cronograma y planificación de un proyecto podrá variar, en función del estilo de dirección, las necesidades administrativas y el tipo de proyecto de que se trate, sin embargo, en cualquier caso, siempre deberá basarse en siete etapas, fundamentales para garantizar la calidad del planning y minimizar riesgos. Justificación del tiempo para la elaboración del plan de trabajo Cada plan de trabajo tiene un tiempo determinado distinto, ya sea anual, semestral, trimestral, mensual o de acuerdo a las necesidades que así exija el proyecto o tarea. El tiempo debe ser asignado dependiendo a las metas propuestas. Para facilitar la ejecución del plan de trabajo, se debe elaborar un cronograma donde se especifiquen las fechas de las actividades a realizar para lograr optimizar los tiempos.
Estructura y contenido de un Plan de Trabajo 1.- Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. Existen diversas razones por las que se crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, deberás determinar lo que quieres lograr con él para que así puedas prepararte adecuadamente. Ten en cuenta que la mayoría de estos planes están orientados a un determinado plazo (por ejemplo, 6 meses o 1 año). En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor saber qué proyectos se realizarán en el trascurso de los próximos meses. Por lo general, se desarrollan justo después de una evaluación anual de desempeño o cuando los equipos emprenden proyectos de gran envergadura. Los planes de trabajo también pueden ser el resultado de sesiones de planificación estratégica que realiza la organización al principio de un nuevo año calendario o fiscal. En el ámbito académico, los planes de trabajo pueden ayudar a los estudiantes a elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros a planificar el material didáctico para el semestre. Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarán a determinar lo que piensas hacer, la manera en que lo harás y la fecha en que planeas hacerlo. Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarán a llevar un registro de tus metas y tu progreso. 2-. Escribe la introducción y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo profesional, probablemente debas escribir una introducción y los antecedentes. Esto le dará a tu supervisor o jefe la información necesaria para poner en contexto el plan de trabajo. En un ámbito académico, estos puntos suelen ser innecesarios. La introducción debe ser breve e interesante. Recuérdales a tus superiores la razón por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta los proyectos específicos que desarrollarás durante este periodo. Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que crearás el plan de trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos estadísticos de informes recientes, identifica los problemas que es necesario resolver, o evalúa
que “la salud en Sudáfrica se incremente en el 2020” o que los casos de VIH/SIDA en bebés sudafricanos recién nacidos disminuya un 20 % en el dicho año?”. Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te permita cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del VIH/SIDA en los recién nacidos de Sudáfrica, te será imposible señalar con seguridad que pudiste reducirla en un 20 %. Alcanzable. ¿Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y con los recursos disponibles? El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta las limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable únicamente si tienes una empresa pequeña. No obstante, si tu empresa es la que domina el mercado, este objetivo es casi imposible. En algunos casos, quizás necesites consultar con un experto o una autoridad para determinar si los objetivos establecidos en el plan de trabajo son factibles. Relevante. ¿Este objetivo tendrá un efecto en la meta o estrategia deseadas? Si bien quizás sea importante para la salud en general, ¿medir la talla y el peso de los estudiantes de secundaria produce directamente un cambio en los procedimientos de salud mental? Asegúrate de que tus objetivos y métodos establecidos guarden una relación clara e intuitiva. Tiempo limitado. ¿Cuándo se logrará este objetivo o cuándo se sabrá que todo está terminado? Especifica un plazo límite invariable para el proyecto. Estipula (si es posible) qué resultados harían que el proyecto finalice de manera prematura, habiendo alcanzado todos los objetivos. 5-. Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitarás para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarán según la finalidad del plan de trabajo. En un ámbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales como un presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o habitaciones, y libros. Si tu plan de trabajo es más formal, podrías incluir un presupuesto detallado en un apéndice.
En el ámbito académico, los recursos pueden incluir el acceso a diversas bibliotecas, materiales de investigación (p.ej. libros, periódicos y diarios), acceso a computadoras e Internet, así como maestros y otras personas que puedan ayudarte en caso de que tengas dudas. 6-. Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstáculos que pueden interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar un informe de investigación para la escuela, podrías descubrir que tu itinerario está demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera apropiada. Por ende, una limitación sería tu horario demasiado apretado, de modo que necesitarías eliminar algunas cosas durante el semestre para así finalizar con eficacia el plan de trabajo (si tienes más de una clase difícil por semestre, necesitarás recurrir a la planificación). 7-. Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial en un buen plan de trabajo. ¿Quién será responsable de terminar cada tarea? Puede haber un equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se mencionan los recursos), pero solo una será la encargada de hacer que se complete a tiempo. 8-. Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cómo emplearás los recursos a tu disposición y superarás las limitaciones con la finalidad de alcanzar tus metas y objetivos. Enumera las acciones específicas. Identifica las acciones diarias o semanales que deberás realizar para poder cumplir con tus objetivos. También enumera las acciones que los demás integrantes de tu equipo deberán realizar. Considera la posibilidad de utilizar un software de gestión de proyectos o un calendario personal para mantener esta información organizada. Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo tentativo, ten en cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que necesitarás contar con un espacio disponible que te impida retrasarte. Consejos Si tu proyecto es particularmente grande, identifica las etapas clave. Estas son puntos que resaltan el cumplimiento de determinados objetivos. También
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