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El plan de auditoría interna de calidad en La Noria S.A. de C.V. y se enfoca en los procesos de auditoría, datos internos, anexos de trabajo, requisitos a auditar y documentos de referencia, unidades o procesos a auditar, tiempo y duración de las inspecciones a realizar en la auditoría y cronograma de aplicación de auditoría. El documento también incluye el manual de calidad de La Noria S.A. y su misión, visión y políticas.
Tipo: Ejercicios
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0 Unidad Temática II. Procesos de Auditoría Actividad 1 Datos Internos.
Manual de Calidad MAN- Manual de procedimientos MPRO- Documentos de referencia REF- Registro de proveedores RGPR- Órdenes de Compra OCM- Requisiciones de compra RQCM- Revisión por la Dirección de la Empresa auditada.
Procedimientos: Acciones correctivas y acciones preventivas
DEPARTAMENTO DE COMPRAS * Clasificación de los hallazgos C Conforme NC No conforme OB Observación NA No aplica Auditoría: Fecha: Auditor: Auditado: Área(s) a auditar:
La auditoría se aplicará directamente al departamento de compras de la compañía La Noria SA de CV aplicando la Norma ISO 9000, del punto 7.4 relativo a las Compras.
Gerente de Compras Auxiliar de Compras Asistente Chofer
y gestión de calidad: Madera Pintura Herrajes Cerraduras Pegamento Tornillos, clavos, pijas, rondanas, estopa, ceras liquidas. Material para empaque.
Registro de proveedores Órdenes de Compra Requisiciones de compra
Registro de proveedores autorizados Responsable de compras Lista de materias primas autorizadas para compra Órdenes de compra y autorización Manual de procedimientos: apartado compras. Archivo de CFDI y órdenes de compra. Programa de pagos y días de crédito.
Periodo de Evaluación 1a Semana 2da Semana 3ra Semana 4ta Semana 5ta Semana Planificación de la auditoria Estudio preliminar de la empresa Elaboración de plan de trabajo y auditoria Aprobación del plan de auditoría por el gerente de calidad Aplicación de la Auditoría Reunión de apertura de la auditoria con el equipo responsable del área de compras Entrega de expediente de documentos de referencia de los últimos 6 meses por parte del líder de auditoría Recorrido inicial por las instalaciones de la empresa para conocer el proceso general de operaciones, almacenes, productos finales, departamentos administrativos. Identificación de riesgos Aplicación de cuestionarios de evaluación al proceso de compras Ejecución de pruebas y obtención de evidencias Reuniones intermedias con la gerencia de compras Reuniones intermedias con el auxiliar de compras Reuniones intermedias con el asistente de compras Reuniones intermedias con el chofer de compras Cierre de la auditoría Elaboración del informe de auditoría del auditor certificado Presentación del informe de hallazgos de auditoria al gerente de calidad Entrega de programa de mejora continua al 6
proceso de calidad elaborado por el auditor certificado Aprobación del programa de mejora continua por el gerente de calidad de la compañía Dueño del Proceso Revisado: Revisado por: Aprobado por: Auditor Líder: Representante Dirección: Director: Ejecutivo: Director General: Nombre y firma: Nombre y firma: Nombre y firma:
La Noria, S. A. MANUAL DE CALIDAD Código: MAN- 01
1. Introducción 1.1 Información General La Noria, S. A. fue fundada en 2010 en la Ciudad de México por un equipo humano con una larga experiencia en el sector. Como consecuencia del objeto fundamental de fomentar la comunicación y cooperación en el mundo empresarial, se ha establecido un Sistema de Gestión de la Calidad para garantizar que las actividades enmarcadas dentro de dicho sistema se realizan conforme a especificaciones, instrucciones, normas, códigos y requerimientos determinados. El Sistema de Gestión de la Calidad implantado en esta empresa, está basado en el enfoque por procesos desarrollado en las normas referenciadas en el punto 2 de este manual, buscando la aportación de valor de éstos para el desarrollo, implementación y mejora de la eficacia del sistema, y así aumentar la satisfacción de nuestros clientes a través del cumplimiento de los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables. El desarrollo de los procesos establecidos, su interacción y gestión adecuada, facilita a la empresa, la comprensión y cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes, permite la obtención de los resultados, el grado de eficacia establecida y la mejora continua de éstos en base a mediciones objetivas y control de los mismos. 1.2 Misión Satisfacer las necesidades de la comunidad en la comercialización de materiales para la construcción, la industria y el hogar, con la mejor calidad, garantía y al menor precio, a través de la excelencia en el servicio al cliente.
1.3 Visión Ser líderes en el mercado nacional en la comercialización de materiales de construcción, la industria y el hogar, satisfaciendo oportunamente los requerimientos del cliente. 1.4 Políticas La Noria, S. A. empresa dedicada a la comercialización y distribución de materiales para la construcción y remodelación, donde el producto llega hasta la empresa o el hogar del cliente, se encuentra comprometida con satisfacer las necesidades de las partes interesadas mediante un servicio ágil, eficaz y eficiente. Asegurando el compromiso con la sociedad, sus clientes y el contexto de la organización, consciente de la responsabilidad de brindar productos y servicios de excelente calidad, con el objetivo de: Captar y fidelizar clientes a través de un excelente servicio, contando con excelente personal calificado. Asegurar un grupo de proveedores que permiten garantizar la oferta de productos de la mejor calidad, cumpliendo con las especificaciones y exigencias del mercado. Cumplir con todos los requisitos legales aplicables y direccionados en busca del mejoramiento continuo de todos los procesos.
**2. Normas ISO 9000
En general, todos los documentos emitidos por La Noria, S. A. deberán estar debidamente identificados, firmados y fechados, e incluirán su estado de revisión de forma que sean congruentes con las actividades que cubren. A través de los registros se demuestra la conformidad de los servicios ofrecidos y se analiza el funcionamiento del SGC. Los registros serán archivados en papel o soporte informático y el sistema de archivo será tal que permita la recuperación inmediata de cualquier documento y evite su daño o deterioro. Los registros de calidad deberán ser legibles e identificables.
5. Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la alta dirección El Director Gerente (DG) de La Noria, S. A. se compromete, en el ámbito de las actividades recogidas por el SGC, a: Difundir a todos los niveles de la organización la importancia de satisfacer los requisitos del cliente, así como los legales y reglamentarios, Establecer una Política de Calidad que sirva de referencia al SGC. Establecer objetivos y metas que permitan mejorar la gestión de la calidad Revisar el Sistema, asegurando que se llevan a cabo las acciones resultantes de dicha actividad. Poner a disposición del personal los recursos necesarios para el desarrollo de su actividad. Definir métodos para la medición del desempeño de la organización como mediciones financieras, mediciones desempeño de los procesos, estudios comparativos, evaluación de satisfacción del cliente, personal y otras partes interesadas. 5.2 Enfoque al cliente
El DG de La Noria, S. A. ratifica el compromiso de determinar y cumplir las expectativas y necesidades de los clientes, tanto actuales como futuros, con el propósito de aumentar su satisfacción, según lo establecido en los distintos procedimientos del SGC La DG se compromete que la organización determine los intereses y requisitos de las otras partes interesadas interés en el desempeño o éxito de La Noria, S. A. (clientes, trabajadores, proveedores, etc.) según lo estableciendo para ello en el procedimiento: “Identificación de las partes interesadas”. 5.3 Política de la calidad En función del compromiso establecido en el apartado 5.1 de este Manual de Calidad, la Dirección General de La Noria, S. A. se compromete a definir, divulgar y proporcionar los recursos necesarios para el cumplimiento (a todos los niveles de la empresa) de la “Política de Calidad de La Noria, S. A.”, que se incluye en los Anexos de este Manual. La Dirección General de la empresa, con el asesoramiento del Auditor Interno y en coordinación con el Consejo de Administración, podrá revisar y actualizar la Política de Calidad de manera que este se adecue a la situación de la organización. 5.4 Planificación El DG de La Noria, S. A. garantiza la definición, revisión y difusión de los objetivos de Calidad, consecuentes con la Política de Calidad de La Noria, S. A. según lo estableciendo para ello en el procedimiento: “Revisión, Planificación y Fijación de Objetivos del SGC” 5.5 Objetivos de la Calidad El objetivo de esta planificación es asegurar que se contemplan todos los objetivos marcados y que los cambios en el SGC se realizan de forma controlada.
6. Gestión de Recursos 6.1 Provisión de Recursos
7.2 Procesos relacionados con el cliente La Noria, S. A. ha identificado los siguientes requisitos aplicables a sus productos: Los requisitos que el cliente especifica en su petición de oferta, incluyendo las actividades posteriores a la entrega. Los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o previsto. Los requisitos legales y reglamentarios. La Noria, S. A. revisa, antes de su emisión, las ofertas, pedidos y contratos establecidos, y mantiene los registros apropiados de dichas revisiones. En esta revisión La Noria, S. A. se asegura que: Están definidos los requisitos aplicables al producto. Están resueltas las diferencias existentes, caso de haberlas, entre los Requisitos del contrato y los de la oferta. Tiene capacidad para cumplir los requisitos definidos. 7.3 Diseño y desarrollo La Noria, S. A. planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto por medio del procedimiento “Gestión Comercial”, donde se determinan: Las etapas del diseño y desarrollo. Para cada etapa del diseño y desarrollo la revisión, verificación y validación apropiadas. Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo. 7.4 COMPRAS 7.4.1 Procesos de compras La Noria, S. A. tiene definido y mantiene al día el procedimiento Compras que asegura que el producto o servicio adquirido cumple los requisitos especificados.
Así mismo, en el mismo procedimiento, se establece el proceso y los criterios de evaluación, reevaluación y selección de proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios conformes. Se mantiene registros de las evaluaciones de proveedores, el seguimiento de éstos y las acciones tomadas. 7.4.2 Información de compras El pedido se hará según lo establecido en el Procedimiento “Compras”. Entre la información definida en los documentos o procesos de compras destaca: Requisitos para la aprobación del producto, procedimiento, procesos o equipos, si es necesario. Requisitos para la calificación del personal, si es necesario. Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. 7.4.3 Verificación de las mercancías compradas En el procedimiento “Compras” se definen las actividades de inspección y otras actividades para asegurar que el producto o servicio comprado cumple con los requisitos necesarios. En aquellos casos en los que se presenten anomalías en la recepción de los elementos o servicios, se tomarán las medidas para apartar aquellos que presenten deficiencias hasta la solución de estos. Para ello, dichas anomalías serán tratadas conforme al procedimiento “No Conformidades”. 7.5 Producción y prestación del servicio La producción y prestación de servicios por parte La Noria, S. A. son ejecutadas bajo las condiciones controladas según los procedimientos: Gestión de Almacenes Gestión de Transportes Ejecución y Control de Montajes, Mantenimiento y Desmontajes.
2.3.1 Objetivos :
3. ¿Están las funciones de compra, debidamente separadas de: a) Recepción? b) Expedición? c) Contaduría? e) Almacén? 4. ¿Existen normas o procedimientos para comprar? a) ¿Son claros y precisos? b) ¿Son adecuados? c) ¿Están por escrito? 2.3.4 Cuestionario Departamento de Ventas Ref. Pregunta No Sí N/A Observaciones 1. ¿Las funciones del departamento de ventas son independientes de: a) Contabilidad b) Facturación c) Cobranza 2. ¿Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de crédito antes de aceptación, por otras personas que no tengan intervención alguna en: a) Facturación b) Manejo de cuentas de clientes 3. ¿Se efectúan las ventas únicamente con base en órdenes debidamente aprobadas? 4. ¿Después del envío de los artículos, una copia de la orden de venta es enviada directamente al departamento de facturación? 5. ¿Todas las órdenes de ventas son controladas mediante folio por el departamento de contabilidad? 2.3.4 Cuestionario Departamento de Almacén Ref. Pregunta No Sí N/A Observaciones 1. ¿Los almacenistas son responsables de todas las existencias? 2. ¿Los almacenistas y sus asistentes son los únicos que tienen acceso a las existencias? 3. ¿Se toman inventarios físicos
