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CONTROL DE LOS REGISTROS
Rev. 11
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REV. FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN
FECHA
PROX.
REVISIÓN
Alexandra Bonilla
Héctor Parra
Arturo Serna
Se documenta el procedimiento bajo Disciplina Operativa.
Migración hacia la plataforma “SIG” para la administración de los documentos del sistema de gestión.
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO X TALENTO HUMANO X
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - HSEQS X BIENES E INMUEBLES X
PROYECTOS X INFORMÁTICA X
SOLUCIONES X LOGÍSTICA X
ECONÓMICO Y FINANCIERO X
DOCUMENTO CONTROLADO DOCUMENTO NO CONTROLADO X
CONTROL DE LOS REGISTROS
CONTENIDO
- Rev. - 06/05/ - Pág. 2 de
- OBJETIVO .......................................................................................................................................................... Pág.
- ALCANCE ...........................................................................................................................................................
- DEFINICIONES ...................................................................................................................................................
- RESPONSABLES .................................................................................................................................................
- DOCUMENTOS DE REFERENCIAS ......................................................................................................................
- RECURSOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD .......................................................................................
- 6.1 PERSONAL REQUERIDO ............................................................................................................................
- 6.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS......................................................................................................................
- 6.3 MATERIALES, INSUMOS Y PRODUCTOS:...................................................................................................
- DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES..................................................................................................................
- 7.1 GENERALIDADES .......................................................................................................................................
- 7.2 NIVEL DE RIESGO DE LA ACTIVIDAD: ........................................................................................................
- 7.3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD................................................................................................................
- RESPONSABILIDADES EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS
- ANEXOS
- Tabla 1. Personal requerido ..................................................................................................................................... INDICE DE TABLAS
- Tabla 2. Equipos y herramientas ..............................................................................................................................
- Tabla 3. Materiales, insumos y productos................................................................................................................
- Tabla 4. Consideraciones especiales según el nivel de riesgo de la actividad.........................................................
- Tabla 5. Desarrollo de la actividad ...........................................................................................................................
- Tabla 6. Responsabilidades en el diligenciamiento de los formatos
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TIEMPO DE RETENCIÓN
Tiempo durante el cual se debe conservar el registro bajo las condiciones establecidas ya sea en archivo activo o muerto.
DISPOSICIÓN
Acción a tomar una vez se haya terminado el tiempo de retención de los registros de sistema de gestión. Se puede aplicar como tipo de disposición final el archivo muerto y/o destrucción del documento.
4. RESPONSABLES
GERENTE DE GESTIÓN INTEGRAL
- Asegurar la aplicación del procedimiento
COORDINADOR CORPORATIVO DE CALIDAD
- Identificar e implementar los cambios necesarios para mantener actualizada la gestión del control de registros
- Administrar el listado maestro de control de registros a nivel corporativo.
LIDER DE PROCESO
- Identificar y mantener actualizados los formatos necesarios para garantizar la aplicación de los controles definidos en el proceso.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
ISO 9000:2005 Fundamentos y vocabulario
ISO 9001:2008 Requisitos
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6. RECURSOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
6.1 PERSONAL REQUERIDO
Tabla 1. Personal requerido
CARGO CERTIFICACIONES ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
Coordinador Corporativo de Calidad
No requiere de certificaciones especiales.
En el área administrativa no requiere de EPP.
Coordinador QA/QC proyecto
No requiere de certificaciones especiales.
En el área administrativa no requiere de EPP.
Líder de proceso
No requiere de certificaciones especiales.
En el área administrativa no requiere de EPP.
6.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
Tabla 2. Equipos y herramientas
EQUIPOS /
HERRAMIENTAS
CERTIFICACIONES
(si aplica)
RIESGO DE USO CONTROLES
Computador portátil o de escritorio
No requiere de certificaciones. Daños del equipo. Mantenimiento preventivo de los equipos por el área de Informática / copia de seguridad
6.3 MATERIALES, INSUMOS Y PRODUCTOS:
Tabla 3. Materiales, insumos y productos
MATERIALES/ INSUMOS
/ PRODUCTOS
RIESGO DE USO CONTROLES CONTINGENCIA
No aplica No aplica No aplica No aplica
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7.3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
Tabla 5. Desarrollo de la actividad
TAREA
No
DESCRIPCIÓN DE LA TAREA CARGO (S)
EJECUTOR
PELIGRO/ IMPACTO NIVEL DE
RIESGO
CONTROLES
1 Elaboración: Se elaboraran los formatos que se crean necesarios para asegurar la aplicación de controles y evidencia de una actividad específica.
Los formatos aplicables en el sistema de gestión integral serán elaborados según los lineamientos definidos en el procedimiento PI-GN- elaboración de documentos. En los proyectos elaboraran los formatos requeridos según el alcance de las actividades teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el procedimiento PI-GN-001.
En el momento de diligenciar un formato en medio impreso no se debe generar por ninguna circunstancia a lápiz. Los formatos deben de ser diligenciados completamente en todas sus casillas, si alguna casilla no aplica se debe indicar con un guion o un “N.A”; además el personal que valida los registros debe asegurarse de su correcto diligenciamiento, antes de generar la firma correspondiente.
Líder de Proceso/ Director de proyecto
Peligros: biomecánicos, psicosociales.
Bajo
Buenas posturas en puesto de trabajo.
Ejecución de pausas activas.
Impactos en el ambiente: Generación excesiva de papel.
Controles:
Consolidación de información en un solo formato.
Impactos en calidad:
No registrar un control que afecte directamente la calidad del servicio.
Controles:
Asegurarse que la información crítica se encuentre registrada.
Impacto Económico: Multa o reproceso por falta de evidencia de la aplicación de un control.
Controles: Revisión de los formatos requeridos para evidenciar su aplicación y control antes de la ejecución de una actividad.
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2 Revisión y aprobación:
Los formatos del sistema serán revisados y aprobados con respecto a la adecuación y la conveniencia de la actividad a controlar. Se realizará teniendo en cuenta la siguiente información:
Gerente general/ Líder de Proceso/ Director de proyecto
Peligros: biomecánicos, psicosociales.
Bajo
Buenas posturas en puesto de trabajo. Ejecución de pausas activas. Impactos en el ambiente: No aplica
Controles:
No aplica
Impactos en calidad: Revisión incompleta de los documentos
Controles: El líder del área debe revisar todos los documentos antes de su aplicación
Impacto Económico:
Controles:
La cadena de autorización para los formatos son:
DEPENDENCIA ELABORA REVISA APRUEBA
Obras
El designado por el responsable de área
Responsable de área Director del proyecto
HSEQS
El Coordinador de gestión correspondiente
Gerente de Gestión Integral
Gerente General
Estimaciones El^ designado^ por^ el Gerente de Estimaciones
Gerente de Estimaciones
Gerente General
Jurídica El designado por el Gerente Legal
Gerente Legal Gerente General
Ingeniería El designado por el Jefe de Ingeniería
Jefe de Ingeniería Gerente de Operaciones
Compras
El designado por el gerente de compras Gerente de compras^
Gerente de equipos y Logística
Activos
El designado por el coordinador de activos
Coordinador de activos
Gerente de equipos y Logística
Financiero y contable
El designado por el contador/gerente financiero
Contador / Gerente Financiero según aplique
Gerente de Administración y Finanzas
Gestión Humana El designado por el Jefe de talento humano
Jefe de talento Humano
Gerente de Gestión Humana
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4 Actualizaciones.
Los formatos del sistema de gestión integral serán modificados según necesidades de cada proceso, según propuestas de cambio realizadas por los colaboradores de la empresa con previa revisión y aprobación del líder de proceso. Las modificaciones serán enviadas al responsable de Calidad para su cambio de revisión, fecha del formato y actualización en el servidor de la empresa. Las actualizaciones serán notificadas a través de correo electrónico por parte del líder de proceso involucrado.
Las actualizaciones empezaran aplicar en los proyectos nuevos de la organización, sólo en casos específicos los proyectos en vigencia deberán generar el cambio según lo considerado por cada líder de proceso; con el fin de no generar reprocesos.
No se guardaran copias físicas ni digitales de revisiones anteriores.
Coordinador Corporativo de Calidad / Coordinador QA/QC proyecto.
Peligros: biomecánicos, psicosociales.
Bajo
Buenas posturas en puesto de trabajo. Ejecución de pausas activas. Impactos en el ambiente: No aplica
Controles:
No aplica
Impactos en calidad:
No informar oportunamente sobre los cambios generados en el sistema por parte del líder de proceso.
Controles:
El área de calidad deberá enviar un correo adicional sobre los cambios del sistema.
Impacto Económico:
Reprocesos por uso de formatos desactualizados.
Controles:
Consultar los formatos directamente en el servidor.
5 Almacenamiento y preservación.
Los registros del sistema de gestión integral se encontraran disponible
Coordinador Corporativo de Calidad / Coordinador QA/QC proyecto.
Peligros: biomecánicos.
Bajo
Buenas posturas en puesto de trabajo.
Impactos en el ambiente: No aplica
Controles:
No aplica
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físicamente bajo la responsabilidad de cada líder de proceso y cumpliendo los lineamientos indicados en el listado maestro de registros. Garantizando las condiciones del ambiente para asegurar la legibilidad de los registros.
Cuando el Cliente o su representante por acuerdos contractuales o necesidad de evaluación deseen tener acceso a los registros del sistema de gestión integral deberán respetar las disposiciones contractuales, la confidencialidad del negocio, contratos, calificación del personal, etc.
Impactos en calidad:
Pérdida de la información
Controles:
Seguimiento a las copias de seguridad y los archivos físicos. Impacto Económico:
No aplica
Controles:
No aplica
6 Conservación y disposición:
Los registros del sistema de gestión integral se conservarán y dispondrán según lo indicado en el listado maestro de registros. Los tiempos de conservación son definidos por el líder de proceso y la disposición final será a través de un proveedor de archivo documental.
Peligros: No aplica.
Bajo
Controles: No aplica.
Impactos en el ambiente: No aplica.
Controles:
No aplica.
Impactos en calidad: Pérdida de información.
Controles: Seguimiento a los archivos físicos administrados por un proveedor.
Impacto Económico: No aplica.
Controles: No aplica.
Nota: se mantendrá los formatos actualizados del sistema de gestión integral en la plataforma FTP hasta que el servidor interno “SGI” se encuentre socializado y manipulado por el personal de la empresa.
7.4 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
No aplica
