Procedimiento de Compra: Selección y Evaluación de Proveedores en Flota Chía Ltda., Esquemas y mapas conceptuales de Gestión de Calidad

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COMPRAS Versión: 04 Total de páginas: 9 CONTROL DE CAMBIOS

COMPRAS Versión: 04 Total de páginas: 9 VERSIÓN FECHA DE EMISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 12/05/2014 Creación del documento 1 30-01-2015 Inclusión: Fecha de Actualización 2 25-05-2016 Ajustes generales al procedimiento, eliminación de formatos de evaluación de proveedores por obsolescencia: F-CS-01, F-CS-02, F-CS-03, F-CS-04, F-CS-05, F-CS-06, se eliminan los numerales 4. Mantenimiento de equipos de cómputo y 4.9 back server de este procedimiento. 3 20-09-2017 Ajustes generales al procedimiento, Inclusión del seguimiento a los proveedores. 4 03-01-2017 Ajuste en reconocimiento a la no conformidad. 5 23/12/2019 Se incluyeron los criterios para el SG-SST y se cambió el responsable de realizar la orden de compra.

COMPRAS Versión: 04 Total de páginas: 9 ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSA BLEDOCUM ENTO

1. Investigación de mercados. De acuerdo a las especificaciones solicitadas por la Gerencia de la Flota Chía Ltda. y/o requerimientos de otros procesos, el Coordinador Financiero y Contable busca en el mercado proveedores proponentes que cumplan con los requerimientos técnicos y/o calidad del producto/servicio requerido. Una vez recibidas las propuestas y/o información requerida por parte de los proveedores proponentes es revisada por el Coordinador Financiero y Contable quien los califica según criterios con la ayuda del formato F-CS-05 Selección y evaluación de proveedores , en donde también se establecen los criterios para la selección de proveedores. Coordinador Financiero y Contable N/A 2. Selección y evaluación de proveedores. En el proceso de selección y evaluación de proveedores, el Coordinador Financiero y Contable realiza las siguientes actividades: a. Diligencia el formato F-CS-05 así: Fecha de inicio, y fecha fin del proceso de selección y el nombre del producto o servicio. b. Califica los criterios establecidos. c. Presenta los resultados a la Gerencia para la selección del proveedor. La Gerencia, es responsable de la selección de los proveedores requeridos de acuerdo a las necesidades de la empresa teniendo en cuenta el formato F-CS- diligenciado por el Coordinador Financiero y contable. En caso de que el proveedor no sea Apto se procede a archivar la información con las anotaciones correspondientes. El Coordinador Financiero y Contable es el responsable de la actualización del listado de proveedores Calificados F-CS-03, de Flota Chía Ltda. Coordinador Financiero y Contable

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3. Creación del proveedor. El Coordinador Financiero y Contable debe solicitar al proveedor la siguiente documentación: Los documentos requeridos para la creación de proveedores son: Proveedores Jurídicos 1. Copia del Registro único Tributario RUT. 2. Certificado de Existencia y representación. 3. Certificado de cuenta Bancaria. Proveedores Naturales 1. Copia del Registro único Tributario RUT. 2. Hoja de vida y/o Portafolio de Servicio y/o productos 3. Certificado cuenta Bancaria si es necesario. 4. Orden de Compra. El asistente Administrativo elabora la orden de compra la cual debe ser aprobada por Coordinador Financiero y Contable, para esto deberá registrar el formato F-CS-01 Orden de compra. No se realizará órdenes de compra a los pagos efectuados de caja menor, y compras inferiores a medio salario mínimo. Así como las que no afecten directamente el servicio de transporte Coordinador Financiero y Contable 5.Recepción y verificación de producto comprado y seguimiento. Con el fin de realizar el seguimiento a los proveedores, el Coordinador Financiero y Contable debe realizar el control de criterios de tiempos de entrega y de calidad, éste recibo lo realiza de la siguiente manera: a. Es indispensable disponer de la orden de compra según corresponda. b. Consulte en todas sus partes que la orden de compra corresponde al servicio o suministro que recibe. c. Efectúe el conteo y verifique cantidad, estado, calidad y referencia del suministro que recibe contra la remisión del proveedor y la respectiva orden de compra. d. Si el producto o servicio no es entregado al Coordinador financiero y contable, se debe solicitar la firma de quien recibe el producto o Coordinador Financiero y Contable

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6. Revaluación de proveedores. Se reevaluará el proveedor cada año o si se tiene un reporte de inconformidad presentada al coordinador Financiero y contable. Para la reevaluación de proveedores se deberá hacer uso del formato F-CS-04 Reevaluación de proveedores el cual contiene anexos los criterios para la reevaluación. La reevaluación de proveedores es necesario realizarla para proveedores que afecten el servicio y/o cuando la Gerencia lo determine necesario realizar a proveedores que no afecten el servicio de flota Chía, pero que tengan una criticidad en la organización ya sea técnica o económica. Para proveedores que no cumplan con el puntaje mínimo estipulado por la empresa, el coordinador financiero les informará las opciones de mejora para poder continuar, o de lo contrario, definirá con la gerencia si es necesario seleccionar un nuevo proveedor. Coordinador Financiero y Contable 7. Requerimientos Del Sistema De Gestión En Salud Y Seguridad En El Trabajo Como parte del proceso de selección de proveedores para todos, se incluye los requisitos en SG-SST mínimos para los mismos y que se califican en los formatos de evaluación y reevaluación de proveedores F-CS-04 y F-CS-05.  Afiliaciones y pagos en seguridad social  Constancia de Capacitación en prevención y atención de emergencias Para el proveedor del SG-SST y exámenes ocupacionales que son críticos para el sistema los requisitos para contratación deberán ser los siguientes: Coordinador Financiero y Contable Líder Interno SGSST

COMPRAS Versión: 04 Total de páginas: 9  Afiliaciones y pagos en seguridad social  Constancia de Capacitación en prevención y atención de emergencias  Licencia en salud ocupacional persona natural o jurídica según corresponda.  Curso de 50 horas en seguridad y salud en el trabajo según corresponda.  Reglamento de Higiene y seguridad industrial  Política de SST  Certificado de idoneidad de los servicios ofrecidos.

4.1 COMPRAS GENERALES.

Actualmente se cuenta con la caja menor administrativa, la cual cuenta

con seiscientos mil pesos mcte., y con la caja menor vehículos, la cual

cuenta con un valor de un millón de pesos mcte.

Para compras inferiores a los montos establecidos anteriormente y que

no se tenga un contrato respectivo o convenio, se deberán realizar por

caja menor, esta caja menor será responsabilidad del asistente

administrativo y del coordinador operativo respectivamente, los cuales

deberán legalizarla una vez se encuentre el 20% del valor de la caja o

cuando ellos estimen necesario.

5. REGISTROS

F-CS-05 Selección y evaluación de proveedores