Procedimiento de Gestión Contable: GF-PD-002, Resúmenes de Contabilidad de gestión

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Procedimiento

Gestión Contable

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN CONTABLE

Versión: 4.

Fecha: 2021 - 10 - 06

Por responsabilidad ambiental no imprima este documento - Las copias impresas o guardadas fuera del SMGI, se consideran “Copias no Controladas”; la versión vigente está disponible en el módulo de documentos del SMGI.

CONTENIDO

1. Objetivo.................................................................................................................................................. 2

2. Alcance .................................................................................................................................................. 2

3. Productos esperados.............................................................................................................................. 2

4. Condiciones especiales del procedimiento.............................................................................................. 2

5. Términos y definiciones .......................................................................................................................... 2

6. Definición del procedimiento ................................................................................................................... 5

7. Datos de elaboración y control de cambios ........................................................................................... 14

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Aplicación de normas y procedimientos

Para el reconocimiento de todas sus operaciones, la URF cumple con las normas y procedimientos establecidos

en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, adoptado mediante Resolución 356 de

2007, así como con las demás normas que expide la Contaduría General de la Nación – CGN, en procura de

presentar información confiable, de relevancia y comprensible, en donde se puedan asociar los elementos de

los estados contables (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos) que son afectados por los hechos

susceptibles de ser medidos monetariamente de forma confiable, que se ajusten a los propósitos de control,

rendición de cuentas, gestión eficiente y transparencia. Así mismo, los activos y pasivos de la URF se reconocen

y valúan aplicando los criterios y normas relacionadas con la constitución de depreciaciones y amortizaciones.

Con respecto a la depreciación de sus bienes, la entidad sigue los Instructivos expedidos por la CGN

anualmente, cuya referencia es “Instrucciones para el reconocimiento y revelación contable de los activos de

menor cuantía”. En dichos instructivos se establece que los activos de menor cuantía son los que, con base en

su valor de adquisición o de incorporación, pueden depreciarse en el año en que se adquieren (...), las entidades

podrán afectar la depreciación de activos adquiridos durante este periodo por su valor total, sin considerar su

vida útil, cuando el valor de adquisición sea igual o inferior a cincuenta (50) Unidades de Valor Tributario (UVT).

Para el registro de los hechos económicos y financieros de las obligaciones a cargo de la URF, se debe tener

presente la normatividad expedida por la DIAN en cuanto a la actualización del RUT, con el fin de conocer las

responsabilidades tributarias a cargo del tercero.

Registro oficial de libros de contabilidad y documentos soporte

La URF está incluida dentro del ámbito de aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)

Nación, sistema que se constituye en la fuente válida para la generación de la información contable básica,

libros de contabilidad y para la obtención de los informes y estados contables requeridos por la CGN; en cuanto

a los documentos soporte, éstos se organizan y archivan con cada comprobante contable al finalizar cada cierre

contable.

Para la realización de su gestión, adicional al Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación, la

entidad se apoya en aplicativos tales como Excel, en donde se relaciona información detallada de conceptos

asociados a la nómina, propiedades, planta y equipo, seguros, viáticos y gastos de viaje, mantenimiento, entre

otros. Estos son almacenados en el servidor y los soportes físicos de los comprobantes contables.

Con relación a la estrategia definida por la Entidad para restablecer la información contable y transmitir vía

CHIP, en los plazos y con los requisitos establecidos por la CGN, cuando el sistema SIIF no permita el acceso

a la información del macro proceso contable, se tiene previsto como plan de contingencia, la realización de back

ups mensuales, en un servidor dispuesto para el efecto, con los reportes de saldos y movimientos generados

por el (SIIF) Nación, así como la copia, en medio físico y electrónico de los comprobantes contables generados

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automática y manualmente. De igual forma, se dispone de la información transmitida a través del CHIP, para

que el caso de cualquier eventualidad se pueda reconstruir la información a partir de los saldos allí reportados.

Manejo de documentos y soportes contables

Las operaciones, hechos y transacciones de la Entidad se encuentran documentados con los soportes de origen

interno y/o externo, los cuales cumplen con los requisitos aplicables a cada caso y se adjuntan a los

comprobantes de contabilidad correspondientes.

5. Términos y definiciones

• Compromisos : Actos administrativos o contratos celebrados, por los cuales los funcionarios

facultados para contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la Unidad Administrativa

Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera - URF, respaldados

en un CDP, ordena un gasto con cargo al presupuesto que afecta los saldos disponibles de

apropiación.

Son compromisos, los contratos con o sin formalidades, comprobantes de pago para la cancelación

de los servicios públicos o impuestos y multas, órdenes de compra, ordenes de trabajo, ordenes de

servicio, nombramientos de personal, aportes parafiscales, sentencias, conciliaciones, resoluciones

de reconocimiento de gastos, pagos a organismos nacionales.

• Registro presupuestal de compromisos (RP): Es la operación mediante el cual se perfecciona el

compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación garantizando que ésta no será desviada a

ningún otro fin.

• Cumplido a satisfacción del servicio : En estas transacciones se registran el ingreso de bienes al

almacén de la entidad o el reconocimiento de servicios prestados.

• Egresos: Son las erogaciones o salidas de dinero, relacionados directamente con las transacciones

de ejecución del presupuesto de gastos.

• Obligación : Es el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos y que

equivale al valor de los bienes recibidos o los servicios prestados y las demás exigibilidades para el

pago.

• Ordenador del gasto: Persona facultada o delegada para contratar y comprometer a nombre de la

URF y para ordenar el gasto en desarrollo de la ejecución de las apropiaciones presupuestales

incorporadas en el presupuesto de cada vigencia fiscal.

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ACTIVIDAD PC RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTROS

Registrar la obligación Líder del Proceso de Gestión Financiera y/o Técnico Administrativo Incluir los datos de la obligación a pagar, aplicar las deducciones y citar los documentos soportes. (Ver Manual SIIF Obligación

Imprimir soportes y remitir para orden de pago Líder del Proceso de Gestión Financiera y/o Técnico Administrativo Remitir la liquidación de orden de pago con los soportes respectivos y obligación con los vistos bueno de presupuesto y contabilidad. b). Registro contable de otras operaciones de la URF

Recibir y verificar los documentos soportes de las operaciones que deben ser registradas contablemente por la Unidad Líder del Proceso de Gestión Financiera y/o Técnico Administrativo Recibir y/o elaborar los documentos soportes de las operaciones que tienen afectación en la contabilidad de la Unidad de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes. Verificar que los documentos enviados para el registro contable sean los idóneos y suficientes que garanticen la legalidad, autenticidad e integridad de la operación que se va a registrar, de acuerdo con la periodicidad y parámetros establecidos. Nota: En caso de no recibirla, o que la información recibida no sea la idónea o suficiente, se debe enviar correo a las áreas pertinentes, solicitándola o devolviéndola. Correo electrónico de solicitud y/o devolución

Registrar en el SIIF comprobante manual de ajuste. Líder del Proceso de Gestión Financiera y/o Técnico Administrativo Si se requiere, elaborar hoja de trabajo con la información soporte recibida y establecer el valor y registro contable a realizar. Definir la forma de cargue del comprobante en el SIIF (carga masiva o elaboración comprobante manual), elaborar, verificar, aprobar e imprimir el comprobante contable y adjuntar a los documentos soporte. El ajuste y registro de las operaciones en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) se elabora conforme a la documentación publicada en el enlace “Gestión Contable” de la página web http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif. Comprobantes contables

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Verificar en el comprobante contable la correcta afectación contable y consistencia con los soportes y realizar ajuste. Líder del Proceso de Gestión Financiera Revisar que el registro contable en el comprobante automático corresponda con la realidad de la operación y con lo prescrito en las normas contables. Adicionalmente, que los valores y demás información contenida en el comprobante sean consistente con los soportes. Nota: Si el registro contable no es correcto o no es consistente con los soportes, ajustar comprobante automático y si se requiere, elaborar documento soporte de origen interno. Si el error de registro contable corresponde a incorrecta parametrización contable, solicitar la corrección atendiendo el procedimiento definido por la Administración SIIF. Si el error de registro corresponde a que no existe en el sistema la subcuenta contable o auxiliar, enviar solicitud a la CGN de creación y de habilitación en el SIIF. c). Conciliación bancaria y arqueo de cajas menores

Descargar soportes para realizar conciliación bancaria y arqueos de cajas menores. Líder del Proceso de Gestión Financiera y/o Técnico Administrativo Descargar e imprimir mensualmente los extractos bancarios generados por el Banco. Descargar e imprimir mensualmente por el módulo de contabilidad del SIIF “Reporte auxiliar contable por cuenta bancaria” y “Reporte auxiliar detallado por cuenta bancaria”. Solicitar carpetas de cajas menores. Extractos bancarios. Reporte auxiliar contable por cuenta bancaria. Reporte auxiliar detallado por cuenta bancaria

Elaborar la conciliación bancaria y arqueo de cajas menores Líder del Proceso de Gestión Financiera y/o Técnico Administrativo Determinar las diferencias entre los movimientos y saldos reportados para aclarar el origen de las mismas. En los casos en que se presenten diferencias en los saldos, se debe verificar si estas pueden ser ajustadas en el área, teniendo en cuenta que se debe contar con los documentos que soporten los ajustes. En el caso de que no existan diferencias o ya se encuentren justificadas con los correspondientes documentos soportes de las partidas conciliatorias, se Formato GF-FT Conciliación Bancaria Formato GF-FT Arqueo Cajas Menores

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Esta labor se debe efectuar 15 días antes a los cierres contables trimestrales. Registrar las respuestas de las entidades en el formato de conciliación de operaciones recíprocas; en caso de presentar diferencias analizar el origen de estas y realizar el respectivo ajuste o enviar electrónicamente los soportes que evidencien las cifras a reportar por parte de la URF para que las entidades públicas realicen los ajustes correspondientes. De no recibir respuesta dentro de 8 días hábiles realizar seguimiento a través de llamadas telefónicas y correo electrónico que permitan obtener respuesta de la entidad pública. Archivar los productos de esta actividad en medios físicos y magnéticos. entre entidades Correos electrónicos y soportes

Elaborar informe CGN2005_ Operaciones Recíprocas Líder del proceso de Gestión Financiera. Ingresar al SIIF Nación por el perfil Consolidación Contable para efectuar la distribución de saldos de operaciones recíprocas, una vez se haya realizado cierre contable trimestral. Descargar reporte y elaborar el informe CGN2005_ Operaciones Recíprocas, de acuerdo a las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación. Informe CGN2005_ Operaciones Recíprocas

Reportar informe CGN2005_ Operaciones Recíprocas Líder del proceso de Gestión Financiera. Transmitir a través del sistema CHIP Local el informe trimestral CGN2005_002 Operaciones Recíprocas dentro de las fechas límites indicadas por la Contaduría General de la Nación. Descargar soporte de envío junto con la demás información reportada. Notificación de envío exitoso Informe CGN2005_ Operaciones Recíprocas transmitido. e). Conciliación almacén / contabilidad

Analizar el reporte almacén e inventarios Líder del proceso de Gestión Financiera Mensualmente Analizar y registrar mediante comprobantes contables en el sistema SIIF Nación el reporte de movimientos de almacén. Comprobantes contables

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Descargar reportes contables Líder del proceso de Gestión Financiera Descargar para cada cierre mensual el reporte de saldos y movimientos y los auxiliares, una vez realizados los registros contables correspondientes al almacén. Verificar que los saldos en cada una de las cuentas contables estén correctamente aplicados. En caso de presentarse diferencia registrar comprobante contable de ajuste. Reporte de Saldos y movimientos y auxiliares. Comprobantes contables

Elaborar Conciliación Almacén /Contabilidad Líder del proceso de Gestión Financiera Elaborar conciliación entre la información suministrada de los movimientos del almacén y los valores del reporte de saldos y movimientos, e incluir la depreciación y amortización acumulada para determinar el saldo en libros de los bienes por agrupación. Nota: Reporte de la conciliación contable entre contabilidad y almacén. Imprimir, firmar y archivar Formato conciliación contable de almacén. Formato GF-FT01 5 conciliación contable de almacén f). Registros contables y elaboración de estados financieros

Recibir o descargar y verificar información base para realizar los registros contables y/o Estados Financieros. Líder del proceso de Gestión Financiera Verificar que la información sea idónea y suficiente para realizar los correspondientes registros contables, la base de liquidación para identificar las cuentas que requieren reclasificación. Recopilar y recibir información de la causación de incapacidades que se constituyen como cuentas por pagar por parte de las respectivas EPS, y de los reconocimientos económicos, así como pago a los funcionarios, movimientos del almacén e inventarios para proceder a los respectivos registros contables. Recopilar información de las causaciones y pagos de retenciones en la fuente, IVA e ICA para realizar las reclasificaciones y ajustes correspondientes. Descargar los diferentes auxiliares contables referentes a acreedores, aportes de seguridad social en salud, aportes a fondo de pensiones, entre otros para determinar las reclasificaciones a realizar. Auxiliares contables Saldos y movimientos por PCI Documentos soportes para la elaboración de Estados Financieros.

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Revisar y firmar Estados Financieros Director General Subdirector Jurídico y de Gestión Institucional Líder del proceso de Gestión Financiera Revisar y firmar los Estados Financieros con anterioridad al cierre del SIIF por el Director General, Subdirector Jurídico y de Gestión Institucional y Profesional Especializado de Gestión Financiera. Nota: Revisar y firmar los Estados Financieros. Estados Financieros revisados y firmados

Distribuir saldos y movimientos en corriente y no corriente Líder del proceso de Gestión Financiera Ingresar a SIIF Nación después del cierre y efectuar la distribución de saldos y movimientos en corriente y no corriente. Reporte CGN2005_ Saldos y movimientos

Distribuir Operaciones Reciprocas Líder del proceso de Gestión Financiera Ingresar a SIIF Nación después del cierre y efectuar la distribución operaciones reciprocas. Reporte CGN2005_ Operaciones Reciprocas

Publicar Estados Financieros Líder del proceso de Gestión Financiera Publicar en un sitio visible de la Unidad y en la página web los Estados Financieros. Estados Financieros publicados

Elaborar y Transmitir informes a la Contaduría General de la Nación. Líder del proceso de Gestión Financiera Elaborar dentro de los 2 días siguientes al cierre de cada trimestre los informes a presentar a la Contaduría General de la Nación en los formularios correspondientes a Saldos y Movimientos, Operaciones Recíprocas y Variaciones trimestrales significativas. Estos informes deben ser transmitidos mediante el aplicativo CHIP Local de acuerdo a las fechas, instrucciones y requerimientos adicionales impartidos por la Contaduría General de la Nación.

CGN001_

Saldos y movimientos CGN002_ Operaciones Reciprocas CGN2016_ Variaciones Trimestrales significativas Estados Financieros

Elaborar informes Contraloría General de la República Líder del proceso de Gestión Financiera Elaborar anualmente informes financieros para la Contraloría General de la República. Informes Contraloría General de la República

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Revisar y transmitir informes Contraloría General de la República Subdirector Jurídico y de Gestión Institucional o quien sea delegado. Revisar y transmitir anualmente informes y estados financieros a la Contraloría General de la República a través del SIRECI. Informes y Estados Financieros revisados y enviados a la Contraloría General de la República g). Reporte de información exógena

Verificar información de pagos y retenciones Líder del proceso de Gestión Financiera Descargar reporte de información exógena. Verificar la información de pagos y retenciones realizadas a los funcionarios. Verificar la información de Gestión Financiera con la registrada en SIIF. Reporte exógeno de pagos y retenciones (SIIF)

Elaborar y enviar reporte de información exógena. Líder del proceso de Gestión Financiera Elaborar reporte de información exógena de acuerdo a las condiciones establecidas, 15 días antes de las fechas determinadas por la DIAN Y SHD. De ser necesario, realizar ajustes y enviar a la DIAN y SHD. Reporte de información exógena DIAN y SHD

FIN DEL PROCEDIMIENTO