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Procedimiento para:
Auditoria Interna
Código: SIG-IN-P- 14 Página: 1 de 9 Revisión: 2 Referencia ISO 9001:2015: 9. ISO 14001:2015: 9. ISO 50001:2011: 4.6. OHSAS 18001:2007: 4.5.
Emisión : Diciembre de 2016
1. Propósito Establecer los lineamientos para dirigir la planificación y realización de las Auditorías Internas que permitan verificar la implantación, operación, mantenimiento y conformidad del Sistema Integrado de Gestión. 2. Alcance
Aplica para el Instituto Tecnológico de Culiacán.
3. Políticas de operación
3.1. El o la RD elabora el Formato del plan de trabajo (SIG-IN-PG-01). 3.2. El o la RD se asegura de la selección y competencia del equipo auditor. 3.3. Es competencia del Director(a) y de la o el RD del Instituto Tecnológico Culiacán asegurarse de la realización de la auditoría de acuerdo al plan. 3.4. La viabilidad de la auditoría debe determinarse teniendo en consideración la disponibilidad de la información, de los recursos requeridos, y el personal. 3.5. Cuando la auditoría se considera viable, se debe seleccionar al equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria de los auditores. 3.6. Antes de las actividades de la auditoría in situ , la documentación del auditado debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema, según la documentación con los criterios de la auditoría.
3.7. El o la auditor(a) líder, es responsable de asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas. Durante el proceso de la auditoría, las y los auditores internos utilizarán formatos abiertos para el registro de evidencia. Una vez efectuado el Informe de Auditoría estos formatos serán destruidos.
3.8 Es responsabilidad del Director(a) y de la o el RD del Instituto Tecnológico Culiacán convocar al Comité del SIG y posterior a la entrega del Informe de Auditoría para atender los hallazgos de la Auditoría y aplicar el Procedimiento Para La Corrección, No Conformidad Y Acciones Correctivas Y Preventivas (SIG-IN-P-15).
Elaboró Revisó Autorizó
Puesto
Coordinador de Programas de Calidad
Representante de Dirección Director(a)
Fecha 12 de Enero de 2018 12 de Enero de 201 8 15 de Enero de 2018
Nombre y firma
Ing. Guillermo Beltrán Morales
LAE. Itzel Gpe. Urías Ramírez
Ing. José Guillermo Cárdenas López
Procedimiento para:
Auditoria Interna
Código: SIG-IN-P- 14 Página: 2 de 9 Revisión: 2 Referencia ISO 9001:2015: 9. ISO 14001:2015: 9. ISO 50001:2011: 4.6. OHSAS 18001:2007: 4.5.
Emisión : Diciembre de 2016
3.9 El Comité del SIG deberá verificar la implantación de la Acción Correctiva o Acción Preventiva y su eficacia, esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior. 3.10 Es responsabilidad de la o el RD del Instituto Tecnológico Culiacán mantener actualizados los expedientes de los auditores. 3.11 Es facultad de la o el Auditor(a) Líder(a) informar al auditado cuando la documentación es inadecuada y decidir si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de la documentación se resuelvan.
Procedimiento para:
Auditoria Interna
Código: SIG-IN-P- 14 Página: 4 de 9 Revisión: 2 Referencia ISO 9001:2015: 9. ISO 14001:2015: 9. ISO 50001:2011: 4.6. OHSAS 18001:2007: 4.5.
Emisión : Diciembre de 2016
5. Descripción del procedimiento
Secuencia Actividad Responsable
- Elabora programa de auditorías y selecciona al Auditor(a) Líder
1.1 Elabora Formato del plan de trabajo (SIG-IN-
PG- 01 ). Que incluye el programa anual de
auditoria y publica fechas programadas. 1.2 Elabora programa de acuerdo con recursos y necesidades de la Institución. 1.3 Para el caso de las Auditoría Internas en el Instituto Tecnológico Culiacán El o la RD es el responsable de nombrar al auditor(a) líder debiendo requisitar el formato para calificación de auditores SIG-IN-P- 14 - 01 con base en los criterios para calificación de auditores SIG-IN-D- 14 - 02 y en los resultados de calificación y habilidades personales de los o las auditores(as).
RD
2.- El o la Auditor(a) Líder con apoyo de la o el RD designa el equipo auditor
2.1.- El o la auditor(a) líder con apoyo de la o el RD designa al equipo auditor debiendo requisitar el formato para calificación de auditores SIG-IN-F- 14 - 0 1 con base en los criterios para calificación de auditores SIG-IN-D- 14 - 01 y en los resultados de calificación y habilidades personales de los auditores.
Auditor(a) líder y RD
- Preparan plan de auditoría
3.1 Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor(a) Líder preparan el plan de auditoría interna SIG-IN-F- 14 - 03 considerando: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría previendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparación, revisión y elaboración del informe final. 3.2 Asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas, considerando la independencia y competencia de los auditores. 3.3 Los auditores en formación o entrenamiento pueden incluirse en el equipo y auditar bajo una dirección o supervisión. 3.4 Presenta a las áreas que serán auditadas el plan de auditoría antes de que comiencen las actividades in situ.
Auditor(a) líder y equipo auditor
Auditor(a) líder
- Revisa documentación y prepara auditoría in situ
4.1 Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la documentación para determinar la conformidad del sistema, teniendo en cuenta: el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la institución, así como el alcance y los objetivos de la auditoría, sobre todo cuando la auditoría sea
Equipo Auditor
Procedimiento para:
Auditoria Interna
Código: SIG-IN-P- 14 Página: 5 de 9 Revisión: 2 Referencia ISO 9001:2015: 9. ISO 14001:2015: 9. ISO 50001:2011: 4.6. OHSAS 18001:2007: 4.5.
Emisión : Diciembre de 2016
Secuencia Actividad Responsable
por primera vez o de ampliación al alcance del SIG. 4.2 Si la documentación es inadecuada el o la líder del equipo debe informar al o la auditado(a) y decidir si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de la documentación se resuelvan. Ver política 3. 4.3 Si la documentación es adecuada preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la auditoría in situ.
5 Auditoría in situ 5.1 Realiza la reunión de apertura con la dirección del auditado, cuando sea apropiado con el comité del SIG y/o con aquellos responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propósito de la reunión de apertura es: confirmar el plan de auditoría, proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al o la auditado(a) la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditoría. (aplicar formato SIG- IN-F- 14 - 05 ). 5.2 Informa al o la auditado(a) para decidir si se reconfirma o modifica el plan de auditoría, o cambios en los objetivos de la auditoría o su alcance, o bien su terminación. Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables. 5.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas a áreas específicas de las instituciones, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar información a los guías u observadores(as) siempre y cuando hayan sido designados por el o la auditado(a). 5.4 De acuerdo al plan de auditoría revisa la conformidad del sistema de gestión conforme a los criterios de auditoría y requisitos de la norma (utilizar formato para notas de auditoría). 5.5 Se reúne cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma.
Auditor(a) Líder
Equipo auditor
- Revisa información, Prepara y autoriza informe de auditoría
6.1 Se reúne antes de la reunión de cierre para; revisar los hallazgos de la auditoría, acordar las conclusiones de la auditoría, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditoría si ese estuviese considerado en los objetivos. (las conclusiones pueden tratar
Equipo auditor
Procedimiento para:
Auditoria Interna
Código: SIG-IN-P- 14 Página: 7 de 9 Revisión: 2 Referencia ISO 9001:2015: 9. ISO 14001:2015: 9. ISO 50001:2011: 4.6. OHSAS 18001:2007: 4.5.
Emisión : Diciembre de 2016
Secuencia Actividad Responsable
aprobado haya sido distribuido. Actividades de seguimiento de la auditoría: 8.2 Establece fecha para convocar a reunión con la alta dirección, para el análisis de los hallazgos. 8.3 Debe verificar si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior.
Alta dirección
6. Documentos de referencia
Documentos
Manual del Sistema Integrado de Gestión
Procedimiento para la Corrección, No Conformidad y Acciones Correctivas y Preventivas.
Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión (calidad, ambiental, energía y seguridad
y salud en el trabajo).
7. Registros
Registros Tiempo de
retención
Responsable de
Conservarlo
Código
Calificación de
auditores(as)
1 año RD SIG-IN-F- 14 - 01
Criterios para calificar
auditores(as)
Hasta nueva
actualización RD SIG-IN-D- 14 - 02
Plan de auditoría 1 año RD SIG-IN-F-^14 -^03
Informe de auditoría 1 año RD^ SIG-IN-F-^14 -^04
Reunión de apertura 1 año RD SIG-IN-F- 14 - 05
Reunión de cierre 1 año RD SIG-IN-F- 14 - 06
Guía de auditoria 1 año RD SIG-IN-F- 14 - 07
8. Glosario
Procedimiento para:
Auditoria Interna
Código: SIG-IN-P- 14 Página: 8 de 9 Revisión: 2 Referencia ISO 9001:2015: 9. ISO 14001:2015: 9. ISO 50001:2011: 4.6. OHSAS 18001:2007: 4.5.
Emisión : Diciembre de 2016
Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría, (Sistema Integrado
de Gestión completo o proceso o actividad específica).
Auditado(a). Organización a la que se le practica la auditoría: Para efecto de la
auditoría interna el auditado es el área o departamento declarado en el Sistema Integrado
de Gestión.
Auditor(a) Líder = Líder del equipo auditor: Responsable de coordinar y dar
seguimiento al proceso de auditoría.
Auditor(a): Persona con la competencia para llevar al cabo una auditoría.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de establecidos para determinar si las actividades cumplen las disposiciones
establecidas y si éstas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar
objetivos.
Auditoría Interna : Auditoría realizada con personal del Instituto Tecnológico Culiacán
capacitados como auditores, sin que auditen su propio trabajo.
Cliente de la Auditoría: Instituto Tecnológico Culiacán (organización o ente) que solicita
una auditoría.
Conclusiones de la Auditoría: Resultados de una auditoría, que proporciona el Equipo
Auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos sus hallazgos.
Criterios de Auditoría: Son las referencias usadas frente a la cual se determina la
conformidad y pueden incluir políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos,
requisitos del SIG, requisitos contractuales o códigos de conducta.
Equipo Auditor: Uno o más auditores(as) internos(as) que llevan a cabo una auditoría. A
un auditor(a) del equipo auditor, se le designa como líder del mismo.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información pertinente y verificable para los criterios de auditoría.
Hallazgos de la Auditoría: Resultado de la evaluación de las evidencias recopiladas
durante la auditoría con respecto a los criterios de auditoría.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito de la Norma ISO 9001:2015, ISO
14001:2015, ISO 50001:2011 y OHSAS 18001:2007.
Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la
auditoría.
Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas en un periodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
SIG: Sistema Integrado de Gestión
