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PROCESO ADMINISTRATIVO
1. Definición El proceso administrativo es una interacción conectada de los procesos de planeación, organización, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva. Se refiere a todos los momentos de gestión de la Administración; orientados a garantizar el cumplimiento misional y al logro de los objetivos propuestos, a través del uso adecuado de los recursos. 2. Fases El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o empresa. Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son: mecánica y dinámica. 2.1 Fase mecánica Comprende a la planeación y la organización; trata de que, y como se va a realizar en la empresa un producto o un servicio, y para ello se realizan planes, programas, presupuestos, etc., y con que se cuenta, por ejemplo, organigramas, recursos, funciones, etc. 2.2 Fase dinámica Es la fase operativa del proceso administrativo. Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente. 3. Etapas 3.1 Planeación: Proceso mediante el cual, los responsables de la dirección de la empresa trazan el rumbo y diseñan la “carga de navegación de acuerdo con la misión y la visión de la organización”. Fases del proceso administrativo
Consiste primero en determinar: ¿Qué se va a ser?, ¿Qué se desea conseguir?, ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo?, ¿Quién y cuándo lo va a hacer?, ¿Cómo lo va a hacer? Para ello se siguen algunos pasos como: Investigación interna y del entorno (análisis FODA). Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos. Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo. 3.1.1 Planeación estratégica: Es la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos que afectan o deberían afectar toda la empresa durante largos periodos. Es una planeación que incluye plazos más largos, es más amplia y se desarrolla en los niveles jerárquicos más elevados de la empresa, es decir, en el nivel institucional. Mientras la estrategia empresarial se orienta hacia lo que la empresa debe hacer para conseguir los objetivos empresariales, la planeación estratégica trata de especificar cómo lograr esos objetivos. Se trata de establecer lo que la empresa debe hacer antes de emprender la acción empresarial necesaria. Esto significa que la empresa en conjunto debe involucrarse en la planeación estratégica: todos sus niveles, recursos, potencialidad y habilidad, para lograr el efecto sinérgico de interacción de todos estos aspectos. 3.1.1.1 Etapas 3.1.1.1.1. Misión Es una declaración escrita sobre cuál es la finalidad última de la empresa, su razón de ser. Clásicamente, en su enunciado se recogen aspectos como el propósito general de la organización, los clientes a los que va dirigida la función desarrollada, la oferta de servicios que se despliega, las singularidades que pudieran
Los valores deben ser compartidos y hay que difundirlos ampliamente. Los auténticos valores de una organización son los que efectivamente gobiernan su comportamiento y su proceso de toma de decisiones, independientemente de que estén formalmente declarados o no. 3.1.1.1.4. Análisis DOFA. Se diseña para ayudar al estratega a encontrar el mejor acoplamiento entre las tendencias del medio y las capacidades internas. El proceso se inicia con un análisis situacional de la organización (qué es y cómo está hoy) tanto en su vida interna como en su relación con el entorno, es decir, se hace una auditoría interna (diagnóstico interno) para determinar su PCI (perfil de capacidad interna) con base en sus debilidades y fortalezas. También se realiza un PCC (perfil de capacidad competitiva o auditoría externa (diagnóstico externo) con base en las oportunidades y amenazas que le ofrece el medio externo. (POAM). Perfil de capacidad interna Identifique Fortalezas y debilidades con una lluvia de ideas Agrupe Por capacidades. Capacidad administrativa- directiva Capacidad financiera Capacidad Técnica- Tecnología Capacidad competitiva Recursos humanos Califique o caracterice Según su impacto en la vida interna de la empresa: 0: Sin importancia 5: Medio importante 10: Muy importante Pondere El impacto de fortaleza o debilidad en el éxito de la organización: +5: fuertemente positivo 0: neutro -5: fuertemente negativo Interprete Se multiplican entre sí los valores asignados a la importancia e impacto de cada indicador, para determinar si es una debilidad o una fortaleza muy significativa para la vida interna de la empresa. Perfil de oportunidades y amenazas en el medio Identifique Oportunidades y Amenazas con una lluvia de ideas Agrupe - Factores económicos
- Factores políticos
- Factores sociales
- Factores tecnológicos
- Factores geográficos
- Factores competitivos Califique o caracterice Según su impacto en la vida interna de la empresa: 0: Sin importancia 5: Medio importante 10: Muy importante Pondere El impacto de oportunidad o amenaza en el éxito de la organización: +5: fuertemente positivo 0: neutro -5: fuertemente negativo Interprete Se multiplican entre sí los valores para determinar si el indicador considerado es una oportunidad o amenaza muy significativa para la vida interna de la empresa. Se procede a construir la “Matriz DOFA”, con el propósito de cruzar la información, la que nos permitirá decidir las estrategias más viables y adecuadas para “sacar ventaja de las oportunidades, haciendo uso de las fortalezas y desviando las amenazas evitando o compensado la debilidad”. 3.1.1.4.5. Determinación de las estrategias La estrategia es el curso de acción general o alternativa, que muestra la dirección y el empleo racional de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las mejores condiciones.
La utilización de frases que inicien con verbos de acción en infinitivo. Los objetivos deben presentarse de manera clara, viable, cuantificable, alcanzables, fácil de comunicarse. 3.1.1.1.7. Plan de acción Se refiere a la operativización de la estrategia, de tal manera que se puedan lograr los objetivos estratégicos enunciados. Es decir, aquí se proponen acciones, tareas, actividades a realizar. 3.1 Organización Según Agustín Reyes, la define como la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el "fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Según JI. Massie, es la estructura y asociación mediante las cuales un grupo cooperativo de seres humanos asigna tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. Para conseguir que la organización de una empresa se disponga de forma efectiva hay que tener una visión holística de la empresa, es decir, ver la empresa como un todo y no como la suma de las partes; los elementos: recursos humanos, materiales, financieros y otros, debe conocerse su disposición y organización para obtener el mayor rendimiento con los menores recursos posibles, con ésta premisa se realizan las actividades de la empresa para obtener los mayores beneficios; todos estos elementos o recursos deben integrarse en una estructura organizativa que nos permita obtener una competitividad empresarial lo más alta posible. Organigrama : representación gráfica de la estructura de la empresa, corresponde a un esfuerzo por presentar un panorama general, en el cual se ubican los diversos departamentos o divisiones de la Organización y los diferentes niveles jerárquicos y funcionales, la delimitación del área de autoridad, funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa. La organización, como momento del proceso administrativo, no es un fin, sino un medio para lograr lo los objetivos se cumplan.
3.2 Dirección Según Harold Koontz, “la dirección es el aspecto interpersonal de la administración por medio del cual los subordinados pueden comprender y contribuir con efectividad y eficiencia al logro de los objetivos de la empresa” Según Roberto B. Buchele, “Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización; mediante la supervisión, la comunicación y la motivación”. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo. La dirección se puede ejercer a través de: El liderazgo Organigrama tradicional (vertical) Actividades en la función directiva
Revisión analítica Es el examen crítico de una situación, proceso, resultado, o información, por lo general compleja, con un enfoque analítico; esto es, separando el todo en sus partes o componentes de una manera ordenada, para conocer a fondo su estructura, características y compararlo frente a un criterio o situación deseable para tener elementos de juicio sobre su estado. Conocer las desviaciones positivas y negativas frente a una situación determinada y obtener información confiable sobre los diversos aspectos que la componen, para soportar los juicios o conceptos para las decisiones siguientes. Fijar en forma clara sus objetivos. Recopilar toda la información disponible para el análisis. Ordenar información en sus partes componentes. Analizar cada parte y hacer el respectivo resumen. Integrar los resultados del análisis. Examen de exactitud Verificación minuciosa de cualquier operación, documento o transacción, teniendo en cuenta la numeración secuencial, unidades de medida, cantidades, valores unitarios y totales de control, cálculo matemático, así como el completo y correcto diligenciamiento de las formas que se utilizan para el registro de la información. Asegurar que lo examinado esté completo, corresponda exactamente a sus características y se encuentre libre de cualquier tipo de error u omisión en la información registrada Precisar lo que se va a examinar. Determinar el procedimiento a seguir. Efectuar las medidas o cálculos por separado. Confrontar con totales o datos de control. Confrontar contra la información y los documentos soportes. Proceso El proceso general de control se puede resumir en tres fases:
- Definir normas y estándares de referencia.
- Comparación de lo establecido y lo ejecutado.
- Decidir qué acción debe seguir
