proceso de orden de compra, Apuntes de Fundamentos de Administración y Gestión

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PLAN DE TRABAJO

DEL ESTUDIANTE

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

1. INFORMACIÓN GENERAL Apellidos y Nombres: Lipa Nina Katherine Diana ID: 1123923 Dirección Zonal/CFP: Zonal Moquegua - Tacna Carrera: Administración de Empresas Semestre: III Curso/ Mód. Formativo Proceso de Compras Tema del Trabajo: Elaboración de la orden de compra o servicio 2. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO N° ACTIVIDADES/ ENTREGABLES

CRONOGRAMA/ FECHA DE ENTREGA

1 Información del trabajo 20 / 05 2 Buscar^ información de distintas fuentes

3 Preguntas Guías 20 / 4 Responder preguntas guías 20 / 5 Diseñar una orden de compra

Realizar proceso de ejecución 31 / 7 Poner pasos de la orden de compra en diagrama

Revisar y presentar trabajo final 02/

3. PREGUNTAS GUIA Durante la investigación de estudio, debes obtener las respuestas a las siguientes interrogantes: Nº PREGUNTAS 1 ¿Qué es una orden de compra o de servicio? 2 ¿Cuál es la validez legal de una orden de compra? 3 ¿Cuáles son los elementos de una orden de compra? 4 ¿Cómo redactar una orden de compra? 5 ¿Qué es una orden de compra cerrada?

d) NOTAS Y OBSERVACIONES

Aquí se incluye la descripción y detalles de los artículos proporcionados, cantidades y

precios definidos para cada uno.

e) FIRMA O AUTORIZACIÓN

Este relevante elemento señala quién autoriza la orden de compra. Esta firma ayuda a que

todos los departamentos involucrados en la compra puedan llevar a cabo la petición sin

ningún inconveniente.

4. ¿Cómo redactar una orden de compra?

1. Enviar solicitud

Cuando existe la necesidad de adquirir algún bien o servicio para la empresa, lo primero que

hay que generar es una solicitud al departamento de compras para obtener la autorización

pertinente y poder llevar a cabo esta acción. Se trata de una solicitud sencilla en la que se

detalla lo que se quiere comprar y cuál es el propósito empresarial de dicha compra.

2. Encontrar proveedor

Una vez que el departamento de compras ha aprobado la solicitud, este se encargará de

emitir la orden de compra y conseguir los datos del proveedor más conveniente para la

empresa, así como la autorización financiera.

3. Confirmar la orden

Una vez que el proveedor ha recibido la orden de compra, verifica que pueda proveerla en

tiempo y forma, y que los datos estén correctos en el documento. Luego la aprueba,

generalmente mediante una plataforma de contratación.

4. Proceder a la entrega

Cuando la orden de compra ha sido aceptada por el proveedor, lo único que hay que hacer

es esperar a recibir los bienes o servicios que se ordenaron en el tiempo y la forma en que se

solicitó. Además, cuando lleguen, verificar que la cantidad y los artículos recibidos coincida

con los datos en la orden de compra.

Al ser un documento flexible es fácil que hagas una orden de compra en Excel o en Word,

para lo cual es recomendable que hagas un formulario que puedas utilizar cada vez que

necesites hacer una. Si quieres evitar crearlo desde cero, ahorra tiempo y utiliza nuestras

plantillas gratuitas para crear órdenes de compra.

5. ¿Qué es una orden de compra cerrada?

Al contrario de la orden de compra abierta, una cerrada se refiere a una solicitud de compra

de bienes o servicios que ha sido completada. Esto significa que todas las etapas del

proceso de compra han sido cumplidas.

Estas etapas incluyen la selección de proveedores, negociación de precios y términos.

También suponen la aprobación de la orden de compra, envío de los bienes o servicios, y

recepción y verificación de los mismos.

Una vez que se ha cumplido con todas las condiciones de la orden de compra y se ha

recibido la factura final, se procede a la liquidación de la misma y se considera que la orden

de compra ha sido cerrada. En esta instancia, todas las transacciones financieras y

contables relacionadas con la compra se han completado.

PROCESO DE EJECUCIÓN

OPERACIONES / PASOS /SUBPASOS

SEGURIDAD /

MEDIO AMBIENTE /

NORMAS -

ESTANDARES

Paso 1: Ingresamos al blackboard ✓ Revisamos todo el material ✓ Descargue archivos Paso 2: Planificación del Desarrollo del Tema Paso 3: Análisis e Investigación del Tema ✓ Busco información de fuentes confiables ✓ Realizamos información de las preguntas Guías Paso 4: Resolución de las Preguntas Guías Paso 5: Realizo una Orden De Compra ✓ PRODUCTO PRESUPUESTADO Y NO PRESUPUESTADO En el caso de transacciones comerciales repetitivas entre el proveedor y la organización, el área de compras debe establecer un acuerdo comercial o contrato marco, que regule todas las transacciones futuras para agilizar el proceso de compra. ✓ PROCESO DOCUMENTARIO El proceso de compras debe ser respaldado por una serie de documentos que permitan el flujo y el registro de la información durante el proceso de negociación y compra (como las condiciones de compra y de la cadena de aprobaciones) tanto entre las áreas funcionales de la organización, como con el proveedor. ✓ IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD El origen del proceso de compras en una organización siempre estará determinado por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente interno, que puede ser cualquier área pero es principalmente el área productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa. ✓ SOLICITUD DE PEDIDO COMPRA La persona que crea la solicitud de pedido especifica que insumos o servicio se requiere, así como la cantidad y la fecha de entrega. Luego, el área de compras debe determinar si se cuenta con suficiente material en el inventario o si se requiere emitir una orden de compra o de servicio. El costo de compras correspondiente a dicha solicitud de pedido es imputado como un gasto al área funcional que solicita la compra. ✓ SOLICITUD DE COTIZACIÓN Al enviar la solicitud de cotización, el área de compras debe asegurarse de enviar todas las características técnicas y cualitativas necesarias para asegurar un claro entendimiento de los requerimientos de la organización. ✓ CUADRO COMPARATIVO. EVALUACIÓN En este punto viene el proceso de negociación con el proveedor y la elección de la propuesta ganadora del proveedor; esta decisión por lo general se toma de la mano con el solicitante y el jefe de área. ✓ ORDEN DE COMPRA Al finalizar el proceso de negociación y habiendo elegido una cotización, el área de compras debe emitir la orden de compra o servicio, que representan los principales documentos para la contratación del trabajo de un proveedor. ✓ ORDEN DE PAGO Luego de que el proveedor ha entregado los artículos o ha ejecutado el servicio, el área de compras debe emitir la entrada de mercancías o la aceptación del servicio según corresponda. Para emitir dicho documento deben constatar que HOJA DE PLANIFICACIÓN

[NOMBRE DEL TRABAJO]

[APELLIDOS Y NOMBRES] [ESCALA]

DIBUJO / ESQUEMA/ DIAGRAMA

INSTRUCCIONES: completa la lista de recursos necesarios para la ejecución del trabajo.

1. MÁQUINAS Y EQUIPOS

Computadora Laptop Celular

3. HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS

Ms Word Ms Excel Google Youtube

5. MATERIALES E INSUMOS

https://squareup.com/us/es/glossary/purchase-order https://blog.gitnux.com/es/ordenes-de-compra/ https://corposuite.com.mx/2023/02/09/cuales-son-los-tipos-de-ordenes-de- compras/ https://www.anm.gov.co/sites/default/files/Documentos/indumil- formatosugeridoordendecompra.pdf LISTA DE RECURSOS