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PROCESOS DE LOS PROYECTOS DEPORTIVOS
INTRODUCCIÓN La realización de todo proyecto, incluidos los que pertenecen al ámbito deportivo, está compuesta por una serie de etapas o fases. Estas etapas abarcan desde los pasos iniciales una vez concebida la idea del proyecto hasta la valoración final del proyecto y la entrega de la documentación respectiva. Es necesario conocer y entender cada una de estas etapas, así como los procesos involucrados en cada una de ellas, para tener un control integral del proyecto y alcanzar los objetivos planteados.
Luego de aprender las funciones relacionadas con la gerencia de proyectos deportivos (sesión^ I.^ Conceptos generales
- y las características de la gerencia deportiva (sesión 4), corresponde en esta sesión identificar los procesos relacionados con la ejecución de un proyecto deportivo. Al respecto, cabe recordar que una gerencia deportiva puede tener entre sus funciones el desarrollar y ejecutar uno o más proyectos, siendo un proyecto deportivo “una propuesta para cubrir un tipo de demanda específica del ámbito deportivo”. A modo de ejercicio, el lector puede asumir que está a cargo de una gerencia deportiva entre cuyas funciones está desarrollar uno o más proyectos deportivos. Las preguntas que corresponden hacernos es ¿qué es un proyecto?, ¿cuáles son sus características? Para responder a estas interrogantes podemos recordar un concepto previo sobre el término proyecto. Proyecto Designio o pensamiento de ejecutar algo. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva. *Fuente: Rae.es Un proyecto es un plan, un esquema o una propuesta con el fin de alcanzar un determinado objetivo. En una visión empresarial, un proyecto es el medio por el cual una organización busca alcanzar sus objetivos estratégicos, los cuales pueden tener como inicio “una demanda del mercado, una necesidad de la organización, el requerimiento de un cliente, entre otros”. En el caso de un proyecto deportivo, tal como hemos señalado, el objetivo será ofrecer un producto o servicio destinado al ámbito de la industria del deporte. Si bien un proyecto deportivo tiene características específicas y propias del ámbito al que se dirige, el proceso que abarca su realización (desde su concepción como idea hasta el alcance de los objetivos finales establecidos) es similar al de todo tipo de proyecto. Teniendo en cuenta esto, podemos definir el término “proyecto” de la siguiente manera:
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (Fuente: varios autores)
De la definición anterior, se entiende por “esfuerzo” toda acción que genera un cambio o valor. Un proyecto involucra una serie de acciones e iniciativas dirigidas a generar o crear algo. Es “temporal” porque tiene un inicio y un fin (en el tiempo y en número de recursos, procesos y acciones). El fin o término del proyecto se determina por el alcance del objetivo u objetivos trazados. Se hace mención a “único” porque “no es una operación rutinaria, sino un conjunto
específico de operaciones diseñadas para lograr una meta particular” (Fuente: varios autores). El término único también se entiende porque lo que busca ofrecer el proyecto incluye alguna diferencia con respecto a otras propuestas similares (un producto o servicio) ya existentes dentro de la organización o dirigidas al mismo público objetivo. Pues de lo contrario ¿qué sentido tiene ofrecer una propuesta cuyos alcances ya son cubiertos, sin ninguna diferencia, por otras ya existentes?
II. ¿Cómo nace un proyecto? Identificados los conceptos de proyecto como propuesta (solución) y como ejecución (tareas y objetivos), cabe preguntarse: ¿cómo surge un proyecto? Todo proyecto nace a partir de la identificación de un problema, oportunidad o necesidad no cubierta (demanda). Esto da lugar a la generación de una idea (propuesta) dirigida a alcanzar un objetivo (en este caso elaborar un producto o servicio) que dé solución a la demanda identificada. A partir de la explicación anterior, podemos definir un proyecto (su concepción, elaboración, desarrollo y ejecución) como el medio por el cual se logra alcanzar uno o más objetivos que permitirán brindar una solución a una determinada demanda no cubierta. “Un proyecto es un conjunto de actividades temporales, generalmente realizadas en grupos cuyo objetivo es producir un bien, servicio o resultado particular. Los proyectos son temporales, con un inicio, un medio y un fin bien delimitados, objetivos claramente definidos y recursos bien planificados para obtenerlos”. Fuente: heflo.com Pero ¿qué tan fácil es concebir una idea que permita elaborar una propuesta viable, creativa y rentable?, ¿qué se requiere para identificar una demanda que nos permita generar una propuesta atractiva? Toda propuesta (idea) para un proyecto exige un conocimiento previo del entorno (contexto económico, social, legal, etc.), del mercado (requerimientos y demanda no cubierta, competencia, público objetivo, etc.) y del negocio (oportunidades, limitaciones, etc.). No es posible generar ni proponer alternativas de acción sin un conocimiento previo ni una actitud de permanente alerta sobre las oportunidades de negocio en el mercado o ámbito en que una organización se desarrolla. Es responsabilidad de una gerencia de proyectos mantener una participación activa en la generación de nuevas ideas y propuestas, al margen de aquellas elaboradas por terceros o de manera externa y que tenga la responsabilidad de ejecutar.
“En cualquier caso, se debe tener en cuenta que todo proyecto se ve influenciado también por la cultura de empresa, su estructura, factores ambientales y del entorno, los activos de los procesos organizacionales y la calidad de la comunicación. Las habilidades, formación y experiencia del director (gerente) de proyecto (encargado de liderar un proyecto) intervendrán de manera decisiva a la hora de coordinar y cohesionar los esfuerzos de todas las partes que intervienen, aunándolos hacia la consecución de la meta común”. Fuente: obs-edu.com
Concebida la idea e identificados los objetivos a alcanzar para ofrecer una solución a una^ III.^ Etapas de un proyecto determinada demanda, el siguiente paso es la elaboración del proyecto; es decir, la propuesta o esquema ordenado de los elementos y las acciones a realizar para elaborar un producto o servicio determinado.
- Planificación. económicos, etc.) para alcanzar los objetivos así como los procesos (tareas a realizar) y En esta etapa se determinan los requerimientos (logísticos, humanos, el cronograma (calendario de trabajo). El objetivo es “definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa” (Fuente: eoi.es). De igual manera se elabora el organigrama del equipo involucrado en el proyecto así como los canales de comunicación al interior del mismo y con otras áreas. En esta fase también se determina el tipo de documentación que se empleará para realizar el proyecto. “En esta fase se requiere un importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades de personal, recursos y equipo… se trata de crear un conjunto de planes que establezcan una clara hoja de ruta”. Fuente: obs-edu.com
- Ejecución. planificación. Las tareas y procesos establecidos deben realizarse cumpliendo el En esta fase se realizan las actividades programadas en la etapa de cronograma establecido y alcanzando las metas o productos intermedios indicados. Es importante ser capaz de reajustar alguna tarea o procedimiento ante cualquier tipo de imprevisto o resultado adverso a fin de asegurar el alcance de los objetivos trazados. En esta etapa se gestiona “el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo, las actualizaciones y modificaciones” (Fuente: obs-edu.com).
Procesos de planificación Está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.Los procesos de planificación desarrollan el plan para la dirección (gestión) del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo.A medida que se recopilan o se comprenden más características o informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificación.Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o más de los procesos de planificación y, posiblemente, algunos de los procesos de iniciación. Esta incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto recibe generalmente el nombre de ‘planificación gradual’, para indicar que la planificación y la documentación son procesos repetitivos y continuos. Fuente: formulaproyectosurbanospmipe
Procesos de ejecución Compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo indicado en el plan para la gestión del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de proceso implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de conformidad con el plan para la dirección del proyecto. Fuente: formulaproyectosurbanospmipe
- Seguimiento y control. Esta fase concentra todos los procesos que permiten “el seguimiento, revisión y Etapa que se realiza de manera conjunta con el de la ejecución. monitoreo del progreso de un proyecto” (Fuente: obs-edu.com). Lo esencial en esta fase es detectar con la mayor precisión y rapidez posibles cualquier tipo de desviación en las tareas, actividades y resultados programados con el fin de aplicar el cambio necesario.
- Cierre. Finalizadas cada fase y tareas establecidas en el proyecto se procede a realizar una evaluación de cada una de ellas. Es decir, se evalúa cada etapa y se valora el proyecto en su conjunto. En esta etapa se elabora toda la documentación requerida en torno a la ejecución del proyecto (uso de recursos, cumplimiento de plazos y objetivos) y de los resultados obtenidos.
Cada una de estas cinco etapas implica una revisión previa para verificar su adecuada concepción y realización antes de pasar a la siguiente.
“Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas ellas poseen características similares: cada fase está focalizada en un trabajo concreto; las
Procesos de seguimiento y control Compuesto por aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeño del proyecto se observa y se mide de manera sistemática y regular, a fin de identificar variaciones respecto del plan para la gestión del proyecto. El grupo de procesos de seguimiento y control también incluye: o Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar o posibles problemas.Dar seguimiento a las actividades del proyecto, comparándolas con el o plan para la gestión del proyecto.Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados. Fuente: formulaproyectosurbanospmipe
Procesos de cierre Integrados por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades de todos los grupos de procesos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los procesos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, según corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado. Fuente: formulaproyectosurbanospmipe
Asimismo, el director (gerente) del proyecto y su equipo de trabajo deberán determinar los procesos que serán necesarios para llevar a buen puerto el proyecto. No olvidemos que solo después de que se complete la gestión de los riesgos se podrá determinar el costo y cronograma final, por lo que será necesario pasar por un proceso de identificación de riesgos, análisis cualitativo y cuantitativo y una planificación de respuesta a los riesgos para finalizar los componentes del plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto. Es importante señalar que aunque cada parte sea conocida como ‘fase’, cada una de estas podría ser planificada como un proyecto en sí mismo, con todo lo que representa... Un asunto importante es que tal vez no sea posible planificar todas las fases a un nivel detallado hasta que la anterior esté casi completada”. Extracto de Los procesos en la dirección de proyectos (José Díaz, 2014. www.esan.edu.pe)
CONCLUSIÓN El punto inicial de todo proyecto es la identificación de un problema, oportunidad o necesidad (demanda), lo cual genera una idea dirigida a brindar una solución.
A partir de esta idea se elabora el objetivo u objetivos que permitirán brindar la solución a la demanda identificada.
Dichos objetivos se alcanzan mediante el desarrollo y ejecución de un proyecto. Todo proyecto está dividido en etapas o fases para brindar un mayor control e integración del mismo. En términos generales se identifican cinco etapas que conforman el denominado ciclo de vida de un proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.
Cada una de estas etapas está integrada por un conjunto de procesos (acciones, tareas y actividades) denominados grupos de procesos.
Comprender y cumplir con las etapas y procesos de un proyecto nos permitirán controlar de manera adecuada el desarrollo y ejecución del mismo a fin de alcanzar los objetivos trazados.
BIBLOGRAFÍA http://www.eoi.es/blogs/embacon/2014/04/29/las-5-fases-en-gestion-de-proyectos/ https://formulaproyectosurbanospmipe.wordpress.com/2012/04/22/procesos-de-la- direccion-de-proyectos-para-un-proyecto-tema-n-3-26-03-2012-2da-parte-la-guia-del-pmbok- capitulo-3/ https://www.heflo.com/es/blog/bpm/procesos-gestion-proyectos/ http://www.itmplatform.com/es/blog/ciclo-de-vida-del-proyecto/ Robbins, Stephen P. y Coulter Mary (2010). Administración. Décima edición. México: Editorial Pearson.
