¡Descarga Procesos de produccion de procesos y más Diapositivas en PDF de Mecánica solo en Docsity!
Tema de tapa
Procesos
de selección
de tecnología
Por María Florencia Lértora y Pablo Ariel Villafañe (YPF S.A.)
En tecnologías maduras, como las disponibles en la industria de la
refinación, al momento de realizar una selección, es clave establecer una
correcta estrategia que se adapte a las necesidades del proyecto. El informe
de selección de tecnología es el resultado de analizar, comparar y evaluar
técnica y económicamente los distintos procesos, definiendo en cada
caso la mejor solución para la compañía en la que se combinan factores,
como aptitud técnica, inversión necesaria, costos de operación, calidad de
producto, constructibilidad, mantenibilidad y seguridad operativa.
Petrotecnia • 5 - 2018 | 19
C
omo consecuencia de la evolución de los mercados hacia requisitos cada vez más exigentes, la compañía debía enfrentar una nueva etapa de cambios en las es- pecificaciones de combustibles, similar a la etapa de 2010- 2012, tanto en naftas como en diésel. Con apenas unos es- tudios preliminares, se solicitó a la Gerencia de Ingeniería de Obra y Construcciones de la Vicepresidencia Downstream gestionar la selección de tecnologías y la contratación de todas las ingenierías básicas necesarias en los complejos de YPF para su adecuación a la nueva regulación. Los esquemas de refino aún presentaban algunas alter- nativas, por lo que no se contaba con una definición cerra- da que facilitara las condiciones para iniciar los concursos de precios, la selección de tecnología y la contratación de las ingenierías. Sin embargo, no se podían dilatar mucho
más los plazos, ya que la experiencia del equipo en las ges- tiones de proyectos anteriores y los requisitos que imponen los procesos de trabajo de la empresa indicaba que se de- bía lanzar la gestión de compras lo antes posible, al menos para aquellos pertenecientes al primer grupo de implemen- tación. Producto de un análisis integral de los complejos, se esperaba que las definiciones de las necesidades de nuevas plantas de proceso o modificaciones de las existentes ( Re- vamps ) llegaran con una simultaneidad poco habitual. El desafío era encontrar la forma de reducir los plazos de las actividades mencionadas y nivelar la carga de trabajo que se vislumbraba con picos de demanda importantes.
Desarrollo
La estrategia propuesta consistió en realizar, antes de la selección de tecnología y de los concursos de precios de las ingenierías, un proceso de precalificación de los tecnó- logos a partir de la negociación de un modelo de contra- to cuyo resultado final sería un conjunto de condiciones acordadas al momento de las licitaciones, que permitiera desarrollarlas enfocándose en los aspectos técnicos y en un plazo menor.
1) Proceso de precalificación contractual
Se invitó a participar a tecnólogos de diferentes países con experiencia en procesos de hidrotratamiento de hidro- carburos y en generación de hidrógeno, con la obtención de diez candidatos para formar parte de esta etapa. El ob- jetivo era contar con la mayor cantidad posible de empre- sas precalificadas, de modo de asegurar la competencia y disponer de un amplio abanico de soluciones tecnológicas que deriven en la mejor alternativa técnico-económica para el cumplimiento de las futuras especificaciones de los combustibles. También se buscaba reducir los plazos de negociación contractual, una vez definidos los esquemas y las unidades de proceso objeto del concurso. Si bien se indicó el marco de referencia dado por el tipo de unidades por construir, reconvertir o modificar y las re- finerías donde ocurriría, el foco estuvo en la discusión de aspectos comerciales, legales y algunos técnicos, pero en forma genérica, comunes a cualquiera de las tecnologías involucradas. El punto de partida fue poner a consideración un mode- lo de contrato elaborado por YPF para la contratación de in- genierías en fases tempranas. Este modelo ha sido nutrido a lo largo de los años con las lecciones aprendidas de proyec- tos anteriores. Además de contener las cláusulas típicas de todo contrato, como definiciones, obligaciones de las par- tes, precios y métodos de certificación y pago, ley aplicable, condiciones para la resolución de controversias, suspensión, rescisión o terminación, garantías contractuales, manejo de los reclamos, responsabilidades, etcétera. A continuación se describen algunas de las secciones especialmente relevantes, que consideramos que se deben tener en cuenta al contratar ingenierías básicas con tecnólogos.
- Licencias: muchas de estas tecnologías son procesos li- cenciados. Para estos casos debe preverse si serán tem- porales o a perpetuidad, los derechos sobre el uso de la tecnología que adquiere el comitente con la licencia
dad de operar una planta ya construida. Este artículo aborda las obligaciones, las responsabilidades y las ac- ciones que se deben implementar si ocurriera dicho reclamo, en aspectos legales y técnicos con el fin de mantener la unidad en operación.
- Términos y condiciones para equipos y catalizadores: es posible que el diseño involucre equipos o cataliza- dores propietarios, que obligatoriamente deben ser adquiridos al tecnólogo u otros denominados manda- torios, que son de suministro exclusivo por un tercero determinado. Aunque ellos no sean adquiridos junto con la ingeniería, es recomendable conocer en detalle cuales serán esos ítems y acordar de antemano cier- tas condiciones que se trasladarán a futuras órdenes de compra. Por citar algunas, condiciones de entrega, penalidades por retraso, garantías, hasta precios y fór- mulas de ajuste. También hay equipos que, no perte- necen a las categorías mencionadas, pero su provisión está limitada a una muy corta lista de vendors (tres o menos). Esto condiciona las posibilidades de suminis- tro y la competencia en concursos de precios, por lo tanto, se requiere que esta clase de equipamiento sea listada en las etapas de oferta de ingeniería. Adicio- nalmente debe asegurarse que, durante el diseño de ingeniería básica, los equipos no incluidos en esa lista cuenten con al menos cuatro fuentes de provisión.
- Términos y condiciones para asistencias técnicas y otros servicios: al seleccionar una tecnología, la rela- ción con el licenciante se extiende más allá del de- sarrollo de la ingeniería básica. Habitualmente se necesita la participación del personal del tecnólogo
en revisión de algunos documentos de ingeniería de detalle o de vendors , en análisis de riesgos de proceso, evacuando consultas que surjan durante las etapas de ingeniería posteriores a la básica, supervisando la ins- talación de equipos importantes, asistiendo al comi- sionado y puesta en marcha, etc. Incluso pueden ser condicionantes impuestos por los tecnólogos para la validez de los parámetros garantizados. Es importante que todos estos aspectos sean abordados de antemano y, por lo tanto, que estén incluidos en el contrato de ingeniería, de manera de negociar las condiciones de dichas asistencias, en conjunto con la propuesta para la elaboración de la ingeniería básica. Esto representa una situación más equilibrada para la negociación, al igual que ocurre en el caso de equipos propietarios, mandatorios y catalizadores. La mecánica utilizada fue enviar los modelos de con- tratos para análisis y comentarios, seguido de sucesivas rondas de revisión por parte de un equipo interdiscipli- nario en el que participaron en forma directa o dando so- porte, representantes de las áreas de compras, contratos, proyectos, administración de contratos, legales, staff téc- nico, impuestos y seguros. Posteriormente, comenzaron las reuniones de negociación, presenciales o a distancia. Fue una actividad muy enriquecedora que demandó mu- cha dedicación y como resultado se lograron los primeros acuerdos, que fueron documentados mediante cartas de aceptación. Al final de este trabajo, ocho de los diez tecnólogos resultaron precalificados, es decir, estarían en condicio- nes de participar del proceso de selección de tecnología.
Esta instancia luego sería instrumentada mediante concur- sos de precios para el desarrollo de ingenierías básicas, en los cuales varios de ellos requirieron de la elaboración de ingeniería como parte del proceso de oferta ( Scoping study o revamp study ), para varias alternativas de solución a los objetivos planteados.
2) Selección de tecnología
La selección de tecnología es un proceso metodológico que implica la búsqueda y el análisis de una tecnología de un tercero (habitualmente llamado tecnólogo o licencian- te) de una determinada unidad de proceso. Se trata de un método riguroso en las etapas más tem- pranas de los proyectos que pretende garantizar que la tecnología seleccionada es la más competitiva de todas las disponibles, medida a través de diferentes variables de interés particular para la compañía y cuya evaluación se adecua a cada proceso en particular. Como se mencionó, se definió el nuevo esquema de las refinerías para el cumplimiento de nuevas especificaciones de combustibles, a través de un grupo multidisciplinario de la compañía. Superado el primer hito de preselección de licenciantes y luego del armado del short list de invitados, se realizó internamente el armado de los distintos documentos o anexos que forman parte de cada concurso de selección. El grupo de trabajo en esta etapa para la confección de la documentación requerida se conforma por especialistas (en su mayoría ingenieros en procesos, al menos en esta etapa inicial) y el equipo de gestión de proyectos. Como
áreas de apoyo se cuenta con el equipo de compras, contra- tos, planificación estratégica y desarrollo técnico. Los documentos centrales de esta etapa de selección son los siguientes:
- Matriz de selección de tecnología.
- Elaboración de bases de diseño.
- Definición de la documentación que se entregará con las ofertas técnico-comerciales.
- Definición del alcance mínimo de la provisión de la ingeniería.
- Normativas de referencia por considerar.
Previo al inicio del proceso, se establecieron para cada uno de los pasos, el contenido, la finalidad y los responsa- bles de cada grupo asignado.
Matriz técnica de selección de tecnología La matriz es un documento interno y confidencial que permite hacer una comparación ordenada y sistemática de los ítems más importantes que se evaluarán, los cuales de- ben ser definidos antes del inicio del concurso. Estos ítems son definidos de manera particular según el tipo de proce- so de manera que contemplen los aspectos más relevantes. Para citar un ejemplo, en una unidad de procesos cualquie- ra se consideran los consumos de servicios auxiliares, entre otras variables de análisis. Esta matriz se elaboró al inicio del proceso y, antes de comenzar los análisis técnico-comercial, se puso a conside- ración de todos los interesados de la organización de YPF, se recibieron los comentarios o las mejoras, para luego pu- blicarla con el visto de todo el equipo de trabajo. Acordar
para establecer qué información se requiere, según el nivel de ingeniería que se desarrollará. En el caso de las tecnologías licenciadas, si bien cada tecnólogo tiene un alcance típico establecido para el arma- do de los paquetes de ingeniería, pueden darse situaciones en las que el cliente desee hacer ajustes con el fin de ade- cuar los entregables a sus necesidades. En esta instancia es importante haber definido bien los entregables de mínima que se requieren y su contenido, además de contrastarlos con una checklist una vez recibidas las ofertas.
Normativas de referencia por considerar Se envía un anexo con las normativas generales que se deben tener en cuenta: estándares de diseño propios de la compañía, leyes nacionales o provinciales y normas inter- nacionales, entre otras. En lo referido a estándares de diseño, en general y en etapas de ingeniería básica de tecnólogos, se aceptan los estándares de los licenciantes y se especifica en este anexo si alguno en particular requiere de su cumplimiento.
Etapa de preparación y de análisis de ofertas Una vez determinado un plazo para la presentación de las ofertas técnico-comerciales y recibida la documenta- ción a través del grupo de compras, comenzó el proceso de evaluación por parte del grupo asignado a dicho análisis. Los aspectos comerciales fueron analizados por los sec- tores de Compras y Proyectos, mientras que los técnicos están a cargo del staff de especialistas asignado al proyecto. Como se mencionó, apenas recibidas las ofertas, se ve- rificó el contenido global con una checklist para comprobar si la documentación requerida estaba completa o, por el contrario, había alguna omisión. Este orden inicial permite evitar demoras ya adentrados en el proceso de evaluación. En esta etapa comenzó el intercambio de consultas o pedido de información adicional con los tecnólogos para homologar todas las propuestas recibidas. Esta información siempre se guarda de manera ordenada en una planilla, de forma de contar con la historia de todo el análisis y tener una traza limpia del proceso de intercambio con los licenciantes. Una vez que se verificó que se disponía de toda la in- formación técnica requerida y contenida en la matriz pre- viamente elaborada, se comenzó con su completamiento. La matriz de evaluación tiene una estructura cualitativa y cuantitativa. La cualitativa permite concluir si un licen- ciante cumple o no con los requisitos mínimos exigidos a través de criterios excluyentes (pasa/no pasa). Por ejemplo, calidad del producto requerido o el plazo de la ingeniería. Una vez superados los atributos absolutos, el análisis continúa con criterios de ponderación, los cuales se ajus- tan a cada proceso en particular donde en cada línea de análisis se asigna una puntuación. De esta manera sale una calificación ponderada por tecnólogo, que debe superar un valor umbral mínimo para cumplir con la aptitud técnica. En las últimas evaluaciones y como punto de mejora e integración, se complementó el proceso de selección
con planificación estratégica. De esta manera, además de la evaluación técnica, se realizan análisis de los beneficios económicos de cada licenciante teniendo de esta manera una mirada integral y propiciando el abordaje a la mejor alternativa para la compañía en su conjunto. Además, esto conlleva un soporte técnico en la selección y un análisis económico realizado por un grupo especializado. En esta fase se pretende llegar a un entendimiento completo de la tecnología que permita su valoración téc- nica y de proceder económica, para su comparación con otras tecnologías con objetivos semejantes de producción.
Etapa de cierre del proceso de selección Se considera que el proceso ha sido completado y se está en condiciones de seleccionar al licenciante, cuando se han pasado por los siguientes puntos:
- Homologación técnica de las ofertas: se cuenta con toda la información para el completamiento de la ma- triz técnica y los datos son comparables entre sí.
- Aclaraciones a desvíos comerciales o técnicos cerrados.
- Ronda de consultas cerradas.
Con la información mencionada, en un informe final, se plasmaron las conclusiones del proceso de análisis.
Conclusiones
El proceso de precalificación contractual fue efectivo, dado que posibilitó obtener un alto porcentaje de tecnó- logos de primer nivel con modelos de contratos acordados para luego desarrollar nueve concursos de precios para la provisión de estudios de revamp e ingenierías básicas. Así se logró tanto asegurar la competencia como contar con un amplio espectro de soluciones para los esquemas de re- finación seleccionados. A la vez, posibilitó la realización de una correcta identificación de los riesgos asociados a los modelos contractuales, dando espacio para la toma de acciones de mitigación de los mismos. También estable- ció las bases para futuros acuerdos con los distintos tec- nólogos. Realizarlo anticipadamente permitió que durante el análisis de ofertas, los equipos se concentraran en los aspectos técnicos y comerciales particulares de cada pro- yecto. La misión del grupo evaluador de la tecnología es ana- lizar los distintos aspectos relacionados con las distintas tecnologías disponibles, transformarlos o reducirlos a va- riables económicas y determinar en colaboración con el negocio el impacto sobre: inversión total, costos de pro- ducción, márgenes, ventas, etc. El informe de selección de tecnología es el resultado de analizar, comparar y evaluar técnica y económicamen- te los distintos procesos, sean licenciados o no. Conviene destacar el término “económicamente”, porque, al margen de las excelencias técnicas de un proceso, la idoneidad del mismo debe, como consecuencia, suministrar alguna ven- taja competitiva a la compañía.
