Fundamentos de Microsoft Excel: Ventana de Trabajo y Funcionalidades Básicas, Resúmenes de Tecnologías de la Información y la Comunicación

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MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez CLASE TEORICA N° 1 OBJETIVO: Que los alumnos comprendan los fundamentos principales de Microsoft Excel, así como sus partes que conforman la ventana de trabajo. INTRODUCCION A MICROSOFT EXCEL ¿Qué es Microsoft Excel? Es un programa que trabaja usando hojas electrónicas, también llamadas hojas de cálculo sirven para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Otra cosa buena es que en Excel no es necesario saber matemáticas para utilizarlo, en muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas, también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, desde llevar las cuantas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. (Investigue otros programas se usan para crear hojas electrónicas) INICIAR MICROSOFT EXCEL. Para acceder a este programa lo podemos hacer de múltiples formas, entre estas podemos mencionar las siguientes: Desde el botón Inicio, todos los programas y luego clic en la carpeta Microsoft Office, dar clic sobre el icono de Microsoft Excel. Desde el icono de Excel ubicado sobre el escritorio. Desde la barra de tareas dando clic sobre el icono de Excel anclado en ella. PANTALLA INICIAL DE MICROSOFT EXCEL. Al iniciar Excel aparece una pantalla la cual está formada por una serie de componentes fundamentales para el funcionamiento del mismo, la estructura de la ventana del programa es la siguiente:

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez Banda de opciones. Son los iconos que nos muestra el programa por defecto el programa nos muestra los icono que se encuentran bajo la pestaña Inicio, estos iconos son los utilizados con mayor frecuencia en los procesos del programa. Con la tecla ALT activamos el método abreviado de las demás opciones. Barra de fórmulas. Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir la casilla donde estamos situados, en esta barra se verá la fórmula utilizada cuando realicemos un cálculo matemático. Barra de etiquetas. Nos permite mostrar y movernos por las diferentes hojas electrónicas que forman el libro de trabajo. Barra de desplazamiento. Es la que nos permite movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón o hacer clic sobre los triángulos. Barra de vistas y zoom. Muestra las tres vistas con que dispone Excel para sus documentos. Normal , Diseño de página y Vista previa de salto de página así como el nivel de zoom.

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez TERMINOS BASICOS DE EXCEL Existe una serie de términos técnicos que se mencionan en este módulo, es necesario saber el significado de cada uno de ellos, entre estos parámetros podemos mencionar los siguientes: Libro de trabajo : Es un conjunto de hojas electrónicas que pueden ser de 1 hasta un máximo de 255 hojas por libro todas guardadas bajo un mismo nombre. Hoja de trabajo : Es donde se editan los documentos numéricos y está formada por filas y columnas, las filas se identifican por los números y las columnas por las letras. Tamaño de la hoja : Una hoja está formada por 16,384 columnas y 1, 048,576 filas. Celda : Es la relación de una fila con una columna, las celdas se identifican con un nombre la primera celda es llamada A1 y la ultima es llamada XFD 1, 048,. MOVIMIENTOS RAPIDOS EN LA HOJA. Tan solo una hoja es visible en la ventana de documentos, nuestro archivo muchas veces ocupara más filas que las visibles en pantalla y es necesario desplazarse por ella rápidamente para ello utilizaremos las siguientes teclas rápidas. TECLAS FUNCION Flecha cursora abajo (^) Se desplaza una celda hacia abajo Flecha cursora arriba Se desplaza una celda hacia arriba Flecha cursora derecha Se mueve una celda a la derecha Flecha cursora izquierda Se mueve una celda a la izquierda AvPag Se mueve una pantalla hacia abajo RePag Mueve una pantalla hacia arriba Ctrl + Inicio (^) Se desplaza a la celda A Crtl + flecha arriba Mueve el cursor a la primera fila de la hoja activa. Ctrl + flecha abajo Desplaza el cursor a la última fila de la hoja activa Ctrl + flecha derecha Desplaza el cursor a la última columna Ctrl + flecha izquierda Desplaza el cursor a la primera columna Ctrl + Reg Pag Mueve el cursor a la página anterior del libro Ctrl + Av Pag (^) Mueve el cursor a la siguiente página del libro Otra forma de moverse por la hoja es cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir, para movernos solo escribimos el nombre de la celda en la barra de fórmulas y pulsamos la tecla Enter.

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez CLASE TEORICA N° 3 OBJETIVO: Que los alumnos conozcan como desplazarse por un libro de trabajo. MOVIMIENTO RAPIDO EN EL LIBRO. Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas electrónicas, por defecto muestra 3 para office 2010, y 1 hoja para office 2013, 2016 y 2019. Existen varios métodos para desplazarnos por las diferentes hojas del libro, entre los métodos a utilizar tenemos: La barra de etiquetas Método abreviado Moviéndonos con la barra de etiquetas. Para desplazarnos por las hojas basta con dar clic sobre el nombre de la hoja que se ubica en cada etiqueta (las etiquetas pueden ser personalizadas), o utilizando los botones de desplazamiento que se ubican en dicha barra, ejemplo: Se utiliza para visualizar desde la hoja 1. Para visualizarla hoja anterior. Para visualizar la hoja siguiente. Para visualizar la última hoja. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto. Otra forma de movernos dentro del libro es utilizando el método abreviado. Ctrl + AvPag : Se desplaza la siguiente hoja del libro. Ctrl + RePag : Nos muestra la hoja anterior del libro. Para el office 2016 y 2019 los botones de desplazamiento sufren un cambio, estos son los siguientes: Para regresar a la Hoja1 dar clic derecho sobre el botón SIGUIENTE PAGINA, y elegir a que página regresaremos. TIPOS DE DATOS. Microsoft Excel permite trabajar con dos tipos de datos, estos son los siguientes. Valores constantes. Formulas.

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez Valores constantes: Es aquel dato que se introduce directamente a la celda por medio del teclado, puede ser un número, una fecha u hora o un texto. Formulas: Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos, se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos. Etc. Una formula siempre debe iniciarse con el signo igual ( = ) ERRORES DE DATOS. Cuando introducimos una formula en una celda puede ocurrir que se produzca un error, dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Excel clasifica los errores en las siguientes categorías: #####: Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM!: Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0!: Cuando se divide un numero por cero. #¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la formula. #N/A: Cuando un valor no está disponible para una función o formula. #¡REF!: Se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. CLASE TEORICA N° 4 OBJETIVO: Que los alumnos conozcan la función de las diferentes fórmulas en Excel. LAS FUNCIONES ¿Qué es una función? Es una formula predefinida por Excel que opera con uno o más valores y devuelve un resultado. Este resultado aparecerá directamente en la celda donde nos encontremos situados en ese momento. La sintaxis de cualquier función es la siguiente: =nombre_función(argumento1:argumento2) Toda función debe seguir las siguientes reglas: Toda formula debe iniciar con el signo igual (=) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis, no dejar espacios antes ni después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (números o textos), formulas o funciones. Los argumentos deben separarse por un punto y coma (;)

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez SUMANDO CANTIDADES DE VARIAS TABLAS SIMULTANEAMENTE. Este proceso nos ahorrara tiempo cuando necesitemos obtener una sumatoria en varias tablas de nuestra hoja de cálculo, el proceso es el siguiente:

1. Seleccionar el contenido de las tablas (no debe de incluir los encabezados de las tablas), para ello deberá de usar la combinación del mouse con la tecla CTRL.
2. Seleccione la primera parte de la tabla con el mouse.
3. Mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre la selección con el mouse sobre la otra tabla, recuerde no incluir los encabezados, haga lo mismo con las demás tablas, las tablas se verán así:
4. Luego presione la combinación de teclas ALT + SHIFT + 0, listo las sumatorias las mostrara en el instante, ejemplo:

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez FORMULA PARA OBTENER UN PROMEDIO. =promedio(argumento1:argumento2) Esta fórmula devuelve la media aritmética de las referencias expuestas en la lista de argumentos. Ejemplo. FORMULA PARA OBTENER EL VALOR MAXIMO. =max(referencia1:referencia2) Devuelve el valor máximo de todas las cantidades expuestas en la lista de argumentos. Ejemplo: FORMULA PARA OBTENER EL VALOR MINIMO. =min(argumento1:argumento2) Esta fórmula muestra el valor mínimo de todas las cantidades expuestas en la lista de argumentos. Ejemplo: Tarea: Investigar la función de las siguientes formulas: Contar

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez Para este caso elegiremos SUMA, damos clic en ACEPTAR, luego nos mostrara la siguiente ventana. El resultado aparecerá en la celda. CLASE TEORICA N° 6 OBJETIVO: Que los alumnos comprendan el modo en que Excel clasifica los operadores aritméticos. LOS OPERADORES ARITMETICOS. ¿Qué son los operadores aritméticos? Son los signos matemáticos utilizados para realizar una operación en una hoja de cálculo. Excel clasifica los operadores aritméticos en 3 niveles y para operarlos deberán de cumplir ciertas reglas. Los operadores aritméticos son los siguientes:

TAREA:

Desarrollar los siguientes ejercicios dejando constancia del proceso. (163)+(9^2) 14+52- 3^3+11-2* 10/2*4+ 30/2+(42-2)- MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez NIVEL OPERADO R

FUNCION

1 ^ Potenciación

/ División

* Multiplicación

- Resta

+ Suma

REGLAS :

a) Si en la expresión se llegase a encontrar un signo del primer nivel, este deberá ser el primero en operarse. b) Cuando se encuentren signos del mismo nivel en una expresión, se operara aquel que se ubique más al extremo izquierdo de la expresión. c) Los signos deberán de operarse desde el nivel uno finalizando en el nivel tres. d) Cuando existan paréntesis en una expresión estos tendrán el mayor nivel jerárquico no importando el signo interno. Ejercicios: Utilizando la tabla anterior desarrolle los siguientes problemas matemáticos tomando en cuenta los niveles jerárquicos. 92+10/5-2+ 18+10/5-2+ 18+3-2+ 21-2+ 19+ 20 3+73-2+6^2- 3+73-2+36- 3+21-2+36- 24-2+36- 22+36- 58- 57 15(7-5)(4+2)- 152(4+2)- 1526- 306- 180-

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez Todo: Para copiar tanto la formula como el formato de la celda. Formulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de esta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la formula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no su contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas. Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas. Todo excepto bordes: Para copiar las formulas así como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de números y formulas: Para copiar únicamente las formulas y todas las opciones de formatos de números de celdas seleccionadas. Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas. ORDENAR DATOS. Cuando disponemos de muchos datos lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio, esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía. Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos al inicio de la columna que queramos ordenar y desde la pestaña Datos y dando clic al icono Ordenar elegir el tipo de orden a implementar, los criterios de orden que dispone Excel son:

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez Orden de menor a mayor: Forma ascendente. Orden de mayor a menor: Forma descendente. ORDEN PERSONALIZADO Esta opción está más enfocado en ordenar por más de un criterio de ordenación, el pulsar dicho icono nos aparecerá el cuadro de dialogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar. Ejemplo: En los Criterios de ordenación, elegir si queremos los datos en forma Ascendente , Descendente o crear una Lista personalizada. ENLAZADO Y CONSOLIDADO DE HOJAS DE TRABAJO. El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinar datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos: Libro de trabajo dependiente: es el que contiene las formulas. Libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la formula. CLASE TEORICA N° 8 OBJETIVO: Que los alumnos comprendan los distintos formatos de celdas existentes para así poder personalizar nuestras hojas de trabajo. FORMATO DE CELDAS.

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez itálica. Activa y desactiva el subrayado de texto. Activa los bordes de celdas o tabla dinámica para las celdas. Aplica un color de relleno sólido para las celdas seleccionadas. Cambia el color de la fuente seleccionada con anterioridad. Otra forma de modificar la fuente es utilizando el proceso a través del Cuadro de dialogo fuente. Para utilizar este proceso los pasos a llevar a cabo son:

1. Seleccionar las celdas que contienen los datos a modificar.
2. Sobre el área seleccionada dar un clic derecho esto abrirá un menú emergente.
3. En el menú elija la opción Formato de celdas , esto abrirá la siguiente ventana.
4. En esta ventana deberá elegir el tipo de fuente, tamaño y estilo así como el color , luego dar clic a Aceptar. CLASE TEORICA N° 9 OBJETIVO: Que los alumnos comprendan los distintos formatos de celdas existentes para así poder personalizar nuestras hojas de trabajo. ALINEACION. Se puede asignar el formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados y orientados de una forma determinada. Para cambiar la orientación de nuestros datos en la hoja de trabajo existen dos procesos: Utilizando los iconos de la banda de opciones (barra de herramientas).

MODULO : Microsoft Excel. Instructor: Fredy Antonio Acevedo Domínguez Utilizando el cuadro de dialogo. Si utilizamos los iconos de la banda de opciones estos son los siguientes: FUNCION DE CADA ICONO. ICONO FUNCION Alinea en la parte superior de la celda un dato numérico o alfanumérico. Alinea un texto en medio entre la parte superior e inferior de la celda Alinea en la parte inferior de la celda un dato numérico o alfanumérico. Orientación, gira el texto en un ángulo diagonal o a una orientación vertical. Ajustar texto, hace que todo sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas. Alinea el texto al lado izquierdo. Centra un texto. Alinea el texto a la derecha de la celda. Disminuir sangría, reduce el margen entre el borde y el texto de la celda. Aumentar sangría, aumenta el margen entre el borde y el texto de la celda. Combinar y centrar, une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño y centra el contenido en la nueva celda. ALINEAR UTILIZANDO EL CUADRO DE DIALOGO Para modificar una alineación de textos utilizando el cuadro de dialogo, el proceso que se debe seguir es el siguiente.

1. Seleccionar las celdas que contienen los datos a modificar.
2. Sobre el área seleccionada posicionamos el puntero del mouse y damos un clic derecho.
3. Sobre el menú emergente elegir la opción: