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Modelo del Programa de Gestión Documental de una entidad pública
Tipo: Transcripciones
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Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 1 de 9
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Aprobado por Comité de TABLA DE CONTENIDO
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 4 de 9 ASPECTOS GENERALES INTRODUCCIÓN La ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, está orientada a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos; por lo que en el Título V de la Ley 594 - Gestión de Documentos, se hace obligatorio para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, la elaboración de Programas de Gestión de Documentos (PGD), independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. La Alcaldía de Charta, en cumplimiento de esta disposición se puso en la tarea de desarrollar un Programa de Gestión Documental de acuerdo con las normas dadas por el Archivo General de la Nación, pero que además sirva para dar cuenta de todas las actividades que se llevan a cabo en cumplimiento de las normas establecidas. La Gestión Documental, la constituyen “todas las actividades técnicas y administrativas que permiten un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su consulta, conservación y utilización desde el momento de la producción documental hasta su destino final” Reglamento del Archivo General de la Nación, A.G.N. El objeto de un programa de gestión de documentos es dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de la información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones; así mismo, lograr una documentación exacta y completa de las políticas y procedimientos; controlar, perfeccionar y simplificar los documentos y los sistemas de documentación, además de la conservación y utilización juiciosa de los mismos. De acuerdo con lo planteado, el Programa de Gestión Documental (PGD) de la Administración Municipal de Charta, presenta una serie de normas y técnicas utilizadas en los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos, logrando así agilidad y normalización en los procesos que se desarrollan, desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, sujetándose al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública..
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1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL El Programa de Gestión Documental, de la Administración Central de la Alcaldía Municipal de Charta, básicamente busca hacer entrega de una herramienta archivística en la cual se clarifique y entreguen las instrucciones precisas para el buen desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la entidad, tales como planeación, producción, gestión y trámite, así como también la organización, transferencias, disposición permanente y/o final de los documentos. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 7 de 9 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA DE CHARTA El programa de Gestión Documental se ejecutará bajo el liderazgo de la Secretaría de Gobierno, por medio del Archivo Central del Municipio de Charta, en el marco de sus niveles de competencias. La Secretaría de Gobierno declara que todos sus funcionarios son responsables, en armonía con la asignación de responsabilidades que hacen las Leyes 594 de 2000 y 734 de 2002, de ejecutar el Programa de Gestión Documental en el desarrollo de sus actividades y se compromete a incorporar y mantener actualizado dentro de su Plan General de Capacitación un programa específico de gestión documental a través de la oficina de Talento Humano, a realizar la planeación de su gestión documental y la incorporación de nuevas tecnologías de la información a través de la Oficina de las TIC. 1.5 NIVELES DE RESPONSABILIDAD Para el desarrollo y mantenimiento del Programa de Gestión Documental- PGD, en la Alcaldía Municipal se ha definido los siguientes niveles de responsabilidad: 1.5.1 Dirección Es responsabilidad de la Secretaría de Gobierno, expedir las normas y reglamentos necesarios para desarrollar la Gestión Documental en la entidad. Por otra parte, corresponde al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la coordinación general de la gestión documental, para garantizar la prestación de los servicios archivísticos y la formulación de proyectos, programas y estrategias internas necesarias para el buen desarrollo de la Gestión Documental en la Alcaldía de Charta. 1.5.2 Asesoría El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, es responsable de definir las políticas, planes y programas de trabajo y de la toma de decisiones en aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de la entidad, es el órgano asesor de la Dirección en la materia. 1.5.3 Ejecución, apoyo en la coordinación y seguimiento Es responsabilidad de la Secretaría de Gobierno, diseñar, aplicar, coordinar y hacer seguimiento de la gestión documental como apoyo de las actividades misionales y administrativas, con base en lo expuesto en las disposiciones legales, manuales de funciones y procedimientos y demás normas relacionados. De igual forma velará por la existencia y permanencia adecuada del Archivo Central de la Alcaldía, así como también de la administración del mismo y de los Archivos de Gestión. 1.5.4 Responsabilidad de los Jefes de las Oficinas Con fundamento en el artículo 3° del Acuerdo 042 del AGN, los jefes de las diferentes dependencias son responsables por la organización del Archivo de
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 8 de 9 Gestión de sus respectivas oficina, y de la restricción de acceso a los documentos que tengan reserva legal, sin perjuicio de la responsabilidad, señalada en la Ley 734 de 2002 para todos los servidores públicos y la Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. 1.6 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 1.6.1 Normativos El Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Charta, se encuentra enmarcado y articulado con las disposiciones emanadas de las siguientes normas, cuyas directrices se han implementado y/o están en proceso de implementación en la Secretaría de Gobierno. 1.6.1.1 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. 1.6.1.2 Ley 1581 de 2012 1.6.1.3 Ley 1712 de 2014 1.6.1.4 Decreto 2609 de 2012 1.6.1.5 Decreto 2578 de 2012 1.6.1.6 Acuerdos reglamentarios expedidos por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación a partir del año 2000 a la fecha y los que se generen sucesivamente. La Alcaldía de Charta, adoptará el programa de Gestión Documental, mediante acto administrativo previa revisión, aprobación y recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, soportado esto en Acta firmada en Comité. 1.6.2 Económicos Para la ejecución de las actividades del Programa de Gestión Documental, se debe contar con recursos presupuestales tanto de funcionamiento, como de Inversión, para la vigencia del 2022 , donde se proyectará realizar la siguiente inversión: Por presupuesto de inversión: ITEM DESCRIPCIÓN Recurso Humano TECNICO AUXILIAR CONTRATOS DE APOYO-ARCHIVO PASANTES SENA CONTRATOS DE APOYO OFICINAS Y/O SECRETARIAS Materiales organización d e expedientes CARPETAS Materiales de conservación SCANER (2) NAS (1) ARCHIVADORES RODANTES CAJAS Otros COMPUTADORES (2) MESA (2)
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 10 de 9 En cuanto a la reducción de costos que se espera obtener relacionados con la producción documental, se han empezado a implementar políticas operativas basadas en las propuestas por la iniciativa Cero Papel de la estrategia de gobierno en línea desarrollada por el Ministerio de las Tecnologías de la Información en conjunto con el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, basados en un mejor uso del soporte papel tendiente a su reducción y el mayor uso de tecnologías de la información y documentos electrónicos. De igual forma, la organización y administración de los Archivos institucionales aplicando las tablas de retención y valoración documental, permitirá la optimización de recursos como carpetas, mobiliario y del espacio disponible para almacenamiento documental. 1.6.3 Administrativos Los requisitos administrativos hacen referencia a la necesidad de integrar el Programa de Gestión Documental (PGD) con las funciones y la estructura administrativa de la Alcaldía. Para dar cumplimiento a estos requisitos, la Alcaldía cuenta con la siguiente estructura y recursos en materia de Gestión Documental: El Comité Institucional de Gestión y Desempeño , es el encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión MIPG de la Alcaldía de Charta, creado mediante Resolución Administrativa N° 023 de fecha 05 mayo de 2021. La Secretaría de Gobierno , por medio del Archivo Central, es la oficina que a nivel directivo tiene a su cargo la función archivística y la representación institucional. La instancia coordinadora, ejecutora y responsable del seguimiento a la implementación del Programa de Gestión Documental en la Alcaldía es la Secretaría de Gobierno, la cual tiene como responsabilidad el desarrollo institucional de la gestión documental, a través de la aplicación de las actividades técnicas y administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Esta Secretaría tiene a su cargo la administración del Archivo Central y la Ventanilla Única de la Alcaldía Municipal.
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 11 de 9 Cada oficina productora de documentos cuenta con su respectivo Archivo de Gestión, el cual debe estar organizado para la aplicación de las Tablas de Retención documental, las cuales ya han sido aprobadas en Comité y enviadas al Consejo Departamental de Archivo, para su respectiva Convalidación. La Secretaría de Gobierno, cuenta con talento humano destinado a las actividades de Gestión Documental y la responsabilidad de la administración y ejecución del Programa de Gestión documental (PGD). También cuenta con instalaciones adecuada para almacenamiento, custodia y consulta de los documentos de archivo y se ejecutan acciones concretas para cumplir las especificaciones técnicas contenidas en el Capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Acuerdo 07 de 1994, por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos, y en el Acuerdo 049 de 2000, ambas normas del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. 1.6.4 Tecnológicos La Administración Municipal, establecerá las acciones necesarias para contar con un sistema de información de gestión documental, acorde a las necesidades de la entidad y los requerimientos técnicos que permitan gestionar la documentación en cualquier medio de manera integral.
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1 ASPECTOS GENERALES La gestión documental de la Alcaldía de Charta, se desarrollará bajo los siguientes principios, los cuales serán orientadores de la Política Institucional de la Gestión Documental. A. Orientación al ciudadano: Todas las actividades desplegadas en desarrollo de la política, estarán orientadas para que los documentos y la información sirvan como fuente de información a estudiantes, entes de control y comunidad en general. B. Transparencia: Los documentos de la Alcaldía Municipal de Charta, son evidencia de las actuaciones de la administración, respaldan las actuaciones de los servidores públicos y deben estar disponibles para el ejercicio del control ciudadano.
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 13 de 9 2.1.2 Procesos de la Gestión Documental El Programa de Gestión Documental de la Alcaldía define las directrices y actividades para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos, y se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, que de acuerdo con el Decreto Nacional 2609 de 2012, comprende los siguientes procesos:
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 14 de 9 2.3 PRODUCCIÓN El proceso de la producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, los cuales se encuentran normalizados a través de los siguientes documentos: ▪ Manual de Archivo. ▪ Metodología para la elaboración de documentos. ▪ Procedimientos e instructivos. Estos documentos tienen el propósito de normalizar y unificar los criterios de elaboración y presentación de documentos, comunicaciones oficiales y formatos de uso común, al igual que de la debida conservación de la información. Se desarrollan políticas operativas relativas a: ▪ La producción de registros de uso común, sólo podrá realizarse en los formatos que para tal fin se tengan, tales como resoluciones, oficios, circulares, memorandos y actas. ▪ La información puede contemplar el uso de soportes diferentes al papel, atendiendo los principios de la norma NTC 4436 (Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos de permanencia y durabilidad). ▪ Se atenderán los estándares propuestos por las normas 15489 y 30300 para el desarrollo del Plan de Gestión Documental, en especial al contenido mínimo de los sistemas de información para la rendición de cuentas de la entidad y los lineamientos de las normas NTC-ISO 27001 y NTC-ISO 27002 frente a la administración y el manejo de activos de información y bases de datos. ▪ Se propenderá por el uso de expedientes híbridos y/o mixtos, generando en lo posible trámites en línea y formularios electrónicos; garantizando que su manejo tanto en el archivo de gestión, como en el procedimiento de disposición estén presentes en la Tabla de Retención documental. ▪ El manejo de las copias en lo posible deberá ser digital, buscando racionalización en el uso del papel. Solo serán impresos los documentos que rindan cuenta de los procesos misionales y/o de apoyo de la entidad, o que permitan generar referencias cruzadas que faciliten la producción conjunta de expedientes en todos los soportes posibles. ▪ El manejo de las comunicaciones internas, en lo posible, deberá ser digital de acuerdo con los lineamientos de cero papel emitidos por el Ministerio de Tecnologías
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 16 de 9 ▪ El control y trazabilidad de atención a trámites. ▪ La digitalización de documentos ISO 23081 (Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos). ▪ La gestión de comunicaciones oficiales de salida. ▪ La gestión de comunicaciones oficiales electrónicas. 2.5 ORGANIZACIÓN Con el propósito de normalizar y mantener la organización de los archivos de la Alcaldía, se cuenta con el “Manual de Archivo y Correspondencia”, el cual garantiza que los documentos y expedientes generados en el desarrollo de las funciones de la entidad estén organizados y controlados desde su origen de acuerdo con las normatividad archivística vigente, conservando siempre el Orden Original de los Documentos. El proceso de organización define los lineamientos técnicos para la clasificación, ordenación, depuración, descripción, almacenamiento y correcta ubicación en el nivel del archivo, teniendo en cuenta la gestión de los activos de información que posee la Alcaldía Municipal. En este proceso se incluyen políticas operativas relativas a: ▪ La creación, actualización y organización de los expedientes de gestión. ▪ Uso de Unidades de almacenamiento de conformidad con su permanencia en la entidad, es decir si son de eliminación o conservación total. ▪ Condiciones para el uso y manejo del papel reciclado, en ningún caso podrá utilizarse “papel reciclado o papel ecológico en proceso de producción de documentos oficiales”. ▪ Condiciones para el manejo del papel químico, térmico o de fax. ▪ La organización de los Fondos Documentales de la Alcaldía que se encuentran en el Archivo Central. 2.6 TRANSFERENCIA Las transferencias primarias de la entidad, deben obedecer a un cronograma previamente establecido de manera conjunta entre el Archivo Central y las áreas de la alcaldía.
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 17 de 9 Este proceso hace referencia a las actividades de transferir los documentos durante las diferentes fases de archivo (Gestión, Central e Histórico), verificando la aplicación de las TRD. En este proceso se desarrollan políticas operativas relativas a: ▪ La elaboración, revisión y aprobación del plan y el cronograma de transferencias primarias y secundarias. ▪ La preparación y alistamiento de los expedientes para la transferencia, según el ciclo de gestión. ▪ Manejo y actualización de inventarios documentales. 2.7 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS La disposición final de documentos es el producto del proceso de valoración, el cual determina la conservación temporal, permanente o la eliminación de documentos, de acuerdo con lo establecido, en las TRD-TVD. Para este proceso la Alcaldía contará con los siguientes documentos: ▪ Procedimiento de transferencias. ▪ Procedimiento de Eliminación Documental. ▪ Procedimiento de digitalización o Microfilmación. La disposición final hace referencia a la definición de los lineamientos con miras a la conservación temporal, permanente o la eliminación de documentos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental en las diferentes fases de archivo. En este proceso se incorporará políticas operativas relacionadas con: ▪ La elaboración, revisión y aprobación del cronograma de eliminación documental. ▪ La aplicación de TRD y TVD para la eliminación documental. ▪ La eliminación documental de apoyo, norma NTC-ISO 14001 (sobre el sistema de Gestión ambiental). ▪ Las transferencias secundarias al archivo Histórico de conformidad con la norma técnica NTC- 4095 (norma técnica colombiana para la descripción archivística).
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 19 de 9 responsabilidades y las políticas de la entidad, así como los tiempos de retención de las TRD. ▪ La aplicación de las TVD y la disposición final de los documentos en el fondo documental acumulado. ▪ La composición del Sistema Integrado de Gestión con el subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo para la modificación de las Tablas de Retención documental.
3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD Las fases para implementar el PGD de la alcaldía del Municipio de Charta, estarán incluidas en el Plan Estratégico Institucional, Plan Acción anual y el Plan Institucional de Archivos de la Entidad-PINAR. Para la implementación del PGD se definirá un plan de trabajo que contiene las actividades necesarias con metas a corto, mediano y largo plazo las cuales están proyectadas de la siguiente manera:
Versión: 01 Elaborado: Mayo- 2021 Aprobado por Comité de Gestión y Desempeño de Mayo de 2021 Página 20 de 9 3.2 METAS A MEDIANO PLAZO ▪ Archivos de Gestión transferidos al Archivo Central. ▪ Expedientes de Historias Laborales en proceso de organización en Archivo Expedientes de Historias Laborales en proceso de organización en Archivo Central (Funcionarios Inactivos). ▪ Expedientes contractuales en custodia del Archivo Central organizados. 3.3 METAS A LARGO PLAZO ▪ Expedientes de Historias Laborales en custodia del Archivo Central actualizadas ▪ Archivos de Gestión transferidos al Archivo Central. ▪ TRD actualizadas
4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS 4.1 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES La alcaldía formulará un programa de documentos vitales o esenciales, el cual tiene como propósito identificar y aplicar políticas y acciones tendientes a garantizar la protección de los documentos institucionales que por su importancia deben ser conservados y preservados en condiciones especiales, con el fin de garantizar la gestión. 4.2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El programa de capacitación y entrenamiento en gestión documental se encuentra incluido en el Plan Institucional de Capacitación (PIC), liderado por la Secretaría de Gobierno a través de la oficina de Talento Humano de la Alcaldía, en conjunto con el Archivo Central del Municipio, con el fin de establecer el diagnóstico y requerimientos en materia archivística para definir e implementar el respectivo plan de acción.
