El Proceso Administrativo: Etapas, Principios y Aplicaciones, Guías, Proyectos, Investigaciones de Fundamentos de Gestión

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INTRODUCCIÓN

En el siguiente documento se dará a conocer el significado de “Proceso Administrativo” así como sus fases y el para qué se usan. Desde el inicio de la humanidad, el hombre primitivo desarrollaba el proceso administrativo sin darse cuenta. Posteriormente las actividades del hombre se fueron transformando y por ende complicando. Esto trajo como resultado una mayor profundización del proceso administrativo. En un principio Fayol no definió a estas etapas como proceso administrativo, sino que le dio el nombre de principios básicos de la administración. También se dará a conocer las etapas del proceso administrativo, el significado de cada uno de los principios y quiénes utilizan este proceso, así como mencionar sus ventajas y la manera adecuada de utilizarlo.

ANTECEDENTES

Hasta esta fecha, hay varias fases o etapas del proceso administrativo, hay quiénes dicen que sólo son cuatro principios (planeación, organización, dirección y control). Dichos principios están integrados en dos etapas: la mecánica (previsión, planeación, organización) y la dinámica (integración, dirección y control). Como el propio nombre lo indica, el proceso administrativo es o son una serie de “pasos” a seguir, para obtener un resultado deseado en el campo administrativo o en lo relacionado a la administración. Como ya se mencionó, dichos principios se utilizan normalmente por los administradores, para que en la empresa exista un mejor control, para que veas lo que se necesita y cómo le vas a hacer para lograr objetivos que les convengan a los trabajadores y a los dueños de la empresa. Es necesario que seas coherente y realista, el objetivo del proceso administrativo no es simplemente establecer objetivos o metas, va más allá, debes de tener muy claro lo que quieres y darte cuenta de si es o no posible realizar o llevar a cabo esa meta. Muchas veces, sólo estableces metas por “cumplir” con tu trabajo, lo importante no es establecer metas sólo por cumplir, lo importante es que logres identificar con mucho cuidado esas metas y más que nada que las cumplas.

JUSTIFICACIÓN

Hablar del proceso administrativo realmente es muy importante para que las empresas tengan mejores resultados y las personas aprendan y entiendan la importancia, así como los beneficios del proceso administrativo. Como ya se mencionó anteriormente, toda empresa necesita de administradores que sean capaces de dar buenos resultados, percibir utilidad. Y ¿cómo se hace esto? Llevando a cabo el proceso administrativo. Es importante aprender de este tema, ya que a los futuros administradores les va a ser de mucha ayuda conocer el proceso administrativo. Más que nada, la finalidad es que las personas en general, obtengan más conocimientos sin importar su oficio o su carrera. Aunque esta información, les va ser de mayor utilidad para los ya y futuros administradores, ya que como se ha venido mencionado anteriormente, les va a servir para que logren mejores resultados y obviamente ese buen manejo del proceso administrativo se va a ver reflejado en las utilidades de la empresa, así como en la producción. Por otro lado, este trabajo también es para que las personas aprendan a apreciar el uso del proceso, así como usarlo de una manera adecuada.

OBJETIVO ESPECÍFICO

 Que las personas entiendan la importancia del proceso administrativo.  Que identifiquen sus fases (principios) y etapas, así como su significado para emplearlas de manera adecuada en la empresa.  Que establezcan metas que sean realistas, así como llevar un control para que identifiquen fallas y resolverlas.  Que utilicen el proceso administrativo periódicamente, para mejorar los resultados que se han obtenido hasta ese momento y así mejorar el desarrollo organizacional.

MARCO TEÓRICO

Para iniciar se definirá ¿Qué es el proceso administrativo? Es el conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Otro significado del proceso administrativo es: Un proceso social que tiene como finalidad lograr los máximos resultados mediante la coordinación de actividades y personas que integran un sistema organizacional. En la figura 1 se resume el concepto del proceso administrativo según el enfoque de distintos administradores. En su libro “Planeación y organización de empresas”, el Lic. Guillermo Gómez Ceja dice que las etapas del proceso administrativo son mecánicas y dinámicas; las primeras las enuncia así:  Previsión: ¿Qué se puede hacer?  Planeación: ¿Qué se va a hacer?  Organización: ¿Cómo se va a hacer? Por otro lado, se encuentran las dinámicas, las cuales son:  Integración: ¿Con qué se va a hacer?  Dirección: ¿Quién y cuándo se va a hacer?  Control: ¿Cómo ha sido la realización? Para su mejor entendimiento, iremos definiendo cada principio de las etapas: I. PREVISIÓN Es aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo plazo. Principios de la previsión:  Principio de consistencia de dirección: Debemos ser estables y coherentes cuando tomemos una decisión, y mantenernos firmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto.  Principio de la primacía: Por ser la primera etapa del proceso administrativo la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración, dirección y control).

Descripción de un escenario altamente deseado por la dirección general de una organización. Capacidad de ver más allá del tiempo y el espacio, para construir en la mente un estado futuro deseable que permita tener una claridad sobre lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar en una organización. Propósito. Se establecen en forma inmediata de la misión y visión y no indican una limitante de duración en el futuro. Objetivo. Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión, tratándose de una organización, o a los propósitos institucionales, si se trata de las categorías programáticas. Expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a la preguntas “qué” y “para qué”. Estrategia. Ciencia que ostenta en sus bases una fuerte presencia y acción de las matemáticas y que principalmente se ocupa de la recolección, análisis e interpretación de datos que buscan explicar las condiciones en aquellos fenómenos de tipo aleatorio. Políticas. Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de la administración de negocios, dado que evita a los empleados tener que reinventar la rueda, y proporciona un parámetro contra el cual pueden ser juzgados los desempeños individuales. Programas. Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus etapas y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. Presupuestos. Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implica una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

III. ORGANIZACIÓN

Después de que la dirección y formato de las acciones futura ya han sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las actividades necesarias de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo está guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades, componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles. Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente, ya sea en el número o en la calidad de los miembros administrativos, se procuran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. Actividades importantes de la organización: a) Subdividir el trabajo en unidades operativas. b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos. c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. d) Aclarar los requisitos del puesto. e) Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración. g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos. h) Ajustar la organización a la luz de los resultados del control. La organización está conformada por: División del trabajo. Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Toma de decisión. Es la elección de un curso de acción entre varias alternativas. Integración. Comprende la función a través de las cuales el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Motivación. Son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Comunicación. Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social. Supervisión. Vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. VI. CONTROL Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se está haciendo para asegurar que el trabajo de otros se está haciendo en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. Actividades importantes de control: a) Comparar los resultados con los planes generales. b) Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d) Comunicar cuáles son los medios de medición. e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control. El control está conformado por:

Identificación de estándares. Identificar el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarlo. Medición de resultados. Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares, Comparación. Son ventadas o desventajas que se toman en cuenta para valorar la decisión correcta. Detección de desviaciones. Es identificar el desempeño real y el estándar, misma que debe reportarse inmediatamente. Corrección. Integrar las desviaciones en relación con los estándares, analizando si la baja no es causa de una mala calidad del producto.

ANEXOS

FIGURA 1

BIBLIOGRAFÍA