Planificación de la Gestión de Comunicaciones y de los Interesados en Proyectos, Guías, Proyectos, Investigaciones de Sistemas de Información Gerencial

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Comunicaciones e

Interesados

Tema 5

Curso :Gerencia de Proyectos

Preparado por Luz Dary Abril Jiménez

Carta de Procesos Áreas de conocimiento :

1. G. Integración
2. G. Alcance
3. G. Tiempo
4. G. Costos
5. G. Calidad
6. G. RRHH 7. G. Comunicaciones
7. G. Riesgos
8. G. Adquisiciones
9. G. Interesados Grupos de Procesos:
10. G.P. Inicio **2. G.P. Planificación
11. G.P. Ejecución
12. G.P. M. y Control**
13. G.P Cierre En total son 47 procesos 2 24 8 11 2 6 6 7 4 3 4 3 6 4 Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Desarrollar un enfoque

y un plan adecuados

según necesidades y

requisitos

G.P. Inicio G.P. Planificación G.P. Ejecución G.P. Monitoreo y Control G.P. Cierre Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES 1 Plan de Gestión de Comunicaciones

• Requisitos
• Manejo Inf. Confidencial, inf con derechos de propiedad
• Define:
  • Formatos
  • Momento
  • Personas
  • Impacto ¿Qué, cuándo, cómo y donde?

Planificar la Gestión de las Comunicaciones Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

• La responsabilidad para determinar las

necesidad de comunicación a lo largo

del proyecto, es del director de

proyecto.

• El director de proyecto: 90% tiempo

comunicándose. Debe contar con

habilidades.

• La reunión de inicio del Proyecto: KICK-

OFF, Se realiza al finalizar la fase de

planificación

Análisis de requisitos de la Información Canales de Comunicación: n (n-1) / 2

n: numero de interesados. (Equipo)

Con quién? Y de Quién se recibe

información

Ejemplo:

¿Cuántos canales de comunicación

hay si los interesados suman en

total 6 personas?

6 (6-1) / 2 = 30 / 2 = 15 canales

Planificar la Gestión de las Comunicaciones Modelos de Comunicación Emisor – Receptor

• Codificar: Ideas las traduce el Emisor.
• Trasmitir: Información enviada por el Emisor a través de un medio de comunicación.
• Interrupción o ruido: Interferencias o barreras (distancia, manejo de la tecnología, infraestructura, diferencias culturales etc.) debe ser identificado y gestionado.
• Decodificar : Traducción del Receptor en pensamientos o ideas
• Confirmar: Indicar la recepción del mensaje por el Receptor Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES
• Retroalimentación/Respuesta: El receptor codifica pensamientos e ideas en mensaje de respuesta y trasmite al Emisor original

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

La comunicación

cara a cara, es el

método mas efectivo

para la resolución

de conflictos.

2 3 Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

Formas de Comunicación y sus características

Controlar las Comunicaciones 3 G.P. Inicio G.P. Planificación G.P. Ejecución G.P. Monitoreo y Control G.P. Cierre Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES Proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo del proyecto, asegurar la satisfacción de información de los interesados. Registro de Incidentes Documenta u monitorea diferencia, disputas, entre los interesados.

Carta de Procesos Áreas de conocimiento :

1. G. Integración
2. G. Alcance
3. G. Tiempo
4. G. Costos
5. G. Calidad
6. G. RRHH
7. G. Comunicaciones
8. G. Riesgos
9. G. Adquisiciones **10. G. Interesados Grupos de Procesos:
10. G.P. Inicio
11. G.P. Planificación
12. G.P. Ejecución
13. G.P. M. y Control**
14. G.P Cierre En total son 47 procesos 2 24 8 11 2 6 6 7 4 3 4 3 6 4 Área de Conocimiento : G. INTERESADOS 4

Identificar a los interesados Técnica que recopila, analiza de forma sistemática información cuantitativa y cualitativa, par a determinar intereses particulares:

1. Identificar interesados clave-reunión- interesados potenciales. 2. Analizar su impacto y clasificarlo - Matriz de interesados. 3. Evaluar reacción: mejorar apoyo – mitigar impacto negativo 1 G.P. Inicio G.P. Planificación G.P. Ejecución G.P. Monitoreo y Control G.P. Cierre Área de Conocimiento : G. INTERESADOS

Identificar a los interesados Matriz de Poder e Interés. Se analiza el nivel de autoridad (Poder), combinándolo con el nivel de preocupación (Interés) de los interesados. Registro de Interesados:

• Identificación: Nombre, inf. Contacto,, cargo, rol ubicación.
• Evaluación: Requisitos, expectativas, influencia e interés
• Clasificación :
  • Interno/Externo
  • Partidario/Resistente Revisión y actualización permanente Área de Conocimiento : G. INTERESADOS

Planificar la gestión de los interesados Área de Conocimiento : G. INTERESADOS Actual (^) Deseada C=Participación Actual, D=Participación deseada

Gestionar la participación de los Interesados

• Comunicarse y trabajar con los interesados
• Abordar incidentes
• Fomentar la participación. 3 G.P. Inicio G.P. Planificación G.P. Ejecución G.P. Monitoreo y Control G.P. Cierre Área de Conocimiento : G. INTERESADOS