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Manual básico de Google Docs
Manual de Google Docs
Unidad 1: Introducción a Google Docs
1. ¿Qué es Google Docs?
Google Docs es un conjunto de programas gratuitos online que sirve para crear documentos y ofrece la posibilidad de colaborar en grupo. Fue creado el 17 de septiembre de 2007.
Incluye un Procesador de textos , una Hoja de cálculo , Programa de Presentación de diapositivas y un Editor de formularios destinados a crear encuestas.
Se puede considerar un gestor online de documentos. Permite subir todo tipo de documentos a la cuenta y desde allí ordenarlos en carpetas y crear enlaces para compartirlos con cualquier persona o página web.
De esta forma, Google Docs se convierte en una especie de disco duro virtual. Tan sólo se necesita una conexión a internet. Puedes permitir acceder a aquellos documentos que tú quieras compartir. El resto sólo los verás y modificarás tú.
Soporta gran cantidad de formatos. Con el procesador de textos podremos editar nuestros documentos de Word y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Lo mismo pasa con presentaciones y hojas de cálculo.
Su característica más importante es su capacidad de trabajo colaborativo , mediante la cual, muchas personas son capaces de trabajar juntas en la realización de un documento.
Manuel Gil Mediavilla (@mgilme) – ([email protected])
2. Entrar en Google Docs
Para poder utilizar Google Docs debemos tener una Cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo GMail ).
Si alguna vez te has registrado en algún servicio de Google ya tendrás una, y puedes usarla. Si no tienes una, puedes obtener una totalmente gratuita en breves pasos. Al ser una aplicación web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana el nuestro. Google Docs funciona perfectamente con cualquier navegador, aunque Firefox y Chrome incorporan alguna funcionalidad extra a la hora de editar documentos.
Tras abrir el explorador, tecleamos la dirección http://docs.google.com. También encontraremos enlaces a Docs cuando accedamos a los servicios de Google, como nuestra cuenta de GMail, o en el menú del buscador.
Manuel Gil Mediavilla (@mgilme) – ([email protected])
3. Crear un documento nuevo 3 .¿Qué tipo de documentos se pueden crear en
Google Docs?
Vamos a ver cómo crear un nuevo documento, por ejemplo un documento de texto. Para ello haremos clic en el desplegable CREAR. Google Docs nos permite la creación de seis elementos:
- Documento , un documento de texto.
- Presentación , basada en diapositivas.
- Hoja de cálculo.
- Formulario , con el que podemos recoger información de otros usuarios.
- Dibujo , donde podremos dibujar gráficos y diagramas.
- Carpeta , para organizar nuestros elementos. Como queremos crear un nuevo documento de texto, pulsamos en Documento. Se abrirá una nueva ventana o pestaña del navegador, en la que nos aparece una pantalla como ésta (en el caso de documentos de texto).
Manual básico de Google Docs 4.¿ CÓMO NOMBRAMOS UN DOCUMENTO?
Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, aparece el título del documento (el nombre con el que se guardará), la fecha de su última modificación y el nombre del autor. Al crear un documento nuevo, en el título aparece Documento sin título. Para cambiarlo, haz clic sobre el título. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre. Y ESCRIBIMOS EL NOMBRE DEL DOCUMENTO Teclea ‘Primero’ , que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento.
Ahora, ya podemos comenzar a escribir en el documento de forma similar a como lo haríamos en Microsoft Word. Google Docs va guardando automáticamente el documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente.
Viendo en más detalles estas herramientas tenemos:
Herramientas generales:
Herramientas formato:
Herramientas
hipervínculo e Insertar imagen:
Herramientas de listas, sangría y alineación:
6 Manual básico de Google Docs
5. Ejercicio Unidad 1
1. Crea un nuevo documento y escribe este famoso fragmento de ‘El Quijote’: En un lugar de la Mancha, de cuyo nombre no quiero acordarme, no ha mucho tiempo que vivía un hidalgo de los de lanza en astillero, adarga antigua, rocín flaco y galgo corredor. Una olla de algo más vaca que carnero, salpicón las másnoches, duelos y quebrantos (huevos con tocino) los sábados, lentejas los viernes, algún palomino de añadidura los domingos, consumían las tres partes de su hacienda. El resto della concluían sayo de velarte (traje de paño fino), calzasde velludo (terciopelo) para las fiestas con sus pantuflos de lo mismo, y los días de entresemana se honraba con su vellorí (pardo de paño) de lo más fino. Tenía en su casa una ama que pasaba de los cuarenta, y una sobrina que no llegaba a los veinte, y un mozo de campo y plaza, que así ensillaba el rocín como tomaba la podadera. Frisaba la edad de nuestro hidalgo con los cincuenta años, era de complexión recia, seco de carnes, enjuto de rostro; gran madrugador y amigo de la caza. Quieren decir que tenía el sobrenombre de Quijada, o Quesada, que en esto hay alguna diferencia en los autores que deste caso escriben; aunque por conjeturas verosímiles se deja entender que se llama Quijana. Pero esto importa poco anuestro cuento: basta que en la narración dél no se salga un punto de la verdad. Es, pues, de saber, que este sobredicho hidalgo, los ratos que estaba ocioso (que eran los más del año) se daba a leer libros de caballerías con tanta afición y gusto, que olvidó casi de todo punto el ejercicio de la caza, y aun la administraciónde su hacienda; y llegó a tanto su curiosidad y desatino en esto, que vendió muchas hanegas de tierra de sembradura para comprar libros de caballerías en que leer; y así llevó a su casa todos cuantos pudo haber dellos; y de todos,ningunos le parecían tan bien como los que compuso el famoso Feliciano de Silva; porque la claridad de su prosa y
aquellas intrincadas razones suyas le parecían de perlas, y más cuando llegaba a leer aquellos requiebros y cartas dedesafíos, donde en muchas partes hallaba escrito: "la razón de la sinrazón que a mi razón se hace, de tal manera mi razón enflaquece, que con razón me quejo de la vuestra fermosura". Y también cuando leía: "...los altos cielos que devuestra divinidad divinamente con las estrellas os fortifican, y os hacen merecedora del merecimiento que merece la vuestra grandeza". Con estas razones perdía el pobre caballero el juicio, y desvelábase por entenderlas y desentrañarles el sentido, que nose lo sacara ni las entendiera el mismo Aristóteles, si resucitara para sólo ello.
2. Comprueba si el documento está guardado y da un formato a tu gusto al texto que has
escrito. 3. Cambia el nombre del documento a “El Quijote – Tu nombre”
4. Al final del texto, inserta una imagen que busques en internet sobre el tema escrito. 5. Sal del documento y comprueba en el listado de documentos de Google Docs la fecha de guardado y el nombre correcto del documento.
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Unidad 2: Gestionar elementos
En esta unidad trataremos todo lo relativo a nuestros documentos: abrir, guardar, subir documentos ya existentes y administrarlos.
aunque se pueden ordenar por cualquier columna, pulsando sobre el encabezado, y volviendo a pulsar para invertir el orden.
2. Seleccionar documentos
Hay acciones que se realizan desde la pantalla principal sin tener que abrir el documento y que requieren que primero lo seleccionemos. Un documento seleccionado es aquel que está marcado, y sobre el que van a recaer las acciones que ejecutemos después, hasta que se deseleccione. Se distingue cuando un documento está seleccionado porque la casilla a su izquierda aparecerá marcada, y el título del documento aparecerá resaltado con un fondo claro.
Para seleccionar un documento, simplemente marcaremos, haciendo clic en ella, la casilla de la izquierda del nombre. Y así con todos los que queramos seleccionar. Volviendo a hacer clic, quitamos la selección. Si por ejemplo, hay 3 documentos y queremos seleccionarlos todos, podemos usar la casilla que se encuentra junto a la columna Título :
Manuel Gil Mediavilla (@mgilme) – ([email protected]) Para realizar acciones sobre un único elemento, no es necesario seleccionarlo primero, ya que podemos usar el menú contextual del documento. Los botones que aparecen para trabajar con documentos son los siguientes:
3. Crear un elemento nuevo
Como se ha visto en el anterior capítulo, para crear un nuevo documento, hay que hacer clic en el botón. Se abre un menú desplegable y se escoge un tipo de documento o carpeta, dependiendo de lo que se quiera crear.
Si se ha elegido un documento, se abrirá en una nueva pestaña en blanco, mostrando en la pantalla de edición, en el que se puede comenzar a trabajar.
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4. Abrir un documento para editarlo
Abrir un documento es tan simple como hacer clic sobre su nombre en la página principal de
6. Destacar con estrella 7. ¿QUÉ ES LA MARCA ESTRELLA?
La marca de estrella es una opción que permite destacar los documentos que se consideran más importantes. Es un icono con forma de estrella que aparece a la izquierda del documento, que se puede marcar o desmarcar pulsando el icono alternativamente.
Pulsando en la opción Destacados del menú lateral izquierdo, se muestran todos los documentos que tienen la estrella activada.
7. Subir archivos 8. ¿CÓMO SE PUEDE SUBIR UN DOCUMENTO?¿PARA QUÉ
SIRVE?
Google Docs nos permite subir un archivo desde fuera de Google Docs para trabajar online o para compartirlo.
pulsar el botón que se encuentra a la derecha del botón en la pantalla de inicio, aparece la pantalla subir un archivo.Al
Manual básico de Google Docs
SIRVE PARA NO PERDER LOS DOCUMENTOS, PARA COMPARTIRLOS CON OTROS USUARIOS Y PARA
EDITARLOS ENTRE LOS USUARIOS CON LOS QUE LOS COMPARTES.
Existen múltiples formatos que Google Docs es capaz de subir, convertir y editar. Actualmente se pueden subir para editar los principales tipos de documento de texto (DOC, DOCX y ODT), hojas de cálculo (XLS, XLSX y ODS), presentaciones (PPT, PPTX y ODP). Se pueden ver todos los formatos aceptados y ayuda al respecto, pulsando en Más información.
Para elegir el archivo a subir, se pulsa en Archivos... y se abre la ventana de diálogo para seleccionar archivos, dónde localizaremos el documento que queremos seleccionar. Para seleccionar varios archivos, se puede hacer clic en los que se quiera mientras se mantiene la tecla Ctrl pulsada. Por defecto la opción Convertir documentos, presentaciones y hojas de cálculo a los formatos correspondientes de Google Docs está marcada. Si se deja así, los documentos que se suban se convertirán para poder ser editados.
Es necesario tener en cuenta que Google Docs no es 100% compatible con todos los formatos. Los documentos que sean simples, los podremos subir sin problemas. Pero en documentos más complejos, con gráficos incrustados, perderemos parte de la información. De todas formas, siempre puedes probar, ya que el documento de tu equipo no sufrirá ningún cambio.
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9. Colecciones
Existe la posibilidad de crear colecciones para clasificar los documentos. Son similares a las carpetas que se usan en Windows pero tienen características diferentes, ya que tan sólo sirven para facilitar la organización y no contiene literalmente al documento. De esta forma un documento puede estar en varias colecciones, y aunque se borren éstas, no se borrarán los documentos que contienen.
Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos. Para crear una
carpeta nueva, se pulsa el botón y Colección.
Al pulsarlo, se abre una Nueva colección , a la que podemos cambiar el
nombre.
Las colecciones aparecen listadas en la columna de la izquierda, en la sección Mis colecciones. Para acceder a una se debe hacer clic sobre su nombre, mostrándose todos los elementos que contiene.
15 Manuel Gil Mediavilla (@mgilme) – ([email protected]) Haciendo clic sobre su nombre, se pueden editar sus características como el nombre y el color para diferenciarla del resto.
Para añadir elementos a una colección hay que seleccionarlo primero, y luego pulsar el botón
. Se abrirá una nueva ventana donde se puede seleccionar la colección donde se quiere agrupar.
izquierda para que con un simple clic se ejecute y se vea el resultado.
11. Eliminar documentos y colecciones
Cuando un documento o una colección dejen de sernos útil, podemos simplemente eliminarlo. Para eliminar un documento o una colección existen dos opciones. La primera se realiza desde la pantalla inicial, seleccionando los documentos o colecciones que se quieren eliminar y pulsando el botón. La segunda es arrastrando el elemento sobre la Papelera.
Cuando un elemento está en la papelera, aún disponemos de él, y podemos abrirlo y editarlo si vamos a la papelera, pero no aparecerá listado con los demás documentos. Seleccionando un elemento de la papelera, y pulsando Vaciar papelera , se eliminará definitivamente. Seleccionándolo y pulsando Restaurar , se recupera de la papelera, y volverá a aparecer listado con los demás.
Manuel Gil Mediavilla (@mgilme) – ([email protected])
12. Ejercicio Unidad 2
- Abre tu cuenta Google y entra en la pantalla principal de Google Docs.
- Crea tres nuevos documentos desde la pantalla principal:
- Un documento de texto que se llame “Mi documento de texto – TU NOMBRE” • Una hoja de cálculo que se llame “Mi hoja de cálculo – TU NOMBRE”
- Una presentación que se llame “Mi presentación – TU NOMBRE”
- Comprueba que han sido creados correctamente y que eres el propietario, la fecha de creación y que eres el/las propietario/a de los documentos.
- Crea una copia de cada documento que has creado y cambia sus nombres para poder distinguirlos y considerarlos como borradores: - Borrador – Documento de texto - Borrador – Hoja de cálculo - Borrador – Presentación
- Destaca con una estrella los documentos originales para distinguirlos de las copias y agregarlos a la categoría Destacados.
- Elige un documento de Word de tu ordenador y súbelo a tu cuenta de, convirtiéndolo a formato de Google Docs para que se pueda editar.
- Una vez subido, entra en el documento desde la página principal y compáralo con el original para comprobar si ha variado su estructura o formato.
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- Modifica algún aspecto del documento subido y comprueba si se guarda correctamente.
- Sube un documento en formato PDF a tu cuenta Google Docs, primero sin convertirlo y luego haciéndolo. Compara que características tiene cada uno de los dos documentos.
- Crea tres colecciones nuevas con los siguientes nombre:
- Documentos de texto
- Hojas de cálculo
- Presentaciones
- Borradores
