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Tema 2: Tipologías
estructurales.
1- Comunicación interna.
No cuenta con la suficiente cobertura material y psicológica de las organizaciones, a pesar de que su importancia se viene remarcando desde varios puntos de vista: económico, RRHH, organizativo, etc. Materialmente porque no cuenta con un presupuesto consolidado; y psicológicamente , porque no se apoya con la suficiente fortaleza moral desde las direcciones de las organizaciones.
Definición: “Se dirige hacia los públicos internos de las organizaciones”. Rodríguez lo define como “conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales”.
Sirve como canal de comunicación entre los miembros de la organización: informar y ser informado.
Según Kreps : “El modelo de mensajes compartidos entre los miembros de la organización; es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de la organización”.
Funciones:
- Investigar el clima social de la organización para anticiparse a cualquier disfunción y para crear un intercambio de opiniones que mejores el clima social.
- Orientar los cometidos organizativos a través de la comunicación interna.
- Informar a los públicos internos para dar respuesta a las necesidades de información.
- Animar a la participación y coordinar a las personas que van a participar.
- Organizar campañas de comunicación interna y medir el efecto causado.
- Formar a los responsables de la comunicación interna.
A partir de los 70-80 era una disciplina de gestión empresarial.
A principios de los 90 tenían una función independiente que crear relaciones eficientes entre los diferentes colectivos de las organizaciones.
Las mejoras internas se verán reflejadas en las acciones externas.
Kreps sintetiza las funciones de comunicación interna en:
- Diseminar poner en vigor las metas, reglas y regulaciones de la organización.
- Coordinar las actividades de los miembros de la organización en el cumplimiento de las tareas.
- Retroalimentación a los líderes acerca de la comunicación oficial realizada por ellos.
- Socializar a los miembros de la organización hacia la cultura organizacional.
Funciones de la comunicación interna según Jorge García Martín:
- Desarrollar la adhesión a los objetivos generales de la organización.
- Desarrollar una solidaridad interna.
- Favorecer una cultura de empresa.
- Fomentar la participación.
- Desarrollar el sentimiento de pertenencia.
- Motivar al personal.
- Movilizar al personal en situaciones precisas.
Funciones de la comunicación según Francisca Morales:
- Informar sobre la misión empresarial.
- Coordinar y dirigir funciones que persigan objetivos globales.
- Favorecer la retroalimentación.
- Socialización.
Tipos de comunicación interna:
Lucas Marín:
- Agilizar los canales de transmisión de la información.
- Fortalecer los roles jerárquicos.
- Favorecer y permitir implantar la comunicación.
Objetivos:
- Proporcionar información a los directivos para que puedan tomar decisiones.
- Determinar la efectividad de la comunicación descendente.
- Aliviar tensiones de los empleados compartiendo información con sus superiores.
- Estimular la participación y el compromiso de los empleados con la cultura organizacional.
Los públicos internos.
Lucas Martín propone la siguiente división de públicos:
- Los empleados:
- Directivos: Tareas de coordinación y planificación.
- Técnicos: Compromiso con la ciencia.
- Mandos intermedios: Doble lealtad.
- Trabajadores cuello blanco: administrativos.
- Trabajadores cuello azul: operarios
- Accionistas:
- Accionistas que poseen acciones de la entidad.
- Accionistas que poseen acciones y trabajan en la entidad.
- Representantes de trabajadores:
- Sindicatos.
- Comités de empresa.
Cada público de empleados exige una estrategia de comunicación diferente por no ser un grupo homogéneo. A mayor autonomía de los empleados, más posibilidad de
comunicarse. Cuanto más se involucre el empleado, más activa será su conducta de comunicación. Las organizaciones altamente estructuradas tendrán públicos de poca involucración y viceversa.
Instrumentos de la Comunicación Interna. Los programas de relaciones con los empleados utilizados son:
- Revistas, periódicos.
- Tablones de anuncios, folletos.
- Hojas diarias de noticias.
- Presentaciones audiovisuales, cintas de video o películas.
- Noticias por intranet.
- Televisión por circuito cerrado.
- Informes anuales distribuidos a los empleados.
- Cartas a los empleados del director.
Conclusiones.
- La mayoría prefiere recibir información más que enviarla. También desean más oportunidades para expresar sus quejas y evaluar a sus jefes.
- Las mejores fuentes de información son las más cercanas a los empleados. Necesitan que los supervisores inmediatos les proporcionen más información relacionada con el trabajo y que la alta dirección les dé información sobre la organización en su conjunto.
- Prefieren recibir información de canales formales.
- Les gustaría recibir más información cara a cara, especialmente de la alta dirección.
- Generalmente satisfechos con sus ambientes inmediatos de comunicación pero no con el conjunto de la organización.
- Satisfechos con sus trabajos pero insatisfechos con las oportunidades de ascenso dentro de sus organizaciones.
- La comunicación interna puede suponer un soporte previo y básico de la comunicación externa, siendo esta una continuación de la primera.
2- Comunicación externa.
Enmarcamos dentro de la comunicación externa no solo las relaciones profesionales directas que el Gabinete de Comunicación mantenga con los medios de difusión, sino también aquellas iniciativas tendentes a estrechar los vínculos de la organización con el
- Organización de visitas no protocolarias como grupos de escolares a instalaciones.
- Participación directa en aspecto de estética y decoración de las instalaciones.
Protocolo. Organización de eventos.
La técnica de organización de actos es una de las materias determinantes del protocolo. Sirve para clasificar, ordenar y hacer actuar correctamente a las personas durante un acto. Buen sentido y adaptación a cada lugar y momento. Sencillez y variedad debe prevalecer.
Lista de invitados:
-Invitado/s principal/es o de honor.
- Invitados de relación.
- Invitados sociales.
- Invitados autoridades.
Una vez confeccionada la primera lista de invitado se decidirá si han de ser invitados los consortes. Es conveniente agrupar a los invitados por sectores.
La invitación:
- Remitirse con antelación (10-15 días).
- La hace el anfitrión. No se puede invitar a quien se sabe que no va a asistir al acto.
- Puede ir acompañada de nota auxiliar o segunda tarjeta para comunicar elementos de interés.
- Confirmación de asistentes
- Después de las confirmaciones se confecciona la lista de invitados.
- Las listas de invitados deben estar ya ordenadas por orden de prelación.
El invitado de honor:
- Merece un puesto relevante (presidencia del acto)
- Suele ser objeto de un saludo especial en el discurso del anfitrión.
- Pueden ser invitados de honor:
✓ Autoridad del Estado.
✓ Personalidad que haya aceptado una invitación especial.
✓ Personas homenajeadas.
✓ Quienes hayan efectuado un largo desplazamiento para asistir.
✓ Líder de una organización o una autoridad de fuera del territorio habitual del anfitrión.
✓ Persona a la que se dedique el acto, premios Nobel, investigadores.
¡Pinta tú la posición de las mesas!
Relaciones con los medios.
El responsable de las relaciones informativas tiene como objetivo convertir a su organización en fuente legitimada de información. Siempre debe informar, es decir, no solo cuando quiera “vender” una información, sino también en tiempos de crisis. De esta manera, su credibilidad saldrá reforzada.
Convertirse en una fuente legítima no significa abrumar a los medios. La verdad siempre acaba siendo más “rentable” que la mentira.
Principales funciones del gabinete de comunicación:
- Diseño de campañas informativas.
- Envío de información a los medios.
- Atención a las demandas de los periodistas.
- Conocimiento de las rutinas productivas y sesgo ideológico de cada medio.
- El gabinete de comunicación debe adecuar su trabajo a las necesidades productivas de cada medio, en definitiva, de sus rutinas
- Conocer cuál es el mejor día y la hora más adecuada.
- Conocer cuál es la mejor forma de enviar un comunicado.
- Respetar la línea editorial.
- Conocer hasta donde llegan los derechos a replica y rectificación y cuando debe hacer uso de los mismos.
- Las formas habitualmente se utilizan para ponerse en contacto con los medios: mail, teléfono.
- Es recomendable hacerlo a nombre de una persona en concreto, normalmente hacerlo a nombre del responsable de la sección que se trate. De esa forma se reducen la posibilidad de pérdida.
- Prudencia absoluta.
- Garantizar la confidencialidad.
Relaciones con los poderes públicos.
Grupo de interés: “Cualquier grupo que, basándose en una o varias actitudes compartidas, lleva adelante ciertas reivindicaciones ante los otros grupos de la sociedad, para el establecimiento, mantenimiento o ampliación de formas de conducta que son inherentes a las actitudes compartidas”.
Grupo de presión: “Agrupaciones individuales formadas alrededor de intereses particulares comunes, que tienen como finalidad sustancial la de asociación para la defensa de esos intereses; cuando estos grupos presionan en defensa de los intereses particulares sobre el Estado, los partidos, la opinión pública o sus propios miembros, se convierten en grupo de presión. De aquí que todos los grupos de presión son grupos de interés, pero no todos los grupos de interés son grupos de presión”.
Lobby: “Cualquier persona, individuo, sociedad, comité, asociación, corporación o cualesquiera otra organización o grupo de personas que, de una forma directa o indirecta, recogen o reciben dinero, cualquier otra cosa, de valor, para utilizarlo especialmente en el complimiento de los siguientes fines:
- Aprobar o denegar cualquier ley en el Congreso de Estados Unidos.
- Influir, directa o indirectamente, para que se apruebe o deniegue toda legislación por el Congreso de los EE.UU”
- Técnicas:
- Acceso al poder.
- Información.
- Movilizar a la base.
- Campañas de apoyo.
- Vía de procedencia:
✓ Antiguo miembro del Parlamento o del Gobierno.
✓ Empleados de firmas o dirigente de las asociaciones privadas.
✓ Especialistas de publicidad y relaciones públicas.
✓ Periodistas.
- Articulación de intereses.
- Función de integración.
- Función de aceptación.
- Posición respecto a los decisores:
✓ Pasiva: incidir en el proceso final.
✓ Activa: Participar en el proceso.
✓ Proactiva: Priorizar los intereses y anticiparse a decisiones futuras.
